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1、集團(tuán)建設(shè)工程項(xiàng)目材料采購流程管理規(guī)定編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 工程項(xiàng)目材料采購流程和有關(guān)規(guī)定為加強(qiáng)工程材料程序化管理，有效的控制資金使用，更好的做好材料成本控制工作，了解各項(xiàng)目材料用款，對外欠款。結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定相關(guān)材料采購流程，望各項(xiàng)目部嚴(yán)格按照此制度執(zhí)行。一預(yù)算部預(yù)算，項(xiàng)目部統(tǒng)計(jì)，審核采購材料的數(shù)量工程中標(biāo)后，預(yù)算部對本工程所需的各種材料進(jìn)行預(yù)算，為工程的資金投入提供依據(jù)( 注：提供詳細(xì)的材料使用節(jié)點(diǎn)計(jì)劃，此計(jì)劃作為項(xiàng)目收款計(jì)劃主要支撐依據(jù))。項(xiàng)目部根據(jù)中標(biāo)書（中標(biāo)合同清單）和施工圖紙認(rèn)真嚴(yán)格計(jì)算2、本項(xiàng)目的材料需求，填報(bào)材料采購總計(jì)劃表交公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。同時(shí)此材料需求總表要一式三份，工程部，采購部，項(xiàng)目部各一份。二項(xiàng)目部申請材料采購計(jì)劃1在進(jìn)場前，項(xiàng)目部要提前做出由工程部認(rèn)可的材料總需求計(jì)劃，如果部分材料是甲方指定的，項(xiàng)目必須注明指定材料名稱，品牌，規(guī)格型號，數(shù)量，到場時(shí)間，聯(lián)系方式等。有加工圖紙的材料要附上圖紙，且有項(xiàng)目部項(xiàng)目經(jīng)理簽字，（結(jié)合工程實(shí)際情況，項(xiàng)目部必須考慮到定制加工材料的加工周期，給采購部合理的采購時(shí)間）。2. 材料采購申請單一一式三份，采購部，項(xiàng)目部，工程部各一份。為了杜絕浪費(fèi)和其他不合理情況發(fā)生，材料采購申請表上面必須有材料申請人，項(xiàng)目工程部負(fù)責(zé)人，項(xiàng)目經(jīng)理簽字，缺3、一不可（詳見樣表）。否則公司采購部有權(quán)拒絕接收材料采購申請表。公司采購部原則上不接收項(xiàng)目部任何人電話通知供貨要求，如果有特殊情況，一定要有公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意，由公司領(lǐng)導(dǎo)通知公司采購部負(fù)責(zé)人，公司采購部負(fù)責(zé)人在接收到公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意采購，方可安排公司采購部相關(guān)人員進(jìn)行采購。在公司采購部進(jìn)行材料采購的同時(shí)，項(xiàng)目部相關(guān)人員必須及時(shí)的補(bǔ)交材料采購申請表，并且按正常的審批程序進(jìn)行審批，然后將審批通過的材料采購申請表交至公司采購部。3. 項(xiàng)目中變更或增加材料用量，以甲方書面通知或簽證為主。項(xiàng)目部及時(shí)將甲方書面通知或簽證發(fā)公司預(yù)算部備案，同時(shí)，項(xiàng)目部按材料采購流程申請材料采購。預(yù)算部收到變更或增加材料用量申請4、表后，必須進(jìn)行核算，并報(bào)公司工程部、公司采購部、公司領(lǐng)導(dǎo)審批（特殊情況除外）。三、公司采購部在接收到批準(zhǔn)后的材料采購申請表，應(yīng)該按照工程施工流程和請購材料的緩急。