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1、大學圖書館電子資源采購程序制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 大學圖書館電子資源采購程序為貫徹執行大學圖書采購工作管理辦法，結合電子資源采購工作的特點，制定本程序。一、電子資源采購人員組成成立跨部門電子資源訂購小組，明確職責、任務和操作流程，使電子資源訂購業務規范化。小組成員：主館館長，文獻資源建設部、數字化部負責人、學科館員工作方式：跨部門分散工作；運作特點：松散靈活。在實際訂購過程中各部門負責人可以根據需要調動部門其他人員參與進來；其他部門負責人可根據需要由主管館長指定臨時加入到某個數據庫的訂購工作中來。二、任2、務分工：主管館長擔任組長，主要職責： 制定全館電子資源建設方案； 與CALIS全國中心、CALIS農學中心、數據庫公司等建立廣泛聯系，獲取最新數據庫動態； 全面組織、協調本館電子資源訂購流程； 數據庫訂購最終決策； 合同談判和簽署等；文獻資源建設部：處理電子資源訂購的主要業務流程，包括： 搜集、匯總最新電子資源的相關信息； 組織新資源的試用； 試用數據庫的測試、調查和評估，并形成訂購建議； 參與合同談判； 訂購事物（含訂購回執、合同文件）的處理； 已購資源的續訂工作等；數字化部 提供電子資源訂購和試用所需要的技術支持，包括參與本地數據庫的訂購決策，相關軟硬件的配置；本地試用數據庫的技術支持； 3、光盤數據庫和本地數據庫的安裝和維護； 數據庫使用技術支持（IP段的變更通知、代理服務器的使用等） 提供已訂購資源的使用培訓講座，并通過學科館員向院系師生推送相應信息。三、電子資源建設總方案 在以印刷紙本文獻為基礎的現實條件下，有選擇地購置學術價值較高的電子文獻和鏡像數據庫，積極引進代表國內外先進水平的網上數據庫和電子文獻，建立館藏印刷型文獻、館藏數字化文獻和網上文獻信息三位一體的文獻資源體系，印刷紙本文獻與數字化電子化文獻資源各占50%。 全館電子資源建設方案和采購原則由主管館長和電子資源訂購組成員共同制定，并報館辦公會議批準。 電子資源建設總體方案和采購原則基本不變，具體采購模式可以根據工作4、需要進行調整。四、電子資源訂購原則1） 資源范疇：此處電子資源指各種光盤、鏡像及網絡數據庫資源，包括全文電子期刊、電子圖書，聲像資源等。2） 基本原則：電子資源建設是全館資源建設的重要組成部分，電子資源的主要服務對象、收藏重點、收藏目的、收藏特點等，都要與館藏建設總原則相符。3） 所有電子資源的訂購均由電子資源訂購小組按照電子資源訂購流程處理。4） 盡量訂購網絡數據庫，或者網絡光盤數據庫，單機光盤數據庫原則上不考慮訂購。5） 所有新增數據庫原則上要求先試用，所有增訂數據庫需要提交書面訂購報告，所有撤訂數據庫需要有撤訂報告，并經圖書館工作委員會審議。6） 外文數據庫參加CALIS的全國集團采購方5、式，中文數據庫優先考慮湖北省高校數圖的集團采購方式，其次是單館談判的方式訂購；8）備份原則：光盤數據庫、本地鏡像數據庫本館已經擁有實際館藏；其他數據庫原則上需要通過以下幾種方式之一解決備份問題：紙本備份、光盤備份、購買永久使用權和集團備份等。