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1、大學商學院合同審核會簽管理流程制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、合同審核會簽的規定(一)合同準備期間 1、承辦部門（包括職能部門、各二級學院）在準備簽訂合同前，需著重對擬簽訂合同對象的以下證照或材料進行核查（制度第七條、第九條）： （1）營業執照、組織機構代碼證（需經過年檢）； （2）稅務登記證； （3）法人代表身份證明書及身份證復印件； （4）授權委托書（如擬簽訂合同的對象是地區以外的外地公司，需要求對方將授權委托書在當地公證處進行公證，避免出現虛假主體或假借其他公司的名義偽造授權書影響合同成立及生效）、被2、授權人員身份證復印件； 上述材料的核查結果需在合同會簽單中加以陳述，如：經核查，對方具備簽訂合同的資格。如上述材料是復印件的，需加蓋公章并標注“與原件核對無誤”。 上述文件在執行合同審核時，必須將上述材料一并作為附件報送法務專員。 2、符合下列情況之一的，應當以書面形式簽訂合同（制度第十條） ：（1）不能即時履行且單筆業務金額達人民幣5000元的；（2）有保證、抵押或定金等擔保的；（3）學校需先履行合同的；（4）合同相對方為外地單位（地區以外）的。3、合同標的為人民幣5000元以下并且能夠即時結清交付完畢的合同可以不簽訂書面合同（制度第十二條） 。（二）合同審核會簽 1、普通經濟類協議：經過學3、校法務專員及集團法律事務部審核后的合同由承辦部門持合同會簽單（制度附件1）依次進行會簽（制度第十八條） ： 會簽鏈：承辦部門負責人、法務專員、財務總監、單位分管負責人、單位負責人，如對外合同經過學校招標辦公室招投標程序的，還需在承辦部門負責人會簽后呈報招標辦公室負責人簽批 。 2、各二級學院對外簽訂教學實踐協議： （1）符合下列情況之一的教學實踐協議（制度第二十一、二十四條），教務人員執行會簽 （制度附件2） ：參加教學實踐人數超過100人（含100人）以上的；教學實踐協議中涉及的各項金額總和超過3萬元（含3萬元）以上的；教學實踐需在本省以外（省以外）的地方進行的；教學實踐的時間超過一年（含一4、年）以上的。會簽鏈：二級學院黨總支書記、二級學院負責人、法務專員、學生事務部負責人、教學事務部負責人、單位分管負責人（含教學工作分管負責人及學生工作分管負責人）、單位負責人。（2）符合下列情況之一的教學實踐協議（制度第二十一、二十五條），教務人員執行會簽 （制度附件3） ： 參加教學實踐人數超過30人不滿100人的；教學實踐協議中涉及的各項金額總和超過1萬元不滿3萬元的；教學實踐需在本地以外（地區以外）的地方進行的；教學實踐時間超過半年（含半年）不滿一年的。會簽鏈：二級學院黨總支書記、二級學院負責人、法務專員、學生事務部負責人、教學事務部負責人、單位分管負責人（含教學工作分管負責人及學生工作分5、管負責人）（3）符合下列情況之一的教學實踐協議（制度第二十一、二十六條），教務人員執行會簽 （制度附件4） ： 參加教學實踐人數不滿30人的；教學實踐協議中涉及的各項金額低于1萬元的；教學實踐在地區進行的。教學實踐時間不滿半年的。會簽鏈：二級學院黨總支書記、二級學院負責人、法務專員、學生事務部負責人、教學事務部負責人滿足本條規定情況之一的教學協議，依程序簽批完成后，可由各二級學院負責人作為學校授權代表簽署協議。2、各二級學院學生自行聯系勤工儉學單位進行非教學類勤工儉學，由該生執行會簽程序（制度附件5）。（制度第二十一、二十八條） 會簽鏈：參加勤工儉學學生的輔導員、二級學院黨總支書記、二級學院負6、責人、法務專員、學生事務部負責人、單位學生工作分管負責人。 3、教學實踐類和勤工儉學類以外的其他協議會簽鏈同普通經濟類協議會簽鏈。與學生工作相關聯的協議（包括但不限于學生參加比賽、學生參加社會活動等）由各二級學院負責學生工作的人員執行審核會簽程序；其他協議由各二級學院依照協議的實際情況自行指派相關人員執行審核會簽程序。（制度第二十三條、制度附件1） 4、各職能部門及各二級學院執行合同會簽需攜帶的材料： （1）合同會簽單；（2）合同（合同正本,概念詳見下文）；（3）擬簽訂合同對象主體資格證明文件及簽約資格文件（詳見前文） 5、已經過集團法務和學校法務審核定稿的合同，合同關鍵條款發生實質性變更，與7、原審合同內容相悖及更改后不可達到合同目的的，承辦部門應重新按照對應的審批鏈報送審批。 二、合同簽訂用印與審核責任1、兩個重要概念（制度第六十七、六十八條）： （1）合同正本：各承辦單位執行審核會簽程序時合同會簽單后所附的合同文本。