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1、企業材料及設備采購程序管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目 錄1目的42. 適用范圍43相關文件4招標管理辦法（詳細見合同預算部招標管理辦法）44執行原則55. 職責55.1 材料部55.2 公司質檢部（工程技術部）65.3 公司成本控制部（預算部）65.4財務部65.5副總/總經理76工作程序76.1 項目材料設備計劃清單76.2選擇合格的供應商86.2.1收集產品和供應商的資料和信息86.2.2制作采購準備文件86.2.3供應商資格預審96.2.5報價和審價106.2.6選定供應商106.3合同談判與簽訂2、106.4材料設備進場檢驗106.4.1編制進貨檢驗計劃106.4.2檢驗地點116.4.3檢驗方式116.4.4檢驗和試驗的標準和范圍116.4.5檢驗和試驗的執行126.4.6 項目部材料設備出入庫126.4.7.1 入庫126.4.7.2 出庫126.4.7不合格材料設備的處理126.5 材料設備的使用、標識136.5.2材料部負責監督總包單位作好材料設備的標識。146.5.3材料部負責跟蹤記錄材料設備的現場使用情況。146.6供應商的考核與評價146.6.2材料部針對各家供應商建立供應商檔案。147罰則15材料(設備)采購管理制度1目的 通過規范材料設備采購程序，形成各部門和環節的有效3、制衡和協作，以保證采購活動滿足數量、質量、成本、交貨期和服務方面的要求。2. 適用范圍公司確定自行采購的材料設備。凡是金額達到招標條件的材料設備采購項目必須嚴格執行招標管理辦法來選擇合格供應商，后續的管理工作按照本辦法執行。3相關文件 招標管理辦法（詳細見合同預算部招標管理辦法）經濟合同管理辦法財務管理制度公司有關制度4執行原則41“檢控并重，以控為主”，控制的關鍵是選擇合格的供應商；42必須體現公司統一的付款和質量原則；43體現運作效率與權力制衡。5. 職責5.1 材料部負責制訂和完善材料設備采購管理制度和流程。收集市場信息，建立材料設備和供應商信息庫。負責對供應商進行評審、考核，建立供應商4、檔案和合格供應商名冊。5.1.4制定項目總體的材料設備采購計劃。5.1.5負責組織制定各類材料設備的采購準備文件。5.1.6負責材料設備采購合同的談判和擬訂。5.1.7負責材料設備采購合同的報審和修改。5.1.8負責組織材料設備的進場，組織進場檢驗。5.1.9負責組織材料設備質量驗證的對外送檢工作。5.1.10參與協調施工過程中與供應商的關系。5.1.11負責跟蹤記錄材料設備的使用情況。5.1.12負責收集整理各種質量合格證書和檢驗試驗文件。5.1.13參與采購設備的竣工報驗。5.1.14負責協調和管理材料設備的保修服務工作。5.1.15負責對供應商進行考核評價。5.2 公司質檢部（工程技術部5、）5.2.1參與制訂項目總體采購計劃。5.2.2負責提出材料設備需用計劃。5.2.3參與制作相關的采購準備文件。5.2.4參與進場材料設備的檢驗和試驗。5.2.5負責監督材料設備的保管、標識及進入庫管理工作。5.2.6負責組織和協調設備安裝施工。5.2.7負責反饋材料設備使用情況和供應商的服務情況。5.2.8負責組織設備的竣工報驗。5.3 公司成本控制部（預算部）5.3.1參與制訂項目的材料設備采購總體計劃。5.3.2負責提出材料設備采購的計劃成本。5.3.3收集整理市場材料設備價格變化動態，對報價進行監督審查。5.3.4負責審查材料設備采購合同。5.3.5負責匯總材料設備價款及變更，及時調整6、工程總造價。5.4財務部5.4.1參與對供應商的銀行信用及財務狀況調查。