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1、日用化工廠采購管理制度附流程圖編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1.目的為規范公司所有物料的采購活動，以保證產品質量，確保供應及時，滿足生產和客戶需求，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于所有采購的管制。3.權責3.1. 申購部門：負責核實所需采購物料，并提出書面申請。3.2. 采購部：負責采集、評定供應商，簽署采購協議，咨詢價格，采購物資，整理保存好相關憑證及單據。3.3. 品管部：負責驗收采購產品的質量符合相關標準和要求；負責審核包材設計決方案。3.4. 倉庫部：負責采購物資的質量、品種、數量、重量等進行驗2、收及保管。 4.內容4.1. 采購物資分類：4.1.1. 采購物資分為A、B兩類。4.1.2. A類物資：化工原料、包裝材料。4.1.3. B類物資：少量的零星或對產品質量無直接影響的采購物資，如收縮膜、封口膠、包裝袋及辦公用品等物料。4.2.采購原則：4.2.1.大宗物資的采購原則：固定供應商，建立長期的合作關系，可得到價格上的優惠，物資質量上的保證，以及獲得短期的融資資金。4.2.2.非大宗物資的采購原則：采取貨比兩家以上的原則，提供兩家以上的供貨單位，便于財務核價。4.2.3.不可比物資的采購原則：由總經理確認供應商后，采購員實行定點采購。4.2.4.供應商（除零星采購外）在簽訂采購合同3、時須提供蓋紅印的營業執照復印件，對包材供應商提供傳真件和原料供應商須每次送貨附帶蓋有紅印的“原料檢驗報告”。4.3包裝材料的采購4.3.1.包材采購流程：業務員根據與客戶確認的包材，填寫申購單，經總經理簽字審核送采購部，與業務部聯系，請客戶和設計提供包材的樣品和光盤，向供應商詢問價格，并要求供應商提供價格表，將價格信息及時反饋到總經理，由總經理報價給業務人員，業務人員與客戶溝通，確認包材的價格和確定供應商后，提供包材樣板和光盤以及設計方案，要求供應商打版，打版以后要求品管部審核和業務確認；價格和樣板確認無誤后， 與供應商簽訂采購合同，明確包材名稱，規格型號，數量、單價、交貨日期、交貨地點，貨款4、支付方式，違約責任，索賠等內容；（根據情況增減合同條約）。4.3.2. 采購結束后，將申購單上交財務；申購單以電子版的形式存檔，以便業務跟單員、業務部負責人、總經理、財務、采購等相關部門查閱。4.3.3. 包材入庫后如包材有延期交貨，交貨數量不足或交貨數量超出合同約定數量，包材檢驗不合格等異常情況時，須當天向總經理匯報并寫在工作日記（電子版）。同時向供應商發出書面及電話通知，供應商到達現場后對包材來料檢驗報告簽字，采購員將原件連同采購合同裝訂一起保存，同時向總經理匯報，由總經理做出決定。4.3.4.包材的入庫參照包材倉庫管理制度。4.3.5.包裝材料的付款，必要時提供收據到財務，財務部審核后將5、按照采購合同中約定的付款方式，辦理付款事項。告知業務員包材的采購情況，及時通知業務員填制劃賬憑證。參照財務部管理制度。4.4.原材料的采購：4.4.1.生產部計劃員提出采購申請的依據：原材料最低庫存量（原料倉庫人員簽字）和本次生產用量。4.4.2.原料申購單流程：每天10點前計劃員下單，由計劃員打印兩張申購單，原料倉管員進行查實原料實庫存，10點鐘由計劃員遞交技術主管審核采購數量、產地，12點前計劃員將原料申購單原料倉和采購員各一份，由采購員進行詢價、填單、確定交貨時間，每天16：30前完成，交采購主管審核，由采購主管將資料遞交財務主管。4.4.3. 采購部詢問供應商的價格，查詢供應商的檔案資6、料，確認供應商的信用額度，要求供應商提供原材料的樣品。 4.4.4.采購合同簽訂：確定供應商后，與供應商簽訂采購合同，明確合同內容：貨物的品名、品質、規格、數量、包裝、檢驗驗收、單價、總價、裝卸、運輸及保險、貸款的支付、爭議的預防及處理。簽訂購合同，意味著雙方形成交易的法律關系，應承擔各自的責任義務，供貨商按約交貨，采購方支付貨款（付款方式一般采用月結）。 4.4.5. 原材料的入庫參照原料倉管理制度。 4.4.6. 原材料的付款參照財務部管理制度。 4.5.零星物品的采購4.5.1.零星物品的采購流程：填寫一式兩份的訂貨通知單，一份留財務部，一份送采購員，作采購的依據，申購單上必須有部門主管7、財務主管、總經理簽名。4.5.2.零星物品到公司后，采購部通知倉庫接收，并辦理的入庫手續，開具我廠低值品采購進倉單、低值品領用出庫單。倉庫管理員要核對送貨單與所采購的物品是否一致，包括：物品名稱、規格型號、數量等。 4.5.3. 采購部要將不合格物資的退回供應商，不夠數量要求對方補足。 4.5.4. 零星物資的付款流程按財務部管理制度5.包材采購流程圖：客戶需求 選定樣品 初步報價 客戶認可 設計師設計文稿 采購申請 品管主管審核文案 接采購單 客戶簽字確認，采購、跟單員存檔（設計稿） 聯系供應商 簽訂合同 采 購 設計員發稿 供應商提供實樣客戶、跟單、設計確認 按照規定入庫 包材檢驗員進行8、檢驗 確板后供應商生產6原材料采購流程圖： 采購申請單 詢問價格 信息反饋 確定供應商 簽訂合同 材料入庫7. 零星物品的采購流程圖： 采購申請單 詢問價格 信息反饋 確定供應商 下訂單購貨 物品驗收 物品入庫 8.注意事項8.1. 采購部應及時督促供方按時交貨，當交貨期發生變更時，應重新確定交貨期，并及時通知有關部門，以便及時調整生產計劃，減少由此帶來的損失。8.2.與歷史價格比對；與同類物資價格比對；網上查詢同類物質價格。價格相同的情況下，本著優質量和就近采購的原則。價格不相同的情況下，要考慮運輸費用以及時間的影響。8.3.采購部整理所有單據：申購單、送貨單、供應商的報價表、本廠低值品采購進倉單、低值品領用出庫單、傳真、合同和不合格包材的來料檢驗報告、原料檢驗報告等資料，采購部必須有專人負責并按月及批次分別進行整理和保存。每月底進行A、B分類裝訂后在下月5日前遞交行政存檔。9.引用文件9.1.包材倉庫管理制度9.2.財務部管理制度9.3.原料倉管理制度10.使用表單10.1.申購單10.2.送貨單10.3.收據10.4.采購合同10.5.劃賬憑證10.6.來料檢驗報告10.7.原料申購單10.8.原料采購進倉單10.9.原料領用出庫單 10.10.原料檢驗報告 10.11.低值品采購進倉單10.12.低值品領用出庫單