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1、股份公司文件材料歸檔及保管期限管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1 總則公司檔案是公司生產經營活動中形成的一種真實歷史記錄，是信息流的組成部分，是信息工作的一項重要內容。屬于存儲的固定信息范疇。按照公司文件材料系統地收集歸檔，保證完整齊全，利于檔案信息科學管理和開發利用的要求，特就公司文件材料的形成、積累、歸檔和保管過程作出規定。2 文件材料歸檔要求與工作程序2.1 歸檔文件材料，應符合完整性、準確性、系統性的要求，必須經過系統的整理和編目，線條清晰，字跡清楚，紙質優良，簽署完備。2.2 為確保歸檔材料的完整2、和質量，在材料歸檔前，應填寫“文件材料歸檔審核表”隨同檔案材料一起交檔案部門。2.3 文件材料歸檔時，檔案管理人員應認真檢查文件的質量，交接雙方必須在移交清單上簽字、蓋章。移交清單一式兩份，一份存檔案部門，一份留移交部門。2.4 文件材料歸檔的質量保證措施 產品試制、科研課題研究、基建工程或其他技術項目活動過程中的文件材料，平時應由項目負責人或責成專人組織積累、整理和歸檔。項目周期短的應在完成、鑒定、驗收后兩個月內組織歸檔；項目周期長的，可分階段歸檔。凡是設備隨機所附文件，應在開箱后立即歸檔，再提供利用。關于上述項目以外須歸檔的文件材料，應由各職能部門責成專人組織平時積累、整理，在次年四月份前3、提交檔案部門歸檔。 工作人員因公外出參觀學習、考察和參加上級有關業務會議所得的具有查考利用價值的文件材料，須交總經理辦公室按文書處理程序統一上呈、下達、歸檔。 負責組織新產品和科技成果鑒定、基建工程竣工驗收、設備開箱驗收的相關職能部門必須通知檔案部門一起參加上述活動。 文件材料的形成、積累、組卷和歸檔工作，要列入各職能部門管理工作程序和有關人員的崗位責任制。 產品和基建工程創優、科研成果評獎，有關部門必須主動做好文件材料歸檔，并經檔案室簽署意見。 引進國外的科技資料，凡由國外直接寄來的，首先由檔案室接收登記；凡是由出國人員帶回來的，首先向檔案部門移交，然后再復制供翻譯和借閱利用。 檔案部門負責4、對各部門文件材料的形成、積累、組卷和歸檔工作進行業務指導、監督和檢查。2.5 文件材料歸檔份數，一般是一式一份；對經常查閱使用的科技文件材料，應歸檔一式兩份(有底圖的一式一份)，其中一份供日常借閱利用；基建工程文件材料凡需向上級檔案機構歸檔的，亦應歸檔一式兩份。3 文件材料的保管期限和劃定保管期限的原則3.1 文件材料的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管為五十年以上，長期保管為十五年以上至五十年(含五十年)，短期保管為十五年以下(含十五年)。3.2 文件材料對國家、社會、行業、公司有長遠利用價值和保存價值的，其保管期限為永久。3.3 文件材料對公司在較長時期具有利用價值的，其保管期限為5、長期。3.4 文件材料對公司在短期內，具有利用價值的，其保管期限為短期。3.5 會計檔案保管期限分列如下：永久保管期限為二十五年以上，長期保管期限為十五年至二十五年(含二十五年)短期保管期限為十五年以下(含十五年)。3.6 公司文件材料的保管期限，應由有關領導、項目負責人或檔案管理人員根據劃分保管期限的原則和保管期限表直接劃定。4 文件材料歸檔范圍及保管期限文件材料歸檔范圍及保管期限按下列規定執行：表1黨群工作類文件材料歸檔范圍及保管期限表表2行政管理類文件材料歸檔范圍及保管期限表表3經營管理類文件材料歸檔范圍及保管期限表表4生產技術管理類文件材料歸檔范圍及保管期限表表5產品類文件材料歸檔范圍6、及保管期限表表6科學研究類文件材料歸檔范圍及保管期限表表7基本建設類文件材料歸檔范圍及保管期限表表8設備儀器類文件材料歸檔范圍及保管期限表表9會計類文件材料歸檔范圍及保管期限表表10人事類文件材料歸檔范圍及保管期限表（詳見附表）表1 黨群工作類文件材料歸檔范圍及保管期限表序號 文件材料名稱 保管期限 1 