由公司采購部負(fù)責(zé)人安排采購人員去進(jìn)行采購。1采購人員在接到采購部負(fù)責(zé)人安排的材料采購申請表后，采購人員要參考市場行情以及以前采購記錄和供應(yīng)商報(bào)價(jià)。優(yōu)先選擇供貨準(zhǔn)時(shí)，材料質(zhì)量好，價(jià)格優(yōu)惠，實(shí)力強(qiáng)的供應(yīng)商，進(jìn)行采購。主要材料或是采購量大的材料，采購人員要選擇三家以上的供應(yīng)商進(jìn)行報(bào)價(jià)比價(jià)，并把供應(yīng)商的材料樣品，交貨時(shí)間和報(bào)價(jià)上報(bào)給公司采購部負(fù)責(zé)人和公司領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，采購人員在接收到審批后的供應(yīng)商名單后，進(jìn)行相對應(yīng)的材料采購。如果是采購量或者5、是采購金額比較大的材料采購時(shí)，為了保護(hù)供需雙方的合法權(quán)益和避免以后的采購糾紛，公司采購部一定要和供應(yīng)商簽訂材料采購合同。少量的輔助材料采購人員可以從和公司長期固定合作的供應(yīng)商進(jìn)行優(yōu)先選擇采購。四、采購下單和送貨的時(shí)間安排采購人員和供應(yīng)商確定了采購意向，采購人員要嚴(yán)格按照材料采購申請表上面的數(shù)量給供應(yīng)商下單，采購人員一定要向供應(yīng)商確定材料的送（提）貨時(shí)間和付款方式。為了不影響工程正常施工，采購人員盡量要求供應(yīng)商把送貨時(shí)間往前安排。盡量讓供應(yīng)商送貨到我們工程的項(xiàng)目，如果是因?yàn)椴牧喜少徚可倩蛘呤枪?yīng)商離我們的項(xiàng)目比較遠(yuǎn)。供應(yīng)商不送貨，采購人員可以和供應(yīng)商協(xié)商，由我們出運(yùn)費(fèi)，讓供應(yīng)商送貨到我們項(xiàng)目，并6、同時(shí)告訴公司采購部相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。五、無法及時(shí)供貨的匯報(bào)說明因市場和行業(yè)缺貨因素，或供材商的原因，無法按期進(jìn)行采購到位的材料。采購部相關(guān)人員應(yīng)該立即通知材料請購部門，并且要說明原因。六、供應(yīng)商送貨事項(xiàng)1.供應(yīng)商在準(zhǔn)備送貨前，一定要通知采購人員或者項(xiàng)目收貨人員（項(xiàng)目經(jīng)理，施工員，倉管），項(xiàng)目現(xiàn)場人員好安排材料的存放地點(diǎn)。供應(yīng)商送貨到項(xiàng)目現(xiàn)場，原則上是由采購人員和項(xiàng)目材料采購申請人一起了驗(yàn)收供應(yīng)商送的材料。如果項(xiàng)目工地在外地，采購人員無法到現(xiàn)場參加材料驗(yàn)收，由項(xiàng)目經(jīng)理和相關(guān)人員組織驗(yàn)收。2.供應(yīng)商在送貨時(shí)，要嚴(yán)格按照采購人員下給供應(yīng)商的材料采購清單上面的數(shù)量送貨。送貨單上面要有，送貨項(xiàng)目的名稱，材料采購7、申請單的編號，以及供應(yīng)商所送的材料名稱，數(shù)量，價(jià)格，規(guī)格型號。送貨單上面要蓋供應(yīng)商的公章?，F(xiàn)場收貨人員要拿項(xiàng)目下給公司采購部的材料采購申請表和供應(yīng)商的送貨單進(jìn)行確認(rèn)，看供應(yīng)商所送材料是否是本項(xiàng)目所下的材料。如果供應(yīng)商所送材料和項(xiàng)目材料采購申請單一致，項(xiàng)目現(xiàn)場人員可以進(jìn)行供應(yīng)商所送材料驗(yàn)收。