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1、公司辦公場所安全運營健康管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 安全運營管理部分第一章 辦公場所安全制度(一)總則為規范公司辦公場所的安全管理，保障辦公人員的身心健康，特制定本制度。(二)適用范圍本制度適用于公司辦公場所的安全健康管理。(三)管理職責各部門和分公司負責本部門辦公場所的安全健康管理。(四)管理內容與要求1. 辦公場所工作環境要求：1.1 室內通風良好，照明充足；1.2 在合適的位置設置安全警示標志，如：逃生路線標志、禁止吸煙標志、注意防滑和防碰標志等；1.3 保持地板清潔，無雜物、無流液、無突起物或其2、他不規則處；1.4 室內高處堆放或吊掛的物品應穩固可靠；1.5 辦公室裝修應使用阻燃、無毒材料；1.6 禁止大聲喧嘩、打鬧，嚴禁隨地吐痰和扔垃圾。2. 人員防護要求：2.1 熟悉自己工作區域中的所有常規及緊急出口，清楚安全消防設備的位置和使用方法；2.2 未經相應的學習或培訓，不得隨便操作任何辦公機器和設備；2.3 辦公人員在使用某些設備時，應做好個人防護。3. 文件柜及辦公桌使用要求：3.1 文件柜、辦公桌擺放位置合適，做到整齊、美觀；3.2 文件柜內物品放置合理，保證重心不偏離，防止因重心偏離導致物品落地或使人員受到傷害；3.3 辦公桌面整齊，正確使用抽屜，防止擠手。4. 物品的保管和存放3、：4.1 辦公室的設備和器具擺放位置應合適、整齊，不能妨礙人員走動和堵塞逃生通道；4.2 走道內、樓梯上、樓梯口滅火設備周圍應無障礙物、堆放物；4.3 飲料罐、垃圾及其他廢物應及時放入垃圾箱內，保持辦公室清潔衛生；4.4 禁止將垃圾、有毒、易燃、易爆和放射性物品放入辦公室內。5. 消防設備的管理：5.1 辦公室或走道內，應配備一定數量的滅火器材，配備數量、規格由生產運行部根據有關規定配置；5.2 所有移動式消防器材應保存在原規定的位置，由安全管理員指定專人分管，分管人要做到定期檢查保養，保證標牌清晰、藥劑有效；6. 用電管理要求：6.1 辦公室內應安裝有效的漏電保護裝置；6.2 辦公室用電總量4、必須少于室內接線盒（板）的額定容量，接在每一個接線板上的用電設備容量總數要少于線板的額定容量；6.3 辦公室內配置的電器，如空調、復印機、微機、碎紙機、飲水機、冰箱等應有專人負責，做到操作準確，人離開后切斷電源；6.4 辦公室用電設備的電線、插頭、插座應保持完好，無缺口、破損和連接不當的現象；6.5 復印機應放置在通風良好的場所；6.6 所有用電設備不要放置在潮濕的場所；6.7 安裝或修理電氣設備時，務必關掉電器電源并拔下插頭；6.8 每天離開辦公室之前，應斷開無關的電氣設備電源；6.9 嚴禁在辦公室內用電爐取暖、做飯。7. 吸煙管理要求：7.1 公司辦公室等場所內不準吸煙。7.2 吸煙者在允5、許的場所內吸煙時，要將用過的火柴桿、熄滅的煙頭放入煙缸內或專門設置的簡易盒、桶內，不準隨地亂扔或塞放到其它地方，做到人走煙滅。7.3 煙缸和簡易盒、桶內禁止放入紙屑和其它易燃物品。7.4 清理煙缸和簡易盒、桶時，必須檢查是否存有火種，嚴禁將未熄滅的煙頭、火柴桿倒入垃圾箱內。8. 