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1、化工公司文字材料、圖紙檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 檔案管理制度（試行）為了做好公司的檔案管理工作，維護檔案的完整與安全，充分發揮檔案在生 產、科研、管理等活動中的作用，根據中華人民共和國檔案法、中華人民共 和國檔案實施細則，按照集屮統一管理的基本原則，結合公司實際情況特制定 本制度。一、管理內容公司檔案是指在牛產、科研、基建、安全保衛、會計審計、設備、管理活動 等工作中形成的具有保存價值的文字材料、圖紙、圖表、聲像資料等不同形式和 載體的資料。公司檔案按實際可分經營檔案、科技檔案、文書檔案、人事檔案2、 會計檔案、聲像檔案等，人事檔案由辦公室統一進行管理。二、管理方法公司檔案工作在辦公室主任的領導下，由辦公室檔案員負責收集、整理、裝 訂、保管、檢查、指導、鑒定、統計，提供利用，業務上受公司主要領導的監督 和指導。三、管理要求1、各處室需配備兼職檔案員，定期按要求收集、整理齊類歸檔資料，按時 向檔案室移交，并辦理移交手續。2、向檔案室移交報送的檔案，要求字跡工整、圖樣清晰、文件簽署完備、 書寫形式規范、書寫材料合格、紙質優良無損、紙張規格統一、案卷格式符合標 準。3、檔案組卷要做到案卷分類科學、文件排列有序、卷內編目清晰完整、標 題擬寫簡明準確、折疊整齊、案卷裝訂美觀牢固。4、經營檔案、科技3、檔案、文書檔案、人事檔案、會議檔案、聲像檔案的具 體歸檔內容，根據檔案管理部門要求執行。5、各種設備、儀器的操作規范、使用說明書、保修卡應在設備、儀器使用 后立即歸辦公室保管。四、檔案保密制度1、歸檔資料按其內容、性質等分為一般檔案和密級檔案，密級檔案按密級 重要程度分為三級，絕密檔案、機密檔案、秘密檔案。2、凡歸檔的資料，原則上不得向外單位提供，必要時須按檔案的密級經各 級領導批準。3、不得將檔案內容向不屬傳達范圍的人員(親戚、同事、朋友、親屬等) 泄密，更不得將檔案私自帶出或外借。4、檔案庫房、檔案存放箱柜應有防盜措施。5、每年定期全面檢查檔案保密安全工作，發現問題及時匯報。6、檔案人員必4、須自覺遵守執行保密制度。五、檔案查閱、借閱、復印制度1、查閱、借閱、復印檔案，均要履行相應的登記批準手續。2、查閱檔案權限如下：(1) 絕密檔案：公司董事長、總經理有權查閱。(2) 機密絕密：副總經理以上人員有權查閱。(3) 秘密檔案：處室負責人以上人員有權查閱。若有員工需查閱越級檔案，需上一級主管許可后，報分管領導或董事長批準, 方可查閱。3、原則上密級檔案只限在檔案室查閱，不得借閱，更不得復印。必須帶岀 檔案室借閱、復印的，按檔案密級需經各級領導批準。一般檔案由辦公室主任批 準，秘密和機密檔案由分管領導批準，絕密檔案由董事長批準。4、借閱吋間，一般檔案最長不超過7天，密級檔案最長不超過3天5、，如確 因工作需要須延長借閱時間，應辦理續借手續。5、借檔人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點、 劃線和涂改，未經批準不得復印檔案。6、外單位借閱檔案，應持單位介紹信，并由本公司相關處室負責人陪同， 經辦公室主任批準后方可借閱。密級檔案需經分管領導或董事長批準。7、借卷人確因工作原因需要復印文件或摘抄文件，應辦理相關復印登記手 續，一般檔案需經辦公室批準，密級檔案需經分管領導或董事長批準。六、檔案鑒定和銷毀制度1、檔案的鑒定和銷毀工作應在分管領導指導下，由檔案室會同相關處室和 專業人員共同進行。2、鑒定工作分為初步鑒定和期滿鑒定，初步鑒定與整理立卷工作同步進行， 期滿鑒定在6、保管期限（永久、長期、短期）已滿后進行。3、鑒定工作必須逐條、逐卷審查卷內文件材料，根據各類檔案確定保管密 級、期限。4、檔案經鑒定后，對確無保存價值的或保管期滿的檔案，經分管領導批準 后銷毀，銷毀清冊上注明“已銷毀”和銷毀日期，監銷人要在銷毀清冊上簽名， 銷毀清冊存檔備查。七、檔案統計制度1、檔案室對檔案資料的接收、移交、銷毀等工作都必須及時登記，做到“家 底”清楚、賬目與實物相符。2、每年對檔案的接收、移交、保管、利用、銷毀等情況統計一次，及時向 分管領導報送“檔案基本情況統計表”。3、根據實際情況，對檔案進行科學的分類、排列、編號，做好檔案的統計工作。八、檢查與考核1、辦公室負責對各處室兼職檔案人員的文件材料收集、整理、歸檔工作進 行檢查和監督。2、公司對熱愛檔案事業、積極努力工作、刻苦鉆研業務、有創新精神、成 績顯著的檔案工作人員按有關規定給予表彰和獎勵。對玩忽職守、不遵守紀律、 泄露機密而造成損失的，應視其情節輕重給予處分，直至追究法律責任。