5.4.2參與制訂合同的付款條款。5.4.3匯總制訂材料設備資金需用計劃。5.4.4負責對供應商進行材料設備價款支付。5.5副總/總經理5.5.1監督和指導材料設備采購全過程工作的開展。5.5.2負責選擇材料設備供應商。5.5.3負責審核材料設備采購合同。5.5.4負責處理材料設備進場和施工過程中的重大事件。5.5.5負責審核供應商考核結果。5.5.6負責審查材料設備履約完成證明，對材料設備價款支付出具意見。6工作程序6.1 項目材料設備計劃清單6.1.1根據材料設備對工程質量和成本的影響程度，將項目物資分成A、B、C三類7、。量大且對工程質量和成本影響大的物資為A類；量小但對工程質量影響大或量大但對工程質量影響一般的物資為B類；一般物資為C類（公司五金店供應）。公司應重點控制A類材料設備，具體參見材料設備分類表（附件2）。由成本控制部在項目開工前3天制作項目材料設備計劃清單6.1.2公司根據材料設備重要性分類，由材料部與工程技術部根據項目材料設備計劃清單，明確該項目由公司自行采購的材料設備，上報主管副總和總經理審批后，作為項目的采購范圍。6.1.3材料部負責組織相關部門在開工前2天制訂項目的材料設備總體采購計劃（附件），報總經理審批。6.1.4項目部根據工程進度和現場施工需要，預先提出材料設備需用計劃，報送到主管8、副總及總經理通過后，由材料采購部正式啟動采購程序。6.2選擇合格的供應商6.2.1收集產品和供應商的資料和信息材料部負責收集各類材料設備的市場信息，要針對計劃采購的材料設備建立專項數據庫，數據庫中每項必須收集不少于3家供應商以上的產品信息。6.2.2制作采購準備文件6.2.1.2由材料部組織制作材料設備采購計劃清單，明確采購的詳細需求作為采購實施的依據，其內容應包括相關圖紙、設備型號、性能要求、技術參數、品種、加工要求、數量、交貨期、驗收標準、現場安裝要求、質量保修條件等。6.2.1.4計劃預算部負責提供材料設備的數量、計劃采購成本等。6.2.1.5工程技術部負責提出材料設備的進場時間要求、現9、場安裝要求、設備型號、參數等，并負責與監理公司溝通，確認采購的相關需求。6.2.1.3采購準備文件還包括依據性的采購文件：由材料設備部負責歸檔管理相關材料設備的國家標準和部頒標準，作為材料設備進場檢驗的依據。6.2.3供應商資格預審材料設備要求供應商遞交各類證明文件包括：企業介紹、企業的資質證明資料（營業執照、生產許可證、資質證書等）、產品的質量證明資料（合格證、準用證或備案目錄、監測報告等）、進口物資的相關證明（進出口許可證、商檢證明等）、獲獎證書等，并對其資格進行評審。6.2.4供應商評價6.2.4.1針對不同的材料設備特點采取不同的評價方式。a. 對能提供標準產品的，進行樣品檢測，檢測結10、果作為評價依據。b. 對不能提供樣品的，進行廠家或其承包項目的考察，考察結果作為評價的依據。6.2.4.2樣品檢測和評價a. 材料部要求各供應商，按要求數量送樣，并附鑒定書或檢測報告；b. 材料部收到樣品后，立即填寫委托單，將樣品送到的經過認證的專業檢測機構檢測。c. 材料部負責取得檢測報告，并按檢測結果對產品進行質量性能評價。d. 必須請監理公司和工程部參與對樣品的確認，并進行封樣。6.2.4.3對廠家或其承包的項目考察a. 材料部組織工程部、成本控制部及其他專業人員對廠家或其承包項目進行考察，必要時應邀請監理工程師參與。b. 如樣品檢測合格后，認為有必要對其生產能力和質量保證能力進行進一步11、的了解，也可以組織考察。c. 材料部提交考察報告，報告的內容應包括：企業規模、生產能力和裝備、領導質量意識、員工素質、質量管理體系建設、售后服務、設計開發能力、顧客滿意度反饋等。6.2.5報價和審價a. 