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1、公司OA系統工作程序與信息安全管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 總 則1.1 為加強公司協同辦公系統（以下簡稱OA系統）管理，保證其高效、安全運行，充分發揮OA系統的作用，特制定本辦法。1.2 OA系統內容包括協同辦公、公文管理、電子郵件、文檔管理、知識管理、個人設置、綜合辦公、常用工具等功能，旨在實現公文無紙化傳輸、信息共享和交流，規范管理流程，提高辦公效率和降低管理成本。第二章 組織管理與職責2.1 公司IT工程師負責OA辦公系統的管理、規劃、實施、培訓;其主要職責:（一）按照相關的具體工作流程和2、制度在系統中進行搭建、測試；（二）征詢各使用部門的意見和建議，協調解決各使用部門在使用過程中出現的新情況、新問題；（三）培訓各部門系統使用人員；(四)負責全公司管理辦公自動化系統資源（軟、硬件）的配置、升級； (五)負責OA系統的安全技術防范，定期就公司所有計算機設備及運行系統進行嚴格檢查；（六）負責辦公終端安全策略管理系統的安裝；（七）負責OA系統的數據備份，并對系統運行情況進行監控，保證系統安全穩定運行；（八）做好其他相關工作。第三章基礎管理3.1 為使審批流轉真正地落到實處，并能提高員工對“企業信息化“的認識，OA審批人必須隨時隨地、及時地打開OA系統，處理當天的文件，如遇出差、事假須通3、過移動OA功能完成審批事項。3.2 協同及固定表單工作處理流程所涉人員，在接收到待辦事項后，應在2個小時內處理審批事項。凡因非客觀因素不能及時審批的，應不超過1個工作日；若遇緊急業務，流程發起人可通過短信或電話告知審批人員。3.3 為保證各類電子文件的及時收發，公司領導、部門經理、主管原則上應該全天在線，其他人員至少每天登陸四次OA系統（8:00、11:20、13:00、16:20），接收各類文件，處理待辦事項。3.4 各部門領導及員工在處理文件填寫意見時必須將意見寫清楚，交給誰辦理，如何辦理，此文件是如何落實的，將落實意見一并寫上進行歸檔。3.5 員工身份認證。系統通過用戶名和密碼進行身份管4、理和認證。用戶名是每個員工的唯一標識，個人的密碼是安全的保證。用戶應自己定期更換密碼，不得泄露給他人，防止他人非法使用。由于密碼泄漏造成的損失由本人負責。每位OA系統使用人都要熟練掌握OA系統的使用方法，使用OA 系統進行單位內部的各項日常辦公。3.6 OA系統使用人員的賬號密碼（口令）必須設8位以上字符（必含字母、數字），并需經常修改。使用人員取得初始密碼后應在OA系統的個人設置里面，須立即對自己的登陸密碼進行修改，避免他人使用。3.7 每位OA用戶要保證通過OA系統發布、流轉的信息和文件的內容完整、準確、規范，并對所發布的內容和審批的內容負責。在OA系統中的意見和審批與原書名簽署具有同等效5、力和權威，相應人員應予以執行和遵守。 3.8 有重要文件需要領導審批，如果公司領導有事沒有使用OA系統，審批發起人可通過即時通發消息或者發送手機短信提醒。 3.9 因個人原因未登陸和使用OA系統，不能及時處理相關工作，造成的責任由自己負責。3.10 OA系統中的各分類公告及新聞均由有權限人員予以發布和更新，具體內容由公司負責人確定，新聞內容不應涉及相關商業機密；人事公告或日常行政公告等由行政與人力資源部負責統一發布和管理。3.11 OA系統使用人員應自覺遵守系統運行的規章制度，按照工作權限，認真完成本人在系統中所承擔的工作任務。3.12 個人信息的完善。在OA系統的個人設置里面，必須對自己的個6、人信息進行添加，如聯系方式等，以便同事之間聯系時查找方便。