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1、公司材料出入庫及報表單據(jù)管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 1.0目的：為了保證倉庫管理的完善，數(shù)據(jù)核算的準(zhǔn)確、及時，防止物資進出倉庫管理過程中的損壞、變質(zhì)，確保材料/產(chǎn)品滿足要求。2.0范圍：適用本倉于本公司的材料倉、五金倉、成品倉庫的進倉、出倉、貯存、保管等業(yè)務(wù)的運作，存卡、單據(jù)、帳簿、報表的編制管理。3.0職責(zé)3.1倉庫管理員 物資的進倉、出倉、貯存和保管，存卡、單據(jù)、帳簿、報表的編制。3.2其他人員 管理制度的遵守。4.0管理內(nèi)容：4.1倉庫管理的通用要求倉庫管理人員應(yīng)有良好的職業(yè)道德，工作認真、負責(zé)。2、了解各種材料的品種、名稱、規(guī)格、型號、性能。上架保管的材料，應(yīng)做到分門別類按行次層次位置排序擺放，標(biāo)志明顯，易于存取和保管。倉庫應(yīng)按材料名稱及規(guī)格型號一物一卡準(zhǔn)確標(biāo)設(shè)，存卡應(yīng)逐筆登記材料的收、發(fā)、存，各項內(nèi)容應(yīng)填寫齊全、準(zhǔn)確。為保證材料物資的安全，材料倉庫人員應(yīng)注意防火、防盜，并掌握基本消防知識，嚴(yán)禁有火險隱患存在，如明火、吸煙、非法用電，易燃易爆品、燒焊維修火花等。由本公司消防安全部門定時安排檢查消防器材設(shè)施。經(jīng)常巡視材料倉庫物資，注意防潮、防變質(zhì)等防護措施。發(fā)現(xiàn)問題及時向有關(guān)部門報告。物資存放，進出環(huán)節(jié)注意防止?jié)B、漏、變質(zhì)等浪費行為，并保持材料倉庫現(xiàn)場整潔整齊。倉管員每日下班前應(yīng)認真檢查，3、確認無人滯留材料倉庫后，關(guān)好水源，電源，關(guān)好門窗，方可離開，以確保材料倉庫材料物資安全。無關(guān)人員只能在本倉相關(guān)或負責(zé)人員陪同下才可進入本倉。氣體、液體易燃物品的包裝容器應(yīng)牢固密封，安全可靠。如有破損、殘缺、變形或物品分解變質(zhì)等情況，應(yīng)立即進行安全處理消除事故隱患。材料倉庫不能自行處理的應(yīng)立即報告本公司安全管理部門。倉管員應(yīng)熟悉消防基本知識，注意消防器材的有效期限，按時通知消防部門更換。化工原材料發(fā)料時，原則上應(yīng)按材料進倉時間先后，先進先出，合理安排生產(chǎn)領(lǐng)料，避免因存放時間過長變質(zhì)造成浪費。倉管員應(yīng)熟悉各種化工原料的性質(zhì)，合理安排倉位。4.2材料入庫的管理材料入庫點收：A倉庫收到供應(yīng)商的材料，倉4、管員根據(jù)已審批的“請購單”的材料品種、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量等項目認真核對點收。如驗收項目不合格，或超出合理損耗的材料，不予驗收，并應(yīng)立即報告采購員和有關(guān)部門妥善處理。B因體積過大或重量過重不宜進倉，而直接搬運到現(xiàn)場的物資、設(shè)備，倉管員應(yīng)到存放地點核對驗收。C因生產(chǎn)急用而來不及進倉，即由使用部門領(lǐng)走的材料、設(shè)備，事后倉管員應(yīng)督促購物經(jīng)手人、領(lǐng)用部門三天內(nèi)到材料倉庫辦理進倉和領(lǐng)料手續(xù)。