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1、學(xué)校文件簽發(fā)規(guī)范及處理方法管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 1 目的為公司內(nèi)部和外部行文的規(guī)范性規(guī)范管理文件簽發(fā)制度為規(guī)范學(xué)校文件簽發(fā)程序，提高工作效率，根據(jù)上級(jí)有關(guān)規(guī)定，結(jié)合本校實(shí)際，特制訂岱山實(shí)驗(yàn)學(xué)校文件簽發(fā)制度。一、以學(xué)校或?qū)W校黨總支名義向上級(jí)報(bào)送的重要報(bào)告、請(qǐng)示以及下發(fā)的涉及全局工作的指導(dǎo)性文件、決定、規(guī)定，經(jīng)有關(guān)處室(學(xué)部)根據(jù)校務(wù)會(huì)議或黨總支會(huì)討論決定的結(jié)論擬稿，處室(學(xué)部)領(lǐng)導(dǎo)審核，由校長(zhǎng)或書記簽發(fā)。 二、以學(xué)校名義向上級(jí)報(bào)送的有關(guān)單項(xiàng)性問題的報(bào)告和請(qǐng)示，下發(fā)的有關(guān)單項(xiàng)性工作的指示、規(guī)定、通知，2、經(jīng)有關(guān)處室、學(xué)部擬稿，處室、學(xué)部主管領(lǐng)導(dǎo)核稿，由分管領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。政策性較強(qiáng)的應(yīng)經(jīng)校長(zhǎng)審閱。三、以辦公室名義上報(bào)、下發(fā)的文件、材料等，由辦公室主任簽發(fā)。會(huì)議通知一般由分管領(lǐng)導(dǎo)審閱同意后以辦公室名義下發(fā)。四、文件簽發(fā)前，一般先由辦公室主要負(fù)責(zé)人核實(shí)、校正文字。文件處理辦法為規(guī)范學(xué)校辦文制度，明確職責(zé)分工，提高工作效率，現(xiàn)對(duì)學(xué)校文件處理辦法作如下規(guī)定：一、收文處理收來文件由文書統(tǒng)一簽收、啟封、登記，并分類處理。1、傳閱文件。供了解、參考的文件，一般作傳閱處理。屬機(jī)密的傳閱范圍為規(guī)定范圍，普通文件傳閱范圍為處室、學(xué)部負(fù)責(zé)人以上干部，由辦公室負(fù)責(zé)送閱；其他干部自行到文書處閱讀。處室、學(xué)部負(fù)責(zé)人以上干部閱文3、后應(yīng)在文件處理單閱文簽名欄簽名。為加快文件傳閱速度，送閱文件一般應(yīng)在當(dāng)天閱讀完畢。傳閱文件送閱完畢，由文書統(tǒng)一歸檔。2、承辦文件。來文要求承辦、答復(fù)的作承辦文件處理。(l)涉及重大事項(xiàng)或幾個(gè)處室、學(xué)部協(xié)作承辦的文件，由辦公室送校主要領(lǐng)導(dǎo)閱示后，按領(lǐng)導(dǎo)批示處理；屬處室、學(xué)部職能范圍的直接交處室、學(xué)部閱辦。(2)要求辦理時(shí)限在二日以內(nèi)的，作承辦急件處理。如遇主要領(lǐng)導(dǎo)外出的，由辦公室直接交處室、學(xué)部負(fù)責(zé)人閱辦。(3)處室、學(xué)部辦文完畢，需在文件處理單上填寫辦理結(jié)果，并交辦公室轉(zhuǎn)作傳閱文件。借閱收來文件，需填寫借閱單，并按時(shí)歸還辦公室。二、內(nèi)部文件處理黨總支會(huì)議、校務(wù)會(huì)議、校長(zhǎng)辦公會(huì)議、行政會(huì)議、教職4、工代表大會(huì)和有關(guān)專項(xiàng)會(huì)議的記錄及全校各種工作計(jì)劃、總結(jié)、月工作行事歷等，均為內(nèi)部文件處理，記錄文件在年終統(tǒng)一交辦室歸檔。各處室、學(xué)部的學(xué)期（學(xué)年）工作計(jì)劃在每學(xué)期（學(xué)年）開學(xué)前交辦公室，處室、學(xué)部的學(xué)期（學(xué)年）工作小結(jié)（總結(jié)）應(yīng)在學(xué)期（學(xué)年）結(jié)束前10天內(nèi)交辦公室匯總，由辦公室綜合整理后，作為學(xué)校學(xué)期（學(xué)年）工作計(jì)劃、總結(jié)、行事歷的附件歸檔。