在驗(yàn)收供應(yīng)商所送材料同時(shí)，供應(yīng)商要提供每種材料的合格檢測報(bào)告，有效產(chǎn)品合格證，質(zhì)量保證書。現(xiàn)場驗(yàn)收人員確認(rèn)了供應(yīng)商所送材料符合相關(guān)質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)?，F(xiàn)場驗(yàn)收人員可以進(jìn)行對供應(yīng)商所送材料的驗(yàn)收入庫工作?，F(xiàn)場驗(yàn)收人員和項(xiàng)目經(jīng)理要在供應(yīng)商的送貨單上面簽字確認(rèn)。供應(yīng)商的送貨單必須一份三聯(lián)，一份供應(yīng)商自己留底，一份給工地現(xiàn)場驗(yàn)8、收人員，一份給公司采購人員。3.現(xiàn)場驗(yàn)收人員在驗(yàn)收供應(yīng)商材料時(shí)，一定要仔細(xì)，如果供應(yīng)商的送貨單和所送的實(shí)物材料名稱，數(shù)量，品牌，規(guī)格型號不符。現(xiàn)場驗(yàn)收人員一定要及時(shí)反饋給采購人員并做記錄。如果是材料質(zhì)量不合格，現(xiàn)場驗(yàn)收人員一律拒絕收貨（質(zhì)檢報(bào)告、合格證等未隨貨送到者，現(xiàn)場驗(yàn)收人員也可拒絕收貨，并及時(shí)告知公司采購人員協(xié)調(diào)）。并且及時(shí)通知公司采購部相關(guān)人員。七、供應(yīng)商的結(jié)算嚴(yán)格按合同的付款條款所定的時(shí)間節(jié)點(diǎn)執(zhí)行。原則上供應(yīng)商所有的材料結(jié)算以整月為周期，本月結(jié)算上個(gè)月的材料款（130號）。結(jié)算時(shí)間是每個(gè)月 1-5號，由供應(yīng)商提供上個(gè)月的結(jié)算相關(guān)材料到公司采購部，每個(gè)月5-10是公司相關(guān)部門對供應(yīng)商結(jié)9、算材料的審核時(shí)間。每個(gè)月1520由公司財(cái)務(wù)為供應(yīng)商打材料款。供應(yīng)商要帶有項(xiàng)目經(jīng)理，采購人員和現(xiàn)場驗(yàn)收人員簽字的送貨單和合同約定的發(fā)票，到公司采購部統(tǒng)一辦理結(jié)算。供應(yīng)商的材料數(shù)量，價(jià)格，是以供應(yīng)商所提供的有公司，項(xiàng)目相關(guān)人員簽字的送貨單為標(biāo)準(zhǔn)。（此結(jié)算方式是少量的輔材料，結(jié)算標(biāo)準(zhǔn)）。對于有采購合同的供應(yīng)商，供應(yīng)商在結(jié)算時(shí)，要以有簽字的送貨單和采購合同一起，到公司采購部辦理結(jié)算。八、工程材料采購合同管理工作流程根據(jù)公司的工程項(xiàng)目和合同管理辦法招標(biāo)管理辦法，制作本流程 項(xiàng)目論證決策簽訂施工合同預(yù)算部下發(fā)計(jì)劃材料單，財(cái)務(wù)部列入預(yù)算采購部組織市場調(diào)研合同履行部門組織市場調(diào)研進(jìn)行選用或招標(biāo)采購部門草擬合同10、文本確定項(xiàng)目負(fù)責(zé)人，辦理合同履行單合同會(huì)簽、會(huì)審批準(zhǔn)修改公司業(yè)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)審簽合同管理部門對合同的合法性、合規(guī)性進(jìn)行審核合同管理部門領(lǐng)導(dǎo)簽字合同登記歸檔合同簽訂（加蓋合同專用章）合同履行完畢，相關(guān)部門在履行單上簽字字財(cái)務(wù)見履行單后付款合同登記歸檔九、貨物采購流程（一）先款后貨的貨物采購首批貨物的采購：1、 公司采購部必須在總經(jīng)理授權(quán)下與供貨方簽訂供需合同。