當供應商樣品符合要求或考察合格后，則可通知各供應商報價；b. 材料部負責具體的談判，談判價格必須經過成本控制部審核。6.2.6選定供應商a. 采購金額在 萬元以下的，由主管副總選定供應商；采購金額在 萬元以上的，由主管副總提出選擇建議，上報總經理審批確定。b. 材料設備負責將選擇結果通知各供應商，同時要求中選的供應商前來辦理有關合同事宜。6.3合同談判與簽訂具體的執行程序和規定見合同管理辦法。12、6.4材料設備進場檢驗6.4.1編制進貨檢驗計劃6.4.1.1材料部的工程師在統一組織下，對材料設備進場檢驗進行全面策劃，編制材料設備進場檢驗計劃（附件），明確檢驗地點、檢驗的方式、檢驗記錄方式、抽樣方式和比例、檢驗量具和儀器、檢驗記錄表格等，為材料設備進場檢驗作好準備工作。6.4.1.2將材料設備的進場時間及安排，至少提前5天通知工程技術部，要求總包和監理單位作好相應的準備。6.4.2檢驗地點6.4.2.1進場檢驗一般在施工現場進行。由于材料設備檢驗合格后都要入庫保管，應將進貨檢驗地點設在相應的倉庫內；對體積特別大的采購材料設備，也可以送到施工現場的工作地，在工作地進行材料設備質量檢驗。6.13、4.2.2當加工復雜、現場安裝要求特殊的材料設備，則可將由材料設備部派出專業工程師駐在供應商生產現場進行過程檢驗和出廠檢驗。6.4.2.3要進行報關商檢的進口材料設備，材料部的專業工程師應到海關進行檢驗。6.4.3檢驗方式6.4.3.1由材料部組織項目部、總包和監理單位、供應商幾家聯合驗收驗證，填寫相關的表格和簽字確認，填寫材料設備檢驗認定記錄（附件5），只有各家單位通過沒有異議并簽字認可，才能算通過了檢驗程序。6.4.3.2對重要的材料設備要現場錄像或照相，作為將來備查的依據。6.4.4檢驗和試驗的標準和范圍檢驗和試驗的內容、方法和質量標準，執行建筑安裝工程質量檢驗評定標準及國家有關建筑施工14、規范，物資試驗的資料管理執行北京市建筑安裝工程資料管理規程的有關規定。6.4.5檢驗和試驗的執行6.4.5.1在進貨檢驗中，材料部專業工程師應根據外購材料設備質量重要度分級和供應商質量保證能力評級，可適當地調整檢驗材料設備的數量和檢驗材料設備質量特性的重點。6.4.5.2物資檢驗首先要對材料設備質量證明文件進行檢驗，確保證明符合合同和國家有關規范的要求；6.4.5.3按照采購合同（或采購計劃）對物資的名稱、型號、規格、產地、材質、數量進行核對。6.4.5.4對規定必須經過檢測試驗的材料設備，由專業工程師進行抽樣，委托經過認證的檢測中心進行檢測和試驗。6.4.5.5材料部負責收集、整理材質證明及15、相關證明資料。6.4.6 項目部材料設備出入庫6.4.7.1 入庫項目部材料員必須根據項目材料、設備臺帳（月）填寫入庫手續,并定期清理。6.4.7.2 出庫項目部材料員必須根據項目材料、設備臺帳（月）填寫出庫手續,并按周完成臺帳，交成本控制部和辦公室。6.4.7不合格材料設備的處理6.4.7.1報廢當材料設備不合格特性嚴重，采購專業工程師則通知供應商報廢。為防止供應商將這類不合格品混入合格品以后再交貨，材料設備部應扣留這類不合格品，或在不合格品上作出破壞性標志后再交供應商運回。6.4.7.2返工a. 當材料設備不合格時，材料部與供應商談判后，辦理退貨手續，供應商將材料設備運回進行檢驗篩選或返工16、，將篩選出的合格品或返工后的合格品再送檢。b. 絕對不允許供應商對退回不合格材料設備，不作任何處理，就又送檢“闖關”。當遇到有這樣做的供應商時，一旦查實，材料部應取消其供應商資格，最低須給予“黃牌”警告和經濟扣罰。6.4.7.3回用材料設備的不合格特性不會給成品質量帶來影響時，公司可以作讓步處理。回用有兩種處理方法，一種是不降價回用；一種是降價回用。