其它相關要求：8.1 公司人員進入公司需打卡進入；8.2 客戶及商業伙伴等來訪者進入公司需作登記；8.3 對與業務無關而進入辦公場所的人員，如推銷產品、收購廢品等，門衛及員工應謝絕入內或及時報告； 9. 檢查與監督：9.1 辦公場所主管部門，每月應對分管場所進行安全健康檢查，并做好記錄；9.2 對員工反映強烈的辦公環境6、問題，如噪聲、照明、高低溫等問題，需要改善的應及時進行整改。10. 應急演練：10.1 人員集中的辦公場所(如機關辦公樓)，在適當時機應安排應急逃生演習；10.2 應急逃生演習的具體操作按應急準備與響應管理程序和公司安全危機管理體系的相關要求執行。第二章 員工招聘管理制度1 目的防止本公司管理人員、敏感崗位工作人員利用工作職務的特殊性及職務便利，進行恐怖活動或非法活動的情況出現，而做出入職前安全調查。2范圍以調查應聘之申請人在過去的個人經歷后工作經歷，是否有犯罪記錄、前雇主評語等作為調查基準。3 人力資源部主管對以上人員的安全調查，人力資源部文員協助及記錄。4 工作方法4.1 應聘敏感崗位工作7、人員職務之申請人必須提供下列文件/證件作為安全調查的憑證：-個人身份證正本-相片（近照）-有效的保安員上崗證正本-過去工作經歷-學歷證件正本4.2 人力資源部主管在收到申請人的上述文件后，指派特定人事專員進行背景調查，記錄于員工背景調查表。4.3 背景調查包括以下幾種形式： 以掛號書信寄到有關前雇主或有關部門查證申請人的情況； 以電話查詢； 以電郵查詢； 問詢申請人的同鄉或介紹人等方法，以獲得所需數據。4.4 調查主要環繞申請人的： 是否曾觸犯中華人民共和國刑法并曾判刑； 是否曾被剝奪公民權利； 通緝在案，尚未結案者； 曾貪污受賄，私挪公款受到處罰者； 曾有嚴重瀆職行為者； 曾有因品格不良被開8、除者； 身體狀況不良或患有精神病或傳染病而影響工作者等等。4.5 負責背景調查的人；人力資源部主管及文員必須將調查所得資料保密，不得泄露資料來源，也不可以將調查結果告知申請人。4.6 當人力資源部對申請人的背景未能獲得足夠的數據時，可再次邀約申請人再次面試。4.7 人力資源部主管如最后仍無法決定申請人的背景時，應將所有調查所得資料轉交安全經理作最后決定。4.8 所有個人安全調查資料由人力資源部保存兩年（在敏感崗位人員離職日起計算）。4.9 如敏感崗位工作人員的背景有新的發展或資料，人力資源部在收到數據后14工作天內必須更新其個人數據。5 記錄5.1 重要崗位員工背景調查表 第三章 安全制度與重9、大事故處理流程1. 安全生產制度1.1 安全生產目標：杜絕惡性事故的發生，避免責任事故的重復發生1.2 安全生產事前、事中、事后要做好以下工作1.2.1 事前：要對可能發生的安全事故及隱患進行評估，并做好緊急預案及演練；1.2.2 事中：要建立安全生產的流程與制度，并對人員進行培訓；1.2.3 事后：安全事故發生后，要及時上報公司；并對事故的原因進行分析，采取安全措施，將影響降至最低；1.5 召開年度安全生產總結會，會議內容包括：年度內安全事故發生的原因及整改措施，針對整改措施修訂安全運營的相關制度。事故分析要求包括：1.5.1 對供應商的評估，所供備件、設備等的質量是否經過檢測，是否存在缺陷10、；1.5.2是否有明確的操作流程；1.5.3 培訓是否到位；1.5.4 執行是否有效。2. 重大事故處理流程2.1 范圍：適用于全公司2.2 規定：所有人員傷亡、重大財產損失、船舶碰撞、偷渡、滯留事故（以下稱“重大事故”），必須上報集團安全運營中心。 