2、 公司采購部采購員根據(jù)合同，綜合商務(wù)部大多數(shù)人意見，并經(jīng)商務(wù)部經(jīng)理審核簽字向供貨方下發(fā)正式訂單。3、 公司采購部采購員憑合同、有效材料申請計(jì)劃單填寫請款單并經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理簽字核準(zhǔn)；獲財(cái)務(wù)核準(zhǔn)的請款單送至總經(jīng)理核批后返至財(cái)務(wù)部予以付款。4、 付11、款后，采購部采購員全程跟蹤直至貨物全部送至項(xiàng)目部辦理入庫；并及時(shí)向材料供應(yīng)商獲取購貨發(fā)票送至總經(jīng)理簽字后交至財(cái)務(wù)入帳。5、 經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人核實(shí)簽字后發(fā)票由采購部送至總經(jīng)理簽字交于財(cái)務(wù)入帳。后期貨物的補(bǔ)貨：1、 項(xiàng)目部（庫管、工程師、項(xiàng)目經(jīng)理）根據(jù)庫存及業(yè)務(wù)需要擬下經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理簽字的材料采購申請計(jì)劃。2、 材料采購申請計(jì)劃送至公司采購部，采購部負(fù)責(zé)人和預(yù)算部負(fù)責(zé)人核實(shí)簽字后下發(fā)給采購員，采購員下單給相應(yīng)材料供應(yīng)商。3、 由采購部采購員根據(jù)下發(fā)至材料供應(yīng)商的有效材料采購申請計(jì)劃訂單填寫請款單，經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理簽字核準(zhǔn)、總經(jīng)理核批后返至財(cái)務(wù)部予以付款。4、 付款后，采購部采購員全程跟蹤直至貨物全部送至項(xiàng)目12、部辦理入庫；并及時(shí)向材料供應(yīng)商獲取購貨發(fā)票送至總經(jīng)理簽字后交至財(cái)務(wù)入帳。（二）先貨后款的貨物采購首批貨物的采購：1、 公司采購部必須在總經(jīng)理授權(quán)下與供貨方簽訂供需合同。2、 公司采購部采購員根據(jù)合同，綜合商務(wù)部大多數(shù)人意見，并經(jīng)商務(wù)部經(jīng)理審核簽字向供貨方下發(fā)正式訂單。3、 下發(fā)正式訂單后，采購部采購員全程跟蹤直至貨物全部送至項(xiàng)目部辦理入庫；并及時(shí)向供貨方索要購貨發(fā)票并轉(zhuǎn)交至物資部。4、 采購部采購員材料采購部負(fù)責(zé)人和預(yù)算部負(fù)責(zé)人核實(shí)簽字后的購貨發(fā)票至財(cái)務(wù)部填寫請款單，經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理簽字核準(zhǔn)、總經(jīng)理在對請款單、發(fā)票予以核批后返至財(cái)務(wù)部予以付款和入帳。后期貨物的補(bǔ)貨：1、 項(xiàng)目部（庫管、工程師、項(xiàng)目13、經(jīng)理）根據(jù)庫存及業(yè)務(wù)需要擬下經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理簽字的材料采購申請計(jì)劃。2、 材料采購申請計(jì)劃送至公司采購部，采購部負(fù)責(zé)人和預(yù)算部負(fù)責(zé)人核實(shí)簽字后下發(fā)給采購員，采購員下單給相應(yīng)材料供應(yīng)商。3、 下發(fā)正式材料采購訂單后，采購部采購員全程跟蹤直至貨物全部送至項(xiàng)目部辦理入庫；并及時(shí)向供貨方索要購貨發(fā)票。