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1、企業行為規范材料采購管理制度及報銷細則編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 采購管理制度及報銷細則 為了規范企業經營行為，加強材料，物資管理，保證工程材料，物資的供應，結合本公司的實際情況，制定本辦法。1 、 請購部門的劃分： 各項目部，辦公室2 、范圍： 2.1與工程施工有關的對外采購的材料，輔料 2.2對外采購使用的辦公用品，工具，機械設備及設備配件3、權責： 3.1需求的部門：負責材料，設備及配件，工具，辦公用品等申請及驗收。 3.2采購部：負責采購作業執行及貨品采購的費用報銷申請。 3.3庫房：負責數量點收及貨品2、驗收合格后辦理入庫手續。 3.4財務部：負責費用報銷原始憑證的核實審核和付款工作。 3.5總經理：負責對采購物料計劃訂單及費用報銷批準工作。4、.采購流程： 4.1請購：4.1.1. 主材料，輔料，工具，設備及配件采購：請購經辦人員應依數量管理基準，用料預算，參酌庫存情況開立“請購單”，并注明材料的品名，規格，數量，需求日期及注意事項，經項目經理審核后依請購審批權限呈核并編號（由各部門編訂） 單價100元，總金額1000元以下的零星材料采購可免開請購單，由各項目部直接交公司派駐采購員采購。總務性物品采購：免開請購單，以“總務用品申請單”委托辦公室辦理，其列舉如下: A賀奠用物品：花圈，花籃，禮3、物等。 B招待用品：酒，飲料，香煙等。 C書報（含技術性書籍及定期刊物），名片，辦公用品等。請購審批權限：A主材料，輔料，工具，設備及配件 請購金額預估在10000元 以下者，由項目主管審批。 請購金額預估在10000 元至20000元者，由副總經理審批。 請購金額預估在20000元以上者，由總經理核決。 B.總務性用品 請購金額預估在1000元以下者，由項目主管審批。 請購金額預估在1000元至4000元者，由副總經理審批。請購金額預估在4000元以上者，由總經理審批。 4.2采購： 經審批簽字的請購單交材料部安排采購。采購人員在接到采購通知后，及時聯系各廠商、供應商報價，原則上同種物料需三4、家比價（針對各物料臨時到場尋找，比價的，在采購前加以說明），填寫“采購單”，詳填最新有效報價，“訂購廠商”“付款條件”與“報價有效期限”經材料主管審核，采購單最終由總經理批準后執行采購（授權代批除外）。 大宗材料由公司材料部負責辦理，總經理或經理對于重要材料的采購，可直接與供應商或代理商議價，必要時由總經理或指派專人協助辦理采購作業。 采購作業方式 ： 除一般采購作業方式外，采購部門可依材料使用及采購特性，選擇下列一種最有利的方式進行采購。 A、集中計劃采購：凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理采購。較為有利的可核定材料項目，通知各請購部門依計劃提出請購，采購部門定期集中辦理采購。 B、長期報5、價采購：凡經常性使用，且耗量較大的材料，采購部門應事先選定廠商議定長期供貨價格，呈準后由請購部門按實提出請購。 采購審批權限： 采購類別 審批限額采購審批權限備注統購材料不論金額多寡副總經理-總經理財產支出（包括購置的器材） 1000 元以下項目經理直接核決財產支出（包括購置的器材） 1000元至2000元項目經理-主管4.3訂購： 采購員依批準后的采購單，填寫采購訂單發供應商回簽，如供應商不能回簽又已送貨的由采購員在訂購單上注明“有效”字樣，產品包裝上要求供應商標明（廠商，訂單號，規格型號，數量，顏色）。4.4采購后的驗收及入庫 材料，輔料到達工地時，庫管員必須依“采購單”的內容，并核對供應6、商送來的材料名稱，規格，數量和送貨清單及發票（原則上要求索要發票，對總金額300元以下沒有發票的材料要求有效收據及清單），并點收數量無誤后在供應商送貨單上簽名驗收，并通知項目施工驗收來料品質，審核無誤后填制入庫單，庫管員及經手人簽字生效。 如發覺所送來的材料與“采購單”上所核準的內容不符時，應即時通知采購處理，并通知項目經理，原則上非“采購單”上所核準的材料不予接受，如果采購要求收下該等材料時，庫管員應告知項目經理，并于單據上注明實際收料狀況，并會簽采購部門。 4.4.3 所有材料必須在每次驗收入庫完畢后開具入庫單。入庫單一式三聯，存根聯由保管留存，記帳聯由經手人或專人連同發票送交財務，一聯由7、報銷人留存。 入庫單的填開必須正確完整，若是月結或月底統一開發票的，應在入庫單上注明。