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1、瀝青攪拌站大宗材料物料采購管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 總 則第一條 目的為加強公司規范化管理，規范采購工作，保障攪拌站的正常持續進行，選擇合格的供應商并對采購過程進行嚴格的控制，確保供貨商提供的材料滿足施工的規定要求，最大限度的降低成本，特制定本制度。第二條 適用范圍 本辦法適用于公司各瀝青攪拌站施工用材料、物料（設備）采購時，計劃、審批、價格之審核、訂購、驗收、付款結算等，除另有規定外，均以制度處理。本管理制度所指大宗材料、物料指各攪拌站建設及生產所需的：骨料、石粉、礦粉、瀝青、重油、砂、磚、2、水泥、混凝土、機械設備及配件、電纜線等。第三條 職責劃分1、由公司機料部全面負責對各材料、物料的價格詢價、采購、入庫保管工作；2、由攪拌站站長對本站內計劃單的質量、數量、要求進行詳細審核把關；3、由財務部對該工程材料的數量、規格、價格控制把關。4、由綜合部對采購合同的條款進行法律風險把關5、由分管副總對各采購計劃、合同進行審核把關；第四條 原則1、長期訂貨和大額進貨，原則上均應通過簽訂買賣合同的辦法進行。2、對于經常性采購或批量進貨的，按采購流程進行。第二章 采購（計劃）審批第一條 采購計劃的制定1、材料、物料的采購執行先計劃審批，后采購的原則。大宗材料應在計劃應在實施前不少于10天前提出，批3、量進貨的材料不少于3天提出，個別應急性材料由攪拌站負責人口頭提出報機料部和總經理批準后實施采購，但事后二天內應補齊相關手續。2、攪拌站建設期前由站長根據公司攪拌站建設規劃要求提出材料、物料采購計劃，確保材料物料規格、型號、數量無誤并簽字后以申報；3、攪拌站生產需要采購的大宗材料，由機料部提出采購意向申請，報公總經理確定供應商。4、攪拌站生產期間，進行材料和物料的采購，由攪拌部機料員根據公司經營客戶經理的書面生產計劃，提出材料、物料采購計劃，試驗員審核所購材料的技術質量條求，站長審核確認。確保材料物料規格、型號、數量無誤并簽字后以申報；第二條 詢價、比價和議價1、機料部根據采購物料的品種、規格、4、標準、數量和交付期的不同，應選擇至少三家符合采購條件的供貨商作為詢價對象；2、采購員根據過去采購的情況、市場變化情況、以及公司成本預算等情況，確定采購目標價格；3、在得到供應商的報價信息后，采購人員對供應商的報價條件進行品種、規格、數量、質量要求等方面攪拌站進行核對，以保證供應商提供的材料符合公司實際的采購要求，并對供應商所報的價格、交付期、售后服務等方面進行分析比較，以便選擇條件最優的供應商；4、供應商提供報價之物料規格與請購規格不同或屬代用品時，采購人員應送請購部門確認；5、專用材料或用品，機料部應會同使用部門共同詢價與議價；6、對供應商的報價資料整理后，經辦人員應深入分析，以電話等聯絡方5、式向供應商議價。在公司規定的權限范圍內，采購人員應與供應商進行磋商，以使雙方最終在全部條款上達成一致；7、對重大的物資采購，要保證參加人數不少于兩人進行商務談判，且要求有兩個以上的部門派人參加。第三條 采購前核決及權限大宗材料第一次采購時，按公司合同管理辦法執行合同簽字流程序，采購經辦人員與供應商初步溝通并完成詢價后，在詢價匯總表上詳細填列以下事項，呈報負責材料采購的各部門及總經理核決：1）供應商資料：包括名稱、地址、聯系人、聯系方式；（2）采購物料的詳細描述：包括品名、型號、規格等，如有超出標準的特殊要求需特別注明；（3）訂單所采購的數量/重量；單位包裝數量/重量；包裝件數；（4）價格：單價6、，合計價，合同總額，定金或預付款；（5）交付期：分批交付時應明確每批的交付時間和交付數量；（6）付款方式；（7）所需的質量證明（檢驗單、質保單、出供應證明單、化驗報告單等）；（8）質量保證條款：發生質量問題是進行退換或其他處理方法；（9）運輸方式和銷售發票的要求。3、需與供應商簽訂長期合同者，采購經辦人應以簽呈及擬妥的長期合同書，核決權限按照請購類別和對應的級別逐級呈各部門主管及公司經理核決；4、簽訂期采購合同后過程中進貨的，如骨料、重油、粉料、瀝青等，按材料采購流程，填寫采購單，辦理手續。5、金額較大或批量采購的應到對方生產工供應進行實際考察，在充分了解對方的資信程度、供貨能力和現貨品質后，7、向對方明確訂貨意向，并送樣報驗，未通過報驗的材料不準采購。