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公司物品供應事務處理管理制度
公司物品供應事務處理管理制度.doc
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材料物品
上傳人:職z****i 編號:1150522 2024-09-08 7頁 49KB

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1、公司物品供應事務處理管理制度編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 制度名電子文件編碼頁碼5-12第一條 供應事務的方針1供應部門必須經常從經濟與使用效果兩個方面出發,選擇最合適的物品。2.必須認真制訂并審查采購計劃,努力掌握采購技巧與技術;并且經常能站在公司的全局立場上,冷靜思考與判斷,謀求最有利的采購機會。3與供應商協調好關系,努力提高自身的談判地位,以最小的代價與最佳的采購條件,達成每一筆交易。4避免供應業務給整個公司整體事務運作帶來不利影響,有效地安排好物品的采購與供應工作。5加強成本意識,在不影響各部門事務工作正2、常開展的前提下,嚴格控制物品的收發領用量,杜絕一切浪費與不當消耗,保管好物品,使供應工作及時、準確。第二條 供應事務的機構1供應事務分別由訂購、驗收入庫與保管出庫三個組承擔,不同事務不得由同一個人兼管。2為了使供應工作專業化,使供應人員具有較高的商品知識、市場交易知識以及與供應商打交道的技能,可以按物品品種,如印刷制品、消耗品、雜品與器具等等,來劃分各供應人員的職務工作。3主管科長乃至主管部長,有責任貫徹供應事務的方針,使供應機構的工作能緊緊圍繞方針展開。4為了經常地把握市場中合適且優良的物品,從各部科選拔合適的人選,組成“供應物品研究委員會”。5定期或不定期召開“懇談會”,邀請相關行業的關系3、戶,共同探討有效的供應問題,收集有關物品的信息,把握購買市場的方向。6定期與物品生產制造企業、中間商、批發商以及相關的協作企業進行聯絡,把握動向。制度名電子文件編碼頁碼5-2第三條 供應設置1訂購、驗收與保管三個組必須分開設置,但又不能完全割裂開來;分組設置以及有關布局要便于三個組彼此聯絡。2訂購組的事務室,要布置在便于外來聯系業務者進出的位置。有關接待業務盡可能規范化與程序化,包括應答、交涉與接洽的語言都盡可能規范化。3物品接受與檢驗或清點,盡可能設置在寬廣的場所,并配置適當的設備,以便進行充分的檢驗與核對。驗收環節不充分,后患無窮,質量不合格,或數量不足等等,都成為本企業的損失。4保管場所4、一定要有遮掩與隔離,領用者或其他部門人員,不得或不能隨便進入物品保管場所與倉庫。第四條 購買計劃1供應物品的采購,原則上有計劃,按批量統一進行。任何零星、分散的、無計劃的采購,都會加大采購成本,并且不能確保獲得最合適的物品。2訂購組應該經常地對主要中間商與生產企業,以及市場狀況進行調查研究,并把各種調研結果記錄下來,匯編成冊。并且,由一線人員每天記錄物品市場的價格變動情況,以及商品目錄變動情況,使本公司的訂購與交易談判工作更富有計劃性。3平時注意各種有利的交易條件,包括交貨期、規格、支付條件、物品退換、折扣、送貨與交貨條件、交易方式,以及有關訂購與接貨事務等等。4如果分事業單位所在地的物品價格5、便宜,或者在當地采購合算,不必按總公司的采購計劃進行,允許按下列程序進行當地采購:制度名電子文件編碼頁碼5-3(1)填寫“當地采購申請傳票”(一式三份),其中兩份交總公司供應科。在申請傳票中如實寫清當地的價格。(2)供應科據此進行測算,包括考慮批量采購折扣、運輸費與采購或訂購費等等,作出決策,在申請傳票上作出批示,返回分事業單位,指示其按供應科的決定行事。(3)返回分事業單位的“申請傳票”,作為日后向總公司財務科結算的憑證。