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1、小學合同管理流程制度附風險控制矩陣編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: xx小學合同管理制度為加強合同管理，保障本單位合法權益，預防合同糾紛，根據中華人民共和國合同法等國家有關法規，制定本制度。合同管理流程：一、流程概況1、本流程主要業務范圍本流程主要明確了xx小學單位合同流程的各個節點、崗位分工、管控要求，并對流程節點進行詳細說明，同時，對合同的起草、審查、審批、簽訂、履行、監督、存檔、結算等重點管控合同的流程節點、崗位分工、管控要求進行了規范。2、本流程所涉及的處室及職責（1）總務處負責合同文本的審核、登記編號及打印2、。經濟合同管理的牽頭處室，負責審核合同所涉資金預算、采購方式、付款方式及付款節點等相關事宜，擬訂相關標準合同文本，牽頭組織監督合同履行。負責對合同文本進行合法性審查，并提出法律法規方面的修改意見，指導合同糾紛處理。（2）財務會計負責合同款項支付和合同執行記錄。（3）承辦處室及經辦人xx小學單位是訂立和履行經濟合同的責任主體。承辦科室是合同的責任科室，負責經濟合同文本的起草（修改）、擬定、送審等工作，也是經濟業務事項的具體經辦科室。經濟合同第一責任人是承辦科室主要負責人，應對合同內容的真實性、程序的正當性負責。合同經辦人是指承辦科室直接承擔經濟事項市場調研、技術論證、擬定技術參數、招標談判等工作3、的人員，負責按流程履行合同簽批手續。（4）分管校長負責對所分管的業務科室的合同事項進行審核。（5）校長對校長辦公會審議通過的合同進行簽署，合同簽訂由法定代表人（校長）或法定代表人（校長）授權委托的相關負責人簽署。二、合同總體流程1、流程圖總務處總務處校 長業務分管校長2、流程節點簡要說明節點流程簡要說明1承辦科室起草合同文本，提出申請，填寫xx小學單位簽訂經濟合同會簽單，政府采購合同采用政府采購格式的標準文本的合同2合同由承辦科室負責人審核后轉分管校長。3分管校長按職權審核后，轉總務處。4總務處審核后，報校長審定。5合同簽訂由法定代表人（校長）或法定代表人（校長）授權委托的相關負責人簽署。6承4、辦科室明確合同具體執行人員，按合同約定條款組織實施；合同管理人員記錄合同執行情況，并提示相關人員及對方單位。7財務室按約定條件及審批情況辦理收付款結算。8總務處對合同文本、會簽單及其他證明材料進行存檔管理。3、關鍵流程節點詳細說明流程節點：2、3、4控制活動名稱：合同事項訂立審查說明：（1）承辦科室在訂立合同前，應嚴格審查對方當事人提供的主體資格、經營范圍、履約能力、資信情況、委托代理權限等相關證明材料。杜絕與無資質的自然人、法人及其他組織簽訂合同。（2）合同內容應完整，合同的基本要素應齊全，即標的、數量、質量、價格或報酬、履約期限、地點和方式、違約責任、解決爭議的方法等條款應當明確具體，文字5、表達嚴謹。（3）承辦科室向總務處送審合同文本，除提供xx小學單位合同會簽單及合同文本原件外，還應提供以下相關材料：通過政府采購方式產生的合同，需提供招投標文件、中標通知書或招標紀要等相關材料。其中以詢價方式采購的，需提供由詢價人簽字的詢價記錄；以校內招標方式采購的，需提供參與人員簽字確認的招標情況說明和會議記錄；不適宜招標的項目需提供經相關領導審簽的情況說明；相關預算文件和項目申請；其它前置性材料及補充說明。