報驗A入庫材料核對無誤，倉管員予以暫收，填寫驗收單通知質(zhì)檢員/請購人進行檢驗（機械設(shè)備備件交設(shè)備管理人員驗收，勞保通知行政部驗收，生產(chǎn)材料由質(zhì)檢員檢驗）。B經(jīng)驗收合格，憑驗收單質(zhì)檢員確認簽名，倉管員填寫進倉單辦理入5、庫手續(xù)。若驗收不合格應(yīng)及時通知采購部門處理。4.3材料出庫的管理431生產(chǎn)、管理領(lǐng)用：A各車間領(lǐng)用物資，須持有該部門負責(zé)人審批的領(lǐng)料單辦理領(lǐng)料手續(xù)。B倉管員核對無誤方可發(fā)料。由發(fā)料人、領(lǐng)料人在領(lǐng)料單上簽名確認。 領(lǐng)料單一式三聯(lián)，第一聯(lián)（材料倉庫聯(lián)）材料倉庫自存，第二聯(lián)（財務(wù)聯(lián)）、第三聯(lián)由領(lǐng)用者保存。432退料：A使用部門退回原領(lǐng)出的未用全新材料或由于各種原因退回材料倉庫的材料，倉管員核對無誤，按退回材料名稱、規(guī)格、數(shù)量填制退料/補領(lǐng)單，并經(jīng)質(zhì)檢員確認，沖轉(zhuǎn)原領(lǐng)用數(shù)，并由倉管員和退料人簽名確認。若需補領(lǐng)材料，領(lǐng)料人應(yīng)簽名確認。B對退回材料管理與庫存材料管理相同。但如退料原因是由于材料不合格，則應(yīng)6、立即與購物經(jīng)手人和采購部聯(lián)系，與供應(yīng)商協(xié)商解決，不得拖延不報造成積壓。 4.4材料委外加工物資管理：發(fā)外加工材料由倉庫管理人員直接將材料送往加工單位，填寫進倉單辦理入庫手續(xù)。領(lǐng)用后由加工單位以日報表形式作為領(lǐng)用憑證，辦理出庫手續(xù)。委外加工產(chǎn)品進倉當(dāng)外加產(chǎn)品最后完工進倉時，由倉管員核對報表，通知質(zhì)檢員驗收。委外加工產(chǎn)品出倉領(lǐng)用部門填寫出倉單，辦理領(lǐng)用手續(xù)。4.5半成品入庫的管理半成品入庫點收：A倉庫收到生產(chǎn)完成的半成品，倉管員根據(jù)交庫的“進倉單”核定半成品品種、名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、質(zhì)檢員檢驗合格簽名等項目認真核對驗收。B因生產(chǎn)急用而來不及進倉，即由使用部門領(lǐng)走的半成品，事后倉管員應(yīng)督促購物經(jīng)7、手人、領(lǐng)用部門及時內(nèi)到周轉(zhuǎn)倉庫辦理進倉和領(lǐng)料手續(xù)。C經(jīng)驗收合格，倉管員辦理入庫手續(xù)。若驗收不合格應(yīng)及時通知生產(chǎn)部門（單位）處理。4.52半成品出庫的管理1半成品的生產(chǎn)領(lǐng)用：A每天生產(chǎn)車間接到銷售開出的加工單后，根據(jù)生產(chǎn)計劃要求產(chǎn)品品種、規(guī)格數(shù)量，填寫領(lǐng)料單交半成品倉庫組織材料。B各車間、部門領(lǐng)用物資，須持有該部門負責(zé)人審批的領(lǐng)料單和生產(chǎn)通知單辦理領(lǐng)料手續(xù)。倉管員生產(chǎn)產(chǎn)品數(shù)量與領(lǐng)用材料數(shù)量符合本公司材料消耗定額后方可發(fā)料。由發(fā)料時由發(fā)料人、領(lǐng)料人在領(lǐng)料單上簽名確認。