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1、大學社團聯(lián)合會辦公室物資、鑰匙管理制度附表編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 學院社團聯(lián)合會辦公室管理制度第一章 總則第一條 為強化學院社團聯(lián)合會辦公室職能，規(guī)范其使用與管理，增強辦公室使用的規(guī)范性與明晰性，提高辦公效率，現(xiàn)結(jié)合實際情況，制定本制度。第二條 本制度所指的辦公室管理包括辦公室職能、物資管理、鑰匙管理、公章管理、檔案管理、值班管理、會議管理、衛(wèi)生管理。第三條 本制度所指學院社團聯(lián)合會辦公室是A棟教學樓408的辦公室（以下簡稱社聯(lián)辦公室）。第二章 社聯(lián)辦公室職能第四條 召開社聯(lián)各項會議。社聯(lián)部長例會、各部門例2、會等社聯(lián)日常會議，經(jīng)過申請后均可在此進行。第五條 日常辦公。第一項 主席團辦公。用于社聯(lián)主席團日常辦公、與各部門商討各項大小事務(wù)。第二項 日常辦公。辦公室可用于各部門日常辦公，整理資料等事務(wù)。第六條 收發(fā)存放文件檔案及收集材料。第一項 收發(fā)文件。第二項 存放各部門文件檔案。辦公室設(shè)有各部門文件存放柜，可用于文件整理及歸檔。第三項 收集材料。收集基層上交材料，包括面試表、申請書、申報表、計劃書等等。第七條 物資管理。社聯(lián)物資借用、歸還等管理均在此辦公室進行。第八條 宣傳部用以繪畫海報以及手抄報等工作。第九條 社聯(lián)辦公室的最終管理權(quán)歸秘書處。第三章 辦公室物資管理第十條 社聯(lián)辦公室所有物資歸社聯(lián)所3、有，均貼有社聯(lián)標志。第十一條 社聯(lián)物資旨在方便社聯(lián)日常辦公、各組織舉行活動。第十二條 社聯(lián)物資包括辦公用品、辦公設(shè)備、宣傳物資。辦公用品包括筆、尺子、訂書機、文件夾等常用辦公用品。辦公設(shè)備包括電腦、電風扇、冷氣機、飲水機、書柜、桌椅等設(shè)備。宣傳物資包括拱門、海報、橫幅、紅繩、卡紙、畫筆、顏料等用品。第十三條 社聯(lián)物資如需借出，必須遞交申請書并填寫社團聯(lián)合會物資借用歸還登記表。第十四條 物資使用與保管第一項 辦公用品的使用要以勤儉節(jié)約為原則，杜絕奢侈浪費。第二項 所有院辦公設(shè)備使用權(quán)屬社聯(lián)所有，其他組織或個人不享有使用權(quán)。第三項 所有辦公用品使用完畢后，應(yīng)立即放回原位。第四項 辦公設(shè)備若有損壞，4、需及時報修，以保證正常的辦公室運作。第五項 所有物資在使用過程中，如有惡意損壞或丟失現(xiàn)象，需作出相應(yīng)賠償。第六項 值班結(jié)束后務(wù)必切斷電燈、電腦、電風扇、冷氣機、飲水機等辦公設(shè)備的電源。第七項 辦公室電腦使用者未經(jīng)相關(guān)人同意，一律不得隨意刪改、拷貝電腦資料。第八項 辦公室電腦使用者應(yīng)合理使用電腦，不得利用其進行與工作無關(guān)的事情，保持電腦運作正常。第十五條 物資借用與歸還第一項 辦公用品、辦公設(shè)備僅供社聯(lián)內(nèi)部使用，宣傳物資可外借。第二項 社聯(lián)內(nèi)部借用宣傳物資，無需寫申請書，但需要事先與相關(guān)負責人說明，并填寫相應(yīng)的物資借用歸還登記表。第三項 社聯(lián)內(nèi)部或其他組織在借用宣傳物資期間需保管好物資，若物資有5、所損壞或丟失，視嚴重程度給與懲罰。