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初中學(xué)校檔案資料管理制度及崗位職責(zé)
初中學(xué)校檔案資料管理制度及崗位職責(zé).doc
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學(xué)校管理
上傳人:職z****i 編號:1145081 2024-09-08 16頁 56.50KB

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1、初中學(xué)校檔案資料管理制度及崗位職責(zé)編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號: 檔案資料管理為了更好地貫徹落實國家有關(guān)檔案工作的法規(guī)、政策和規(guī)定,規(guī)范檔案的管理,確保檔案的完整與安全,便于保管和利用,特制定學(xué)校檔案管理制度。 本制度共分為檔案管理實施細(xì)則、歸檔制度、檔案保管制度、檔案借閱制度、檔案統(tǒng)計、鑒定和銷毀制度、檔案人員崗位責(zé)任制度和分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)七項內(nèi)容,希望學(xué)校各職能科室有關(guān)人員認(rèn)真執(zhí)行。 平昌縣xx初中 目 錄1. 檔案管理實施細(xì)則12. 歸檔制度53. 檔案保管制度74. 檔案庫房管理制度95. 檔案借閱制度106.2、 檔案統(tǒng)計、鑒定和銷毀制度117. 檔案人員崗位責(zé)任制度138. 檔案員職責(zé)149. 分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)15檔 案 管 理 實 施 細(xì) 則1. 總則1.1 為了加強學(xué)校檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè),不斷提高檔案管理水平,根據(jù)國家、省、市檔案部門有關(guān)檔案管理的規(guī)定,制定本細(xì)則。 1.2 檔案工作是學(xué)校工作的重要組成部分,是提高學(xué)校工作效率和工作質(zhì)量的必要條件,是維護(hù)學(xué)校歷史真實面貌的一項重要工作。1.3 學(xué)校在重要工作活動中形成的全部檔案均由學(xué)校檔案室集中統(tǒng)一管理。2. 檔案管理體制2.1 學(xué)校必須建立檔案工作,成立綜合檔案室,負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)、管理學(xué)校檔案工作,配備專職檔案人員,負(fù)責(zé)綜合檔案室的日常工作和各項具體3、的檔案工作事項。2.2 檔案人員必須忠于職守,嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律,具有高中以上文化程度,具有檔案專業(yè)知識。2.3 檔案室由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)分管,并納入主管領(lǐng)導(dǎo)的目標(biāo)和崗位職責(zé)。2.4 各科室應(yīng)確定兼職檔案人員,負(fù)責(zé)本科室文件材料的積累、整理,并按時向檔案室移交。3. 文件材料的形成與歸檔 3.1 學(xué)校在各項工作中形成的具有保存價值的文件材料(包括黨、政、工、團(tuán)以及人事、財會、設(shè)備等工作中形成的文件材料)都必須向檔案室移交。歸檔的具體范圍、時間和要求按歸檔制度的規(guī)定執(zhí)行。 3.2 根據(jù)學(xué)校檔案的種類、數(shù)量,制定歸檔制度,明確歸檔范圍、時間和要求。 3.3 文件材料的形成和移交必須納入各職能部門的工作計劃和4、有關(guān)人員的職責(zé)范圍。4. 檔案的管理4.1 檔案的分類。學(xué)校檔案分為黨群工作類、行政管理類、教育教學(xué)類、設(shè)備儀器類、基本建設(shè)類、校辦企業(yè)類、會計檔案類、聲像實物類、教師業(yè)務(wù)檔案九種門類。4.2 檔案編目。學(xué)校檔案室應(yīng)編制室藏全部檔案的案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄。4.3 檔案鑒定。根據(jù)上級檔案部門的有關(guān)規(guī)定,編制檔案保管期限表。檔案保管期限分為永久、長期、短期三種,會計檔案保管期限為永久和定期兩種。檔案鑒定工作分兩次進(jìn)行:歸檔前對文件材料價值進(jìn)行鑒定;歸檔后對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定,及時銷毀失去保存價值的檔案。4.4 檔案統(tǒng)計。建立檔案統(tǒng)計工作,編制檔案基本情況統(tǒng)計表,對檔案數(shù)量、檔案借閱人次、檔案5、利用效果、檔案編研情況進(jìn)行統(tǒng)計。統(tǒng)計數(shù)據(jù)以原始記錄為依據(jù),做到準(zhǔn)確無誤。4.5 檔案庫房管理。配備專門庫房,做好防火、防盜、防高溫、防潮、防有害氣體、防塵、防蟲等防護(hù)工作。 檔案存放應(yīng)有鐵制箱柜,排列有序,并編制檔案存放示意圖。 對照片、膠片、磁帶等特殊載體的檔案必須配備特制的設(shè)備進(jìn)行管理。 定期對檔案保管狀況進(jìn)行檢查、清理、核對,做到帳物相符;對破損檔案及時進(jìn)行修補和復(fù)制。4.6 建立全宗卷,以積累存儲學(xué)校的立卷說明,分類方案,交接憑證,檢查記錄和全宗指南等。4.7 檔案管理現(xiàn)代化應(yīng)納入學(xué)校辦公自動化系統(tǒng),同步發(fā)展,以提高科學(xué)管理水平和服務(wù)效率。5、開發(fā)檔案信息5.1 在學(xué)校內(nèi)部可實行檔案開6、架閱覽。5.2 學(xué)校檔案室應(yīng)根據(jù)需要編輯文件匯集和各種參考資料,積極主動地開展檔案利用工作。5.3 在檔案信息開發(fā)與提供利用中,必須嚴(yán)格遵守保密制度。6、 附則6.1 本細(xì)則根據(jù)工作需要可另行補充。6.2 本細(xì)則由灌南縣小窯中學(xué)檔案室負(fù)責(zé)解釋。6.3 本細(xì)則自發(fā)布之日起執(zhí)行。歸 檔 制 度為了完整系統(tǒng)地保存學(xué)校在工作中形成的各種門類載體的檔案,提高歸檔文件的質(zhì)量,更好地為學(xué)校各項工作服務(wù),特制定本制度。1、文件材料的歸檔范圍1.1 凡是反映學(xué)校工作活動、具有參考價值的文件材料,聲像材料均屬歸檔范圍(具體歸檔范圍按學(xué)校制定的文件材料歸檔范圍執(zhí)行)。1.2 代管和學(xué)校有關(guān)的撤銷學(xué)校的全部檔案。1.7、3 與學(xué)校業(yè)務(wù)工作有關(guān)的資料。2、 文件材料的歸檔要求2.1 應(yīng)歸檔的文件材料必須齊全完整。2.2 應(yīng)歸檔的文件材料必須字跡清楚,工整,紙張及文件格式符合國家要求。嚴(yán)禁使用圓珠筆,鉛筆,純藍(lán)及紅墨水等書寫材料。2.3 歸檔的文件材料必須是原件。2.4 歸檔的文件必須保持其文件之間的歷史聯(lián)系,區(qū)分不同價值,并進(jìn)行科學(xué)的分類、立卷、編目。2.5 案卷題名應(yīng)確切反映卷內(nèi)文件內(nèi)容。2.6 文件材料歸檔必須辦理移交手續(xù)。3、 文件材料的歸檔時間3.1 13大類檔案在第二年五月底前歸檔。3.2 會計檔案在會計年度終了后,由財會部門整理立卷,保管一年后移交檔案部門。3.3 設(shè)備檔案在設(shè)備開箱時必須會同檔案人8、員進(jìn)行技術(shù)資料核對登記,與安裝調(diào)試記錄等文件材料一并整理歸檔。4、 文件材料的歸檔份數(shù)4.1 各類文件材料一般歸檔一式一份。4.2 重要的和利用頻繁的文件材料可一式兩份或適當(dāng)增加其歸檔份數(shù)。5、 學(xué)校檔案室應(yīng)對文件材料的形成,積累,整理和歸檔工作進(jìn)行指導(dǎo),監(jiān)督和檢查。檔 案 保 管 制 度為了保護(hù)好學(xué)校的檔案,維護(hù)檔案的完整與安全,便于保管和利用,特制定本制度。1. 接收檔案必須認(rèn)真驗收,并辦理交接手續(xù)。2. 存放檔案必須有專用柜架。在排列上架時,應(yīng)按照類別和保管單位的次序,從左至右,自上而下,以便于管理、查找和利用。3. 存放照片、錄音帶、磁帶、光盤需用特制的密封盒和專用的卷盒,按編號順序排9、列在專用柜內(nèi)。4. 