領(lǐng)料單一式四聯(lián)，第一聯(lián)（倉庫聯(lián)）周轉(zhuǎn)倉庫自存，第二聯(lián)（財務(wù)聯(lián)）、第三聯(lián)由統(tǒng)計保存，第四聯(lián)由領(lǐng)用者保存。C若領(lǐng)料單請領(lǐng)材料生產(chǎn)車間無法8、一次領(lǐng)用，可分次領(lǐng)用，發(fā)料員于領(lǐng)料單上注明。退料：A使用部門退回原領(lǐng)出的未用全新半成品或由于各種原因退回周轉(zhuǎn)倉庫的半成品，倉管員核對無誤，按退回半成品名稱、規(guī)格、數(shù)量填制退料/補領(lǐng)單，并經(jīng)質(zhì)檢員確認，沖轉(zhuǎn)原領(lǐng)用數(shù)，并由倉管員和退料人簽名確認。若需補領(lǐng)半成品，領(lǐng)料人應(yīng)簽名確認。B對退回半成品管理與庫存半成品管理相同。但如退料原因是由于質(zhì)量問題，應(yīng)立即與半成品生產(chǎn)車間協(xié)商解決，不得拖延不報造成積壓。補領(lǐng)若車間生產(chǎn)過程消耗過大而造成材料不夠，生產(chǎn)車間需填寫退料/補領(lǐng)單，經(jīng)分廠廠長審核后，辦理領(lǐng)料。補料領(lǐng)用手續(xù)同領(lǐng)料過程。4.6成品驗收入庫：倉庫根據(jù)經(jīng)核實簽名確認的車間產(chǎn)品加工單認真核對入庫產(chǎn)品的規(guī)格9、型號、級別、數(shù)量、質(zhì)檢確認簽名無誤后方可辦理入庫手續(xù)。如果產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量不符，應(yīng)立即通知車間負責(zé)人更改，倉管員無權(quán)擅自更改。倉庫員應(yīng)指揮入庫車輛按指定地點卸車，指揮裝卸工按產(chǎn)品規(guī)格、包裝形態(tài)的特點，盡可能同類成品一并堆放。力求整齊、穩(wěn)固、防漏，避免因倒塌、受潮而造成產(chǎn)品毀損，包裝霉?fàn)€。不聽從安排亂卸、亂堆、亂放者，倉管員有權(quán)要求返工，合乎要求才予以簽收。為準(zhǔn)確反映每日庫存量，使銷售開票、調(diào)撥、備貨等工作順利進行，倉庫每日應(yīng)分別在上午8：30前將前一天日報表交財務(wù)、統(tǒng)計和銷售部。4.64入庫記錄4.64.1成品倉管理員收到經(jīng)確認的加工單、進倉單，應(yīng)及時按倉號、產(chǎn)品編碼、數(shù)量準(zhǔn)確錄入帳冊匯10、總，以保證數(shù)量的準(zhǔn)確性。4.64.2建立生產(chǎn)、入庫兩者數(shù)據(jù)相互核對確認制度。4.7 成品發(fā)貨、監(jiān)裝、放行發(fā)貨A發(fā)貨前，倉庫管理員或銷售發(fā)貨員應(yīng)先核對財務(wù)開立送貨單、加工單內(nèi)容是否一致：日期、購貨單位、產(chǎn)品名稱、數(shù)量、財務(wù)人員確認印章無誤后，通知裝卸工裝車發(fā)貨。 B發(fā)貨單據(jù)內(nèi)容任何人不得擅自更改。發(fā)貨后由發(fā)貨人、裝卸工共同在加工單或送貨單全稱簽名，加工單、送貨單“客戶”聯(lián)交回客戶，倉庫保存聯(lián)由倉庫保存并作手工記帳依據(jù)。B發(fā)貨后，發(fā)貨人應(yīng)立即逐筆在帳冊上登記發(fā)貨日期、發(fā)貨數(shù)量、送貨單號碼末尾四位數(shù)，結(jié)算出存貨數(shù)量余額。C 貨物出廠時，送貨人員（客戶）應(yīng)將加工單、送貨單交保安，保安確認無誤后，方可放11、行。