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1、公司生產物流費用預算控制管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 物流費用預算控制管理制度 1 目的 為促進公司建立、健全內部約束機制,推動企業加強費用預算控制管理,進一步合理的降低各項費用,以達到企業利潤的最大化,結合公司目前的實際情況,特制定本制度。 2 掌握程度 重點掌握:公司全體員工考試分數應為滿分。 一般了解:無 3 內容: 3.1公司預算組織的分工 3.1.1 公司法定代表人對公司預算的管理工作負總責;財務管理中心總監分管公司預算的管理工作,擬訂公司預算的目標、政策;財務管理中心預算控制部(以下簡稱預算控2、制部)主要制定預算管理的具體措施和辦法,審議、平衡預算方案,組織下達財務預算,協調解決財務預算編制和執行中的問題,考核預算的執行情況,并負責預算執行情況的分析和報告,督促各部門完成財務預算目標。 3.1.2 公司各職能、營業、操作部門要密切配合財務管理中心預算控制部做好相關的工作,要及時與預算控制部溝通,反映公司相關情況;并在預算控制部的指導下,學會制訂本部門預算,且能進行執行情況分析。 3.2費用預算的內容 3.2.1目前公司的費用預算主要是指管理費用和銷售費用的預算。根據公司的年度目標,分各個月份制定月度預算指標。 3.2.2管理費用預算的項目明細有:工資費用、辦公費、差旅費、交通費、房租3、費、水電費、廣告費、通訊費、業務費、交通罰款費(原運雜費)、簽單租車費、社保費、單據費、獎金、培訓費招聘費、車輛修理費、加油費、停車路橋費、購車補貼、保險費、維修費、品牌建設費、工傷費、勞動保護費、審計咨詢律師費、研究開發費、促銷物料費、其它,共28項;其中辦公費用細分成;定額辦公用品、非定額辦公用品、快遞及郵寄費、桶裝飲用水、其他五類;通訊費分為手機話費補貼和固定話費等二類。 3.2.3 銷售費用預算的項目明細有:工資費用、獎金、房租、水電費、通訊費、業務費、辦公費、維修費、工傷費、差旅費、交通費、社保費、保險理賠費、交通罰款及公司罰款、廣告費、促銷物料費、勞務費、單據材料費、賠款準備金、裝4、修費、附加費、其他,共22項;其中辦公費用細分成;定額辦公用品、非定額辦公用品、快遞及郵寄費、桶裝飲用水、其他五類;通訊費分為手機話費補貼和固定話費等二類。 3.3費用預算的歸口管理和適用范圍 3.3.1管理費用中工資費用、獎金、社保費、培訓費招聘費用、通訊費(手機話費補貼)和銷售費用中的工資費用、獎金、社保費、通訊費(手機話費補貼)由人力行政管理中心人力資源部歸口管理;管理費用中的水電費、通訊費(固定話費等)以及辦公費中的定額辦公用品、非定額辦公用品、桶裝飲用水三項和銷售用中水電費、通訊費(固定話費等)以及辦公費中的定額辦公用品、非定額辦公用品、桶裝飲用水三項由人力行政管理中心行政部歸口管理5、。由預算控制部統一對各部門以上費用下預算指標,經與人力行政管理中心協商后執行,由人力行政管理中心全權管理督促各部門上述費用控制在預算內。以上費用預算控制的第一責任人為人力行政管理中心總經理,第一責任人需指定一至二人為直接責任人,具體負責各部門上述費用控制和預算控制部就具體事項接口。 3.3.2管理費用中廣告費、品牌建設費、促銷物料費和銷售費用中廣告費、促銷物料費、裝修費由營銷管理中心企劃部歸口管理。預算控制部對各部門上述費用下預算指標,經與企劃部協商后執行,企劃部全權管理督促各部門上述費用控制在預算內。