定期清理核對庫藏檔案,檢查保管質(zhì)量,做到帳物相符,對破損或載體變質(zhì)的檔案進(jìn)行修復(fù),發(fā)現(xiàn)問題及時處理。5. 檔案庫房是集中保管檔案的基地,必須有鐵門鐵窗鐵柜等防護(hù)設(shè)施。6. 檔案庫房應(yīng)配置調(diào)控溫、濕度的設(shè)施和設(shè)備,使庫房溫濕度基本保持在溫度1424攝氏度,相對濕度4560之間。7. 檔案庫房不應(yīng)靠近易燃易爆物體和散發(fā)有污染腐蝕氣體的場所。8. 檔案庫房要防止陽光直射,庫房照明光源應(yīng)用白熾燈。9. 庫房內(nèi)要配備消防滅火器材,嚴(yán)禁吸煙和使用明火。10. 應(yīng)保持檔案庫房整齊干凈,檔案入庫前必須嚴(yán)格檢查、消毒,檔案柜內(nèi)應(yīng)放置防霉、防蟲藥物。11. 檔案對接收、移出、外借必須履行登記手10、續(xù),借出檔案須在規(guī)定時間內(nèi)歸還。檔案庫房管理制度1. 檔案庫房是機(jī)要重地,為確保安全,防止泄密,非檔案人員不得入內(nèi)。2. 檔案庫房是存放學(xué)校檔案資料的專用庫房,庫內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,嚴(yán)禁存放易燃、易爆及其它有損檔案資料的物品。3. 庫房內(nèi)必須清潔衛(wèi)生,要有防光、防盜、防潮、防高溫、防火、防塵、防鼠、防蟲等設(shè)施,及時更換驅(qū)蟲藥物,定期檢查電器設(shè)備、消防器材等設(shè)施,保證安全可靠實用。4. 庫房里柜櫥要按類、按序編號排列整齊,便于通風(fēng)順暢。5. 檔案人員每天對庫房溫濕度進(jìn)行檢查、記錄并采取措施,使庫房溫濕度控制在規(guī)定的范圍之內(nèi)。6. 對庫房里的檔案資料做到勤檢查,發(fā)現(xiàn)問題及時報告,并采取必要的措施。 檔 案11、 借 閱 制 度為了維護(hù)檔案的完整與安全,服務(wù)于學(xué)校的各項工作,特制定本制度。1、學(xué)校所有工作人員都有保護(hù)檔案、借閱檔案的權(quán)利和義務(wù)。2、學(xué)校人員查閱檔案必須辦理登記手續(xù)。3、在借閱檔案時,應(yīng)做到以下幾點:(1)按規(guī)定辦理借閱登記手續(xù),定期歸還;(2)應(yīng)該愛護(hù)檔案,不得遺失;(3)所借檔案不得隨意折疊和拆散,嚴(yán)禁隨意更改和涂寫;4、借閱和歸還檔案時,應(yīng)辦理清點手續(xù),由檔案人員與借閱者當(dāng)面核對清楚。5、檔案如丟失、損壞或泄密,要立即追究當(dāng)事者責(zé)任。6、借閱者在歸還檔案時必須填寫檔案利用效果記錄。7、調(diào)離學(xué)校的工作人員必須清理移交檔案文件后方可辦理調(diào)離手續(xù)。8、外單位人員借閱學(xué)校檔案,須持所在單位12、介紹信和本人有效證件,并辦理有關(guān)手續(xù)。檔案統(tǒng)計、鑒定和銷毀制度為了對庫藏檔案的收進(jìn)、移出能夠做到心中有數(shù)和保證檔案質(zhì)量,保護(hù)好有價值的檔案,結(jié)合學(xué)校的實際情況,特制定本制度。1. 檔案統(tǒng)計1.1 對檔案的收進(jìn)、移出、保管和利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計,并按照規(guī)定向檔案業(yè)務(wù)管理學(xué)校報送檔案工作基本情況統(tǒng)計表。1.2 統(tǒng)計工作應(yīng)認(rèn)真、求實、準(zhǔn)確、及時。2. 檔案鑒定2.1 檔案鑒定工作由鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)行,鑒定小組由主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo),檔案員和有關(guān)業(yè)務(wù)管理人員組成。2.2 鑒定小組的任務(wù):負(fù)責(zé)制定學(xué)校檔案檔案保管期限表,對到期檔案提出存、毀意見。3. 確定檔案保管期限的原則3.1 對學(xué)校有長遠(yuǎn)利用價值并能反映13、學(xué)校職能活動和歷史面貌的檔案應(yīng)永久保存。3.2 凡是在一定時期內(nèi)有利用價值的檔案分別為長期或短期保存。3.3 凡是介于兩種保管期限之間的檔案,其保管期限一律從長。4. 鑒定工作應(yīng)定期進(jìn)行。5. 