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1、工廠物料采購、合同管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第1章 總則第1條 為加強對工廠采購的管理，規范采購工作，保證生產的供應，控制采購的成本，特制定本制度。第2條 本制度適用于采購部人員在進行采購作業時的相關工作。第3條 采購工作的目標。1. 根據工廠生產的需求做好物料采購工作，保證生產物料的供應。2. 在保證物料供應的前提下，控制采購成本。3. 處理好與供應商的關系，優化工廠的供應渠道。第2章 物料請購管理第4條 工廠的各物料請購部門應根據部門本身的職權向采購部提出請購申請，具體職權劃分如下所示。1. 生產2、部:請購計劃期間的用料或常備用料。2. 倉儲部:請購預備物料或其他物料。第5條 請購單的填寫。1. 用料部門的經辦人員根據用料的預算及庫存裝款填寫請購單，填寫時要注明物料的名稱、規格、數量、需求日期、請購部門及對物料的特殊要求等，經部門經理審批簽字后，送采購部門。2. 如果請購單不只一份，應按照需求日期的先后順序裝訂成冊后送采購部門。3. 對于請購重要的物料或由特定供應商供應的物料，物料請購部門應在請購單上特別注明或單獨進行請購。4. 物料的緊急請購時，請購部門應在物料請購單的說明欄中注明原因，并使用緊急請購單填寫，送采購部門。5. 當有些物料需經過精密的設備或繁雜的工序檢驗后方可采用時，請購3、部門應在說明欄中注明物料檢驗所耗費的期限。第6條 請購的審批權限。1. 請購物料的總金額在10000元以下時，由部門經理審批。2. 請購物料的總金額在1000050000元時，由生產副總審批。3. 請購物料的總金額在50000元以上時，由總經理審批。第7條 請購單的撤銷。1. 請購部門因工作失誤等原因出現請購單的填寫錯誤且已送到采購部時，應立即通知采購部，并在已填寫好的請購單上寫明撤銷原因，其中一聯留采購部存檔。2. 如果采購部門已根據錯誤的采購單發出訂貨單，采購部門應積極同供應商進行協商并加以解決，如取消訂貨單或轉為其他相近物料的采購。3. 由于人為原因造成工作失誤的，相關人員應承擔相應的責4、任。第3章 采購作業管理第8條 采購部門在接到物料請購單據后的作業標準。1. 進行審核，對于越權的請購單審批直接退回請購部門。2. 收集所請購物料的倉儲資料。第9條 采購部門的人員根據物料請購單與倉儲數量等資料計算最經濟的物料采購數量，并根據各種物料的期限編制物料需求計劃，報主管副總及總經理進行審批。第10條 采購預算的編制。1. 采購人員根據物料需求計劃選用合適的方法編制采購預算。2. 編制的采購預算必須在考慮到工廠的銷售計劃與資金支付能力的基礎上對采購預算進行平衡。3. 編制好的采購預算必須經財務部的審核通過。第11條 供應商的選取。1. 對于所需物料的采購對象應從工廠的供應商名單中選取合5、適的供應商。2. 若供應商名單中無合適供應商，則由采購人員走訪市場，進行詢價，選擇不少于三家的供應商。3. 組織由質量管理部、財務部、工藝技術部等相關部門對供應商進行考察，經審查合格的供應商方可登記到工廠供應商名單中。第12條 采購方式的選擇。1. 工廠所采購的物資總金額超過50000元時，必須采用競標的方式進行采購。2. 工廠的采購方式除選用規定的直接采購、間接采購等方法外，還應根據物料的特性與需求量，采用以下兩種方式進行采購。(1)集中采購。具有共同性的物料，使用集中采購可降低費用時，采購部門應根據請購單需求，定期進行采購。(2)長期采購。凡經常使用且用量比較大的物料，采購部門應聯合其他部6、門對供應商進行考核，考核通過后與供應商簽訂長期供貨協議。第13條 采購部根據確定的采購數量、采購對象、采購方式、采購時間等編制采購計劃并報主管副總與總經理審批。第14條 與供應商的談判。1. 與供應商談判的原則。(1)合作原則。(2)認同原則。(3)平等原則。(4)互惠互利原則。(5)堅持客觀標準原則。