4、 采購部采購員根據(jù)工程項(xiàng)目材料采購流程和有關(guān)規(guī)定辦理材料結(jié)算十、采購相關(guān)樣表附件一 ：供貨通知書（適用于未簽署供貨合同）供貨通知書 公司：我司根據(jù)實(shí)際需要，考慮到 項(xiàng)目急需要首先進(jìn)行施工建設(shè)，該部位的材料用量不大，雖然供貨合同未簽訂，但請貴司積極配合。請貴司按下表所列材料(設(shè)備)名稱、品牌、型號、規(guī)格、數(shù)量14、交貨日期向我司指定的交貨地點(diǎn)送貨。項(xiàng)目名稱： 交貨日期：201 年 月 日 交貨地點(diǎn)： 序號材料(設(shè)備)名稱品牌型 號 （編號）規(guī) 格單 位數(shù)量部位12345678注：1.具體單價(jià)按今后雙方所簽定的合同及附件產(chǎn)品及價(jià)格清單。2自本供貨通知書送達(dá)之日起 1 工作日內(nèi)，請貴司將經(jīng)蓋章確認(rèn)的本通知書以傳真方式送我方經(jīng)辦人備案，并在 5 工作日內(nèi)將原件送達(dá)我方。 購貨單位： 供貨單位：公司名稱： 公司名稱： 經(jīng) 辦 人： 確 認(rèn) 人： 聯(lián)系電話： 聯(lián)系電話： 負(fù) 責(zé) 人： 傳真號碼： 傳真號碼： 日 期： 日 期： 附件二 ：供貨通知書（適用于已簽署供貨合同）供貨通知書 公司：我司根據(jù)實(shí)際需要，以 15、年 月 日簽訂的 工程材料(設(shè)備)供貨合同為依據(jù)，請貴司按下表所列材料(設(shè)備)名稱、品牌、型號、規(guī)格、數(shù)量、交貨日期向我司指定的交貨地點(diǎn)送貨。項(xiàng)目名稱： 交貨日期：201 年 月 日 交貨地點(diǎn)： 序號材料(設(shè)備)名稱品牌型 號 （編號）規(guī) 格單 位數(shù)量部位12345678備注注：1.具體結(jié)算單價(jià)按雙方所簽定的合同附件產(chǎn)品及價(jià)格清單。2自本供貨通知書送達(dá)之日起 1 工作日內(nèi)，請貴司將經(jīng)蓋章確認(rèn)的本通知書以傳真方式送我方經(jīng)辦人備案，并在 5 工作日內(nèi)將原件送達(dá)我方。 購貨單位： 供貨單位：公司名稱： 公司名稱： 經(jīng) 辦 人： 確 認(rèn) 人： 聯(lián)系電話： 聯(lián)系電話： 負(fù) 責(zé) 人： 傳真號碼： 傳真號碼16、： 日 期： 日 期： 附件三： 材料(設(shè)備)收料單項(xiàng)目名稱：交貨日期： 交貨地點(diǎn)：序號材料(設(shè)備)名稱品牌型 號 （編號）規(guī) 格單 位數(shù)量12345678說明：購貨單位委派的收料員，僅限于對材料的數(shù)量進(jìn)行如實(shí)收貨。以上材料(設(shè)備)已供貨至購貨單位交貨地點(diǎn)；具體結(jié)算價(jià)格按雙方所簽定的合同附件產(chǎn)品及價(jià)格清單。購貨單位： 供貨單位： 經(jīng)辦人： 確認(rèn)人： 負(fù)責(zé)人： 聯(lián)系電話： 聯(lián)系電話： 確認(rèn)日期： 日期： 注：本原件一分兩份，供貨單位持一份，購貨單位持一份；附表四：月度材料（設(shè)備）款匯總表月度材料（設(shè)備）款匯總表項(xiàng)目名稱： 時(shí)間： 序號材料名稱收款單位金額（元）備注12345合計(jì)說明：各類材料的 17、材料（設(shè)備）收料單原件作為本表的附件附后。附件共 份。