以上費用預算控制的第一責任人為營銷管理中心總監,第一責任人需指定一至二人為直接責任人,具體負6、責各部門上述費用控制和預算控制部就具體事項接口。 3.3.3管理費用中保險費和銷售費用中保險理賠費由理賠服務部歸口管理;管理費用中審計咨詢律師費由法務部歸口管理;預算控制部對各部門上述費用下預算指標,經與理賠服務部和法務部協商后執行,理賠服務部和法務部全權管理督促各部門上述費用控制在預算內。以上費用預算控制的第一責任人為分管這兩個部門的高級經理,第一責任人可以指定二人為直接責任人,具體負責各部門上述費用控制和預算控制部就具體事項接口。 3.3.4管理費用和銷售費用所有費用均由各部門自已歸口管理;由預算控制部根據近幾月的相關數據和各部門對本部門預算的相關意見結合來制定指標;各部門總監(經理)、各7、區域經理、區域總監為最終責任人,最終責任人可指定一人為直接責任人,具體負責各部門上述費用控制和預算控制部就具體事項接口。 3.3.5管理費用考核的適用部門:財務管理中心、法務部、資本營運部、績效考核部、人力行政管理中心、副總辦、IT部、總經辦、華北行政人事部、華北財務部、華東行政人事部、華東財務部、深圳財務部、深圳行政人事部。 3.3.6銷售費用考核的適用部門:營業部門(區域、區域、區域、區域、區域、區域),操作部門及其他(總辦、廣州汽運中心、廣州車隊、速遞中心、深圳配送中心、上海汽運中心、深圳車隊、廣州總調、運作中心、上海車隊、交接部、汽運中心長途組、總部交接部、理賠服務部、呼叫中心、華北車8、隊、營銷管理部、企劃部、華東運作管理部、深圳總調、北京汽運中心)。 3.4各費用項目的界定及流程: 3.4.1管理費用和銷售費用各費用項目界定,見關于年利潤表格式及核算要求的管理規定。 3.4.2辦公費用中的定額辦公用品是指各部門按人均10元/人,各部門經理級以上人員按20元/人定額,具體指:筆、筆記本、各種打印紙、電話、電話線、涂改液、訂書機、訂書針、白板、文件袋(夾、架)、電池、尺、計算器、鍵盤、鼠標、色帶、硒鼓、碳粉、信封、印、油、各種夾子等等;非定額辦公用品指除未達到時固定資產標準的和定額辦公用品外的辦公用品和用具。重申各部門的各類銀行手續費不屬辦公費用,不能歸屬于辦公費用,不能再走辦9、公費用流程,而改走新設的財務費用報銷流程。 3.4.3通訊費中的手機話費補貼指公司提供給個人話費補貼額;固定話費等指固定電話費、電腦部分配短信費及其它補貼通訊費、集群網、寬帶費等。 3.4.4各費用流程見關于財務類流程設置及明確審批權的管理規定。 3.4.5各類費用申請時,必須在申請的附件中按統一的表格格式來申請,否則流程不予批準。 3.4.6補充說明:辦公費用包括定額辦公用品、非定額辦公用品、桶裝飲用水、 快遞及郵寄費、其他五類;定額辦公用品先走物品管理-辦公用品申請(限額限量辦公用品),非定額辦公用品先走物品管理-物品申購;一般來說,辦公用品不準外購,如遇情況特殊,經批準后,可走費用申請資10、金支出類流程-辦公費用申請流程;桶裝飲用水、其他辦公費用走費用申請資金支出類流程-辦公費用申請流程。 3.5部分費用的具體要求 3.5.1跨部門費用:一個費用應由多個部門承擔的,流程起草人員要先與相關部門以郵件溝通確認共同分攤金額后再提交流程(雙方郵件溝通均須同時發送預算控制部相關人員,流程要備注共同分攤費用的部門及金額,郵件知會對方確認登記臺賬;預算控制部根據流程起草人的說明,核實費用在相關部門間的分配,檢查郵件溝通情況,如雙方無郵件溝通處以20元/次的處罰,并在流程上把費用劃入各承擔部門,跨部門費用具體第二十條做說明。 