2.3 重大事故處理流程2.3.1上報發生責任事故時，責任公司總經理第一時間上報集團安全運營中心。2.3.2 應對與處理責任公司與安全運營中心制訂事故調查與跟蹤處理方案。2.3.3 跟蹤安全運營中心負責跟蹤處理措施以及糾正預防措施的實施。2.3.4 案例撰寫由責任公司完成案例的撰寫。2.3.5 歸檔責任公司均歸檔。第四章 供應商與合作伙伴評審制度11、1、 目的： 本程序提供了為公司有效的識別安全可信的商業合作伙伴的方法。為了獲得公司的商業伙伴安全運作情況，確保商業伙伴的安全目標及標準符合公司的安全要求。3、分類簽約主體單位負責組織相關的部門進行評審；涉及收支合同，財務中心必須參與評審。4、職責：41綜合部經理負責供應商選擇和識別。42業務經理負責設計安全調查問卷。42安全調查問卷的分發及回收由相關業務部門負責執行。43安全評估由總經理助理負責。523供應商安全調查問卷：只適用于獲得供應商有關安全程序狀況信息，必須要包含以下方面：a. 商業合作伙伴與源產地b. 程序安全c. 訪問控制d. 物理安全e. 人員安全f. 安全培訓與安全意識g. 12、貨柜安全h. 信息安全5、相關記錄51安全管理系統調查問卷第五章 內部審計制度1. 內審包括：1.1 財務會計報告審計。1.2 內部控制系統審計。1.3 總經理/財務經理等離任審計。1.4 報關業務審計。1.5 專項審計。1.6 受理舉報和投訴。2. 審計人員工作紀律誠實守信、客觀公正、廉潔自律、保守秘密3. 審計程序3.1 編制審計計劃年度終了制定下一季度審計計劃（包括被審計對象、目的、時間安排、內容、預算等）,經審計委員會批準后，在集團范圍內發布公文。3.2 審計立項依據具體審計項目就審計模型進行更新和完善；確定審核組成員，安排審核日程，編制費用預算；在審計OA系統中申請立項審批。3.3 13、審計通知立項批準后，在審計OA系統中發出審計通知，內容包括審計目的、審計人員、被審計對象、日程、內容和審計模型。3.4 實施審計召開審計會議，傳達本次審計日程、目的、原則、方法和紀律，與有關人員進行情況了解與溝通；編寫審計工作底稿，實施審計，形成書面審計記錄，并提出審核意見，必要時復印原始單據。3.5審計報告形成審計報告及整改建議并獲得被審計方的書面確認；在審計OA系統中，向CEO、體系或集團職能中心提報審計報告。3.6整改跟蹤審計報告獲批后，向被審計方發送審計報告及整改建議；下發意見通知書至被審計方；對整改情況進行跟蹤，完成審計OA系統跟蹤情況匯報。3.7審計檔案審計OA系統生成年度審計實施14、項目臺賬，以便對年度審計工作開展情況進行反饋和了解；電子檔案、書面材料應整理成文件夾分卷宗存放。3.8年度審計報告安全運營中心總監年度終了就上述進行的審計工作形成匯總報告，提報審計委員會。4 違紀責任 被審計單位或個人必須積極配合審計工作，真實反映審計事項，違反規定，按員工手冊獎懲條例進行處理。第六章 用戶終端電腦管理規定1. 電腦使用規定1.1 使用公司電腦必須遵守此管理規定。