各處室（學(xué)部）的有關(guān)文件材料（一式三份）應(yīng)抄報(bào)辦公室。三、外發(fā)文件處理外發(fā)文件為本校上報(bào)、下發(fā)的請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、通知、公函、通報(bào)及信息簡(jiǎn)報(bào)等。有關(guān)外發(fā)文件的審批程序按本校發(fā)文制度執(zhí)行。外發(fā)文件需發(fā)送本校有關(guān)處室、學(xué)部及領(lǐng)導(dǎo)的，由擬文處室或?qū)W部在擬文稿上注5、明，由辦公室統(tǒng)一分發(fā)。各處室、學(xué)部外發(fā)文件由辦公室統(tǒng)一編號(hào)，并由辦公室視輕重緩急統(tǒng)一交總校文印室打印，各處室、學(xué)部負(fù)責(zé)文件的校對(duì)，辦公室負(fù)責(zé)除機(jī)密件外文件的封口、外發(fā)。文件外發(fā)前，辦公室應(yīng)再作一次校閱，若有誤差，及時(shí)收回更正。附件1：公 文 簽 發(fā) 管 理 制 度一、學(xué)院的公文均由董事長(zhǎng)、黨委書記或院長(zhǎng)簽發(fā)。1、學(xué)院對(duì)外公文、副處級(jí)（含副處級(jí)）以上干部的任免和內(nèi)部重要的行政、財(cái)務(wù)、資產(chǎn)管理等公文由董事長(zhǎng)簽發(fā)。2、學(xué)院教學(xué)、科研、招生、學(xué)生管理、后勤服務(wù)管理和副處級(jí)以下干部的任免等內(nèi)部公文由院長(zhǎng)簽發(fā)。3、學(xué)院黨委的公文由黨委書記簽發(fā)。二、學(xué)院公文擬稿與簽發(fā)程序：1、公文擬稿需經(jīng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)同意或交辦6、。2、公文內(nèi)容涉及其他部門和單位的，主辦單位或部門在擬稿前應(yīng)與協(xié)辦單位商議形成共識(shí)。3、擬稿人對(duì)行文的目的與內(nèi)容要了解清楚，所擬公文要條理清楚、簡(jiǎn)明嚴(yán)謹(jǐn)、文字規(guī)范。4、擬稿人擬稿后交部門或單位主要負(fù)責(zé)人審查文稿內(nèi)容及其表述形式。其內(nèi)容不得與國(guó)家法規(guī)、政策、政府有關(guān)文件和學(xué)院有關(guān)規(guī)定相抵觸。審查完畢簽字后轉(zhuǎn)交協(xié)辦單位負(fù)責(zé)人會(huì)簽；會(huì)簽者無論同意與否，均須用文字明確表述意見。5、會(huì)簽后的文稿由分管院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核，并簽署審核意見。6、分管院領(lǐng)導(dǎo)審核后的文稿由院辦公室或黨委工作部進(jìn)行文字與格式審核，并簽署審核意見。7、院辦公室或黨委工作部審核文稿后按本制度第一條之規(guī)定送請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。8、簽發(fā)后的文稿由7、學(xué)院辦公室或黨委工作部負(fù)責(zé)編號(hào)、印制、蓋章和發(fā)送。其格式要符合公文規(guī)范；校對(duì)由擬稿人負(fù)責(zé)，做到準(zhǔn)確無誤。9、未嚴(yán)格按程序辦理的文稿，院辦公室或黨委工作部不得受理。三、呈送上級(jí)的公文，其文件紅線左上方設(shè)置文號(hào)，右上方打印簽發(fā)人及其姓名；屬于“請(qǐng)示”類文件，須在印鑒與日期的左下方，用括號(hào)打印聯(lián)系人姓名與電話號(hào)碼。四、部門公文由各部門擬稿、核稿、校對(duì)，由分管院領(lǐng)導(dǎo)審定簽發(fā)。格式審定和編號(hào)由院辦公室或黨委工作部負(fù)責(zé)（詳見下表）。