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1、企業總部財務審批及報銷流程管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: XX集團總部財務審批及報銷制度 XX集團總部財務審批及報銷制度 第一章 總則第一條 為規范集團總部費用開支和報銷、個人借款和預付款的管理和控制，明確各款項財務結算審批流程及管理責任，制訂本制度。第二條 本制度主要適用于XX集團總部。 第二章 費用報銷管理辦法第三條 費用類別和開支標準本制度所指的費用專指集團總部各部門五項費用和專項費用，其中五項費用包括業務應酬費、差旅費、辦公費、郵政電話費和汽車使用費。（一）業務應酬費指各部門因業務需要而進行公關、接2、待所開支的必要費用，其內容包括招待用餐、贈送禮品和娛樂活動開支等，不包括須經集團行政管理部匯總平衡后報集團董事局主席審批的重要節日（中秋節、春節等）專項業務費用。對外贈送禮品如為XX集團產品，應優先在集團內部單位采購，并以轉帳方式結算。除集團統一組織活動外，禁止職能部門之間互相請客、送禮。 業務應酬費開支標準具體規定參見附件一。（二）差旅費指各部門日常業務中需要出差所發生的長途交通費、住宿費、伙食費定額補助、市內交通定額補助以及出國人員出差定額補助等。按出差地點分為國內出差和境外出差。1、國內出差（1）普通職員原則上乘坐飛機須經部門負責人事先批準，否則按乘機費用總額的60%報銷。經理級（含）以3、上人員出差可乘坐飛機。（2）差旅費用實行規定標準報銷制。長途交通費（包括往返機場與 出差地或公司總部的汽車費）實報實銷；住宿費在標準內憑住宿發票報銷，超支自理；伙食費和市內交通實行定額補助辦法，按實際出差天數計算核發補助，不用貼票報銷。國內差旅費開支標準具體規定參見附件二。（3）經部門負責人批準，員工參加國內各種會議，如會議提供食宿費用的，員工憑會議通知及收費票據報銷有關費用，不再報銷食宿費用。（4）集團派出接受培訓人員的費用報銷及補助標準根據舉辦單位通知和培訓合約確定。（5）員工出差期間發生的業務應酬費應另行張貼費用報銷單，并與差旅費同時報銷，過期不予報銷。（6）新招聘的外地專業人員（非應屆4、畢業生）報到時的單程路費（火車軟臥按60%、飛機票按30%，集團人力資源部批準的特聘人員除外）及行李托運費予以報銷，從用人部門年度費用預算內列支，其他費用不予報銷。應屆畢業生報到時的費用報銷按人力資源管理辦法執行。（7）對長期駐外人員實行按月定額補助的辦法，補助在每月工資中發放，具體補助標準參見附件二。享受長期駐外補助人員名單由所在部門提出，集團人力資源部確認。長期駐外人員除享受定額補貼外，另按X集字2005011號外派常駐人員管理暫行辦法享受相關福利待遇。長期駐外人員是指行政關系隸屬于集團總部，由集團總部派駐外省工作（有相對固定的工作場所），家屬不在工作地，并在工作地有固定住所的人員。2、境5、外出差員工境外出差差旅費標準按出差地分為四類。出國人員差旅費開支標準具體參見附件三，但以下三種情況除外：（1）受境外客商邀請出國，已由邀請方承擔（支付）費用的，不適用上述標準。（2）屬于由國家、省、市外事外貿部門組團赴國外參觀和貿易洽談，按代表團統一規定的費用標準執行，不適用于上述標準。（3）公司派往境外學習和培訓并統一安排住宿的人員，統一每天給予200港幣的出差定額補助。（4）受組織單位邀請，公司派往境外參加屬于旅游性質的觀光考察人員，不享受出差定額補助。（三）辦公費包括各部門日常辦公所必需的辦公文具、用品（如電話機）的購置費用，報刊雜志、專業書籍、資料訂閱費用，以及領用辦公設備配件（含維修6、費）、易耗材料（如紙張、色帶、墨盒等）的費用等。