合同金額壹萬元（起點的規定依據）及以上或關系群眾切身利益及本單位重要利益的合同，需提供與合同所涉事項的決策審批文件或會議紀要。（4）承辦科室及管理歸口科室要嚴格審核合同內容。流程節點：2、6、3、4控制活動名稱：合同事項審批權限說明：原則上，各項合同應按照xx小學單位校內財務制度的有關規定，履行事前審批程序，并附上相應的事前審批文件。（1）必須簽訂經濟合同的事項及金額下限物品購置、文印、修繕等經濟活動，合同金額在壹萬元及以上的，原則上必須簽訂經濟合同。房屋、土地和其他重要資產、設備的出租出借，必須簽訂經濟合同，并上報教育主管部門審批。政府采購活動必須簽訂經濟合同。（2）經濟合同的審批權限 承辦科室起草合同文本，提出申請，填寫xx小學單位經濟合同會簽單。合同由承辦科室負責人審核后轉分管校長，分管校長按職權審核后，轉總務處審核后，報校長審定。合同簽訂由法定代表人（校長）或法定代表人（校7、長）授權委托的相關負責人簽署。流程節點：5控制活動名稱：合同簽定程序說明： （1）雙方就合同文本達成一致后，由對方先蓋章。（2）對方蓋章后，承辦科室持完成審核程序的xx小學經濟合同會簽單及合同文本到總務處辦理編號、用印和存檔手續。合同用印須使用大會小學公章。（3）總務處負責制定合同編號規則，并登記合同編號、對方名稱、主要事項、金額、經辦科室和經辦人等合同要素。（4）xx小學公章同時作為合同章，由辦公室負責管理。合同文本用印前，印鑒管理人員應認真審核各項手續是否齊全完備，合同落款處的甲乙雙方名稱、法定代表人或委托代理人簽字、簽署時間、聯系電話等合同要素是否齊全。單份合同文本達兩頁以上的，必須加蓋8、騎縫章。（5）保留1份合同正本，由總務處印鑒管理人員定期將已經用印生效的經濟合同審核會簽單、審定文稿、合同正本及各類證明材料立卷長期保存。流程節點：6控制活動名稱：合同履行說明：合同簽訂后即具有法律效力，雙方當事人應當全面履行。（1）承辦科室經辦人員，按合同約定條款組織實施。（2）承辦科室的合同管理人員，記錄合同執行情況，定期（至少一個季度）對本科室的經濟合同進行清理，提示合同經辦人員和對方單位及時履行合同，避免合同違約。（3）業務歸口管理科室對經濟合同執行情況進行監督檢查，確保保質、保量按期完成經濟合同約定事項。（4）合同執行過程中發現對方履約困難、可能違約或已經違約的，承辦科室應及時向總務9、處和分管校長報告，及時研究變更、中止合同和追究對方違約責任等事宜。因我方原因可能違約的，承辦科室須在實際違約發生之前向總務處和本科室分管校長報告，及時采取變更、中止合同等措施，最大限度減輕我方責任。（5）變更或解除合同的，按照規定的審批權限進行審批，及時匯報給分管校長和校長。（6）承辦科室按照合同約定條件向財務室提出收（付）款申請。財務室根據經濟合同文本及相關科室審批情況辦理資金結算。遇下列情況之一時，財務室有權拒絕辦理資金結算。未提供與擬付款金額等額合規發票或者收據的；合同審批手續不完備的；資金結算單位與合同對方當事人名稱不一致，且沒有相關文件證明其合理合法性的；其他不符合資金結算條件的。（10、7）合同履行發生糾紛處理承辦科室應與對方協商處理。 比較重大的糾紛協商后無法解決的，承辦科室應與綜合處協商提出是否提起仲裁或訴訟的意見，報本單位領導或校長辦公會會議研究決定后實施。 合同承辦科室在履行合同的過程中，發現對方涉嫌合同詐騙的（如合同對方提供假票據、假營業執照、假身份證等），應立即采取果斷措施通知我校財務室停止合同款項支付，并向本單位領導報告，由本單位領導或校長辦公會批準后向公安機關報案。