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1、大學文件材料綜合檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 學院檔案管理制度第一章 總則第一條 為了加強對學院綜合檔案的科學管理，實現檔案管理工作的標準化、規范化，更好地為學院各項工作服務，根據中華人民共和國檔案法和高等學校檔案管理辦法（教育部令第27號）及有關文件精神，結合我院具體情況，制定本制度。 第二條 本辦法所指的檔案是指學院在從事教學、科研、基建、財務、黨政管理及其它各項活動中，直接形成的對學院和社會具有保存價值的各種文件、圖表、聲像和實物等不同載體的歷史記錄。第三條 學院檔案工作是維護學院歷史真實面貌、2、辦好學院的重要基礎工作之一，也是衡量學院教育質量和管理水平的一個重要標志。因此，必須把學院檔案工作納入整體發展規劃，加強對檔案工作的領導，實行集中統一管理，確保學院檔案的完整、準確、系統、安全。第二章 機構與任務第四條 綜合檔案室主管學院檔案工作，對全院的檔案實行統籌規劃、組織協調、監督和指導。第五條 各部門必須指定專人專職或兼職負責本部門檔案材料的管理，包括檔案的收集、整理、分類、建冊以及檔案移交前的保管。第六條 綜合檔案室的主要任務是：（一）貫徹執行國家關于檔案工作的法令、政策和規定，規劃全校檔案工作；（二）制訂本校關于檔案工作的規章制度，并負責監督、指導和檢查執行情況；（三）負責接收（征3、集）、整理、分類、鑒定、統計、保管全校的各類檔案及有關資料；（四）開展檔案的開放或利用工作；（五）負責編輯檔案參考資料，編制檢索工具，積極開發檔案信息資源；（六）參加檔案信息工作的整體化建設，開展多方面協作，進行檔案信息交流；（七）負責對全校檔案工作人員的業務培訓；（八）開展檔案宣傳工作和利用者教育活動；（九）開展檔案學術研究和交流活動。第三章 文件材料的歸檔、移交工作凡是反映本院重大工作與活動，具有參考利用價值的文字、聲像制品、材料均屬歸檔范圍，均應按照規定向學院檔案室移交，任何單位或個人不得據為己有或拒絕歸檔。第七條 文件材料的歸檔范圍：（一）黨政管理類主要包括學校黨委、工會、團委、民主黨4、派等組織的各種會議文件、會議記錄；各黨群部門的工作計劃、總結；上級機關與本校關于黨群管理的文件材料。（二）行政類主要包括高等學校行政工作的各種會議、會議記錄及紀要；上級機關與學校關于人事管理、行政管理的材料。（三）學生類主要包括高等學校培養的學歷教育學生的高中檔案、入學登記表、體檢表、學籍檔案、獎懲記錄、黨團組織檔案、畢業生登記表等。（四）教學類主要包括反映教學管理、教學實踐、教學研究等活動的文件材料。按原國家教委、國家檔案局發布的高等學校教學文件材料歸檔范圍（87）教辦字016號）的相關規定執行。（五）科研類按原國家科委、國家檔案局發布的科學技術研究檔案管理暫行規定（國檔發19876號）執行5、。（六）基本建設類指在整個建設項目從醞釀、決策到建成投產（使用）的全過程中形成的、應當歸檔保存的文件，包括基本建設項目的提出、調研、可行性研究評估、決策、計劃、勘測、設計、施工、調試、生產準備、竣工、試生產（使用）等工作活動中形成的文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等形式與載體的文件材料。按國家檔案局、原國家計委發布的基本建設項目檔案資料管理暫行規定（國檔發19884號）執行。（七）儀器設備類主要包括各種國產和國外引進的精密、貴重、稀缺儀器設備（價值在10萬元以上）的全套隨機技術文件以及在接收、使用、維修和改進工作中產生的文件材料。