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1、學校檔案管理制度（立卷、歸檔、分類等）編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 檔案是學校工作和教育教學活動的真實記錄和歷史反映，學校各部門在教育教學及其它各項工作中形成的各類檔案，應由學校檔案室集中統一管理。加強學校檔案的科學管理，逐步實現檔案管理工作的標準化、規范化、科學化和制度化。學校檔案室是學校的內設機構，由學校行政校長分管，日常工作由校長辦公室、教務處具體領導。檔案室負責統一管理全校的黨群類、行政類、教育教學類、基建類、聲象類、設備類、榮譽實物類的所有檔案。一、學校檔案室的基本任務1、結合學校實際，建立健全學校檔案2、管理制度和各類材料及時歸檔制度。2、及時收集、整理、保管和統計學校的全部檔案，編制檢索工具，提供校內網上查尋，并積極提供檔案利用，為學校管理和教育教學等各項工作服務。3、負責對全校各處室的檔案收集、歸類整理、上交檔案室等工作進行指導、監督、檢查，并納入學校對各處室考核檢查的內容。4、維護檔案的完整與安全。 二、檔案室立卷歸檔范圍、原則和注意事項 1所有學校檔案必須集中統一管理，確保真實、完整、準確、系統和安全。學校各處室要積極負責本處室檔案資料的收集、積累、歸類、整理、上交工作，保證歸檔文件材料收集完整齊全，并按時移交到學校檔案室。任何單位和個人不得把檔案材料據為己有。如一項工作、一次活動由幾3、個處室聯合組織的，涉及多個部門的，文件材料由牽頭主辦的處室負責歸檔，其他處室協助提供相關材料。2嚴格執行文件、材料的形成單位及教科研課題組立卷歸檔制度，堅持做到“三納入”、“四同步”：即將立卷歸檔工作納入學校及各處室、各部門、課題組的工作計劃和規劃，納入管理制度，納入有關人員的工作職責范圍；在布置、檢查、總結、考核各項工作的同時，布置、檢查、總結、考核檔案工作。3任何單位和個人不得保存已辦理完畢的文件、材料，不得擅自銷毀文件、材料。如確需要銷毀的文件、材料要由檔案室登記造冊，經校長批準后專人監銷。干部、職工在調動離開原工作崗位時，要徹底清理文件、材料，及時辦理文檔材料的交接手續。 4、凡是反映4、本校重大工作與活動，具有考查利用價值的文字、聲像制品、圖片等資料均屬歸檔范圍。凡屬歸檔的各種文字材料，必須要求字跡、圖象清晰、書寫工整，所有會議記錄和文字材料均禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水書寫。立卷單位應負責將材料收集齊全，核對準確，按文件的自然形成規律，系統整理，并在封面上填寫檔案名稱，編寫卷內目錄。根據檔案的保存價值和檔案保管期限的規定，準確劃分保存期限。凡反映學校重大活動和基本歷史面貌，有長期利用價值的檔案，列為永久保管；凡是反映學校一般工作活動，在較長時間內有參考利用價值的文件，列為長期保管；凡是在短時間內對本校有參考利用價值的，列為短期保存。5、文件類的歸檔材料實行以件為單位歸檔。5、校內發文要附文件正本、底稿、發文單、附件等。底稿及發文單均不得使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、紅墨水，發文單上必須在簽發欄內由領導簽字，正文上的公章應蓋在發文單位和日期處。6、請示類文件要附相關批復材料。上級來文需要辦理并上報相關材料的，要求將上報的相關材料附上。各處室如報表、名冊、學生素質報告存根、圖冊等已裝訂并符合裝訂要求的材料，以冊（本）為單位移交檔案室。7、德育、師德教育活動、教學、科研、基建、校內小報、設備、學校撤并校舍置換、教育現代化驗收資料等專題性的歸檔材料,仍以卷為單位進行整理、立卷，需裝訂的案卷材料歸檔部門要裝訂后方可移交。8、立卷歸檔的材料必須是原件，復印件不得歸檔。凡不符合檔6、案歸檔要求的文件材料,必須按要求進行整理后方可移交。移交的文件材料要求字跡清楚、用紙規范（A4紙）。