上級機關頒發的指示、決議、紀要、報告、通知等 針對本公司的 永久 其 余 長期 2 本公司執行上級黨委工作的指示、決議、決定、通知、紀要、報告等 永久 3 黨委會、黨委擴大會、黨委民主生活會等會議記錄 永久 4 本公司召開黨代會、職代會、團代會的通知、名單、 議程、報告、領導人講話、大會發言，7、提案、選舉結 果，討論通過的文件、決議、紀要、表彰名單、重要 照片、錄音（像）等 永久 5 各種調查報告、情況反映 重 要 的 長期 一 般 的 短期 6 黨務、工會、共青團年度工作計劃和總結，重大活動 記載、統計報表等 長期 7 黨務干部、屬黨委管的行政干部的任免、考查、懲罰、 落實政策等方面的決議、決定、通知等 永久 8 黨群機構設置、調整人員、編制等方面的決議、決定、 通知等 永久 9 本公司編制的黨員教育、職工政治思想教育方面的材料 短期 10 本公司紀檢工作計劃、總結、統計報表 長期 11 本公司統戰工作情況匯報、總結等材料 長期 12 上級頒發及公司制定的有關制度、措施 長期 138、 本公司關于黨務工作、工會工作、共青團工作的問題， 向上級的請示與批復 長期 14 黨員名冊、團員名冊、工會會員名冊 永久 15 黨團組織關系、介紹信及存根 長期 16 對黨員干部、黨員違紀處理的報告和批復 長期 17 公司民主管理方面的總結材料 長期 18 勞動競賽的計劃、總結、統計報表 長期 19 工會經費收支、帳冊、報表 長期 表2 行政管理類文件材料歸檔范圍及保管期限表 序號 文件材料名稱 保管期限 1 本公司主管領導對公司的承包責任、任期目標等 文件材料 長期 2 本公司的年度工作計劃、總結 永久 3 本公司的組織機構、印模起用等文件 永久 4 本公司主管領導向職代會作的關于公司經營9、方針、長 遠規劃、年度計劃等方面的報告 永久 5 公司史、大事記等資料 永久 6 本公司有關地域范圍變化解決邊界糾紛、征用土地的 文件材料 永久 7 本公司出國考察、友好往 來、參加會議等外事活動 形成的文件材料 重大活動的主要文件 永久 一般活動的材料及考察報告 長期 8 本公司與外國有關單位簽訂的合同、協定、協議書等文件材料 有歷史意義和長遠利用價值的 永久 重 要 的 長期 一 般 的 短期 9 本公司編輯的并反映主要職能活動的出版物 永久 10 本公司房地產契約、證書等 永久 11 本公司行政管理方面向上級的請示報告以及批復 長期 12 國家及上級機關領導人在本公司視察、檢查工作的指 10、示、題詞、錄音、錄象、照片等 永久 13 上級機關授予本公司的各類榮譽證書、獎狀、獎杯、 獎旗等 永久 14 本公司處理人民來信的 文件材料 有省以上領導批示和處理結果的 永久 有市級機關或本公司領導人批示和處理結果 長期 其余 短期 15 調查處理政紀案件的文件材料 重要的 永久 一般的 長期 16 上級關于公司行政管理方面的指示通知的文件材料 長期 17 公司行政管理各職能部門上報的計劃、總結 短期 18 公司行政管理各職能部門、職能范圍、管理制度、工作標準、管理標準匯編 永久 19 干部名冊、干部任免、招聘等文件材料 永久 20 計劃生育方面的材料 長期 21 公司行政工作會議（司務會）11、領導層辦公會、專業會形成的紀錄、決定、紀要等文件材料 永久 22 公司晉升先進、國家級企業活動中形成的原始記錄、申報材料、批文、合格證等文件材料 永久 23 組建集團公司形成的有關文件材料 永久 24 集團公司領導層重要會議記錄、紀要 長期 25 保密工作的組織建設、條例、規定、通報等 長期 26 本公司收發文薄、電報、底稿及行政介紹存根 長期 27 法律事物工作的文件材料 長期 表3 經營管理類文件材料歸檔范圍及保管期限表 序號 文件材料名稱 保管期限 1 公司營業執照、以及申報、登記、批復等文件。