（八）產品生產類主要包括高等學校在產學研過程中形成的文件6、資料、樣品或者樣品照片、錄像等。（九）出版物類主要包括學校自行編輯出版的學報、其他學術刊物及本校出版社出版物的審稿單、原稿、樣書及出版發行記錄等。（十）外事類主要包括學校有關人員出席國際學術會議（含在國內舉辦的）、出國考察、講學、合作研究、進修及學校聘請的外籍、港澳專家與教師在教學、科研及其他有關活動中形成的文件材料；授予中、外學者、著名社會活動家名譽職務的有關材料等。（十一）財會類指會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計核算專業材料。以上各類歸檔的文件材料包括紙質、照（膠）片、錄像（錄音）帶等各種載體形式。第八條 歸檔時間（一）學校各黨政部門和能按年度歸檔的部門，應在次年xx月底前歸檔；（二）各7、教學部門和能按學年度歸檔的部門，應在次學年xx月底前歸檔；（三）科研、基建等部門，應在項目完成后兩個月內歸檔。第九條 歸檔要求（一）凡屬歸檔的各種文字材料，要求字跡、圖像清楚，用簽字筆或鋼筆書寫工整。（二）有關部門應自覺配合檔案室將該歸檔的材料收集齊全，核對準確，按文件的自然形成規律，系統整理并做好立卷工作。（三）在教學、科研、行政后勤等職務活動中形成的對學院有保存價值的各種載體形式的文件、材料、均應按照規定向院檔案室移交，各單位不得以任何借口不交，或將檔案據為己有。（四）根據檔案的保存價值和保管期限的規定，準確劃分保管期限：凡反映重大活動和基本歷史面貌料等，有長期利用價值的檔案列為永久保管；8、凡是反映學院一般工作活動，在較長時間內有參考利用價值的列為長期保管；凡是在短時間內對學院有參考利用價值的列為短暫保管。第四章 檔案的保管與利用第十條 學院檔案室應做好檔案的安全與保護工作。第十一條 建立健全案卷，做好立卷、鑒定報告、交接憑證、檢查記錄等。第十二條 積極主動開展檔案利用工作，建立檔案借閱、調檔制度，確定檔案利用范圍，嚴格履行檔案借閱、調檔手續；未經院領導批準，任何人不得超工作范圍借閱檔案。第十三條 任何借閱檔案的人員不得擅自拆卷抽取、拍照、復制卷內文字材料，不得泄密、遺失和涂改。第十四條 學院定期組織人員對檔案保管情況進行檢查，發現問題及時向分管理領導匯報，按有關規定進行整改。第9、十五條 對已失去保存價值的檔案，在經過相關部門鑒定和同意，并造冊報經分管院長批準后，予以銷毀。未經鑒定和批準，不得銷毀任何的檔案。銷毀檔案時要指定專人監銷，并建立銷毀清冊。第十六條 各部門檔案管理人員都應負責本部門文件材料的齊全、完整。第五章考核與獎懲第十七條 檔案館應建立檢查、考核和評估制度，明確崗位職責，對檔案形成部門及專（兼）職檔案人員的檔案工作進行檢查、評估。第十八條 有下列事跡之一的，學校給予表彰和獎勵。1、對檔案的收集、整理、立卷、歸檔和提供利用做出顯著成績的。2、對檔案的保護和現代化管理做出顯著成績的。3、將重要或珍貴檔案捐獻給學校的。4、同違反檔案法律、法規的行為作斗爭且表現突出的。第十九條 有下列行為之一的，根據情節輕重，輕者學校給予批評并責令其改正；重者，給予行政處分；違反檔案法構成犯罪的，依法追究刑事責任。1、將公務活動中形成的應歸檔的文件資料據為己有，或隨意處理，造成損失的。2、不按規定歸檔或一拖再拖，以種種理由不按期移交檔案的。3、拒絕學校檔案館督促、檢查、指導的。4、損毀、丟失檔案的。5、擅自提供、抄錄、公布、銷毀檔案的。6、涂改、偽造檔案的。7、出賣、轉讓檔案，或將檔案賣給、贈送外國人的。8、檔案工作人員玩忽職守，造成檔案損失的。第六章 附則第二十條本辦法由綜合檔案室負責解釋。