第四條 簽訂采購合同或填寫采購單1、經總經理確定供應商后，機料部填寫采購合同，并經審批流程，完成采購合同經審核，加蓋公司合同公章經對方簽章后生效。采購單經公司總經理簽字審批后生效，采購單一式兩份，一份由機料部、一份交攪拌站。2、采購人員應跟蹤控制材料物料交貨期，及時向供應商跟催交貨進度。3、發貨前要求供應商在“送貨單”上注明“訂購單編號”及“包裝方式”，以便驗收確認。4、若屬分批交貨者，采購人員應在“訂購單”上注明“分批交貨”以資識別。第五條 退貨作業對于檢驗不合格的材料退貨時，應開立“材料退貨單”呈攪拌站長和機料員簽認后，對材料數量不8、進行確認。必要時由機料部通知供應商到場核實。第三章 驗收與付款第一條 材料進供應驗收1、材料進場供應商交貨時，機料部通知攪拌站庫管員和實驗員，實際清點件數或稱重，對貨物攜帶的有關證件和材料質量進行驗證，經與采購清單或采購合同內容核對相符后簽收，倉庫出具入庫單并由庫管員簽章入庫。如發現不符時，即通知機料部一同處理；2、對有專項質量要求的材料物資，機料部通知攪拌站長一同參加員驗收，驗收合格后由攪拌站庫管員出具入庫單并由庫管員簽字。第二條 付款結算1、嚴格按照公司報賬工作流程和掛賬工作流程執行；2、采購款項須按采購合同規定或采購單所約定的時間由公司安排支付；3、付款申請由采購人員或被委托采購人員提出9、，申請付款應嚴格按照采購合同要求和項目進度情況進行，分清輕重緩急，必要時須提交驗收報告、物品入庫單據和對方發票，申請付款單上應注明預付款、已付款、余款，按審批權限經相關負責人簽字后，方可辦理付款手續；4、只有在出現以下情況時才可由采購人員借款或墊款進行直接支付：（1）緊急采購且不能及時辦理財務支付手續；（2）在外埠采購且供應商要求立即付款時；（3）在現場調試施工期間急需材料的采購；（4）3000元以下的零星采購。第三條 進度控制及異常處理1、機料部應特別注意“采購單”注明的到貨時間要求，掌握到貨進度；2、采購人員發現供貨方發貨日期有延誤時，應主動與供貨供應商聯系催交，對異常原因及時處理對策，匯10、報相關職能部門、公司處理。第四條 質量評價攪拌站和機料部應就所使用的材料質量予以關注，根據使用效果對材料質量提出評價，以利于進一步工作。第四章 附 則第一條 參與采購過程的各相關部門，既要明確分工、明確責任、互相配合，還要注意發揮互相監督的作用，確保公司的利益不受損害；第二條 參加采購的人員要嚴格自律，加強法制觀念，自覺抵制不正之風，任何人不得私下收受回扣或酬金，并接受公司全體員工監督；一經發現上述情況，視情節，按所受回扣或酬金的十倍處罰，停職直至開除。第四條 本辦法自公布日期執行。 年七月十日4、材料采購申請表填報流程攪拌站建設期材料采購流程機料部采購機料員填寫材料采購申請表試驗員復核攪拌站11、長審核根據公司攪拌站規劃要求機料部接收采購單機料部詢價公司分管審核總經理審批 材料采購一般不少于提前三天，原則上不超過三天完成攪拌站機料員驗收材料員建立進場驗收臺賬機料部建立采購臺賬攪拌站機料員負責傳送，建立資料收發臺帳大宗生產材料采購流程機料部提出采購計劃機料部詢價，選擇不少于三家供應商品攪拌站機料員根據客戶經理需求填寫分批進料申請機料部將詢價情況匯總后，報總經理確定供應商機料部按公司合同管理程序審核合同合同經審批后，簽署合同按合同要求進貨試驗員和站長審核公司機料部和分管副總審核供應至攪拌站時，機料員進場驗收，重要時會同站長參加合格后入庫，登記入庫臺帳攪拌站發料，登記發放臺帳材料采購申請表（12、樣表）工程名稱：ABCDEFGHIJKL序號材料名稱規格型號單位數量技術要求或證書品牌申購用途需求日期單價金額備注123456716機料員: 試驗員: 攪拌站長: 機料部: 分管副總: 總經理:日 期: 日 期: 日 期: 日 期: 日 期: 日 期:說明:1、B-I欄由申請人填寫，J-K欄由采購人員填寫；L欄由材料員填寫庫存；2、采購申請表必須經過批準后方可采購；3、本申請表不得隨意涂改，4、本表格的單價是指詢價最優惠之價格，后附其它供貨商詢價表。注：按公司原有電子表格式_材料采購詢價表 填報部門：編號：報價單位名稱型號或產地規格數量報價資信情況質量情況供應能力交貨日期交貨地點付款辦法扣款規定詢價目標詢價人員及意見機料部門負責人意見財務主管意見分管總經理意見總經理意見