檔案通過鑒定,要求達(dá)到劃定保管期限準(zhǔn)確,保管單位質(zhì)量達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定,鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確、不完整,應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)部門和人員負(fù)責(zé)修改補充。6. 銷毀檔案程序6.1 鑒定小組應(yīng)列出銷毀檔案的清冊和撰寫銷毀檔案報告并報學(xué)校主管領(lǐng)導(dǎo)審批。銷毀清冊及報告的檔案應(yīng)保存。6.2 銷毀檔案時,由單位派二人以上進(jìn)行監(jiān)銷,在銷毀過程中主觀失密或?qū)W(xué)校造成損失的,將根據(jù)國家和單位有關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。檔案員崗位責(zé)任制度1. 熱愛檔14、案事業(yè),忠于職守,遵守紀(jì)律,鉆研業(yè)務(wù)。2. 及時認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家、省、市檔案部門制定的關(guān)于檔案工作的各項方針、政策和業(yè)務(wù)規(guī)范。3. 制訂學(xué)校檔案工作計劃和長遠(yuǎn)規(guī)劃。4. 制定各項檔案管理制度。5. 負(fù)責(zé)學(xué)校文件材料的收集、分類、整理和立卷歸檔工作,編制檔案檢索工具。6. 參與學(xué)校設(shè)備開箱驗收工作,確保歸檔文件材料的齊全完整。7. 做好檔案統(tǒng)計工作,對檔案收進(jìn)、移出進(jìn)行登記。8. 認(rèn)真開展檔案利用工作,編寫適應(yīng)工作需要的檔案參考資料。9. 做好檔案的統(tǒng)計鑒定工作。10. 加強對檔案庫房的管理,定期對庫房檔案進(jìn)行檢查。11. 對學(xué)校內(nèi)部科室、所屬單位檔案工作進(jìn)行培訓(xùn)、監(jiān)督和指導(dǎo)。12. 加強檔案保15、密工作,嚴(yán)格遵守保密制度。 檔 案 員 職 責(zé)一、 認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹執(zhí)行檔案法和檔案法實施辦法,并對學(xué)校形成的各種門類和載體的檔案實行集中統(tǒng)一管理。二、努力學(xué)習(xí)檔案理論,不斷提高專業(yè)水平和工作能力,主動向領(lǐng)導(dǎo)請示匯報,爭取領(lǐng)導(dǎo)和各職能部門的支持。三、歸檔材料要做到準(zhǔn)確、完整齊全,分類組卷合理,保證案卷質(zhì)量符合要求。四、充分發(fā)揮檔案的作用,認(rèn)真編制、完善檢索工具,做到查閱迅速準(zhǔn)確。五、做好檔案統(tǒng)計工作,對庫存案卷心中有數(shù),出入有據(jù)。六、定期進(jìn)行檔案鑒定工作,嚴(yán)格遵守檔案銷毀制度,對超過保管期限和重復(fù)文件要銷毀的應(yīng)造清冊,經(jīng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,簽字見證,方可銷毀。七、嚴(yán)格遵守保密制度,確保檔案的安全,不擅自擴(kuò)大檔案的利用范圍。八、堅持做好庫房的“八防”工作,措施落實,發(fā)現(xiàn)問題及時匯報處理。檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)一、組織貫徹執(zhí)行檔案法律法規(guī)和上級有關(guān)檔案工作的規(guī)定、要求。二、組織制定本單位檔案工作的長期和短期目標(biāo)、任務(wù),并加以貫徹落實。三、組織召開本單位檔案工作會議,聽取匯報,研究部署工作,及時幫助解決存在的問題,同時向主要負(fù)責(zé)人匯報并提出建議。四、組織檔案管理人員開展業(yè)務(wù)學(xué)習(xí),提高本單位檔案管理水平。五、組織開展對本系統(tǒng)和所屬單位的檔案工作的監(jiān)督和指導(dǎo)。六、積極主動地與檔案行政管理部門聯(lián)系,解決本單位檔案工作中存在的業(yè)務(wù)問題。
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