第五條 用品規格及采購基準1編制標準的物品目錄及其分類,對器具、備品、賬票、消耗品等主要物品作出規定,以作為制訂供應計劃與供應事務的基準。標準目錄盡可能具體、明確,例如賬票6、,寫明(1)名稱,(2)格式,(3)紙張質地,(4)大小尺寸,(5)裝訂,(6)每冊(本)頁數,(7)單價,(8)色彩等等。2確定采購或訂購規格與樣品,在采購或訂購時參照選購,或者提供給供應商,按規格與樣品供貨,并作為接貨與驗貨的基準。3對特別重要的物品,必須從使用成本的角度審視,確定采購物品的規格及采購基準。4制訂有關物品采購、供應以及改良物品的提案制度,改善物品供應事務。第六條 供應事務的運行1供應事務的主管,應該經常檢查部下在執行訂購方針、計劃以及處理事務過程中的情況,發現問題及時予以糾正。2任何一項訂購或采購,都必須兩人以上進行合議與商定后進行,以便使兩個人的知識與見解相互補充,并且防7、止在選擇供應商方面出現偏頗與舞弊行為。簽發人責任人簽名制度名電子文件編碼頁碼5-43采購人員必須公正自律,從企業的利益出發,采購合適與價格合理的物品。4在采購上既要注意“貨比三家”,利用競爭競價,謀求低成本購買上的好處;又要善于利用集中訂購,以及長期訂購的手段,提高交易地位,謀求有利的采購條件。5有組織地對供應商進行調查與選擇,把握供應商的供貨信譽、資信以及物品質量。6在選擇新供貨伙伴時,必須進行實地調查,按事先設計的調查用表進行填寫,交給供應科長裁決。對一些重要的供應商,在確定供貨關系前,雙方的主管至少見面會談一次。7原則上必須以訂購單的方式進行訂購。訂購單一式三份,一份用于訂購,一份用于進8、貨驗收,一份上報主管備案。8供應科應該不斷地改進工作,促進供應業務合理化。(1)設立訂購臺賬,并依靠臺賬,對整個供應過程,包括申請、預算、訂購、收發領用等過程,進行系統管理。(2)編制訂購日報,按日向主管、財務部門和保安部門作出報告。(3)編制若干種標準的契約書格式,以提高供貨或采購契約締結的效率,避免簽約時的失誤。(4)對樣品按各種規格、型號與形狀,進行分類整理,便于采購計劃的制訂、預算的編制,以及訂購與驗收。(5)對交易伙伴前來參觀,以及對本企業供應設施、機械和操作方法進行研究,應予以接待。(6)訂購預算,以及與供應商有關的各種通報,必須盡可能轉告相關部門。(7)運用訂購管理板,對訂購事務9、進行管理。另外,運用訂購管理卡,對訂購與接貨責任人員進行管理。簽發人責任人簽名制度名電子文件編碼頁碼5-5(8)對采購價格情況進行統計分析,按類別編制報表,以示明供應商的價格情況,以及各供應商訂購成本降低的意義。第七條 物品的保管1對保管物品的倉庫設施,包括貨架、貨柜進行更新改造,提高物品存放領取的效率,提高倉庫面積利用效率,并且對各種物品進行合理分類,便于取存與有規則地碼放。2保管物品的分類,原則上按下列標準進行:(1)印刷物(按通用品、各部科用品,以及功能或性能進行細分)。(2)備品(按通用、特殊進行細分)。(3)低值易耗品(按使用頻率細分,或按價格細分)。(4)其他(按容量、重量、體積以10、及放置場所細分)。3倉庫中貨架、貨柜等,都得掛上現有物品領用登記卡,對收發領用量進行登記,并核算其余量,以防止丟失與被盜。4在物品倉庫的事務室中,設置管理板,展示各物品申請需用量、庫存量及需要訂購量。5保管物品組,必須經常清理倉庫各貨架與貨柜,及時清理死貨、無用物品及廢品,移入統一存放這類物品的指定地點或場所。6保管物品組必須制作倉庫物品放置平面圖,并在貨架貨柜上貼上分類與編號標簽。分類與編號可以用不同顏色標出,或依物品類別用不同色彩表示。7按所保管物品品種統計并編制“收發領用月報”,送報訂購組,以及主管科長。在收發領用月報中,對各部科實際領用數量進行統計。在庫存余量邊上,注明各部科已經提出的申請訂購量簽發人責任人簽名
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