不得利用公司電腦和網絡從事與業務無關的活動；1.2 禁止私自安裝軟件；禁止卸載公司統一安裝的各種網絡安全軟件；禁止私自更改計算機配置；1.3 使用公司外部的光盤、軟盤、U盤、移動硬盤等存儲介質必須掃描病毒后才能使用；115、.4 禁止拷貝公司內各種辦公軟件，禁止對外泄漏公司內部計算機及網絡信息；1.5 禁止使用公司電腦運行游戲軟件1.6 禁止私自拆卸公司電腦；1.7 使用MSN、QQ等消息軟件，只限于發送信息;1.8 電腦之間共享文檔必須設置密碼;1.9 禁止利用電話線路建立撥號連接2. 互聯網及電子郵件使用管理規定2.1 辦公使用的電子郵件只限于處理日常辦公、業務使用。公司有權進行監控，按照管理級別查看。2.2 嚴格遵守當地互聯網使用的法律法規2.3 禁止發送垃圾郵件和病毒郵件；2.4 禁止在集團內部向所有人群發郵件；群發郵件數量不得超過50個用戶； 2.5 郵件的大小不得超過10 M（MegaBytes）。216、.6 不準打開后綴為exe、bat等可執行文件的附件；2.7 郵箱帳號命名規則：首選 姓（全稱）+ 名（全稱/簡稱）2.8 郵件的密碼必須定期更改 3. 郵件審批管理規定3.1 定義：本規定中所指郵件審批是指使用公司郵箱。3.2 管理規定：3.2.1 普通員工發送的郵件必須經過主管級以上人員審批；新員工在申請郵箱時必須同時填寫郵件審批表。3.2.2 要取消或更改郵件審批功能，需要填寫郵件審批表。4. 數據中心管理規定（包括集團數據中心和各分公司數據中心）4.1 數據中心要保持清潔、衛生，無關人員未經批準嚴禁進入。4.2 進入機房人員不得攜帶任何易燃、易爆、腐蝕性、強電磁、輻射性、流體物質等對設17、備正常運行構成威脅的物品。4.3 數據中心內嚴禁吸煙、喝水、吃食物、嬉戲和進行劇烈運動，禁止拍照。4.4 路由器、交換機、服務器、通信設備不得自行配置或更換，更不能挪作它用。4.5 建立本地數據中心檔案。對發生的故障、處理過程和結果登記海豐國際系統應急/變更解決臺帳。4.6 服務器的各種帳號/密碼嚴格保密。4.7 未經許可，不得在服務器上安裝新軟件。4.8 對數據實施嚴格的安全與保密管理，防止系統數據非法生成、變更、泄露、丟失及破壞。4.9 備份數據的保管地點應有防火、防熱、防潮、防塵、防磁、防盜設施。4.10 數據中心工作人員應恪守保密制度，不得泄露各種信息與數據。5. 外來人員接入海豐網絡18、審批流程5.1 適用范圍本流程適用于外部電腦接入海豐所有分公司的網絡。 5.2 審批權限除合資公司外，對于任何外部電腦需要使用網絡，都需要按照本流程執行。分公司當地接入的訪問由分公司審批，需要訪問集團服務器資源的需要經過集團審批。5.3 具體規定及操作流程5.3.1 接入公司網絡之前，由當地IT人員檢查電腦的病毒和木馬，如果有病毒或木馬立即清除，清除不掉的禁止接入。5.3.2 填寫內部網絡接入申請表。使用完畢后由IT人員負責清除外來電腦的網絡配置。附表2： 內部網絡接入申請表 內部網絡接入申請表申請人電腦數量接入地點接入原因訪問的系統或端口使用時間IT 人員Comments：Sign： D M19、 Y General ManagerComments：Sign： D M Y第八章 業務檔案管理規定 1. 定義及適用范圍用于規范公司各類業務檔案的歸檔、查閱、銷毀流程、檔案年限及檔案管理人員的工作職責等。2. 保管權限2.1各業務部門負責保管本部門的業務檔案，業務主管為本部門業務檔案的檔案管理員。2.2綜合部負責保管公司下發的制度、公文、通知、會議紀要、評審文件、公司證照等原件和電子版。3. 