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1、公司新材料綜合管理部檔案室規章制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 檔案室規章管理制度第一章 總則一、目的1、為加強本公司檔案工作,充分發揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護及利用檔案,為公司發展服務,特制定本制度。2、公司檔案,是指公司過去和現在的企業各級部門及員工從事生產、經營、企業管理、公關宣傳等活動中所直接形成的對企業有保存價值的各種文字、圖標、賬冊、憑證、報表、技術資料、電腦盤片、聲象、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。3、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律2、不準抽存)。結案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。4、重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由總經辦統一管理。第二章 檔案歸檔二、文件材料的收集管理1、公司指定專人負責文件材料的管理。2、文件材料的收集由各部門或經辦人員負責整理,交總經理審閱后歸檔。3、一項工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會議文件由行政部收集。 三、歸檔范圍1、重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。2、本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。3、本公司的各種工作計劃、總結、報告3、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。4、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。7、工程基建：設計文件、圖紙、會議記錄、招投標文件、造假、工程管理（變更、進度控制、質量空hi）、工程驗收、工程報批資料等。8、合同：原輔料采購、設備采購、工程基建、技術轉移、委托合同、設計合同、其他合同。9、設備檔案：公用系統、物料、倉庫等輔助設備；生產部設備、工程部設備、QC部設備等。10、員工培訓：培訓計劃、總結、內部培訓記錄、外部培訓報告等。11、供應商檔案四、歸檔時間1、 各類證照、批4、件、商標、合同、協議等原始文件和加蓋公章的文件復印件須于文件產生的24小時（一個工作日）內到檔案室辦理歸檔手續。2、 設備檔案、產品檔案、質量標準、檢驗方法、標準操作規程隨時產生隨時歸檔。3、 員工培訓類資料按月歸檔，于每月25日之后至次月5日之前到檔案室辦理歸檔手續。4、 計量類資料按半年歸檔，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續。5、 供應商檔案按每年度歸檔，于每年1月25日之后2月5日之前將上一年的資料到檔案室辦理歸檔手續。6、 記錄文件，輔助記錄半年歸檔一次，其他記錄文件每年歸檔一次。7、 批記錄文件按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前5、到檔案室辦理歸檔手續。8、 未按要求及時歸檔而造成損失的，由當事人承擔全部責任，并根據情節輕重予以相應處理。五、歸檔份數1、原件全部歸檔，并注明份數、出處。2、使用頻繁的檔案，各使用部門應復印留存自用。六、檔案要求1、 由檔案室和各部門指定派一名專人負責歸檔事宜。2、 對已經破損或模糊的文件必須先修復再歸檔。3、 文件必須通過系統整理后再歸檔。4、 文件須經歸檔部門主管或部門以上領導簽字確認后方可歸檔。5、 案卷封面,應逐項按規定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。6、 檔案文件材料應區別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在6、后;其它文件材料依其形成規律或特點,應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。7、 在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應合一歸檔。8、 檔案質量總的要求是:遵循文件的形成規律和特點,保持文件之間的有機聯系,區別不同的價值,便于保管和利用。9、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。七、歸檔手續各類文件歸檔時，歸檔部門應填寫文件歸檔單一式二份，由歸檔部門負責人和總經辦審批，歸檔部門和檔案室各留一份，以備查考。由檔案員填寫文件歸檔登記簿，貴當然和檔案員共同簽字確認。第三章 檔案的收集與整理八、檔案的收集7、1、 由各部門指派專人，每周一對其本部門需要歸檔的文件進行收集，并進行分類、排列、編目后移交檔案室。2、 由檔案管理人員定期到各部門對零散的文件進行收集，再進行系統的、全面的整理。3、 收集時要保證檔案的質量，如不完整，需進行進一步的收集，對收集不全的檔案，要做好記錄。