（8）其他事項未經授權私自以本單位名義對外簽訂經濟合同，或在經濟合同簽訂過程中故意或過失審查不嚴，造成本單位重大經濟損失或其它損失的，將依照有關規定追究責任單位及責任人員的行政與經濟責任，觸犯法律的11、，移送司法機關追究法律責任。4、合同管理流程風險控制矩陣流程節點控制目標風險與影響控制措施控制活動負責人崗位控制實施證據控制文件依據合同管理分工根據合同管理分工，明確承辦處室（單位）和業務歸口管理處室（單位）的管理責任，以加強對合同的管理。缺少清晰、合理的合同管理分工，不能準確、客觀反映合同的管控，可能導致各單位責任混亂，缺乏有效管控，造成經濟損失。合同的起草、簽訂、管理按職責分為合同的承辦科室和業務歸口管理處室。一、承辦科室是經濟合同的責任科室，其主要職責：1、負責經濟合同文本的起草、擬定、送審等工作的科室。2、訂立和履行經濟合同的責任主體，是經濟業務事項的具體經辦科室。3、合同第一責任人是12、承辦科室主要負責人。要對合同內容的真實性、程序的正當性負責。4、合同經辦人應直接承擔經濟事項市場調研、招標談判等工作。承辦科室負責人、 總務處相關人員合同審批權限設置合理的審批權限沒有設置合同的審批權限，或者權限設置不合理，可能導致管理職責不明確。（一）簽訂合同事項的金額下限物品購置、印刷、修繕等經濟活動，合同金額在壹萬元及以上的，原則上必須簽訂經濟合同。房屋、土地和其他重要資產、設備的出租出借，必須簽訂經濟合同、并報請教育局批復。政府采購活動必須簽訂經濟合同。（二）合同的審批權限 詳見前述：合同管理關鍵流程節點的詳細說明-合同事項審批權限第（1）至（2）款。各承辦科室負責人、總務處負責人、分13、管校長、校長簽訂經濟合同會簽單、工作請示、經費項目申請、相應的審批單和文件流程節點控制目標風險與影響控制措施控制活動負責人崗位控制實施證據控制文件依據合同簽定合同設置了合理簽定要求及程序，確保經濟行為的必要性與合理性。合同事項蓋章存檔程序缺失，可能導致合同管理混亂，經濟行為混亂。控制措施詳見前述：合同管理關鍵流程節點的詳細說明-合同簽訂程序 第（1）至（5）款。各承辦科室負責人、總務處負責人、分管校長、校長簽訂經濟合同會簽單及合同文本，合同編號、合同印章、存檔手續。合同履行合同履行確保執行正確、合同、合法。未按規定履行審查職責，導致合同存在損害單位利益。合同簽訂后即具有法律效力，雙方當事人應當14、全面履行。控制措施詳見前述：合同管理關鍵流程節點的詳細說明-合同履行（1）至（6）款。承辦科室經辦人、負責人xx小學校內財務制度合同結算確保合同結算的正確性未按合同條款執行，可能導致責任不清、嚴重時會造成直接經濟損失。財務室根據經濟合同文本及相關處室審批情況辦理資金結算。遇下列情況之一時，財務室有權拒絕辦理資金結算：（一）未提供與擬付款金額等額合規發票或者收據的；（二）合同審批手續不完備的；（三）資金結算單位與合同對方當事人名稱不一致，且沒有相關文件證明其合理合法性的；（四）其他不符合資金結算條件的。總務處簽訂經濟合同會簽單、招標書、發票及有關文件合同糾紛防止出現合同糾紛出現合同糾紛處理不及時，可能會造成直接經濟損失。一、合同履行發生糾紛處理措施詳見前述：合同管理關鍵流程節點詳細說明-合同履行第（7）款。二、未經授權私自以本單位單位名義對外簽訂經濟合同，或在經濟合同簽訂過程中故意或過失審查不嚴，造成本單位重大經濟損失或其它損失的，將依照有關規定追究責任單位及責任人員的行政與經濟責任，觸犯法律的，移送司法機關追究法律責任。總務處、承辦科室、校長、校長辦公會簽訂經濟合同會簽單、xx小學校內財務制度招標書、發票及有關文件