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1、投資公司檔案、文件材料管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號(hào): 公司檔案管理制度一、總則1.為加強(qiáng)本公司檔案工作，充分發(fā)揮檔案作用，全面提高檔案管理水平，有效地保護(hù)及利用檔案，為公司發(fā)展服務(wù)，特制定本制度。2.公司檔案，是指公司從事經(jīng)營(yíng)、管理以及其他各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的對(duì)公司有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。3.公文承辦部門(mén)或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時(shí)歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，不2、得擅自帶走或銷(xiāo)毀。二、文件材料的收集管理1.公司指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的管理。2.文件材料的收集由各部門(mén)或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，交由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱后歸檔。3.一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門(mén)參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門(mén)或人員收集，交行政部備案。會(huì)議文件由行政部收集。三、歸檔范圍1.重要的會(huì)議材料，包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。2.本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。3.本公司的各種工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。 4.本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。5.本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。6.本公司的大事記及反映本公司3、重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。四、歸檔要求1.檔案文件材料按照批復(fù)在前，請(qǐng)示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法規(guī)性文件的歷次稿件排列在定稿之后。2.跨年度的請(qǐng)示與批復(fù)，有批復(fù)的在批復(fù)年立卷，無(wú)批復(fù)的放在請(qǐng)示年立卷；跨年度會(huì)議文件放在會(huì)議開(kāi)幕年立卷；跨年度的規(guī)劃放在第一年立卷；跨年度總結(jié)放在最后一年立卷。3.檔案文件資料按時(shí)間順序排列，收交時(shí)公文處理用紙?jiān)谇埃瘴脑诤螅粌?nèi)部制發(fā)文件，發(fā)文正稿在前，依次為公文處理用紙，發(fā)文底稿。五、檔案管理人員職責(zé)1.按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類(lèi)、歸檔等工作。2.按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時(shí)歸檔。3.工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法4、忠于職守，努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。六、檔案的日常管理（一）借閱1.借閱手續(xù)：（1）各部門(mén)經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)資料調(diào)閱審批登記表（見(jiàn)附件1）由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后出示資料調(diào)閱審批登記表向檔案員借閱。（2）檔案員接到資料調(diào)閱審批登記表，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并在資料調(diào)閱審批登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時(shí)催還。（3）檔案歸還時(shí)，經(jīng)檔案員核查無(wú)異后，檔案即歸入檔夾，填寫(xiě)歸還日期，取消借閱記錄。2.借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫(huà)線(xiàn)和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。3.借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時(shí)，應(yīng)變更借閱登記，5、不得私自授受。（二）借用1.借用手續(xù)：（1）各部門(mén)經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借用檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)資料借用審批登記表（詳見(jiàn)附件2）由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后出示資料調(diào)閱審批登記表向檔案員借用。（2）檔案員接到資料調(diào)閱審批登記表，經(jīng)核查后，取出該項(xiàng)檔案，并在資料調(diào)閱審批登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時(shí)催還。（3）各部門(mén)經(jīng)辦人員因業(yè)務(wù)需要借用或外帶使用資料涉及公司公章、證照時(shí)，需遵循公司印章證照管理辦法。（詳見(jiàn)附件3）2.借用人不得調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫(huà)線(xiàn)和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印和摘抄檔案。3.借用人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借用同一檔案時(shí)，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。（三）銷(xiāo)毀16、.每年保管期限已滿(mǎn)的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的檔案銷(xiāo)毀清單，報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，并指定其監(jiān)銷(xiāo)人后方可進(jìn)行銷(xiāo)毀。銷(xiāo)毀清單需注明：銷(xiāo)毀檔案目錄、公司負(fù)責(zé)人意見(jiàn)、檔案人簽章、監(jiān)銷(xiāo)人簽章、銷(xiāo)毀時(shí)間。2.銷(xiāo)前，按照清單清點(diǎn)；銷(xiāo)后，在清單上簽名蓋章，并將監(jiān)銷(xiāo)情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人。檔案銷(xiāo)毀清單需永久保管。3.保管期限已滿(mǎn)但仍不能銷(xiāo)毀的檔案有下列四種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事項(xiàng)；正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位、經(jīng)核定仍有保存參考價(jià)值者。應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，直到事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。（三）移交1.需要進(jìn)行移交的檔案，需由檔案員編制檔案移交清單，報(bào)公司負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)并指定其監(jiān)交人后，方可進(jìn)行移交。檔案移交清單需注明：移交檔案目錄、移交方簽章、監(jiān)交人簽章、接收方簽章、移交時(shí)間、移交原因。2.移交前，按照清單清點(diǎn)；移交后，在清單上簽字，檔案移交清單一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。