九、檔案的整理1、 檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利用。2、 檔案嚴格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進行系統、全面的整理，并做電子目錄方便日后檢索。第四章 檔案建檔十、分類梳理歸檔的資料，由檔案員分類、編號、于文件歸檔的當天入庫，并建立檔案明細臺賬十一、檔案專用章所有歸檔的復印件及歸檔原件產生的復印件，8、每頁紙加蓋藍色檔案專用章，加蓋檔案專用章的復印件視同原件使用，檔案專用章置于檔案室，由檔案員保管。十二、 檔案編號章檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號章，編號手寫，檔案編號章置于檔案室，由檔案員保管，對已歸檔編號檔案做出的任何調整須登記備查。十三、 檢索目錄所有歸檔文件，由檔案員建立對應關系的電子版檢索目錄，并定期核對。十四、 電子備份重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應一并建檔備份。第五章 檔案使用和歸還十五、檔案使用1、 文件復?。河墒褂萌颂顚憴n案復印件登記簿，一般性文件經部門負責人批準，重要文件同時報分管副總批準，由檔案員復印、提供。2、 借出已加蓋檔案9、專用章的復印件：由使用人填寫檔案借出登記簿，經部門負責人批準，最長不超過十個工作日，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準；十日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續。3、 借閱原始文件：由使用人填寫檔案借閱登記簿，經部門負責人批準，于檔案室制定的地點查閱，不得帶離檔案室，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準。4、 外單位借出檔案時，由使用人填寫檔案借出登記簿，須經總經理批準后方可使用。5、 按規定審批，由當事人和檔案員在相應登記簿上登記并簽字確認方可使用檔案；違者一經發現，對檔案員處以200-1000元/人/件的罰款；造成損失的，由檔案員全額承擔，并根據情節輕重予以相應處理。十六、檔案歸10、還1、 檔案使用者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散或損毀。借出的各類檔案文件在歸還時，經檢查無誤后，應在檔案借出登記簿登記，并由使用人和檔案員分別簽字確認。2、 發生損壞、丟失的，對使用人處以200-100元/人/件的罰款；造成損失的，由使用人全部承擔，并根據情節輕重予以相應處理。3、 檔案歸還時內容發生變更的，使用人應及時知會檔案員進行更新，以保持檔案的準確性。十七、檔案保管與檢查1、 公司各類應歸檔文件應集中于檔案室管理，任何部門或個人不得私自保存，更不得擅自銷毀或據為己有，造成損失的，由當事人全額承擔，并根據情節輕重予以相應處理。2、 每月底，由綜合部負11、責人將對檔案室的資料進行抽查；每三個月與檔案元共同對檔案室的所有資料進行一次徹查，并填寫檔案清查記錄。3、 檔案管理應賬實相符，檔案損毀或丟失的，由檔案員全額承擔，并根據情節輕重予以相應處理。十八、檔案的銷毀1、 對需要進行銷毀處理的檔案，由檔案室填寫檔案銷毀申請表，并制作檔案銷毀清冊，包括：本單位和卷宗的簡短的歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數量和詳細內容、鑒定的情況和銷毀的理由等內容的書面報告，經相關部門負責人和總經理審核簽字同意后，方可銷毀。2、 檔案員進行檔案銷毀，QA和檔案歸檔部門各指派一人進行監銷，檔案銷毀須協同保衛部門共同處理。3、 檔案銷毀時檔案員要在銷毀清冊上“銷毀情12、況”一欄注明“已銷毀”字樣和日期，監銷人員要在銷毀清冊上簽字確認。十九、檔案管理人員職責1、按照有關規定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時歸檔。3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守,努力維護公司檔案的完整與安全。二十、檔案的利用1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱,借閱者都要填寫借閱單,報主管人員批準后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經理簽字批準,受控文檔的借閱要由總經理簽字批準。2、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發現損壞、丟失或逾期未還,應寫出書面報告,報總經理處理。 3、必須嚴格保密,不準泄露檔案材料內容,如發現遺失必須及時匯報,追求責任。4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復制案卷內容,如確有需要,必須經領導批準才能摘抄或復制。5、必須愛護檔案,保持整潔,不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。 6、不準轉借,必須專人專用。 7、用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。xx新材料綜合管理部年10月