操作流程3.1 檔案歸檔流程檔案管理人員依據歸檔時間收集檔案填寫檔案交接明細表一式兩份，交接雙方簽字復印一份目錄放入檔案文件夾將書面檔案掃描，形成電子檔案3.2 檔案查閱、借閱流程 如要復印檔案原件、將20、原件帶出檔案室、或拷貝電子檔案，須由公司總經理簽批。查閱檔案一律在辦公室進行，查閱資料要注意愛護檔案，妥善使用，確保完整無損。不得私自轉借、復印、抄錄、圈注、涂改、折卷，所查文件如系案卷，只準翻閱有關部分，并要保密，閱后立即歸還。3.3 檔案銷毀審批流程檔案管理員填寫檔案銷毀申請表，報部門經理審核，經總經理審批后方可銷毀。根據檔案保存時間，對到期檔案進行銷毀。4. 檔案管理規范4.1業務單證每月歸檔，保存時間為3年。4.2 檔案室內需搭建檔案架來保存檔案，不可用紙箱或其他容器堆放。5. 標準化格式 見附件6. 本規定自2009年1月1日起施行。第九章 不相容職務分離控制制度一、 不相容職務分離21、的目標和原則第一條 不相容職務分離應當達到以下基本目標：（一）規范單位會計行為，保持會計資料真實、完整。（二）堵塞漏洞、消除隱患，防止并及時發現、糾正錯誤及舞弊行為，保護單位資產的安全、完整。（三）確保國家有關法律法規和單位內部規章制度的貫徹執行。第二條 不相容職務分離應當遵守以下基本原則：（一）不相容職務分離應當符合國家有關規范，以及單位的實際情況。（二）不相容職務分離應當約束單位內部涉及會計、業務工作、授權批準、監督控制的所有人員，任何個人都不得擁有超越不相容職務分離規范的權力。（三）不相容職務分離應當保證單位內部工作崗位的合理設置及其職責權限的合理劃分，確保各崗位之間權責分明、相互制約、22、相互監督。（四）不相容職務分離辦法應當隨著外部環境的變化、單位業務職能的調整和管理要求的提高，不斷修訂和完善。二、不相容職務分離的內容第三條 不相容職務主要包括：業務經辦、會計記錄、檔案管理、進出口授權批準、稽核檢查等職務。經濟業務事項和會計事項的審批人與經辦人及記帳人員職責權限應當相互分離、相互制約。（一）授權決定或審批借款事項的人員不能同時兼任財務經辦人員。（二）出納人員不得監管稽核、會計檔案保管和收入、費用、債權債務帳目的登記工作，不得兼任票據核銷工作。（三）內部監督稽核人員應與財務及業務人員相分離，以保證執業人員受到應有的監督，并使監督人員處于客觀獨立的地位，以保證監督的質量。（四）住23、房公積金業務臨柜人員不得經手現金、轉帳支票，不得進行住房公積金歸集、支取、轉移的會計核算工作。（五）系統管理員負責業務操作人員的登錄帳戶開設、注銷及密碼初始化工作，并根據操作員的工作內容分配權限。（六）操作員憑自己的用戶名及密碼登錄系統，操作員對自己進行的業務操作負責。（七）未經授權，不得借用他人的用戶名和密碼登錄系統。（八）同一筆業務的登記權限和審核權限相隔離，登記和審核人員不能為同一操作員。（九）業務權限和財務權限相隔離，業務制單和財務記帳人員不能為同一操作員。（十）系統管理員不得進行財務或業務操作，有特殊情況需要進行此類操作的，必須征得相關操作員的授權，并接受授權者的監督。（十一）禁止非24、工作人員操縱業務系統，不使用業務系統時，應及時退出系統或注銷登錄。三、不相容職務分離的檢查第四條 中心應當重視不相容職務分離的監督檢查工作，由內審組具體負責不相容職務分離、執行情況的監督檢查，確保不相容職務分離辦法的貫徹實施。檢查的主要職責：（一）對不相容職務分離的執行情況進行檢查和評價。