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1、公司經營活動文件材料檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 檔案管理制度第一條：為規范公司檔案管理，提高檔案管理水平，制定本制度。第二條：各部門應負責本部門形成的文件材料的積累、整理和向辦公室檔案室移交歸檔等工作。第三條：凡本公司在各項經營活動中形成的具有保存價值的文件材料都應當向辦公室檔案室歸檔。第四條：檔案室主要職責：1.制定或參與制定檔案管理工作的規章制度。2.負責公司檔案的收集、整理、保管和歸檔工作。3.負責永久性檔案向有關檔案機構的移交工作。4.提高檔案管理水平，逐步實現檔案管理現代化、科學化。第五條2、：檔案的種類：1.法規性文件。包括上級頒發、需要企業執行的，或由公司印發的各種標準、規章制度等。2.公司的重大決議。包括由公司股東大會、董事會、監事會、總經理辦公會及其相關行政會議等形成的文件和會議紀要等。3.計劃性文件。包括公司發展計劃或規劃、開發計劃、項目質量計劃、營銷計劃、財務計劃等。4.總結性文件。包括公司年度、季度和月度工作總結、調查報告等。5.批示性文件。包括公司各類計劃指標、技術指標、營銷指標等，以及公司各項工作指令等。6.憑證性文書材料。包括公司經營活動中形成的原始記錄和憑證，如財產狀況、房屋銷售、合同書、協議書等的原始記錄和文本。7.證件性文書資料。包括法人營業執照、稅務登記3、證、土地許可證、開發資質證、施 工許可證、規劃許可證、預售許可證、企業和產品獲得各類榮譽牌匾和證書、達標證書和證明等。8.匯報性文書資料。包括公司上報政府有關部門的文件資料和相關統計報表，以及公司發布的各類文書資料。9.日常文書資料。包括公司重要的人事任免、勞動合同、人力資源調整、人力資源管理、人才引進和培訓、員工考核記錄等相關資料。10.聲像制品資料。包括公司經營活動或企業文化活動中，以聲像形式記錄下來的各種資料，如照片資料、錄音資料、錄像資料、影片資料等。11.題贈性資料。包括有關領導和外協友好部門或個人提供的題詞、書畫、工藝制品等。12.技術性資料。包括各類工程圖紙、竣工資料等。第六條：4、檔案管理的基本程序：包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、銷毀、統計、檢索、編碼、利用等工序是檔案工作的整體，它們之間相對獨立，但又相互制約。公司所有合同、函件均由檔案室統一編號、保管。第七條：檔案的收集：把分散的，以及散失到其他部門的各類檔案資料，按有關規定，有計劃地分別集中到檔案室。其收集的主要方式是歸檔，即把公司經營活動中產生的有保存價值的各種材料，由行政辦公室定期指導檔案室進行整理、立卷、歸檔。第八條：立卷歸檔的范圍：凡屬本制度所函蓋的文件資料，均應立卷歸檔。1.立卷歸檔的時間。2.凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交辦公室檔案室立卷歸檔。3.對于某些專門文件，為方便5、日常工作，立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。第九條：立卷歸檔的要求：1.各部門在規定的歸檔時間內，把整理審定完畢的檔案資料，遞交檔案室立卷歸檔。2.移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式二份，雙方簽字后各執一份。3.歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批復、印本和底稿、正文和附件應當立在一起。4.立卷時應編制好案卷目錄，檔案編號，把發文單位、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地登記案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，并注明保管期限。業務合同類編制合同目錄，把合同標題、合同編號、簽約單位、簽約時間、合同頁碼、原件或復印件、經辦人等詳細登記，以便查找利用。5.填寫案卷一律用碳素墨6、水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應當清楚、準確。6.立卷應以文件材料內容為主，根據文件形成的特點，保持文件間的歷史聯系，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映公司經營活動狀況和面貌。7.立卷應以項目為主，結合其他特征的方法組卷，把有密切聯系的技術性資料組合在一起，便于查找利用。8.立卷應以單位為主，把各單位形成的文件資料分開立卷，便于查找。9.立卷歸檔后，發現需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。10.各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔應當有原件，并保持其完好無損。11.聲像檔案攝錄應當詳細記錄事由、時間、 地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須7、是原版、原件、清晰、完整。第十條：檔案的借閱：1.檔案主要供本公司利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人員須持介紹信，并經公司領導批準，可查閱無密級檔案。2.各部門可直接查閱屬本部門業務工作范圍的檔案資料。如需查閱非本部門的重要文件和秘密檔案，應經公司領導或原形成檔案的部門領導批準，方可借閱。3.檔案借閱者應負責檔案的完整和完全，不得私自影印、復制、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加標注證，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。4.對珍貴或易損的檔案，應制成復制品提供使用。復制可采用復印、照片、重印副本、摘錄等方式。復制件應仔細校對，與原稿無誤后，注明檔案編號，然后提供使用。如有必要，給復制件加8、蓋公章，以示復制不會有誤。5.必要時，檔案室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好后應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章后有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理人員不可擅自以檔案資料作解釋或下結論。6.檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多為十天，但必須經有關領導批準并辦理借閱手續。如延長借閱時間，應當辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理人員要及時催還。7.借閱檔案應當妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批準后，責令其賠償一切損失。第十一條：檔案保密要求：1.檔案管理人員和借閱人員都要樹立高度責任心，加強保密意識，雙方共同做好9、保密工作。2.檔案分一般檔案和秘密檔案兩類。凡公司經營活動中形成的不宜公開的重大事項或重要資料為秘密檔案，如重要文件資料、重大項目開發計劃、項目預售方案、有關報表等；凡公司經營活動中形成的一般性文件資料為一般檔案，如工作計劃、報告、總結、通知等。3.秘密檔案只許在檔案室查閱，不許帶離本室。秘密檔案復制時，需經公司行政總監以上領導批準。4.秘密檔案只限歸檔人使用，其他人員利用應經公司行政總監以上領導批準。5.對已到保密期限的檔案由公司行政總監或總經理鑒定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。6.檔案管理人員丟失或泄露秘密檔案的，應根據其情節輕重，給予嚴肅處理。8.員工離職時，應將本人借閱10、或利用的文件材料，如數退還檔案室，檔案室審查無誤簽字后，方能離職。檔案管理人員離職時，列出詳細的檔案移交清單，在行政辦公室主任監督下辦理工作交接后，方能離職。第十二條：超期檔案的銷毀：1.對超過保存期限檔案，由檔案管理員登記造冊，經行政辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑒定，報總經理批準后，按規定銷毀。2.經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷毀，以免誤毀。3.銷毀文件必須在指定地點進行，并指派專人監銷，嚴禁將銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。文件銷毀后，監銷人應在銷毀注冊上簽字。第十三條：檔案的保管：檔案保管工作應做到四不：不散（不使檔案分散），不亂（不使檔案互相混亂），不丟（檔案不丟失不泄密），不壞（不使檔案遭到損壞）。同時，應做好防火、防潮、防曬、防蟲、防損、防盜、防塵工作，以提高檔案的安全性，對破損檔案應及時修補。第十二條：本制度自總經理核準發布之日起實施。第十三條：本制度由公司行政辦公室負責解釋。