2. 與供應商談判的流程。(1)與供應商進行聯系。(2)與供應商進行談判。(3)與供應商進行價格磋商。(4)與供應商達成協議。(5)簽訂合同。第15條 采購部所擬定的采購合同必須經過財務部、法律顧問與總經理的審批，三方就合同中的條款提出建議或意見，采購部人員據此修訂合同并與供應商協商。第4章 采7、購作業的控制第16條 采購部人員根據采購合同的約定向供應商發出訂貨單后，必須對訂貨單進行跟蹤。第17條 采購人員按照采購的先后順序將物料訂貨單編輯成冊，并結合采購進度計劃制訂每日的跟催計劃，防止因出現延期供貨而影響生產的進度。第18條 采購人員未能按采購進度采購時，填寫采購進度異常報告單，注明異常的原因及預計完成日期，經采購部經理審核后轉送請購部門，根據請購部門的意見擬定對策加以解決。第19條 采購的貨物到達工廠后，采購人員應辦理相應的接收手續，并配合質量管理部門對采購的貨物進行驗收。第20條 貨款的給付。1. 采購部門將質量管理部、倉儲部簽字蓋章的物料驗收單與物料進庫單收集整理后，交財務部門8、進行核算、付款。2. 若采購來的物料數量缺失，則按照實際數量進行付款。第5章 附則第21條 本制度由采購部制定，其解釋權、修改權歸采購部所有。第22條 本制度經總經理辦公會議審議后，自下發之日起執行。2.2.4 采購合同管理制度工廠采購合同管理制度應規范采購合同的編寫要求、合同簽訂程序、合同執行與控制、合同修改與終止、合同糾紛處理與合同檔案管理等事項。下面是工廠采購合同管理制度，供讀者參考。采購合同管理制度第1章 總則第1條 為規范工廠對采購合同的管理事宜，做好采購合同的編制、簽訂、執行、修改等工作，使其符合采購管理的要求及工廠的利益，特制定本制度。第2條 本制度適用于對采購合同管理的相關事宜9、。第2章 采購合同的編寫第3條 工廠采購部是采購合同的對口管理部門，負責工廠采購合同的編制、簽訂、執行、控制等管理事項。第4條 采購合同的編寫程序。1. 調查供應商。在編寫合同前，采購部應組織專人對初選供應商名單中的供應商展開調查，調查的主要內容包括供應商的經營范圍、銀行資金、履約能力、技術水平、管理水平、產品質量、法人資格、信用等級等方面，以確定可進行談判的供應商。2. 進行談判。采購部應與合格的供應商展開談判，談判內容包括采購物料的價格、數量、質量以及供貨方式、貨款支付等，并根據談判所形成的方案選擇對工廠最有利的供應商。3. 擬定草案并評審。采購部應根據談判所形成的方案擬定采購合同草案，并10、交各部門進行評審，同時報送法律顧問及總經理進行審批。4. 擬定正式的采購合同。采購部應根據各相關部門、法律顧問及總經理的意見對采購合同草案進行修訂，并據此形成正式的采購合同。第5條 正式的采購合同主要包括以下九個方面的內容。1. 合同簽訂雙方的姓名、住所和聯系方式。2. 標的的全稱、價格及報酬。3. 標的的數量和規格型號。4. 標的的品質和技術要求。5. 標的的履約方式、期限和地點。6. 標的的驗收標準和方式。7. 付款方式和期限。8. 售后服務和其他優惠條件。9. 違約責任和解決爭議的方法。第6條 采購合同的條款內容必須齊備、明確、具體，文字的表述必須嚴謹。第3章 采購合同的簽訂第7條 工廠11、采購合同原則上由總經理負責簽訂，但金額在5000元以下時經過總經理的授權可委托采購部經理出面代表工廠進行合同的簽訂。第8條 與工廠簽訂采購合同的供應商必須具有法人資格，并以其自己的名義簽訂采購合同，如果委托他人代簽，采購部應審驗其委托證明。第9條 工廠與供應商簽訂的合同必須采用書面的形式，不能采取其他任何形式，否則視為無效合同。第10條 對于金額在10萬元以下的采購合同，可以采用傳真的方式進行簽訂，即工廠將合同擬訂好后傳真給供應商，供應商進行蓋章簽字后回傳，工廠蓋章簽字后發給供應商回執，視為合同成立。第11條 簽訂后的合同由財務部保管采購合同的原件并復印三份，分別交行政部、采購部及法律顧問處進12、行保管。第4章 采購合同的執行與控制第12條 合同簽訂后即具有了法律約束力，采購部應及時向供應商發送訂貨單，使供應商及時準備工廠所需的物料。