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1、學校辦公自動化OA系統規范使用制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 總則第一條 為提高辦公效率，節約運行成本，提升管理水平，規范辦公流程，現就學校辦公自動化（以下簡稱OA）系統的規范使用，制定本辦法。 第二條 學校OA系統是數字化校園的一個子系統，是學校實現辦公自動化的基礎平臺，包括周程安排、公文處理、通知公告、綜合信息、站內信、移動辦公等功能模塊。 第二章 系統管理第三條 本系統運行由學校集中統一管理，學校辦公室為主管單位，負責日常運行；信息化建設與管理辦公室負責技術支持和系統維護；各單位負責本單位用戶管理2、信息日常管理、資料收發及檢查維護等工作。 第四條 學校辦公室安排專人作為系統管理員，負責系統日常管理與監督，指導各使用單位操作辦公自動化工作流程。 第五條 信息化建設與管理辦公室安排專人作為管理員，負責保障系統正常運行和技術支持與維護。 第六條 各單位應明確一名負責人分管此項工作，同時指定一名工作人員作為本單位OA系統管理員（OA秘書）。 第七條 各單位分管OA系統負責人工作職責 （一）負責本單位OA系統使用管理； （二）組織完成學校OA系統建設和應用推廣的各項任務； （三）負責組織本單位使用OA系統人員的培訓； （四）負責本單位OA系統的安全和保密工作； （五）對本單位OA系統管理員的工作3、進行督促和檢查； （六）負責本單位OA系統工作的其他有關事宜。 第八條 各單位OA系統管理員工作職責 （一）負責本單位OA系統中用戶管理和維護，負責各類文件和信息的傳遞、分發、清理及內部歸檔等工作； （二）負責本單位與其他單位在OA系統中非涉密信息的互相傳遞（發送、接收）工作，確保信息處理及時、準確、暢通； （三）負責本單位在OA系統中信息的日常維護及相關事宜的協調處理工作； （四）確保本單位辦公網絡安全、暢通； （五）接受學校辦公自動化建設和應用管理單位的業務指導，并具體負責培訓和指導本單位其他人員對OA系統的使用操作； （六）處理本單位辦公自動化工作其他事務。 第三章 帳戶管理 第九條 各4、單位的相關教職員工（統稱用戶）在系統中分配唯一實名制帳戶。用戶調離工作崗位，應辦理銷戶或轉戶手續。 第十條 新增人員的開戶和調離崗位人員的銷戶或轉戶由所在單位及時提出書面申請。因使用單位名稱、用戶出現變更、撤銷、合并等情況而需要在OA系統中做相應處理的，應向學校辦公室提出書面申請，辦理相關手續。 第十一條 系統中用戶擁有的操作權限由學校辦公室根據該用戶的崗位職責分配，并根據崗位和分工的調整作相應調整。 第十二條 各用戶應妥善保管自己的帳戶資料。登錄系統后因故離開要退出系統，以確保帳戶安全。用戶密碼遺失或遺忘應及時報告本單位OA秘書，由OA秘書重新初始化密碼。 第四章 人員管理 第十三條 各單位5、從事OA系統運行、維護和管理工作的人員，必須政治可靠、責任心強，具備良好的服務意識和相應的專業技術水平，熟悉OA系統的操作及相關管理規定，了解國家有關法律、法規，盡職工作，確保工作質量。 第十四條 OA系統中的所有使用人員要自覺遵守系統運行中相關的規章制度，按照自己的權限，認真完成本人在系統中所承擔的工作；必須對文件資料的保密性、正確性、完整性、發布范圍負責，不得將涉密信息、帶毒文檔錄入OA系統。 第十五條 各單位負責人出差、請假期間，如具備網絡辦公條件，原則上應堅持通過網絡保持正常的電子政務處理操作；如受網絡條件或者其他條件制約無法進行正常的電子政務處理操作，應于出差或請假前，將該期間內對應6、于自己的操作權限委托相關人員代為辦理，代理人應履行委托人的一切義務。 第五章 公文管理 第十六條 OA系統所涉及的各種公文的格式、行文規則等須按照我?，F有的公文處理的有關規定辦理。 第十七條 上級和非隸屬單位普通來文，需要發布到OA系統中的，統一由學校辦公室機要室收文并掃描進行數字化，進入OA系統，由系統收文管理啟動該文辦理流程。電子公文辦理按規定流程進行。 第十八條 公文辦理每一環節的辦理人可使用系統提供的功能完成各自應該處理的工作，辦理人處理完自己應處理的事務后，應將工作單及時發送給流程規定的下一環節處理人員。如下一環節有多人可供選擇，則根據公文的內容和學校的有關規定選擇正確的發送對象發送7、，如發送錯誤，應在接受方未辦理前及時收回。接受方收到通知信息后，應及時辦理。 第十九條 各單位在OA系統中發布的消息，應先由本單位領導審核。各單位領導對本單位在OA系統中發布的消息的準確性和嚴肅性負責。 第二十條 為保證工作時效性，各OA系統用戶應及時登錄系統，辦理相關業務，不得無故延誤工作。 第二十一條 學校電子公文歸檔實行紙質載體（包括文件和領導簽發意見）和電子文檔雙套歸檔制。各單位在OA系統上運行的電子公文，辦結后統一由本單位管理員完成歸檔工作。 其他與OA系統有關的電子文檔按學校檔案管理規定歸檔。 第二十二條 OA系統中的電子公文與原紙質公文具有同等效力。各單位可以從OA系統中復制公開8、發布的公文為紙質形式，被復制的電子公文具有同等效力。 第二十三條 學校對外發文的報送如采用紙質形式，辦理過程仍通過OA系統完成。 第二十四條 涉密公文及有關資料不得通過OA系統辦理，如違反規定并造成嚴重泄密等事故的，依據相關法規及學校有關規定進行責任追究。 第二十五條 不得在本系統上發布與工作無關的通知公告和站內信，一切言論應遵守國家相關法律法規，同時尊重他人權益及隱私。 第六章 應急處理及日常維護 第二十六條 當OA系統出現故障，應及時通知信息化建設與管理辦公室和學校辦公室，查明原因，排除故障。 第二十七條 當OA系統出現故障無法及時排除時，各使用單位可暫時以其它方式進行操作，保障正常辦公。待恢復正常后，還需在OA系統中補充辦理相應程序。 第二十八條 信息化建設與管理辦公室管理員應采取實時監控、定期備份、定期查殺病毒等措施，防止系統中數據的丟失和被非法使用，確保系統安全和正常使用。 第七章 附 則 第二十九條 學校各單位及工作人員，應充分認識OA系統工作的重要性，認真履行自己的職責，積極配合學校辦公自動化工作的開展，積極參加學校組織的系統操作培訓，并按照學校規定的辦公流程進行操作，努力適應辦公自動化對辦公人員提出的要求。