不包括在會計核算上歸屬“固定資產”、“待攤費用”范圍的辦公設備、辦公家具、辦公場地裝修等費用。1、辦公用品的采購由集團后勤服務室統一組織招標，每年確定供應商，定期公布采購價格，由各部門指定專人購買和管理，按月與供應商結算。2、辦公文具開支標準。辦公文具指辦公用的計算器、電池、筆（芯）、墨水、印油、訂書機、起釘器、打孔器、筆座、訂書針、回形針、文件袋、便箋、信封等，按每年度人均180元標準預算，各部門在年度預算總額內控制開支。（四）郵政電話費包括各部門日常業務運作需要所發生的電話通話費、電話初裝費和文件郵寄費。不包括互聯網上網費、服務器維護費和數據7、線路租金。（五）汽車使用費汽車使用費是專指部門日常業務需要，租用汽車、搭乘的士所支付的費用，開支標準參照集團相關汽車租用管理制度執行。各部門高層人員的私車費用定額補助不列入汽車使用費核算，按福利管理制度中有關規定列入福利費開支，每年兩次（6月和12月），統一由集團人力資源部提出開支申請。（六）專項費用專項費用是指各部門承辦業務需要而開支的、具有專門用途的費用。專項費用按年度預算項目和標準實行單項控制，并采用開支前事先申報制度，未納入年度預算范圍內的專項費用，開支前必須按照預算外專項費用進行專項申請。禁止部門挪用專項費用預算額度報銷部門五項費用。第四條 費用審批報銷程序（一） 出差事前申請制度經8、理級（含）以下人員出差，當日不能往返地區出差實行事前申請制度，申請時填寫“出差審批表”，審批人為部門負責人，集團管委會成員海外出差需集團董事局主席批準。出差審批人對出差人的出差必要性進行審核，并根據出差人具體出差地點、出差時間和差旅費開支標準審核出差費用預算，集團財務管理部審核出差預算標準是否符合規定的差旅費開支標準。出差人因特殊原因未能事前書面申請的，應于回公司后三天內補辦書面出差審批手續。沒有經過批準的“出差審批表”，集團財務管理部不予辦理借款和報銷。“出差審批表”格式見附件四。（二）費用審批、報銷流程1、預算內標準內費用審批、報銷流程報銷人申請職能經理審核部門負責人審批財務管理部稽核報銷9、2、預算內超標準的費用審批、報銷流程報銷人申請職能經理審核部門負責人審核財務管理部審批報銷3、預算內的專項費用開支前必須先辦理申報手續，專項費用開支預算申報（請）表格式參照附件五，視開支金額具體規定如下：（1）單項5萬元（含）以內專項費用開支預算部門申請部門負責人審批財務管理部備案（注：開支前如不辦理備案手續，財務不予辦理報銷）（2）單項5萬元以上30萬元（含）以下專項費用開支預算部門申請財務管理部審批（財務管理部專項費用由集團董事局主席或其授權人審批）（3）單項30萬元以上專項費用開支預算部門申請財務管理部審核集團董事局主席審批4、超預算和預算外專項費用支出必須先辦理預算申請并獲批準后才能開10、支和報銷，申請表格式參見附件五。預算申請流程為：（1）單項20萬元(含)以內部門申請財務管理部審批（財務管理部費用由集團董事局主席或其授權人審批）（2）20萬元以上部門申請財務管理部審核集團董事局主席審批5、上述第3、4點費用預算經批準后開支報銷流程按第1、2點執行。第五條 報賬時間的規定報銷人應于費用支出或出差返回后及時報賬，最長期限不得超過七個工作日。預付款核銷按有關協議、合同規定執行。每遲報一天按報賬金額的1%扣罰，超過2個月的單據報銷財務應不予受理。第六條 單據報賬責任界定（一）報賬人的責任和注意事項1、報賬人對所報帳項目的真實性、準確性、及時性、單據的合法性、完整性負責。2、按要求粘11、貼和填寫報帳票證，單據必須齊全，否則財務管理部有責任拒絕辦理并退回。（二）職能經理的責任1、負責審查費用項目是否經過申請并得到批準，報銷金額是否控制在開支標準和預算之內。2、對報賬的內容真實性、完整性，各項附件合法性、完整性負責。