合同正本僅供執行審核會簽使用，不進行用印，需與合同會簽單一同移交合同管理人員存檔。 （2）合同文本原件：為待用印合同，系在合同正本審核會簽完成后，依照合同中約定的份數用合同正本復制后形成的合同文本，需正式用印。合同文本原件加蓋學校理事長簽字章和學校印章后，除可以由承辦部門及其他需使用合同的部門分別保存一份外，其余的由合同管理人員存檔保管。 2、合同用印流程（制度第三十8、二條）3、單份合同文本達二頁以上的需加蓋騎縫章。（制度第三十三條）4、合同約定由學校執有的合同文本原件由合同管理員保管，承辦部門及其他需使用合同的部門可分別留存一份。（制度第三十五條）5、審核責任（制度第三十六條）： （1）承辦部門、各二級學院：承擔按照制度要求進行相關材料形式審查的責任，并對提交給學校法務專員審核的合同及相關合同材料的清晰性、完整性承擔責任。 （2）學校法務專員：對經承辦部門及各二級學院形式審查過的合同及相關材料的合法性、完整性及是否具有法律漏洞承擔實質審查責任。三、合同的起草審核流程和時效2、起草審核時效（制度第三十九條）3、學校法務專員設置專門郵箱（）接收需起草合同文本的9、需求及需審核的合同文本，制度下發后，所有起草及審核的內容都必須發送到該郵箱內（制度第三十八、三十九、四十條）。承辦部門如有需溝通的問題，在通過上述郵箱發送起草需求和審核文本后，可通過QQ與法務溝通。承辦部門應在發送每一個起草需求及需審核合同文本時附如下材料： （1）起草需求類郵件：起草需求描述、與需起草合同有關的資料，如合同相對方主體名稱、資質證明文件（需附電子版為附件）、合同標的、合同金額、付款方式、欲達到的合同目的等合同關鍵信息。 （2）發送審核合同文本類郵件：需審核的合同文本作為附件、與審核合同有關的材料，如合同相對方主體名稱、資質證明文件（需附電子版為附件），如需對合同內容有特殊要求的10、請一并在郵件中作文字說明。 4、請各承辦部門依照前文起草審核時效合理規劃安排報起草要求或報審合同的時間。為保證合同質量，原則上不接受緊急情況報起草或報審的合同（集團法務部規定如是），如特殊情況確屬緊急，可單獨申請優先處理。四、合同的檔案管理1、合同檔案由合同資料構成，合同資料主要包括（制度第四十三、四十四條）：（1）有關合同的項目計劃文件、可行性報告、項目建議及上級有關批復文件；（2）合同談判會議紀要；（3）有關合同招投標及中標通知書等文件資料；（4）合同相對方營業執照（復印件）、稅務登記證（復印件）、組織機構代碼證（復印件）、法人身份證明書、授權委托書、代理人身份證（復印件）以及其他有關文件11、； （5）按制度規定由合同管理人員保管的合同文本原件；合同糾紛處理的協議書、調解書、仲裁書、判決書；（6）合同履約過程中的通知、違約通知書和其他函件；（7）與合同的變更、解除相關的法律文書。 2、為便于合同檔案材料的收集、整理和歸檔，上述1-3項合同資料由學校招標辦公室負責收集、整理和歸檔；上述4-7項及其他相關的合同資料由合同管理人員（即學校法務專員）負責收集、整理和歸檔。前述需合同管理人員負責收集、整理和歸檔的合同資料由相關部門人員移交合同管理人員，并由雙方在合同資料移交單（制度附件6）上簽名確認。 （制度第四十五條）3、合同的借用和調取復印（制度第四十八、四十九條）： （1）單位人員如需12、借用或復印合同資料，必須持所在部門或學院的負責人書面簽章/簽字的借用單，并按照資料的秘密程度報有關主管領導批準，否則檔案管理人員不得借閱復印。 （2）合同借用人必須對需借用的合同資料提交書面說明文書：合同資料的借用用途；合同資料的借用與返還時間；其他需說明的借用情況。五、合同的履行、變更或解除 1、合同相對方不履行或不全、不適當履行合同，或收到對方對學校履行合同提出的異議：合同使用部門發現或收到異議后一個工作日內書面報告單位分管負責人和學校法務專員（制度第五十二條）。 2、需變更合同條款：合同使用部門在征得部門分管負責人同意并按程序報學校法務專員審核備案后，以書面形式向對方提出變更合同的要求。 （制度第五十三條） 3、合同相對方提出變更合同要求：必須以書面形式提交將變更要求提交學校。（制度第五十四條） 4、不可抗力（如政治因素、極端天氣等）致使合同無法履行或履行已無實際意義（制度第五十五條） ： （1）學校無法履行：必須在不可抗力消除之日起5日內，承辦部門和各二級學院向學校法務專員提出處理意見，需要解除合同的，需立即向對方提出書面解除要求并提供有關證明文件。 （2）合同相對方無法履行：合同相對方提出書面解除合同要求時，承辦部門和各二級學院應立即中止合同的履行，并要求對方提供有關證明文件。附：合同管理流程