產品商標注冊申請及證書等文件材料 永久 2 產品生產許可證 永久 3 生產經營決策方案及其依12、據性的材料 長期 4 本公司方針目標展開方案和公司主管領導診斷報告 長期 5 公司總體改革方案 長期 6 與其他企業、事業單位聯營、投資 方面的文件材料 重 要 的 永久 一 般 的 長期 7 工業普查形成的文件材料 長期 8 市場調查、用戶反映和要求、市場占有率、市場預測方面的文件材料 短期 9 競爭對手的企業狀況 短期 10 與本公司產品有關部門和國民經濟各行業發展情況 長期 11 年度產品銷售計劃和銷售統計報表 長期 12 年度技術經濟指示、綜合計劃、綜合統計年報 永久 13 月度經營活動分析 短期 14 年度物資供應計劃、統計報表 長期 15 年度產品生產計劃 長期 16 質量管理計劃13、總結 長期 17 各級質量管理獎申報材料的批文 長期 18 財務管理工作計劃、總結 長期 19 干部統計年表、各類專業干部統計報表 永久 20 本公司年度工資計劃、工資總額、獎金指標等文件、 表冊，年終工資統計報表 長期 21 產品銷售價格、目錄、產品廣告 長期 22 各種有關物價、財務問題的請示報告、批復 長期 表4 生產技術管理類文件材料歸檔范圍及保管期限表 序號 文件材料名稱 保管期限 1 年度生產能力查定方面的材料、年度生產大綱 長期 2 技改計劃方案、技術措施計劃 長期 3 生產作業計劃編制、執行及調度工作方面的文件材 料 短期 4 安全檢查、整改措施、執行情況材料 短期 5 重大14、傷亡事故的分析，向上級請示報告、批復及處 理材料 永久 6 安全生產計劃總結、能源工作升級材料 長期 7 安全平定升級材料 長期 8 節能工作計劃總結、能源工作升級材料 長期 9 勞動定員、定額、計劃等材料 長期 10 上級關于工資的有關指示、決議、通知 長期 11 各種調整、改革工資制度的方案、請示批復，各種 獎勵制度和規定 永久 12 員工工資制度升級浮動的規定、方案等材料 長期 13 環境保護方面形成的文件材料 長期 表5 產品類文件材料歸檔范圍及保管期限表 序號 文件材料名稱 保管期限 1 上級對產品開發的指導性文件 長期 2 產品開發、市場調查、考察報告和可行性分析報告 長期 3 技15、術任務書、協議書、委托書、合同、報告、批復 長期 4 試制計劃、大綱、方案論證 長期 5 技術標準 長期 6 設計、計算文件 長期 7 試驗大綱、計劃、記錄、報告等 長期 8 關鍵技術問題、故障分析報告、各種專題報告、技 術總結 長期 9 產品設計圖樣、技術文件 長期 10 試制產品質量和技術經濟分析報告 長期 11 產品性能試驗記錄 長期 12 試制產品的試用和現場考察報告 長期 13 試制產品的試用和現場考察報告 長期 14 申請正式投產報告、批復、通知 長期 15 定型產品圖紙 長期 16 工藝文件（包括工藝規程、工時定額、消耗定額） 長期 17 工、夾、模、量、檢具設計文件及工裝目錄 16、長期 18 產品出廠試驗、驗收文件 長期 19 產品創優計劃和措施計劃 長期 20 優質產品申請表、審批文件、證書獎牌等 短期 21 產品質量月檢記錄 長期 22 上級對公司質量監督檢查、考核檢查、行業檢查的檢查報告 長期 23 產品質量事故分析報告處理結果材料 長期 24 QC成果材料（省級以上） 短期 25 產品質量、用戶反饋意見 長期 26 技術質量、攻關記錄及成果 長期 表6 科學研究類文件材料歸檔范圍及保管期限表 序號 文件材料名稱 保管期限 1 課題立項的申請報告及審批文件 永久 2 課題任務書、委托書、合同、協議書等 長期 3 開題報告、方案論證 永久 4 調研、訪問用戶、調查材17、料及調查報告 長期 5 專題技術會議記錄、紀要 長期 6 原始記錄、試驗記錄等 短期 7 試驗報告 長期 8 計算材料 長期 9 設計文件、圖紙、關鍵工藝文件 長期 10 主要的來往文件 長期 11 鑒定證書、驗收報告 永久 12 科研報告、階段總結 長期 13 參加驗收人員名單等 長期 14 成果申報材料、審批材料、獲獎證書及批準文件等 （包括推廣應用經濟效益和社會效益） 永久 15 專利申報的有關材料及批準文件 永久 16 成果轉讓合同 長期 17 推廣應用的方案、總結 長期 18 擴大再生產的設計文件、工藝文件、定型等文件材 料 長期 19 用戶反饋意見 短期 20 科研論文 長期 2118、 科研工作總結 長期 22 獲獎成果的各種證書、合格證、獎杯、照片等 