第十六條 物資清點與整理第一項 辦公用品每兩個月清點一次，詳細記錄庫存數(shù)量、損耗情況，并填寫社團聯(lián)合會辦公用品物資清點登記表。 匯集所有已經(jīng)損壞或無法使用的辦公用品，根據(jù)實際情況，由秘書處相應(yīng)負責人統(tǒng)一處理。第二項 辦公設(shè)備每月清點一次，并填寫社團聯(lián)合會辦公設(shè)備清點登記表。如有丟失，追究相關(guān)責任人并作相應(yīng)懲罰。第三項 宣傳物資每月清點并整理一次，詳細記錄每種物資庫存數(shù)量、損耗數(shù)量等情況，詳細填寫社團聯(lián)合會宣傳物資清點登記表。匯集所有損壞由秘書處相應(yīng)負責人統(tǒng)一處理已損壞物資。第四章 鑰匙管理第十七條 鑰匙存放與保管第一項 鑰匙管理所指鑰匙包括社聯(lián)辦公室鑰匙、公章6、鑰匙。第二項 公章鑰匙僅為社聯(lián)秘書長所持有。其他人均不得持有或私自配備鑰匙。第三項 社聯(lián)辦公室鑰匙由秘書處統(tǒng)一管理，非鑰匙持有者，一律不得私自配備鑰匙。第四項 社聯(lián)辦公室鑰匙持有者：社聯(lián)主席團及社聯(lián)各部門正部長。第五項 流動鑰匙旨在方便值班、會議需要；一律不得外借，僅為秘書處值班干事輪流保管，不得外借給其他部門干事及其他組織或個人。第十八條 鑰匙借用與歸還第一項 借用公章鑰匙務(wù)必征得社聯(lián)秘書長同意。使用完畢后，務(wù)必立即歸還。第二項 辦公室鑰匙持有者若需將鑰匙借給他人，務(wù)必在鑰匙使用完畢后催促借用者歸還。第十九條 鑰匙丟失或私自配備第一項 所有鑰匙持有者或保管者第一次丟失鑰匙，必須立刻口頭告知社7、聯(lián)秘書處相關(guān)負責人，并當面向主席團解釋說明；第二次丟失鑰匙，則取消其鑰匙使用或保管權(quán)。第二項 所有私自配備鑰匙者均擬寫書面檢討，取消其鑰匙持有權(quán)、使用、保管、借用權(quán)。第三項 若鑰匙持有者或保管者未經(jīng)社聯(lián)主席團同意私自將鑰匙外借給非社聯(lián)的其他組織或個人，取消其鑰匙持有、使用、保管、借用權(quán)利。第五章 公章管理第二十條 社聯(lián)公章是社聯(lián)的標志及權(quán)力的象征，具有嚴肅性、權(quán)威性、法律性。第二十一條 社聯(lián)公章使用權(quán)與保管：第一項 社聯(lián)主席團和財務(wù)部正部長具有使用權(quán)，固定存放社聯(lián)辦公室。其他人一律不擁有公章使用權(quán)。第二項 各部門需借用公章，必須經(jīng)社聯(lián)主席團批準，嚴格按照公章使用程序，方可借用公章。第三項 非工8、作需要，社聯(lián)公章需固定存放，不得隨意擺出或借出。無特殊情況未經(jīng)批準不得帶離辦公室。第二十二條 公章的具體使用第一項 社聯(lián)所有正式文件，包括一般文件和紅頭文件必須印有社聯(lián)公章才能上報、下發(fā)，否則視為無效。第二項 在日常工作中，用章者不得在空白的信箋、表格以及其他紙張上蓋公章。第三項 用章人員必須對所蓋公章的文件內(nèi)容認真審閱，確保內(nèi)容真實有效，對一些行文不規(guī)范（有明顯涂改痕跡、表達不清、落款單位不明）的文件，可以拒絕加蓋印章。第四項 使用公章時，必須以“騎年蓋月”為原則，保證公章的端正與威嚴。第五項 使用公章時，若所蓋文件作廢，必須在公章上劃叉，并注明“作廢”二字。第六項 注有“作廢”二字的已蓋章9、文件不得作二次紙使用。第二十三條 公章的更換與丟失第一項 公章更換時，原公章應(yīng)上繳學院團委，不得棄置。第二項 公章一旦丟失，必須立刻報告社聯(lián)主席團，視情況處理。第六章 檔案管理第二十四條 文檔管理第一項 不得隨意翻閱保密文件。第二項 可以翻閱非機密文件，查閱后及時放回原位。