第13條 采購部應配合質量管理部進行采購物料的進廠驗收工作，當所采購的物料不符合合同所約定的質量要求時，采購部應積極聯系供應商進行處理。第14條 采購的所有物料都必須附帶由供應商提供的驗收報告，且在驗收報告中有供應商的簽章。第15條 采購部應建立合同履約的管理臺賬，對雙方的履約進程進行逐次、詳細的書面登記，并保存好能夠證明合同履約的原始憑證。第16條 對于供應商需要按照樣品或圖紙加工的物料，如果存在加工周期長、加工變數大、監控過程比較復雜的現象，應要求供應13、商提供進度安排，采購部根據進度安排與供應商進行聯絡，進行積極的協商，確保物料能夠及時運送到工廠。若供應商提供的物料將延緩工廠的生產，采購部應減少在供應商處的采購數量并與其他供應商聯系，增加采購數量。第17條 在合同的執行過程中采購部要處理好與供應商的關系，將供應商視為工廠的戰略發展伙伴，便于在生產旺季加大物料采購時能夠得到及時供應，在生產淡季時能夠縮減或取消物料采購的數量。第18條 采購部應本著經濟性的原則做好物料的采購進度控制，既保證倉庫中所采購的物料庫存最低，同時保證庫存物料滿足生產的需求。第5章 采購合同的修改與終止第19條 在合同執行過程中，因供應商的原因造成無法按需求量供應的采購物料14、，采購部經調查核實后，可與供應商簽訂新的采購物料的數量規定，作為采購合同的附件予以執行。第20條 在合同執行過程中，若外部市場環境發生變化，因原材料價格或工資上漲而導致供應商無法按合同規定的價格交貨，采購部可與供應商進行協商，簽訂新的供貨價格的條款，作為采購合同的附件執行。第21條 在合同執行過程中，若因不可抗力導致供應商無法按時交貨，采購部經過核實后可與供應商進行協商、簽訂雙方的延期交貨規定，作為采購合同的附件予以執行。第22條 有下列情形之一者，視為合同終止。1. 因不可抗力導致合同無法繼續執行，雙方同意取消合同。2. 因市場環境或需求的變化一方提出取消合同，由雙方協商解決賠償事宜。3. 15、出現違背合同中條約的狀況。4. 合同約定期滿。5. 發生符合合同條款中合約解除的事項。第6章 合同糾紛的處理與合同管理第23條 當工廠與供應商所簽訂的合同出現糾紛時， 一般情況采取以下四種解決方法。1. 與供應商協商解決。2. 請第三方協調解決。3. 由仲裁機構進行仲裁。4. 通過法律途徑解決。第24條 采購合同的簽訂人員與資料管理人員要遵守合同的管理紀律，有下列情形之一的，工廠將根據情節的輕重進行相應的處理。1. 泄露合同內容。2. 私自更改合同內容。3. 丟失合同。4. 在合同簽訂及資料保管時發生損害工廠利益的行為。第25條 參與采購合同履行與監督的人員違反工廠的相關規定，給工廠造成經濟損16、失和其他損失的，工廠將根據性質與情節輕重對責任人進行行政和經濟處罰，情節嚴重、觸犯法律的，將依法追究其法律責任。第7章 附則第26條 本制度未盡事宜，依照國家相關的法律、法規和政策執行。第27條 本制度自總經理辦公會議審議后執行。物料采購跟催方案一、目的為控制采購交期、確保生產順利進行、規范有效的實施物料跟催，特制定本方案。二、適用范圍本方案適用于采購物料跟催的管理工作。三、管理職責采購部為采購物料工作的歸口管理部門。四、制定跟催工作規劃(一)跟催工作準備1. 確定交貨日期及數量。2. 了解供應商主要生產設備利用率。3. 要求供應商提供生產計劃表或交貨日程規劃。4. 了解供應商物料管理及生產管17、理能力。5. 在采購條款中規定加重違約罰款或解約責任。6. 準備替代物料來源。(二)擬定采購進度時間控制表1. 規劃合理的購運時間。采購部需對請購、采購、供應商準備、運輸、檢驗等各項作業所需的時間進行合理的規劃。2. 比較生產進度。需在采購訂單或者合同中明確要求供應商編制生產進度計劃表、實際生產進度表，并將兩項表格進行對比，嚴格控制交貨時間。(三)制訂溝通計劃1. 采購部需和銷售部、生產部密切聯系，隨時關注銷售市場情形和生產部計劃變更情況，以便據此更改采購計劃。2. 