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1、企業行政事務流程及材料管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 編 號 FNC01 共 3 頁第 1 頁行 政 事 務 管 理 規 定 一 、 總 則 第一條 為加強公司行政事務管理，理順公司內部關系，使各項管理標準化、制度化，提高辦事效率，特制定本規定。 第二條 本規定所指行政事務包括檔案管理，印鑒管理，公文打印管理，辦公用品管理，庫房管理、郵發管理等。 二、 檔案管理 第三條 歸檔范圍： 公司的規化、年度計劃、統計資料、財務審計、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決議、決定、委任書、協議、合同、項目方案、通2、告、通知等具有參考價值的文件材料。 第四條 檔案管理要指定專人負責，明確責任，保證原始資料及單據齊全完整，密級檔案必須保證安全。 第五條 檔案的借閱與索取： （一） 總經理、副總經理、部門主任、主管經理、借閱非密級檔案可通過檔案管理人員辦理借閱手續，直接提檔。 （二） 公司其他人員需借閱檔案時,需經部門主管批準,并辦理借閱手續。 （三） 借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密,嚴禁擅自翻印、抄錄、轉借、遺失，如確屬工作需要摘錄和復制，凡屬密級檔案，必須由總經理批準方可摘錄和復制，一般內部檔案由公司辦公室主任批準方可摘錄和復制。 第六條 檔案的銷毀： （一） 任何組織或個人非經允許3、無權隨意銷毀公司檔案材料。 （二） 若按規定需要銷毀時，凡屬密級檔案須經總經理批準后方可銷毀，一般內部檔案，須經公司辦公室主任批準后方可銷毀。 （三） 經批準銷毀的公司檔案，檔案人員要認真填寫，編制銷毀清單,由專人監督銷毀。 三 、 印鑒管理 第七條 公司印鑒由公司辦公室主任負責保管。 第八條 公司印鑒的使用一律由副總經理以上領導簽字許可后管理印簽人方可蓋編 號 FNC01 共 3 頁第 2 頁行 政 事 務 管 理 規 定 章，如違反此項規定造成后果由直接責任人員負責。 第九條 公司所有需要蓋印鑒的介紹信、說明以及對外開出的任何公文，應統一編號登記，以備查詢、存檔。 第十條 公司一般不允許開4、具空白介紹信、證明，如因工作需要或其它特殊情況確需開具時，必須經主管副總經理簽字方可開出，持空白介紹信外出工作，歸來必須向公司匯報其介紹信的用途，未使用者必須交回。 第十一條 蓋章后出現的意外情況由批準人負責。 四、 公文打印管理 第十二條 公司公文的打印工作由公司辦公室負責。 第十三條 各部室打印的公文或其他資料須經本部門負責人簽字，交辦公室統印。 第十四條 公司各部、室所有打印公文、文件至少一式二份，交公司辦公室留底存 檔。 五、 辦公用品的管理 第十五條 辦公室用品的購發： （一） 公司辦公室指定專人制定每月辦公用品計劃及預算，經總經理批準后負責將辦公用品購回，根據實際工作需要有計劃的分5、發給各部、室，由部主任簽字領回。 （二） 除正常配給的辦公用品外，若還需用其他用品須經公司辦公室主任批準方可領用。 （三） 公司新聘工作人員辦公用品，公司辦公室根據部室負責人提供的名單和用品清單，負責為其配齊，以保證新聘人員正常工作。 （四） 負責購發辦公用品的人員要做到辦公用品齊全，量足質優，庫存合理，開支適當，用品保管好。 （五） 負責購發辦公用品人員要建立帳簿，辦好入庫、出庫手續，出庫需由領取人簽字。 （六） 辦公室用品管理一定要做到文明、清潔。注意安全、防火、防盜、嚴格按照規章制度辦事，不允許非工作人員進入庫房。 六、 庫房管理編 號 FNC01 共 3 頁第 3 頁行 政 事 務 管6、 理 規 定 第十六條 庫房物資存放必須按分類、品種、規格、型號分別建立帳卡。 第十七條 采購人員購入的物品必須附有合格證及入庫單，收票時要當面點清數目，檢查包裝是否完好，如發現短缺或損壞，應立即拆包清點數目，如發現實物與入庫單數量、規格不符時，庫房保管員應向交貨人提出并通知有關負責人。 第十八條 物資入庫后，應當日填寫帳卡。 第十九條 嚴格執行出入庫手續，物資出庫必須填寫出庫單，經公司辦公室主任批準后方可出庫。 第二十條 庫房物資，一般不可外借，特殊情況由總經理或副總經理批準辦理外借手續。 第二十一條 嚴格管理帳單資料，所有帳冊、帳單要填寫整潔、清楚、計算準確，不得 隨意涂改。 第二十二條 庫房內嚴禁吸煙、禁止無關工作人員入內，庫內必須配備消防設施，做到防火、防盜、防潮。 七、 郵發管理第二十三條 公司辦公室負責為各部室郵發信件、郵件。所有公發信件、郵件由收發員登記，負責寄發。 八、 附 則 第二十四條 本規定如有未盡事宜或隨公司的發展，有不適應工作需要的各部門可提 出修改意見，辦公室研究并呈請總經理批示。 第二十五條 本規定解釋權歸辦公室。 第二十六條 本規定從發布之日起生效。