第三項 辦公室所有文件一律不得調(diào)出辦公室，若需調(diào)出，必須經(jīng)秘書長同意。第四項 不得對外透漏未正式發(fā)文的文件內(nèi)容。第五項 各部門定期清理儲物柜，及時歸檔文件。第七章 值班管理第二十五條 值班管理旨在加強各值班人員工作效率，規(guī)范其工作職責。第二十六條 值班時間：星期一到星期五 上午10:0011:40 下午16:0517:45第10、二十七條 社聯(lián)辦公室值班主要工作第一項 協(xié)助各部門完成所需工作。第二項 及時跟進未完成工作。第三項 保持所有辦公桌的清潔整齊。第四項 工作匯報。將值班期間所有事項記于值班登記表，重要事項需向主席團匯報。第五項 管理物資。包括接收各單位物資借用申請書、登記、領(lǐng)取、驗收以及存放工作。第六項 收集材料。協(xié)助社聯(lián)各部門收集、派發(fā)相關(guān)材料。第七項 做好接待工作。第八項 值班結(jié)束離開辦公室時，務(wù)必保證電燈、風扇、門窗已關(guān)閉。第八章 會議管理第二十八條 若需借用社聯(lián)辦公室，至少提前2天向社聯(lián)秘書長申請借用。第二十九條 若會議在非值班時間舉行，需在前一段值班時間到社聯(lián)辦公室領(lǐng)取鑰匙，并在下一段值班時間內(nèi)歸還。11、第三十條 會議期間務(wù)必保持辦公室衛(wèi)生整潔，并在會議結(jié)束后擺放好桌椅。第三十一條 會議結(jié)束后，務(wù)必保證辦公室的電燈、風扇及門窗已關(guān)閉，并按規(guī)定填寫社團聯(lián)合會辦公室使用歸還登記表。如有部門沒有按規(guī)定使用辦公室，則該部門自借用日始一個星期內(nèi)不得再借用辦公室。第三十二條 非工作需要，不得借用辦公室。嚴禁借用辦公室舉行生日派對或其他聯(lián)誼。如有發(fā)現(xiàn)，自發(fā)現(xiàn)日始兩個星期內(nèi)禁止該部門借用辦公室。第九章 衛(wèi)生管理第三十三條 社聯(lián)辦公室清潔負責部門。社聯(lián)辦公室衛(wèi)生工作由秘書處統(tǒng)籌安排，社聯(lián)各部門共同協(xié)助完成。第三十四條 辦公室衛(wèi)生清理一般安排在每天下午進行。第十章 附則第三十五條 本規(guī)章解釋權(quán)歸社聯(lián)秘書處。第三十12、六條 本規(guī)章自發(fā)布之日起生效。xx學院社團聯(lián)合會 二xx年十一月九日附表一社團聯(lián)合會物資借用歸還登記表單 位物 品經(jīng)手人用 途聯(lián)系電話數(shù) 量借用時間驗收人歸還時間備 注單 位物 品經(jīng)手人用 途聯(lián)系電話數(shù) 量借用時間驗收人歸還時間備 注單 位物 品經(jīng)手人用 途聯(lián)系電話數(shù) 量借用時間驗收人歸還時間備 注單 位物 品經(jīng)手人用 途聯(lián)系電話數(shù) 量借用時間驗收人歸還時間備 注xx學院社團聯(lián)合會 制附表二社團聯(lián)合會辦公用品物資清點登記表序號物資名稱使用數(shù)量庫存數(shù)量損耗情況清點日期登記人備 注xx學院社團聯(lián)合會 制附表三社團聯(lián)合會宣傳物資清點登記表序號物資名稱使用數(shù)量庫存數(shù)量損耗情況清點日期登記人備 注xx學院社團聯(lián)合會 制附表四社團聯(lián)合會辦公設(shè)備清點登記表序號物資名稱數(shù) 量損耗情況清點日期登記人備 注xx學院社團聯(lián)合會 制附表五社團聯(lián)合會辦公室使用歸還登記表 2010年 月序號日期使用時間使用目的歸還時間簽 名備注123456789101112131415161718192021222324252627282930xx學院社團聯(lián)合會 制