9、歸檔材料必須完整，兼職檔案員在整理過程中要逐卷（件）檢查，不要缺項、漏項,不要把屬于一個內容的檔案材料人為地分割開或遺漏。10、移交的歸檔材料左邊裝訂處要預留25mm左右的裝訂線。 11、移交檔案時，交接雙方應當面檢查，按立卷歸檔要求進行驗收,不符合要求的要退回歸檔部門返工，直至驗收合格后方可辦理移交手續。移交檔案材料時應填寫檔案移交清單，清單一式二份,經交接雙方簽字后各留一份備查。12、檔案室應堅固安全，安裝防盜門窗、窗簾，有條件可配備空調、電腦。13、應繪制檔案柜案卷存放示意圖。14、借7、閱檔案，必須填寫“借閱檔案審批表”，經領導同意簽字后，方可借閱，借閱人不得擅自拆卷抽取、拍照、復制卷內文字材料，借閱人不得泄密、遺失、涂改、污損，更不得私自轉借給他人，違反規定者，按有關規定予以嚴肅處理。15、定期組織人員對檔案保管情況進行全面檢查，作好記錄，發現問題及時向分管領導匯報。三、規范分類，及時整理歸檔建檔所有檔案要及時整理，規范分類，登記歸檔。檔案類目和基本范圍：（一）黨群類 1、學校黨組織的計劃、總結、文件、批復等材料；2、黨員大會、支委會、民主生活會會議記錄；改選、增補委員報告、批復；3、黨員名冊、年報表、發展黨員和轉正材料；組織建設、黨員教育、宣傳、主題活動、紀檢等方面的材料8、；4、工會、共青團、少先隊、學生會召開代表大會、工作會議、組織活動的全套文件和材料；各群團組織的計劃、總結、經驗交流材料、會議記錄；換屆大會材料；改選報告和批復；5、政治思想教育、精神文明建設材料；6、開展各項專題活動的材料；7、出席黨代會、人代會、政協會的名單；8、表彰、處分材料；9、綜合治理、平安建設文件、材料。（二）行政類1、學校年度、學期工作計劃、總結、報表；2、行政會議記錄、教師會記錄、政治學習記錄、學校召開的各種工作會議，專業會議材料；3、學校規章制度、崗位職責、獎懲辦法、考核檢查資料；4、上級機關頒發的文件，上級機關召開的需要貫徹執行的會議主要會議材料；5、學校文件、會議資料；教9、代會資料；6、專題報告；學校重大事項的調查、匯報和處理情況的報告 ； 7、人民代表、政協委員、上級機關領導視察、檢查本校工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的聲像材料；8、學校的請示與上級機關的批復文件；各處室的請示與學校的批復文件；9、學校及其各處室在各項工作、活動中形成的計劃、總結、報告和活動過程的資料；10、學校檢查各處室工作，調查研究形成的重要文件材料；11、學校的各種統計報表和統計分析資料（包括計算機盤片等）；12、學校領導人在公務活動中形成的重要信件、電話記錄，從外機關帶回的與本校有關的未經文書處理登記的文件材料；13、本校的歷史沿革、大事記、年鑒、反映本校重要活動事10、件的剪報、聲像材料、榮譽獎狀、獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物以及展覽照片等材料；14、干部任免、調配、培訓、專業技術職務評定、聘任、教職工花名冊、報表、各類領導小組人員名單以及職工的錄用、轉正、定級、調資、工資年報、退職、復職、退休、評殘、撫恤、死亡及獎懲等文件材料；15、本校財產、物資、檔案等交接憑證、清單；16、本校編印的情況反映、簡報、校報及有關刊物的定稿和印本；編輯出版物的定稿、樣本；17、學校與有關單位及個人簽訂的各種合同，協議書等文件材料；18、各種普查工作中形成的文字材料；19、教師、職工、職員、退休人員名冊、勞模、優秀教師、先進班主任、特級教師、學科帶頭人、骨干教師名冊和檔11、案；教職工受表彰登記表；受處分人員的檢查、情況調查、處分決定或文件；20、死亡人員名冊和檔案；21、會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計核算專業材料（具體內容按會計檔案規定）；22、特困學生“兩免一補”登記表、“助學育苗”工程登記表、學生助學金發放登記表；23、對行政經費民主審查的記錄材料；24、學校綠化、食堂管理、校產管理的有關材料；25、校辦廠資料。