（二）寫出檢查報告，對涉及資金管理、資產管理及各項經濟業務、內部機構和崗位設置存在的缺陷提出改進建議。第五條 本規范自發布之日起實施。第十章 進出口控制制度為規避風險、維護企業信譽和利益，以事前管理為重點，結合企業實際情況，使業務、單證、財務更好的銜接起來，特制定此規定。一、所有的業務在正式簽約前業務部要填寫25、合同評審表 1、合同評審表要求填寫真實、完整，準確，不得隨意更改。 2、合同評審表由各相關部門人員會簽。會簽后復印件由辦公室、業務部及總經理留存，正本交財務部存檔。 3、已經會簽的合同評審表作為合同蓋章和財務部發放核銷單、付款的重要依據。二、簽訂外銷合同和購貨合同 辦公室蓋章要依據已經會簽的合同評審表和購貨合同內容進行認真核對，核對無誤后方可蓋章。合同正本交財務部存檔。 三、信用證項下，催證、審證、改證并了解生產進度。 業務員認真仔細審查信用證的內容是否與合同一致，有無苛刻條款，如有不能接受的條款應及時通知客戶改證；前T/T項下催收貨款，同時督促生產確保按期交貨。四、辦理商品出入庫手續 入庫單26、由業務部填制，注明增值稅發票號及相關內容，經業務員、檢驗員、倉庫保管員、財務經辦人員簽字后，業務、倉庫、財務各留一份；出庫單由業務部填制，注明出口發票號及相關內容，經業務、倉庫、財務簽字后，業務、單證、倉庫、財務各留一份。五、辦理商檢、安排訂艙 單證部備齊單據，經審核無誤后到商檢局辦理商檢、取得有關證書（熏蒸消毒證書及木托換證憑單，發往歐盟的貨物辦理原產地證書或普惠制原產地證書），聯系貨代租船訂艙。六、申領核銷單 核銷單上填寫出口企業名稱、組織代碼，加蓋三個公章，申領人和核銷員辦理領單簽字手續，注明核銷單號碼、申領日期、出口口岸，網上備案。七、制作報關資料、報關、發貨 報關單、出口貨物明細單、27、裝箱單和重量單、出口發票、報關委托書及商檢單等報關單證，要齊全、正確、及時、清晰、美觀，經他人復核無誤后蓋章。寄送報關單證至貨代辦理報關。八、確認提單、辦理保險，制作、審核、議付單據 嚴格按要求認真確認、制作各種單據，并由他人審核。財務根據審核無誤的單據到銀行辦理議付；D/P項下辦理托收；后T/T項下催收貨款，收匯后，財務與業務雙向反饋。九、業務、單證人員按提供單據明細表要求的時間填寫單據交接表向財務交接單據，注明單據號碼和份數，雙方經辦人員簽字。十、做銷售 財務憑出庫單、出口發票、提單副本做銷售，記賬時注明出口發票號。十一、核銷 核銷員網上交單后憑結匯水單、海關蓋章后的核銷單和出口貨物報關單28、（核銷專用）、出口發票到外管局辦理核銷手續。核銷后和辦稅員辦理核銷單（出口退稅專用）交接手續，核銷員要復印一份存檔。十二、退稅 辦稅員及時憑出口發票、核銷單（出口退稅專用）、報關單（出口退稅專用）、購進貨物的增值稅專用發票抵扣聯或普通發票、稅收（出口貨物專用）繳款書（第二聯）或出口貨物完稅分割單（第二聯）挑選信息后連同出口貨物退稅申報明細表、出口退稅進貨憑證申報表、出口退稅匯總申報表、退稅申報軟盤到稅務局辦理退稅。十三、信息反饋 1、業務運作過程中若發生退貨、理索賠等問題，業務部要及時以書面形式向財務負責人和總經理報告，說明詳情并提出處理辦法，及時解決問題。 2、單證部門每周填制購貨、出貨情況明細表及時與財務進行核對。 3、如退稅資料和信息等發生問題，辦稅員要及時向財務負責人和業務部、單證部反饋，及時解決問題。