永久 表7 基本建設類文件材料歸檔范圍及保管期限表 序號 文件材料名稱 保管期限 1 工程項目的申請報告（建議書）和批復 長期 2 可行性研究報告和附件 長期 3 設計任務書（或協議書） 長期 4 設計方案及審批材料 長期 5 工程概算 短期 6 地址選擇報告及有關附件 長期 7 征用土地的報告、批復 永久 8 拆遷協議書、合同 長期 9 初步設計全套圖紙及文字說明 長期 10 技術設計全套圖紙及文字材料 長期 11 設計計算書、工程費用預算 長期 12 施工設計的全套圖紙及文字材料 長期 13 如果由設計院設計則將整套施工19、設計圖紙和工程預算 歸檔 長期 14 開工報告、批復 長期 15 工程定位、測量記錄及驗收單 長期 16 消防審查、防疫審批材料 長期 17 施工任務書、協議書、合同、施工執照、指標投標書 長期 18 施工記錄、隱蔽工程記錄、原始材料實驗報告 長期 19 設計變更通知單、修改記錄 長期 20 重大質量事故報告、及處理記錄 永久 21 施工總結和技術總結 長期 22 整套工程竣工圖紙（如果以施工圖代竣工圖，必須由工程負責人簽字、蓋竣工章） 永久 23 工程質量鑒定報告 永久 24 工程結算材料 永久 25 竣工報告 永久 26 竣工驗收會議記錄或紀要 永久 27 工程現場照片（施工前、施工中、竣20、工后所攝照片） 永久 28 使用過程中，發現問題和處理結果 永久 表8 設備儀器類文件材料歸檔范圍及保管期限表 序號 文件材料名稱 保管期限 1 引進、采購設備的可行性經濟、技術研究報告、技 術經濟效益預測、方案論證 長期 2 立項、洽談、考察、簽約、人員培訓等活動中形成 的文件材料 長期 3 申請資金和外匯的報告及批復文件 長期 4 設備開箱、“商檢”和索賠活動中的文件材料 長期 5 設備開箱驗收記錄、隨即文件材料及圖樣（包括原 文和譯文） 長期 6 設備安裝調試、試車記錄、總結、竣工圖樣、精度 、檢測、驗收報告 長期 7 設備操作及安全技術、維修保養規程 長期 8 設備預檢、維修保養、調整21、記錄、履歷表 長期 9 設備運行記錄及事故分析處理報告 長期 10 設備報廢鑒定書、申請報告和批復 長期 11 設備改造計劃、任務書、設計說明書、圖冊、工藝 、驗證、鑒定書 長期 12 設備管理目標、計劃、總結 長期 13 設備管理獎、有關申報批準材料 長期 14 設備管理方面的文件材料 短期 15 設備轉讓、固定資產折舊活動中形成的文件材料 短期 表9 會計類文件歸檔案范圍及保管期限表 序號 文件材料名稱 保管期限 一 會計憑證類 1 原始憑證 15年 2 記賬憑證 15年 3 匯總憑證 15年 二 會計賬簿類 4 總帳，包括日記總帳 15年 5 明細帳 15年 6 日記帳 現金和銀行存款日22、記帳 15年 保管25年 7 固定資產卡片 固定資產報廢清理后保管5年 8 輔助賬簿 15年 三 財務報告類，包括各級主管部門匯總財務報告 9 月、季度財務報告，包括文字分析 3年 10 年度財務報告（決策），包括文字分析 永久 四 其他類 11 會計移交清冊 15年 12 會計檔案保管清冊 25年 13 會計檔案銷毀清冊 25年 14 銀行余額調節表 5年 15 銀行對帳單 5年 16 工資結算表 25年 17 各類獎金發放表 15年 表10 人事類文件材料歸檔范圍及保管期限表 序號 文件材料名稱 保管期限 1 上級關于人事工作的指示、決定、通知 長期 2 本公司關于人事工作的各種條例、制度、措施等 永久 3 干部任免、招聘的請示與批復 永久 4 干部調配名單 長期 5 各類專業干部職稱、考核、評定等材料 長期 6 對干部處理的請示與批復 長期 7 員工錄用、干部退職、退休、離休、死亡撫恤、 富余人員安置及轉復軍人安置等有關材料 長期 8 落實干部知識分子政策的報告。批復等有關材料 長期 9 大、中、專畢業生分配介紹信、轉正定級通知 長期 10 本公司關于機構編制問題的請示及上級批復 永久 11 關于公司內部機構設置、人員配備的決定、通知 永久 12 機構新設、機構撤消、合并的通知及決定 永久 13 本公司職工名冊 永久