采購部需制訂計劃定期與供應商進行聯系，以便掌握供應商的實時信息。五、跟催方法物料跟催包括但不限于以下四種方法，物料采購專員應據情18、況選擇合適的方法，確保采購交期的達成。(一)訂單跟催按照訂單預定進料日期，提前一定時間進行跟催，具體包括以下兩種方法。1. 聯單法，將訂購單按照日期順序排列，提前一定時間進行跟催。2. 統計法，將訂購單統計成報表，提前一定時間進行跟催。(二)定期跟催每周在固定的時間將需跟催的訂單整理好，打印成報表，統一定期進行跟催。(三)設置物料跟催表物料采購專員根據物料跟催表掌握供料狀況，確定跟催對象，保證及時供料。(四)設置物料跟催箱在采購部辦公室內設置物料跟催箱，取代傳統翻頁打鉤的辦法。在跟催箱里面設置32格，前31格代表每月的日期，第32格為急件處理格。六、采購跟催措施(一)定制物料跟催定制的物料需對19、供應商生產過程進行監控。1. 物料采購專員需及時了解供應商備料情形。2. 為供應商提供必要的材料、模具或技術支援。3. 物料采購專員了解供應商的生產進度情況。4. 交期及數量變更時及時通知供應商。(二)非定制采購的跟催1. 物料采購專員需注意是否按規定時間收到驗收表。2. 物料采購專員及時電話查詢交貨進度。(三)重要物料跟催1. 采購部需審核供應商的計劃供應進度，并分別從各項資料獲得供應商的實際進度。2. 重要物料采購除要求供應商按期報送進度表之外，采購部還應實地前往供應商處進行訪問查證。3. 必要時派專人駐場監控，確保供應商按時交貨。4. 將累計交貨結果以報表形式告知供應商，促進其改善。七、20、跟催工作考核(一)采購人員跟催考核采購部需將跟催工作中如下內容納入采購人員績效考核體系。1. 采購人員對交貨延誤原因進行分析的情況。2. 采購人員對供應商跟催的次數及溝通情況。3. 采購人員對交期的控制情況。(二)供應商交期考核1. 將供應商交期延誤次數、時間、數量等納入供應商的考核體系。2. 供應商交期延誤對本工廠造成的損失納入供應商的考核體系。3. 對交貨及時、質量優良的供應商，增加付款優惠及其他獎勵。2.5 供應商管理2.5.2 供應商管理制度供應商管理制度第1章 總則第1條 為加強工廠在采購時對供應商的管理，保證生產所需物料的供應，對供應商的資質和能力進行客觀的評價，特制定本制度。第221、條 本制度適用于對供應商進行管理時的相關事宜。第2章 供應商的調查第3條 工廠的采購人員應隨時隨地地進行市場信息的收集，關注與工廠生產所需物料相關的供應商的信息及供應價格，建立供應商調查表，以記錄整理潛在或合格供應商的信息。第4條 建立的供應商調查表的內容。1. 供應商的基本資料，包括供應商的名稱、資質、地址、法人代表、聯系方式、注冊資本、是否進行直銷等。2. 供應商的物料供應狀況。3. 供應商供應的物料品質狀況。4. 供應商的專業技術能力。5. 供應商的生產能力。6. 供應商的管理水平。7. 供應商的財務及信用狀況。第5條 采購人員在尋找潛在供應商的途徑。1. 工廠與供應商的歷史交往記錄。222、. 供應商的商品目錄。3. 相關行業的行業期刊。4. 工廠固定供應商的介紹。5. 銷售代理的介紹。6. 工廠的銷售代表。7. 網絡搜索。第6條 凡是愿意與工廠建立供應關系且符合條件的供應商，都應制作供應商調查表，并不定時進行填寫，作為對供應商評價的依據。第7條 當供應商調查表中的供應商的相關條件發生變化時，采購人員應及時更新供應商調查表中的相關信息。第8條 對于與工廠目前存在供應關系的供應商，采購人員應做好與供應商發生每次供應關系的詳細記錄，并將相關內容及時填入供應商調查表中。第3章 供應商的評審第9條 采購人員應不斷地對新的供應商及現有的供應商進行評審，淘汰不符合條件的供應商。第10條 合格23、的供應商應符合的條件。1. 供應商應有合法的經營許可證和與工廠規模相匹配的綜合實力。2. 供應商已建立起質量體系并通過了驗證。3. 供應商具有良好的信用和良好的售前、售后服務能力和服務意識。4. 供應商能夠滿足工廠所需物料的供應和緊急物料的供應。5. 