購貨單位：（公章） 供貨單位：（公章）公司名稱： 公司名稱： 經(jīng)辦人： 經(jīng)辦人： 負(fù)責(zé)人： 負(fù)責(zé)人： 聯(lián)系電話： 聯(lián)系電話： 日期： 日期： 注：本原件一分兩份，供貨單位持一份，購貨單位持一份；材料/用品申購單項(xiàng)目名稱： 申請人： 申購日期：201 年 月 日序號材料/用品名稱規(guī)格數(shù)量到位時(shí)間用途項(xiàng)目經(jīng)理 ： 日期：年月日總經(jīng)理： 日期：年月日說明：收 料 單項(xiàng)目名稱： 核算單位工程： 日期： 年 月 日送貨單位： 送貨單號：合 同 號： 倉庫類別：編號貨物名稱規(guī)格單位送貨數(shù)量實(shí)收數(shù)量單價(jià)金 額萬千百十元角分金額（大寫）： 萬 仟 百 拾 18、元 角 分整小寫 ￥送貨人： 倉庫： 收料員： 質(zhì)檢員（專業(yè)人員）： 備注：一式三聯(lián)單；第一聯(lián) 項(xiàng)目部留存；第二聯(lián) 會(huì)計(jì)記賬；第三聯(lián) 供貨單位留存；領(lǐng) 料 單領(lǐng)料項(xiàng)目： 日期： 年 月 日領(lǐng)料單位： 編號貨物名稱規(guī)格單位數(shù)量單價(jià)金 額萬千百十元角分合計(jì)金額（大寫）： 萬 仟 百 拾 元 角 分整小寫 ￥項(xiàng)目經(jīng)理： 主管施工： 倉庫發(fā)料員： 領(lǐng)料班組： 領(lǐng)料人：備注：一式三聯(lián)單；第一聯(lián) 倉庫留存；第二聯(lián) 會(huì)計(jì)記賬；第三聯(lián)施工單位。入 庫 單 科目： 日期： 年 月 日貨 號品 名單位數(shù) 量單 價(jià)金 額萬千百十元角分合計(jì)金額（大寫）： 萬 仟 百 拾 元 角 分整小寫 ￥ 材料員： 會(huì)計(jì)： 保管員19、： 經(jīng)手人： 備注：一式四聯(lián)單；第一聯(lián)倉庫留存統(tǒng)計(jì)；第二聯(lián)項(xiàng)目會(huì)計(jì)記賬；第三聯(lián)倉庫統(tǒng)計(jì)員；第四聯(lián)送貨單位結(jié)賬。 退 料 單 項(xiàng)目名稱： 核算單位工程： 日期： 年 月 日退料單位： 收料單位：合 同 號： 倉庫類別：編號貨物名稱規(guī)格單位申退數(shù)量實(shí)退數(shù)量單價(jià)金 額萬千百十元角分合計(jì)金額（大寫）： 萬 仟 百 拾 元 角 分整小寫 ￥ 送貨人： 倉庫員： 材料員： 質(zhì)檢員（專業(yè)人員）： 備注：一式四聯(lián)單；第一聯(lián)倉庫主管；第二聯(lián)會(huì)計(jì)記賬；第三聯(lián)材料員；第四聯(lián)退貨或送貨單位。貨 品 調(diào) 撥 單 調(diào)入項(xiàng)目： 日期： 年 月 日 編號品 名數(shù)量單位進(jìn)貨時(shí)價(jià)格調(diào) 撥 時(shí) 價(jià) 值描述調(diào)撥意義單價(jià)金額數(shù)量金額調(diào)20、出倉庫員： 調(diào)出材料員： 調(diào)入倉庫員： 調(diào)入材料員： 材料部經(jīng)理：備注：一式四聯(lián)單；第一聯(lián)調(diào)出倉庫員；第二聯(lián)公司會(huì)計(jì)記賬；第三聯(lián)調(diào)入倉庫統(tǒng)計(jì)員；第四聯(lián)調(diào)入材料員； 工程有限公司材料付款審批表 NO： 項(xiàng)目 單位工程： 申請時(shí)間： 年 月 日合同編號：合同名稱：簽訂日期： 年 月 日收款單位：付款方式： 現(xiàn)金 支票 電匯應(yīng)付款總額：￥ 元已付款總額：￥ 元本次應(yīng)付款： 佰 拾 萬 仟 佰 拾 元 角 分￥： 元 付款依據(jù)：申請部門： 申請人： 供應(yīng)商聯(lián)系人： 聯(lián)系電話：公司審批意見材料部簽名：財(cái)務(wù)部簽名： 總經(jīng)理 簽名： 備注備注：一式三聯(lián)單；第一聯(lián)（會(huì)計(jì)）記賬、第二聯(lián)（材料部）留存、第三聯(lián)（審核部）留存。