五、電子資源采購模式 集團采購方式與單館訂購方式相結合 資源訂購和資源服務緊密結合，融為一體 學科館員參與六、一般電子資源訂購流程1）新庫訂購流程 集團采購數據庫的訂購流程接收CALIS或湖北省數圖數據庫引進和試用通知提供試用數據庫評價試用填寫試用回執組織試用試用分析報告訂 購不訂購否是否是否是報學校、合同簽署付款 單館自購數據庫的訂購流程接收數據庫商引試6、用通知提供試用試用填寫試用回執試用分析報告訂 購招標、合同簽署不訂購付款是否是否數據庫評價否是2）老庫續訂流程 集團采購數據庫的續訂流程接收CALIS數據庫續訂通知填寫續訂回執使用分析報告訂 購合同簽署不訂購付款是否 單館自購數據庫的續訂流程接收數據庫商續訂通知填寫續訂回執使用分析報告訂 購招標、合同簽署不訂購付款是否是七、操作細則1 資料搜集階段 信息獲取渠道：l 外文數據庫：CALIS全國中心組團信息、數據庫公司或代理公司的推介l 中文數據庫：數據庫公司推薦；讀者推薦；兄弟圖書館購置情況 信息處理方式：l 不同來源的信息全部匯總至電子資源訂購小組，由文獻資源建設部牽頭進行處理。l 文獻資源7、建設部經過初步調查和篩選確定處理辦法，即：進入試用階段、暫緩試用、拒絕試用等；2數據庫試用階段1） 申請試用 試用方式：參與集團試用（全國、地區或省團）、單館聯系試用 試用時間：1個月6個月 試用內容：全部數據；部分數據； 實施部門：文獻資源建設部2） 組織試用 試用時間的選擇：3-5月，10-12月，避開寒暑假和開學放假時間； 試用準備工作：試用條件準備（軟硬件設施）、試用資料準備； 試用的具體組織：試用宣傳工作（主頁、BBS、郵件通告、海報張貼、通知重點院系）；試用培訓（公司人、館員培訓）； 實施部門：文獻資源建設部、數字化部3） 試用反饋收集 試用統計數據搜集：公司提供；本館統計 本館統8、計方法：統計目的：全面了解讀者使用我關電子資源的情況，包括訪問頻次、時段分布等。彌補某些數據庫（主要為光盤數據庫）不能提供使用統計的缺陷；采取相同的統計方法，可以進行不同數據庫的橫向對比統計項目：總點擊次數、月點擊次數、日平均點擊次數、每日點擊次數、每日點擊IP統計，每日讀者訪問時間段統計等使用反饋信息的搜集：開拓多種反饋意見收集途徑：EMAIL ALERT，學科館員下院系調查、現場調查、個別訪問、網上調查實施部門：文獻資源建設部牽頭，數字化部及其他部門學科館員配合。統計軟件和網絡調查表由數字化部實現。4） 試用數據庫評價l 評價方法：定性評價和定量評價相結合l 讀者評價和學科館員評價多采用定9、性評價等主觀方法l 資源訂購小組成員評價多采用定量方法，力求客觀。例如：核心期刊收錄數量和比例、重復館藏的數量和比例、試用統計數據等l 評價原則：館員評價和讀者評價相結合館員評價包括學科館員、資源訂購組成員的評價等；讀者評價包括普通讀者評價、特定讀者評價讀者評價和館員評價各有側重，前者關注內容和使用便利性，后者關注綜合性能l 評價報告：信息服務中心收集、匯總各方面的反饋和評價結果，形成訂購報告，包括以下內容：數據庫基本情況：收錄內容、收錄年代等館藏查重：與電子館藏查重、與紙質館藏查重等試用情況：統計數據、讀者反饋價格情況其他參考因素：訪問方式、配套設備、檢索系統、備份政策等實施部門：文獻資源建10、設部、數字化部配合3、 數據庫訂購階段1） 形成訂購決策l 電子資源訂購小組審閱訂購報告，并據此作出是否訂購或者是否洽談合同的建議，由上級領導作出最終決策；l 實施部門：主管館長、館辦公會議2） 合同洽談和處理l 集團采購數據庫：根據要求處理合同（時間、份數等）；*注意：仔細閱讀條款；核對價格，核對本館相關信息；l 自購數據庫合同談判：訪問方式、價格、備份、售后服務等為談判重點合同條款：仔細審閱、注意權利義務內容，能明確的盡量明確；l 實施部門：主管館長、文獻資源建設部、數字化部參與3） 履行合同l 義務：按時付款；遵守知識產權的規定l 權利：關注公司履行合同情況，資源是否如合同所說開放；資源是否到位、是否有缺期等情況l 實施部門：文獻資源建設部、數字化部配合4、 數據庫續訂階段l 單個數據庫評價：縱向比較；l 同類數據庫評價：橫向對比，可以調整和優化資源；l 數據庫資源綜合評價：縱向、橫向比較，促進電子資源的整體優化建設