供應商所供應的物料在同等的價格上，質量占優；在同等的質量上，價格更便宜。6. 供應商所提供的供應物料的樣品通過試用并且合格。7. 供應商若為代理商則應調查其生產廠商是否符合以上條件。第11條 供應商評審小組成員構成及職責。1. 供應商的評審工作由供應商評審小組負責。2. 評審小組由采購主管、質量主管、技術主管及財務經理等人員組成。第12條 供應商24、的評審的內容。1. 能力，包括供應商的生產能力、創新能力、財務能力、配送能力、技術水平等。2. 質量，包括供應商提供物料質量的控制、產品質量的穩定性、產品的質量認證等。3. 價格，包括采購價格的穩定、采購的相對價格、付款條件等。4. 時間，包括供應商所提供物料的生產周期、訂貨周期、交貨周期、交貨時間、緊急物料的交貨時間等。5. 服務，包括供應商所提供的售前服務、售后服務、訂單跟蹤服務等。6. 其他，包括供應商的抗風險能力、人員的穩定性、安全方面的措施等。第13條 對于工廠臨時的且提供物料的總金額在10000元以下的供應商，可直接由采購部對其進行審核，報采購部經理批準即可。第14條 對于工廠的長25、期合作供應商， 必須到其生產地進行實地評審，并編制評審結果。第15條 供應商的評審時間。1. 普通供應商一般的評審周期為一年。2. 提供重要材料的供應商至少每半年評審一次。3. 與工廠簽訂長期供應合同的供應商至少每季度評審一次。第4章 合格供應商檔案管理第16條 采購人員應將評審合格的供應商錄入合格供應商名單，工廠進行采購時將首先考慮名單中的供應商。第17條 采購部所編制的的合格供應商名單必須報主管副總及總經理進行審批。第18條 采購部應在工廠所需物料的每個品種下應根據評審分數的高低選擇23家供應商作為工廠的主要供應商，其他供應商為備選供應商，并按照評審等級的高低進行采購數量的分配。第19條 26、合格供應商名單不是一成不變的，實行優勝劣汰原則，即每次評審后將不合格的供應商從檔案中刪除。第5章 供應商考核第20條 由采購部按照不同頻率對列入合格供應商名單中的所有供應商進行考核。第21條 考核方法。對供應商實行評分分級制度，滿分為100分。1.90100分為一級供應商。2.8089分為二級供應商。3.7079分為三級供應商。4.70分以下為不合格供應商。第22條 考核項目和評分標準。對供應商的考核項目及評分標準如下表所示。供應商的考核項目及評分標準表考核項目權重總分評分標準質量狀況0.660分60（合格批數總交貨批數）交付情況0.220分20（按時交貨批數總交貨批數）服務質量0.110分配27、合度、送樣速度、糾正措施回復、超額運費價格水平0.110分偏高3分、居中6分、居下9分總計1100分第23條 考核頻率。關鍵、重要物料的供應商每月考核一次，普通物料的供應商每季度考核一次。第24條 考核結果的處理。1. 考核結果在90分以上的供應商，優先采購。2. 考核結果在8089分的供應商，要求其對不足部分進行整改，并將整改結果以書面形式提交，采購部對其提交的糾正措施和結果進行確認并存檔。3. 考核結果在7079分的供應商，要求其對不足部分進行整改，并將整改結果以書面形式提交，采購部組對其提交的糾正措施和結果進行確認，并決定是否對其采購或是減少采購量，其結果應報主管副總及總經理審批。4. 28、對考核結果在70分以下的供應商需從合格供應商名單中刪除，并終止對其采購。5. 考核標準和考核結果由采購人員書面通知供應商。第25條 對合格供應商的質量監督。1. 質量管理部和采購部應保存合格供貨方的供貨質量記錄，對于批量產品不合格應及時通知供應商，產品不合格的對供應商提出警告，連續兩批產品不合格則暫停采購，另選供應商或待其提高產品質量后再行采購。2. 對不合格的供應商應取消其供貨資格，并修訂合格供應商名單。第6章 附則第26條 本制度由工廠采購部負責制定并解釋。第27條 本制度由工廠采購部負責檢查與考核。第28條 本制度報工廠董事會批準后施行，修改時亦同。第29條 本制度施行后，原有的相關制度自行終止，與本制度有抵觸的規定，以本制度為準。