發(fā)文單位擬 稿核 槁編號(hào)冠名簽 發(fā)收 文觀點(diǎn)、內(nèi)容與文字行文格式與編號(hào)院黨委黨委工作部負(fù)責(zé)人或有關(guān)人員黨委分管領(lǐng)導(dǎo)或黨委工作部負(fù)責(zé)人黨委工作部海經(jīng)院黨黨委書記各單位辦公室負(fù)責(zé)人8、或黨務(wù)干事、部門內(nèi)勤人員黨委工作部黨委工作部有關(guān)人員黨委工作部負(fù)責(zé)人黨委工作部海經(jīng)院黨工黨委分管領(lǐng)導(dǎo)同上董事會(huì)董事會(huì)秘書董事會(huì)領(lǐng)導(dǎo)院辦海經(jīng)院董董事長(zhǎng)各單位辦公室負(fù)責(zé)人、部門內(nèi)勤人員學(xué)院主辦單位有關(guān)人員分管院領(lǐng)導(dǎo)院辦海經(jīng)院董事長(zhǎng)或院長(zhǎng)同上院辦院辦有關(guān)人員分管院領(lǐng)導(dǎo)或院辦主要負(fù)責(zé)人院辦海經(jīng)院辦分管院領(lǐng)導(dǎo)同上人事處人事處有關(guān)人員人事處負(fù)責(zé)人院辦海經(jīng)院人分管院領(lǐng)導(dǎo)有關(guān)單位辦公室負(fù)責(zé)人或部門內(nèi)勤人員教務(wù)處教務(wù)處有關(guān)人員教務(wù)處負(fù)責(zé)人院辦海經(jīng)院教分管院領(lǐng)導(dǎo)同上學(xué)工部學(xué)工部有關(guān)人員學(xué)工部負(fù)責(zé)人院辦海經(jīng)院學(xué)分管院領(lǐng)導(dǎo)同上招生就業(yè)辦招就辦有關(guān)人員招就辦負(fù)責(zé)人院辦海經(jīng)院招就分管院領(lǐng)導(dǎo)同上院工會(huì)院工會(huì)有關(guān)人員院工會(huì)領(lǐng)9、導(dǎo)院辦海經(jīng)院工工會(huì)主席各分工會(huì)主席注：1、共產(chǎn)黨員和教職工處分類文件，由紀(jì)檢監(jiān)察室擬稿， 視錯(cuò)誤程度和類型分別用紀(jì)檢監(jiān)察室、院紀(jì)委或院黨委、學(xué)院的文件公布（通知）。2、學(xué)生處分文件，由學(xué)生工作部擬稿，除勒令退學(xué)和開除學(xué)籍的用學(xué)院文件外，其余用學(xué)生工作部的名義發(fā)文公布（通知）。3、凡為了規(guī)范統(tǒng)一，需用學(xué)院函頭紙打印下發(fā)的資料（文稿），不屬此列。附件2：文 印 管 理 制 度一、學(xué)院文件資料的制發(fā)由辦公室統(tǒng)一管理。二、學(xué)院的文件、公函以及院領(lǐng)導(dǎo)交辦需印制的資料由文印室辦理；各部門需印制文稿的，按公文簽發(fā)管理規(guī)定中的程序完成審批后，由院辦公室繕印。未按規(guī)定程序辦理的，文印室不得印制。三、文印程序：主10、辦單位擬稿，負(fù)責(zé)人審核（會(huì)簽）分管院領(lǐng)導(dǎo)審核院領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文字與格式審核校 稿編號(hào)、打印鈐印成文四、文印室工作人員要加強(qiáng)政治與業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，增強(qiáng)職業(yè)道德素養(yǎng)，嚴(yán)守文件機(jī)密，不斷提高文印質(zhì)量。五、院辦公室要加強(qiáng)對(duì)文印室的管理，嚴(yán)格按規(guī)定程序辦文。印制的文件或資料要內(nèi)容準(zhǔn)確、文字精練；如出現(xiàn)差錯(cuò)，由各級(jí)審核責(zé)任人承擔(dān)責(zé)任。六、文稿的印制標(biāo)準(zhǔn)按國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式執(zhí)行，做到規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、質(zhì)優(yōu)。七、文印室要定期向辦公室書面報(bào)告電腦文檔目錄，重要資料要有備份；學(xué)院文件及其他機(jī)密資料印制拷貝后必須刪除，以防泄密。八、堅(jiān)持勤儉節(jié)約的原則。印制數(shù)量要嚴(yán)格把關(guān)，登記備查，不得浪費(fèi)紙張和其它辦公材料。九、文印室的硬軟件設(shè)備實(shí)行管理責(zé)任制，即誰使用誰管理誰負(fù)責(zé)。管理人員要愛護(hù)設(shè)備，勤保養(yǎng)維修；未經(jīng)主管人員允許，其他人不得動(dòng)用文印設(shè)備。如出現(xiàn)非正常損壞時(shí)，由設(shè)備管理人員和擅自使用設(shè)備人員予以賠償，并承擔(dān)由此所造成的其他損失。