（三）教育教學類1、學校制定的各種教學制度、辦法、規章、條例；有關教學工作的各類會議文件、紀要、安排、總結；2、學籍管理材料（學籍卡、新生登記表、成績冊）；學籍變更材料（升級、留級、休學、復學和退學、轉學材料）；學生獎懲材料、招生、分配工作材料（12、招生計劃、招生工作總結、新生名冊、畢業生鑒定、登記表、畢業生總結材料、畢業班合影照、畢業證書存根）；學生素質報告單存根；3、總課程表和學校教學工作計劃、總結 ；4、各教研組計劃、總結；教科研計劃、總結、活動記錄；個人教學計劃、備課、聽課、政治業務學習筆記、校本培訓記錄，教學大綱、各課程學期授課計劃，教師任課、任職安排；各課程考試題、成績單，成績統計表及試卷分析，教學質量調查材料；教學實習計劃、總結；班主任名單；各類競賽成績和名次；5、本校編制的電化教學錄音、錄像帶等；6、有關教學經驗的總結，教學方法的研究，教學手段的改進，教學效果的反饋，教學改革，課題研究，學術論文，專題發言等原始資料；公開課13、教案、評課材料、教學基本功競賽材料、名次；有價值的課程建設的全套材料（教學計劃、教學大綱、教案、題庫、試卷、習題集、自編講義、主編、參編、主審、參審教材、實習計劃、實習講義、實習指導書、教學總結）；7、教職工在各種報刊雜志上發表的文章、在各種學術會議上交流的文章以及各種研究成果的獎勵文件；各級教育科研課題的成果、結題報告及其審查鑒定文件；教職工編譯正式出版的各種學校專著、教材、教學參考資料等；兄弟學校有參考價值的教學資料；教師發表、獲獎的論文和證書；8、師資培訓計劃、考核、總結、教師業務檔案等有關材料； 9、教師學歷進修、普通話、現代技術、考核材料；學科帶頭人、教學能手、骨干教師、青名師工程培14、訓的材料；10、德育工作計劃、總結；各種活動的材料、檢查評比的材料、先進班級、三好學生、優秀學生干部登記表、學生獎懲的材料；11、本校學生軍訓、入學教育、國旗下講話、開學典禮、學期結束會、校會、重要集會等重要材料；12、師生參加本校體育、文藝活動和比賽的材料；13、本校組隊參加各類比賽的運動員名單、成績；本校最高記錄；14、體育鍛煉標準達標成績統計表；學生體質、保健、近視統計表。（四）基本建設類1、有關本校區域變化、布局調整、解決地界、征用土地等文件材料或會議紀要、各種文件和證書、圖紙（含平面圖、紅線圖、批準書、契約、合同、房產證、土地證、事業單位代碼證等）；2、本校的土木建筑（含教學用房、生15、活用房、庫房等）及抗震加固工程形成的技術文件材料；3、校舍平面圖和有關文件；4、基建項目報批材料、審批文件、施工圖紙、工程預算、決算、審計、竣工驗收資料；5、消防、衛生、水電設施的圖紙、鑒定、檢查的資料。（五）聲象類錄音帶、錄象帶、照片、計算機磁盤等。（六）設備類1、各種大、中型物品、器具、設備、動力機械、電子儀表、儀器、微機、語音設備、各種車輛、文印設備等；各類圖紙、照片、計算書、說明書、合格證、代碼證、驗收記錄、測定數據，性能鑒定材料、運行記錄、技術操作規程、檢修記錄、重大事故的調查分析及處理報告、事故記錄、審計報告、校舍設計圖紙、工程交付驗收結論、校舍危房鑒定報告、危房維修工程結算報告、設備養護維修和大修過程中產生的技術文件材料等；2、設備申購報告和批復；合同、說明書；設備安裝、調試、驗收、維護協議；使用、故障和維修記錄；3、本校自制或改造更新的各種設備的全套設計文件和圖紙。（七）榮譽實物類各種獎品、有歷史價值的證書、獎狀、獎杯等實物。四、充分發揮檔案作用，為學校管理和教育教學服務檔案的最終目的是利用，是為滿足利用者的需求，就要通過各種方式向他們提供檔案材料，或進行咨詢服務。如學生的學籍檔案對招生、招工、分配、征兵等用人單位的外調，提供出有益的和高效率的服務，使學生走上新的工作崗位之前，用人單位就已掌握其在校的基本情況和特長，有利于做到人盡其用，各盡其才。