手寫放行條的填制、放行及保管：A手寫放行條應(yīng)填寫送貨單號碼、（可只寫末尾四位數(shù)）和貨主姓名（或單位）、發(fā)貨日期、產(chǎn)品型號、數(shù)量、發(fā)貨人全稱簽名。帶車裝運的由貨主寫明車牌號碼。B 放行時，由門衛(wèi)按手寫 “放行條”聯(lián)核對發(fā)放產(chǎn)品。 C作廢的手寫出倉單，不得撕下，應(yīng)兩聯(lián)并存并注明“作廢”字樣。如有因印刷造成的錯頁、號碼顛倒等情況，使用人應(yīng)在相關(guān)的兩份出倉單右上角分別說明，印刷造成的漏頁，由使用人在封面注明，財務(wù)負責(zé)人簽字說明。退貨的管理A貨物已出廠，客戶要求退貨，須經(jīng)總經(jīng)理/副總經(jīng)理審批方可辦理退貨。B倉庫憑已審批的退貨單及時會同質(zhì)檢人員對退回的產(chǎn)品作出鑒定。C退貨產(chǎn)品經(jīng)質(zhì)檢人員檢驗確認后，由分12、廠廠長確定處理方法。4.8盤點和積壓物資處理盤點A倉庫應(yīng)經(jīng)常對庫存材料進行清點整理，做到日清、月結(jié)，每月根據(jù)材料帳冊的結(jié)存核數(shù)對庫存實物，發(fā)現(xiàn)不符應(yīng)及時復(fù)查至正確為止。B倉庫應(yīng)按本公司規(guī)定的時間，進行盤點工作。C盤點時要在“存卡”上注明盤點日期、實存數(shù)量，在摘要欄注明“盤點”，并由盤點人和人全稱簽名確認。D發(fā)現(xiàn)盤盈盤虧的材料應(yīng)對實盤數(shù)量逐一進行復(fù)查確認后，方可將盤點表送交財務(wù)和有關(guān)部門。E處理盈虧數(shù)額作盤盈調(diào)整時在摘要欄寫上“盤盈處理”和“盤虧處理”用紅墨墨水將增加或減少的數(shù)量金額登記在“收入”欄。積壓物資處理倉庫應(yīng)定期聯(lián)合生產(chǎn)、財務(wù)、質(zhì)檢部門審定、清理各種積壓物資，淘汰物資。及時填制積壓物資13、明細表報財務(wù)部和有關(guān)部門。當(dāng)倉庫收到本公司的批文，將積壓物資處理時，填制領(lǐng)料單，由審定部門經(jīng)辦人簽證確認，各聯(lián)連同已審批的積壓物資明細表分送材料倉庫、財務(wù)部記帳。4.9報表單據(jù)填寫規(guī)范材料計量單位的唯一性同一種材料只能使用一固定的計量單位。不能隨意變更。外單位發(fā)票、送貨單的計量單位與本本公司規(guī)定使用的計量單位不相符的，填制單據(jù)時應(yīng)換算為本本公司規(guī)定的計量單位。材料名稱的唯一性同一種材料只能使用唯一規(guī)范的固定名稱，不能使用土名、別名、代用名。外單位的發(fā)票，送貨清單的名稱與本本公司已規(guī)定使用的名稱不一致時，填制單據(jù)，報表時應(yīng)改為本單位已規(guī)定的名稱。凡手工填制的一切單據(jù)的空白行，必須劃線注銷。一式幾14、聯(lián)的單據(jù)必須用雙面復(fù)寫紙?zhí)讓憽螕?jù)的填寫必須做到內(nèi)容完整、準(zhǔn)確、字跡清晰、工整、版面整潔。并符合下列要求:A阿拉伯?dāng)?shù)字應(yīng)一一地寫，不得連筆寫，阿拉伯金額數(shù)字同應(yīng)按寫人民幣幣種符號“￥”。B所有以元為單位的阿拉伯?dāng)?shù)字，除表示單價外，一律填寫到角分，無角分的角位和分位寫“00。C漢字大寫數(shù)字金額如零、壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、捌、玖、拾、佰、仟、萬，億等一律用正楷書寫，不得用、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十等簡化字體代替，不得任意自造簡化字。