對貨到要賒欠賬款的材料，可根據合同辦理估價入庫，并在入庫單上注明“暫估入庫”，采購員簽字后遞交財務部門。 機器及設備配件到達工地時，由項目機修人員驗收;工具、辦公用品由申請使用者驗收，驗收合格后方可辦理簽收入庫。 對驗收不合格的，應通知采購，采購應及時以電話或書面形式知會供應商，將處理情況反饋給項目部，有關扣款情況通知財務部。 對數量短缺的物料，庫管按實數入庫并及時通知采購員處理。 數量超出采購單，應經項目經理核示才能依照實收數量辦理入庫，否則僅依訂貨數付款。 因質量等原因而發生的退回產品，清點數量后辦理退庫8、手續。入庫材料保管應當天記入臺帳.月底將收付存報表，材料耗用匯總表報項目經理及公司財務。5、 領料 5.1班組領用材料時，由班組長或預先指定的領用經辦人員填寫“領料單”，經項目經理核簽后，向庫管員辦理領料。嚴禁采購人員將所購材料直接交班組或分包商使用。 5.2領用工具類材料時領用人應填寫“工具領用記錄”并簽字。 5.3項目部之間調撥材料，應填寫“材料調撥單“，注明調入及調出項目部名稱，材料品名，規格，數量，及總金額，雙方項目經理簽字核準及雙方庫管員簽交并附調出方出庫單及調入方入庫單。6、 采購費用報銷細則： 6.1 采購員應按照4.4條款規定辦妥收料手續，并將發票或收據于2日內交項目經理在背面9、簽字確認。 6.2采購員填寫費用報銷單時將“請購單”、“采購單”、“供方送貨單”、“入庫單”、“發票或收款收據”等憑據加貼在后，采購需將貨品實際賣方的電話、聯系人填寫在“發票或收款收據”背面，齊全后交主管審核。 6.3主管審核費用報銷單憑證的完整性和真實性，無缺漏，無誤簽名，交回采購員。 6.4財務會計重點審核費用報銷單憑證的完整性和真實性，應提供的資料無缺漏，同時需對憑證中發生的貨品數量，金額進行重新核算證實，無誤簽名，整理好統一交總經理批準。 6.5總經理批后的費用報銷單，項目部需填寫“工程（材料、設備）支付申請表”申請轉賬支付。總金額3000元以下，需要現金直接支付的，采購員在費用報銷單10、報銷人處簽名到出納處辦理。 6.6對于預付款項，經辦人填寫“工程（材料。設備）支付申請表”，經項目部同意后，由財務根據合同審核后，報總經理簽字審批。 6.7采購員需要借支現金購買材料的，憑審批后的“采購單”申請，借支審批程序按財務制度。財務在“采購單”上加蓋“暫借款”章以示區別。采購完成后采購員應在一周報銷充賬6.8材料費用不報銷的 無材料入庫單、材料入庫單與清單不符 采購清單無日期，無材料規格不報銷 材料費用不分項目統計 押金及定金條 材料加工費無加工明細，加工明細無加工方簽字蓋章和采購經辦人簽字 材料運費必須包括起始地、運輸內容、運輸時間、對應材料入庫單號、經辦人和運輸人簽字、運輸人聯系電11、話，缺一均不報銷。物流提付費用與當地送貨費一并報銷，并須注明對應材料入庫單號、經辦人和運輸人簽字、運輸人聯系電話，不再使用支付單報銷。 超過500元的材料采購無供應商名稱和聯系電話的不報銷。 報銷日期距采購日期超過2個月不報銷。(賒購以及分期付款采購的報銷時間暫無限制) 附表：材料領料單 共 頁 第 頁時間品名規格單位請領數量實發數量備注庫管員 主管 工程（材料、設備）支付審批表項目名稱: 編號:收款單位開戶行開戶賬號材料名稱合同金額結算金額支付類別1.預付款 2.進度款 3.結清尾款 4.質量保證金 上期累計已付款金額及比例剩余款材料經辦人簽字驗收人簽字供應商確認項目經理審批意見項目主管審批12、意見財務負責人審核意見總經理審核意見備注注:本表須附有關支付依據資料,不能替代收款收據或發票 即時清結的商品不用此表請購單 年 月 日 編號01QG請購部門第一聯：留底聯材料名稱品名規格單位請購量用途到貨期限日期數量備注：核準： 主管： 審核： 經辦： 請購單 年 月 日 編號01QG請購部門第二聯：記賬聯材料名稱品名規格單位請購量用途到貨期限日期數量備注：核準： 主管： 審核： 經辦：采購申請單 年 月 日編號02CG 請購單編號QG第一聯：留底聯項次材料名稱品牌規格供應商單位數量金額付款條件備注核準： 審核： 采購：采購申請單 年 月 日編號02CG請購單編號QG第二聯：記賬聯項次材料名稱品牌規格供應商單位數量金額付款條件備注核準： 審核： 采購：訂購單 年 月 日編號03DG共 頁，第 頁供貨商地 址電 話請購單NO.項次材料名稱品牌規格單位數量單價合計交貨日期交貨地點注意事項交易條款核準： 審核： 經辦：材料采購進度控制表編制部門 采購進度控制表第 頁共 頁04請購日期請購單號碼供應商定購付款條件需要日期交貨記錄日期數量單價（元）總金額（元）