決定是否回用由工程管理部出具意見，決定是否降價由預算合同部出具意見，最終報主管副總審批通過后執行。6.4.7.4上述幾種處理不合格品的處理過程填寫不合格材料設備記錄表，并將供應商的不合格行為，記入供應商履約過程記錄表。6.5 材料設備的使用、標識617、.5.1材料設備進場檢驗合格后，交由總包單位進行材料設備的現場管理，材料設備部監督其保管、標識、出入庫管理等工作，技術部監督材料設備的安裝、使用。6.5.2材料部負責監督總包單位作好材料設備的標識。a. 物資的標識方式為標記、記錄。b. 物資標記的內容應包括產品名稱、型號、規格、供貨廠商或產地、數量、批次或出產日期、檢驗狀態、標識人及日期。c. 物資記錄標識用入庫驗收記錄單、試驗報告或發料領料單等作為記錄載體，標識的內容應明確該物資所安裝或使用的分部分項工程，該記錄應予以保存。d. 當工程質量出現問題時，可根據發生問題的工程部位、施工日期、使用材料，按物資的質量記錄、標識及領料憑證追溯；6.518、.3材料部負責跟蹤記錄材料設備的現場使用情況。6.6供應商的考核與評價6.6.1材料部負責對供應商進行考核與評價，項目部負責反饋有關供應商的施工配合、產品使用質量等情況。6.6.2材料部針對各家供應商建立供應商檔案。6.6.2.1供應商檔案包括：供應商基本情況和供應商履約過程記錄表兩大部分。6.6.2.2供應商基本概況，包括供應商及其產品的介紹、產品樣本；資格預審的調查資料；樣品檢測報告；廠家及其項目的調查報告，選定供應商的批準文件等。對這部分資料應編目編號，可放在一個檔案袋內備查。6.6.2.3供應商履約過程記錄表，記錄每次材料設備進場的日期、交貨數量、質量合格率、拒收或接收的處理結果；現場19、施工配合情況、服務質量及發生的重大事項。6.6.2.4在供應商完成合同以后一個月內，材料部完成對供應商的考核，如果供應商出現重大質量問題、進場時間嚴重滯后影響施工進度等重大事故，作為供應商考核的否決性指標。6.6.2.5考核完畢后將考核結果上報主管副總審批。6.6.2.6凡是考核不合格的供應商，在公司以后的采購項目中永不錄用。6.6.2.7考核合格的供應商進入合格供應商名冊（附件8），合格供應商在公司其他項目的采購中可以不再進行資格預審，并在競爭報價一致的情況下享有優先權。6.6.2.8采購活動結束后，所有采購檔案和過程文件，移交辦公室統一管理。7罰則7.1相關人員在樣品檢測和考察中接受供應商20、行賄，但未給公司造成損失時，給予警告處分，調離原崗位，并處以 元到 元的罰款；7.2相關人員接受供應商行賄，不能客觀公正、公平地評價、選擇供應商時，調離原崗位，處以 元到 元的罰款；給公司造成重大經濟損失時，應予除名，并追究其法律責任。7.3負責材料設備進場檢驗人員不能嚴格把關，讓不合格材料設備進入現場時，處以 元到 元的罰款。7.4采購的各類記錄不齊全，導致重要的過程文件缺失或遺漏的，追究當事人的責任并處以 元到 元的罰款。7.5對供應商考核不公正的，追究責任并處以 元到 元的罰款。采購管理表格清單：編號表格名稱文件編號附件1項目主要設備材料計劃清單附件2材料設備采購清單附件3供應商資格評審21、表附件4供應商報價審核表附件5入圍供應商選定表附件6供應商選定審核表附件7材料設備進場通知書附件8材料設備檢驗認定記錄附件9材料設備移交單附件10不合格材料設備記錄表附件11供應商履約考核表附件12合格供應商名冊附件13材料設備進場檢驗計劃表附件14材料設備采購總體計劃表附件15供應商考核記錄表附件16材料設備外送檢驗記錄表10、項目材料臺帳項目倉管、采購經理施工中10、材料入庫項目倉管及采購經理施工中施工中10、不合格產品追查采購人員責任合格9、材料自檢及外送檢材料部及質檢部施工中4、材料采購計劃采購部財務總經理施工中8、