3.13 OA系統流程模板涵蓋范圍內的辦公流程，涉及的相關部門應按照系統模板使用說明實行網上辦公，流程定制發起的部門應督促系統模板的使用。第四章 工作程序4.1 IT工程師應建立OA辦公系統用戶臺賬，詳實記錄用戶所屬信息，包括賬號信息、權限信息等。4.2 OA賬號的申請。申請人填寫OA權限申請單（見附件1），經部門負責人和主管領導、總經理審批后，由OA系統管理員進行操作調整。4.3 OA流程管理。公司各部門需在OA系統中進行電子流程審批，由各申請部門填寫OA權限申請單，經相關領導簽批后，并提供已簽發的制度、表單及流程圖。由IT工程師根據7、流程需求文檔在系統中進行搭建、測試。需求部門的試用通過后，IT工程師負責發布流程，并在OA門戶中發布啟用公告。4.4 OA賬號信息變更。因公司人事調動，賬號的信息發生變化時，由行政與人力資源部填寫OA權限申請單，經部門負責人、總經理審核后。IT工程師收到單據后，進行相應的調整。4.5 OA組織管理。因公司組織架構調整，造成OA用戶相關信息發送變化的，由行政與人力資源部填寫OA權限申請單，經部門負責人審核后，上報公司總經理審批，審批后的提報IT工程師進行調整。第五章 OA系統升級管理5.1 IT工程師接到OA廠商升級通知后，首先了解新版本性能，并且向主管領導匯報，得到主管領導同意后，結合OA廠商8、對系統版本進行升級。5.2 IT工程師應該在熟悉升級文檔，在測試服務器上構建與當前OA服務一樣的軟件環境，根據升級文檔進行升級。5.3 在測試服務器測試一周，IT工程師監控流程流轉歸檔情況，在保證所有模塊都正常工作的情況下，備份當前OA服務器，發布系統升級公告，在OA正式服務器進行升級。5.4 IT工程師應對系統使用期間的問題及時進行跟蹤處理。第六章 信息安全保障6.1 各單位使用人員對各自的登錄密碼、印章密碼嚴格保管。必須在第一次登錄系統后立即修改個人密碼，不得再使用初始密碼，離開辦公室時應退出辦公系統，防止他人進行非法操作，密碼泄漏所造成的損失自負。6.2 網絡管理員應定期檢查、維護計算機9、網絡，發現問題應及時排除，無法排除的，應立即與相關技術人員聯系，確保系統正常運行；不得亂設、私設系統的使用人員。6.3 知識文檔管理員應對文件資料的保密性、正確性、完整性、發布范圍負責，不得將涉密信息、帶病毒文檔錄入系統。 6.4 使用系統時，所有涉密信息不得利用電子郵箱轉發至無關人員，公文流轉嚴格按范圍進行流轉，嚴禁擴大范圍，也不得存儲在與該系統相連的介質內。6.5 嚴禁公司員工利用任何手段偵測、盜用他人OA賬號和密碼，刺探網絡配置、服務器配置和數據庫信息。6.6 每臺辦公電腦必須綁定安全策略管理系統，使用人不得隨意刪除或更改。6.7 禁止在本機電腦安裝游戲、與工作無關的網絡軟件。 6.8 10、嚴禁外來公司人員未經允許連接我公司辦公網絡系統，若有違反而導致病毒向公司內部傳播或公司商業秘密向外部傳播而造成公司損失的，將根據公司規定給予相關責任人進行處理。6.9 在起草各類文件時嚴格按照企業商業秘密目錄執行。第七章 罰 則7.1 OA辦公是非常嚴肅的事情，對處理延誤造成工作積壓的3次以內每次考核責任人50元，三次以上的每次考核100元（延誤是指以系統的記錄時間計超過公文處理時限仍未處理待辦事宜）。7.2 對長期不使用OA系統、不按統一要求提供共享數據；網上辦公數據不準確，隨意刪除安全策略系統，對工作造成不良影響的，視狀況處以50-500元罰款。7.3 偵測、盜用他人賬號和密碼，刺探網絡配置、服務器配置和數據庫信息，造成公司保密文件泄密的對責任人處以行政處罰并處罰款5001000元，損失重大的開除公司。7.4 遺失或泄漏賬號、密碼等安全認證信息，造成公司損失的，對責任人處以嚴重警告以上行政處罰并處罰款500-1000元，損失重大的開除公司。第八章 附 則8.1 本辦法由IT工程師負責解釋。8.2 本辦法自發布之日起實施并生效。