3、職能經理的報賬由部門負責人審核，部門負責人相應承擔上述1、2點責任。（三）部門負責人的責任部門負責人對報賬項目的真實性、必要性負責，并對部門費用支出是否控制在預算范圍負責。（四）財務管理部審核人員的責任1、負責審查單據的合法性、填報準確性、及時性，核對報賬內容和開支標準是否符合集團有關規定。2、審查報賬項目審批手續的完整性。第七條 取得票據與張貼要求（一）票據1、12、費用報銷的票據指報銷的原始憑證，包括外來憑證和自制憑證。外來憑證主要指取得的業務單位發票、收據、結算單及合同、協議等原始憑證；自制憑證是指費用報銷單、差旅費報銷單、出差審批表、專項費用開支預算申報（請）表等憑證。2、費用報銷的票據是財務收支的法定憑證，是會計核算的原始依據。票據必須真實、合法、完整。（1）費用支出必須取得真實的原始憑證，即費用支出必須與經濟業務發生相符，嚴禁偽造、變造憑證；（2）費用支出取得的原始憑證，必須合規合法，必須是國家財稅部門認可的發票或收據，費用支出收取票據時應仔細辨認真假，發現假票據應拒付或要求退款；（3）費用支出取得的原始憑證，其內容必須完整，票據內容（如 發生日13、期、摘要、數量、單價、收款單位、經辦人等）應按要求如實填寫完整，有收款(開票)單位蓋章，大小寫金額必須一致；（4）經辦人不得授權或示意開票方（收款方）出具與實際支出金額不符的票據，不得套取回扣。（二）票據張貼要求1、報賬人報銷差旅費時，填寫“差旅費報銷單”，報銷其他四項費用和專項費用時，填寫“費用支出報銷單”，支付款項給外單位時，填寫“付款申請單”。2、報銷單和票據必須按要求填寫和粘貼。填寫報銷單字跡要工整、對違紀報賬人員和審批責任人處罰規定（一）報賬人營私舞弊、弄虛作假，違規違紀金額不予報銷，對已經報銷的，除退回違規報銷金額外，同時對報銷人處以違規報銷金額50%-100%的罰款。（二）職能經14、理在資料不全、原始憑證不充分、項目不真實的情況下簽名準予報銷的，職能經理承擔直接管理責任，對職能經理予以違規報銷金額5%-20%的罰款。（三）部門負責人對報銷人和職能經理因違規造成的損失承擔相應管理責任，處以違規報銷金額5%-15%的罰款。（四）出納、會計等財務管理部審核人員審核不嚴，致使公司造成損失的，審核人員承擔相應稽核和會計監督責任，對審核人員處以損失金額5%-10%的罰款。第九條 部門費用控制的原則和考核各部門費用實際支出額按集團財務管理部核算數進行統計，各部門應指定專人負責本部門費用預算及執行統計，并定期與集團財務管理部對帳，糾正統計偏差。各部門費用支出應嚴格控制在年度預算范圍內，其15、中五項費用中差旅費、辦公費、郵政電話費和汽車使用費四項費用預算可相互調劑，實行總額控制，如實際支出總額超過預算，按超支額的30%依次扣減部門績效獎勵、管理工資；業務應酬費和專項費用實行單項控制，原則上不準超支。 第三章 特定事項開支審批流程第十條 對外股權投資支出（附對外投資審批報告）戰略發展部申請財務管理部審批支出第十一條 月度工資薪金、社會保險費、福利費范疇支出（附工資薪金、社會保險費、福利費審批報告）人力資源部經辦人申請人力資源部總監審批財務管理部稽核支出第十二條 績效獎勵（附績效獎勵審批報告）人力資源部申請人力資源部總監審核財務管理部會審集團董事局主席審批支出第十三條 租金、水電費、電話費開支出租方或物業管理公司制單財務管理部審批劃帳（開支）第十四條 裝修、基建類款項支付（需附項目審批報告、合同、發票，進度款另需附工程進度確認表、尾款另附竣工驗收報告）工程部經辦人申請工程部部長審核財務管理部審批支出第十五條 辦公設備、辦公電腦類采購款支付（需附采購合同、驗收單、領用單、發票）經辦人申請部門負責人審核財務管理部審批支出第十六條 軟件開發等IT項目和各類管理咨詢項目款項支付（需附