3.5.2管理費用中的簽單租車費,是指職能部門用的車隊簽單車,原文件仍11、適用,要求每月5日,車隊會計必須把跟各部門核對好的簽單租車費打成明細單,聯同車隊簽單聯交到預算控制部進行相關審核,經審核簽字后,才能交到財務管理中心核算部作帳務處理;如若車隊沒有與部門核對清楚或沒有按時將明細單和簽單聯交到預算控制部審核,將給相關責任人相應的處罰。 3.5.3工資費用的數據,廣州和省外的人員工資由財務管理中心資金結算部提供,華東人員工資由華東財務部提供,深圳人員工資由深圳財務部提供,所有提供部門必須在每月8日前,提供上月的工資數據。 3.5.4要求各費用按權責發生制來申請,以一個自然月為預算和申請費用的期間,各部門要在次月3日前將當月的費用全部走流程,錯過此時間的費用將不允許再12、報銷;各部門費用的報銷必須待流程全部走完后方可執行,不得提前支付;所有費用除交通費按規定申請外,其他費用均應在當日提交申請流程或報銷流程。3.6費用預算的編制 3.6.1根據公司的實際情況,采取自下而上、上下結合的財務預算編制程序。3.6.2預算控制部將設計好的費用預算的表格發至各個部門,征詢各部門對表格的建議,確認后,各部門就按此表格格式進行部門的費用臺帳匯總,便于統一管理。 3.6.3每月中旬要求各部門(營業部門以大區單位,職能、操作部門以最大單位名稱為上報單位,如區各營業部門以呂賓大區集中上報;人事行政管理中心各部門各處以中心名義集中上報)先行上報本部門的下月各費用預算的情況,并要詳細說13、明各費用的用途。預算控制部根據近期相關費用情況和各部門費用自測情況制定下月的各費用指標初稿,將初稿下發至各職能、操作、營業部門確認,雙方交流后,再制定費用指標的定稿,下發至各部門。 3.7費用預算的執行說明 3.7.1各部門各費用一旦制定,各部門要無條件的執行;如有特殊原因導致無法完成預算的,必須有書面說明,經分管領導和財務總監批準后,到預算控制部備案,預算控制部將根據情況酌情處理。 3.7.2預算控制部要嚴格按預算來執行費用審批,原則上超支金額一律不能批準,特殊情況除外。 3.7.3 OA流程系統改進后,各部門將不需要逐筆登記臺帳,可按要求從OA里導出來臺帳,但每周四必須按費用臺帳表格格式匯14、總報到預算控制部。 3.7.4各部門各費用預算的直接負責人為部門的總監(經理),直接負責人可指定專人負責部門臺帳的登記及協助預算控制部對本部門進行預算控制的管理工作,具體責任人名單必須上報預算控制部備案,如沒有按預算控制部的要求做好相關工作的將給予責任人相關金額的罰款或扣分,部門直接負責人按8020原則處罰。 3.7.5所有費用均對各發生費用部門進行考核,職能、操作部門部門總監(經理)為第一責任人,營業部門的區域經理、區域總監均為責任人,對B類費用以外的費用如完成相關預算則不獎不罰,若實際費用超過預算,則按超支額的20%進行處罰,以300元封頂;若節支,則按節支額的20%進行獎勵以300元封頂15、;對B 類費用,實際費用不超過預算的上下20%則不獎不罰,若超支和節支,獎罰同A 類費用。 3.8費用預算的培訓和分析 3.8.1預算控制部負有對各部門各費用預算控制的相關培訓的職能。培訓分為定期和不定期培訓,培訓的方式有面授、郵件、電話等各種形式。各部門必須準時參加培訓。 3.8.2預算控制部每周對各費用的執行情況進行相關分析,及時掌握各部門的費用情況;每月對當月的費用做詳盡深入的分析,進一步了解各部門的費用情況,達到進一步合理控制的目的。 3.8.3各部門每月要提供本部門的相關費用的分析,人力資源部、營銷管理中心、理賠服務部、法務部還需對其負責的費用進行相分析,使全公司形成事事有預算,事事有控制的氛圍。 4 例外 此項無內容 5 解釋 5.1本制度自年月日執行。 5.2本制度由財務管理中心預算控制部負責解釋。