D單據(jù)填錯的處理：填制單據(jù)發(fā)生差錯，不準(zhǔn)涂改，挖補，刮擦或用藥水消除字跡，必須按下列方法進行更正：劃線更正法：將錯誤的文字或數(shù)字劃兩橫線注銷，但必須15、使原有字跡仍可辨認，然后在劃線上方填寫正確的文字或數(shù)字，并由制單人在更正處簽名。對于錯誤的數(shù)字應(yīng)全額劃紅線更正，不得只更正其中的錯誤數(shù)字。對于文字錯誤，可只劃去錯誤部位。4.10帳簿登記倉庫應(yīng)按規(guī)定和業(yè)務(wù)管理的需要設(shè)置三欄式材料進出存明細帳。啟用新帳簿時，應(yīng)在帳簿封面按規(guī)定填列必填內(nèi)容，記帳員調(diào)動工作時，應(yīng)注明交接日期，并由交接人員簽名及蓋章。使用活頁帳簿，啟用時可按帳戶（材料名稱規(guī)格型號）順序編“帳號”，每年封帳時，再按實際使用頁數(shù)編定“頁次”，也可啟用時將帳簿按順序編寫“頁次”。帳簿應(yīng)按頁次連續(xù)登記，不準(zhǔn)跳行，隔頁。如果發(fā)生跳行，隔頁，應(yīng)將空行或空白頁劃線注銷，注明“此行空白”“此頁空白”16、字樣。記帳員根據(jù)無誤的各種單據(jù)，登記材料帳簿。登記帳簿的基本要求如下：每一張單據(jù)按規(guī)范要求完成登記業(yè)務(wù)后，應(yīng)在單據(jù)上注上已登帳的符號和簽名或者蓋章，表示已經(jīng)記帳。登記帳簿，應(yīng)做到數(shù)字準(zhǔn)確，摘要清楚，登記及時，字跡工整、帳面整潔。帳簿中書寫的文字和數(shù)字上面要留有適當(dāng)空格，不要寫滿格，一般應(yīng)占格距的二分之一。登記帳簿要用藍黑墨水或碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆書寫，帳簿登記發(fā)生錯誤，不準(zhǔn)涂改、挖補、刮擦或者用藥水消除字跡。必須按下列方法更正：A因原始單據(jù)填制錯誤而使帳簿記錄發(fā)生錯誤的，可將錯誤的記錄劃紅線注銷，注明“此行作廢”并在注銷處蓋章。也可不注銷而填制一聯(lián)更正的單據(jù)，再依更正單據(jù)登記帳簿17、，沖銷原錯誤記錄。每一帳頁登記完畢結(jié)轉(zhuǎn)下頁時，應(yīng)結(jié)出本頁合計數(shù)，寫在本頁最后一行和下頁第一行有關(guān)欄內(nèi)，并在摘要欄內(nèi)注明“過次頁”和“承上頁”字樣。年度終了，要把有余額的材料帳戶結(jié)轉(zhuǎn)到下個年度，并在摘要欄注明“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣；在下年度新設(shè)的有關(guān)帳簿第一行余額欄填寫上年結(jié)轉(zhuǎn)的余額，并摘要欄注明“上年結(jié)轉(zhuǎn)字樣。倉庫應(yīng)定期對帳簿記錄的有關(guān)數(shù)據(jù)與本材料倉庫實物，財務(wù)部的原材料帳進行互相核對，保證帳證相符、帳帳相符、帳物相符。對帳工作每月至少進行一次。4.11月報表的種類和編制要求根據(jù)材料收發(fā)存明細帳按材料名稱編制，每一大類作一合計，每一倉庫作一總計。供倉庫、財務(wù)核算用。50相關(guān)表格記錄 51 領(lǐng)料單52 驗收單53 加工單54 退料/補領(lǐng)單55 送貨單 56 盤點表57 積壓物資明細表58 帳冊