材料封樣檢查規格、合格證、數量開工前1天7、配送流程進入配送流程該流程22、根據單個項目編制項目材料設備采購總流程開工前1天7、招標及合同簽訂砂石子鋼筋模板商品砼門窗砌體設備5、輔材及零星由五金店配送開工前2天準備開工前兩天準備6、主材計劃采購部實施采購時間：開工前3天（采購部）時間：開工前4天（項目部）3、材料采購準備計劃時間：開工前5天時間：開工前2、主管領導審批材料經理總工總經理1、成本控制部、工程部編制材料預算清單項目采購總經理1附件1材料設備分類表A類土建類：批量的鋼筋、型鋼、水泥、木材、商品混凝土、磚、構配件、防水材料、門窗、鋁合金制品、吊頂材料（鋼龍骨、石膏板）、保溫板、隔墻板、玻璃幕墻、大理石、花崗巖、不銹鋼制品、水電設備類：焊管、鍍鋅鋼管、電纜、電纜23、橋架、插接母線、高檔燈具、配電箱、變配電設備、上下水管、高檔潔具、高檔暖氣片、鍋爐、空調設備、風機盤管、燃氣設備、通風設備、消防控制設備、保安監控設備、樓宇自控設備、電視前端設備、電話中繼設備、小區網管設備、中水設備、水泵、園林噴灌設備、插窗機設備等。B類土建類：沙石、普通墻地磚、油漆、涂料、白灰、安全網、玻璃、線材等水電類：水暖器件、普通潔具、探測器、電線、普通燈具、普通暖氣片、開關、各種管材、中小型設備等。C類焊條、焊接材料、外加劑、線盒、小五金、螺絲、螺栓、火燒絲、元釘、膩子粉、界面劑、石膏粉、鋸片、鉆頭、小型工具、勞保用品、臨設用水暖材料、電器輔助材料等。附件1 項目設備材料計劃清單序24、號材料設備名稱品牌規格（技術參數）數量計劃批次及配送時單價合計圖紙依據計劃批次計劃配送時間數量編制人 項目經理意見總工程師意見總會計師意見總經理意見備注附件2 供應商報價審核表工程名稱：采購項目預算定額價格市場調查價格建材市場1建材市場2建材市場3建材市場4市場價格各供應商報價及評價供應商名稱報價與計劃的偏差率技術參數評價1234價格審查意見審查人： 時間： 附件3 材料設備進場通知書工程項目材料設備名稱供貨單位進場時間批 次共 批第 批送貨數量送貨方式檢驗地點檢驗方式檢驗時間附件4材料設備檢驗認定記錄工 程 名 稱 ： 材料/設備名稱供應商合同編號規格型號驗收地點驗收時間參加人員檢驗內容合同25、規定數量實際數量差異及原因合同規定時間實際時間差異及原因證明文件內容是否齊全缺少的資料項目質量檢查方式是否需要試驗試驗檢測單位送檢人試驗報告編號質量檢驗結果（有試驗的附檢測報告） 檢驗人： 時間：認 定 結 果： 工程管理部簽字： 時間：材料采購部簽 字：時 間：總包單位簽 字：時 間：監理單位簽 字：時 間：供應商簽 字：時 間：總工程師簽 字：時 間：附件5材料設備移交單工 程 名 稱 ： 材料/設備名稱供應商合同編號檢驗認定編號數 量規格型號單 價總 價進場批次共 批，第 批交接日期參加人員工程技術部簽 字：時 間：施工單位簽 字：時 間：監理單位簽 字：時 間：附件6不合格材料設備記錄26、表 工程名稱：供應商名稱材料設備名稱規格型號檢驗或試驗日期不合格內容及事項： 記錄人： 時間：工程技術部評審處置意見： 審批人： 時間：計劃預算部評審處置意見：審批人： 時間：主管副總評審處置意見：審批人： 時間： 附件7 材料設備進場檢驗計劃序號產品名稱供應商名稱試驗地點檢驗項目試驗內容試驗樣本數量檢測單位編制人編制日期 審核人日期總工簽字審批日期附件8 材料設備外送檢驗記錄表序號材料設備名稱供應商名稱外送時間檢測單位檢測報告編號檢測結果經辦人審批人附件9材料部周（月）采購配送計劃表/總結表序號材料名稱品牌規格型號數量價格使用項目名稱配送時間責任人合計備 注附件10項目材料、設備臺帳（月） 填表人： 年 月 日序號材料名稱品牌規格入庫出庫庫存備注批次時間數量領貨人數量時間