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1、家政公司檔案及文件材料管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 第一章 總則第一條 為加強本公司檔案工作，充分發揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護及利用檔案，為公司可持續發展提供服務，特制定本制度。第二條 公司檔案，是指公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。 公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。第三條 公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員2、交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。第二章 文件材料的收集管理第四條 公司指定專人負責文件材料的管理。第五條 文件材料的收集由各部門或經辦人員負責整理，交總經理或行政部審閱后歸檔。第六條 一項工作由多個部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。第七條 會議文件由行政部收集。第三章 歸檔范圍第八條 重要的會議材料，包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。第九條 本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。第十條 本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記錄、統計報表及簡報。 第十一條 本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。第十二條 本公3、司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。第十三條 本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。第四章 歸檔要求第十四條 檔案質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。第十五條 歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。第十六條 在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件，分別立在一起，不得分開，文電應合一歸檔。第十七條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷；跨年度的總結放在針對的最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。第十八條 檔案文件材料應區別不同情況進行排列，4、密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。第十九條 案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。不得涂改。第五章 檔案管理人員職責第二十條 按照有關規定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。第二十一條 按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。及時統計上報行政部或總經理。第二十二條 檔案管理員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完整與安全。第六章 檔案的利用第二十三條 公司檔案只有公司內部人員可以借閱，借閱者要填寫借閱單，檔案管理人員人員允許后，方5、可借閱，其中非受控文檔的借閱要由行政部簽字批準，受控文檔的借閱要由總經理簽字批準。第二十四條 檔案借閱的最長期限為兩周；對借出檔案，檔案管理人員要定期催還，發現損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報行政部處理。第二十五條 必須嚴格保密，不準泄露檔案材料內容，如發現遺失必須及時匯報，追究責任。第二十六條 不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等；不得任意摘抄或復制案卷內容，如確有需要，必須經領導批準才能摘抄或復制。第二十七條 必須愛護檔案，保持整潔，不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。第二十八條 檔案不準轉借，必須專人專用。第二十九條 用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人6、員另行辦理續借手續。第七章 信件、行政公函、圖像資料管理第三十條 公司所有信件收發、行政公函、圖像資料進出必須經到前臺簽字，注明時間、地點等詳細信息。第三十一條 任何人不得在未經當事人同意的情況下私自拆看信件。第三十二條 當事人不在，應立即告知當事人。當事人授權后打開信件。第三十三條 收發信件產生的費用需提供票據才能報銷，財務應做好詳細記錄。第三十四條 凡加蓋我公司公章的文體均屬于行政公函范疇，必須按照行政公文格式行文，不得隨意行文。第三十五條 外送資料、行政公函涉及保密內容的需專人負責，嚴格按照保密制度實行，無關人員不得打聽或向該負責人索要。第三十六條出現廢棄合同、協議（加蓋我公司公章，客戶7、因為某些意見不統一而修改的視為廢棄），當事人應當原件交回行政部，涉及保密內容的直接交總經理，實行統一銷毀。如有違反，造成的一切損失由當事人負責。第八章 檔案的銷毀第三十條 檔案的銷毀，是指對沒有保存價值的不歸檔文件和保管期限已滿無須繼續保存的檔案進行銷毀。第三十一條 檔案銷毀，必須嚴格進行審查。第三十二條 經過審查確需銷毀的檔案，必須寫出銷毀檔案內容分析報告，列出檔案銷毀清冊。第三十三條 檔案銷毀，必須嚴格執行審批制度，履行批準手續。得到總經理批復方可執行。第三十四條 批準銷毀的檔案，應及時焚毀或做其他處理，專人行銷，專人監銷。銷毀完畢，監銷人要在銷毀清冊上寫明某日已銷毀并簽名蓋章。第三十五條 檔案的銷毀，必須在相應的案卷目錄、檔案總登記簿和案卷目錄登記簿上注明“已銷毀”。第三十六條 需銷毀的檔案保存時間不得低于2年。第九章 附 則第三十七條 本制度即日起開始執行。