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1、XXXX有限公司 XXXX管理制度新材料公司檔案室文件材料收集、保管管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 檔案室規(guī)章管理制度第一章 總則一、目的1、為加強本公司檔案工作,充分發(fā)揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護及利用檔案,為公司發(fā)展服務(wù),特制定本制度。2、公司檔案,是指公司過去和現(xiàn)在的企業(yè)各級部門及員工從事生產(chǎn)、經(jīng)營、企業(yè)管理、公關(guān)宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖標(biāo)、賬冊、憑證、報表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲象、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保2、證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。4、重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由總經(jīng)辦統(tǒng)一管理。第二章 檔案歸檔二、文件材料的收集管理1、公司指定專人負責(zé)文件材料的管理。2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負責(zé)整理,交總經(jīng)理審閱后歸檔。3、一項工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會議文件由行政部收集。 三、歸檔范圍1、重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的3、文書。3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。 6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。7、工程基建：設(shè)計文件、圖紙、會議記錄、招投標(biāo)文件、造假、工程管理（變更、進度控制、質(zhì)量空hi）、工程驗收、工程報批資料等。8、合同：原輔料采購、設(shè)備采購、工程基建、技術(shù)轉(zhuǎn)移、委托合同、設(shè)計合同、其他合同。9、設(shè)備檔案：公用系統(tǒng)、物料、倉庫等輔助設(shè)備；生產(chǎn)部設(shè)備、工程部設(shè)備、QC部設(shè)備等。10、員工培訓(xùn)：培訓(xùn)計劃、總結(jié)、內(nèi)部培訓(xùn)記錄、外部培訓(xùn)報告等。14、1、供應(yīng)商檔案四、歸檔時間1、 各類證照、批件、商標(biāo)、合同、協(xié)議等原始文件和加蓋公章的文件復(fù)印件須于文件產(chǎn)生的24小時（一個工作日）內(nèi)到檔案室辦理歸檔手續(xù)。2、 設(shè)備檔案、產(chǎn)品檔案、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗方法、標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程隨時產(chǎn)生隨時歸檔。3、 員工培訓(xùn)類資料按月歸檔，于每月25日之后至次月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)。4、 計量類資料按半年歸檔，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)。5、 供應(yīng)商檔案按每年度歸檔，于每年1月25日之后2月5日之前將上一年的資料到檔案室辦理歸檔手續(xù)。6、 記錄文件，輔助記錄半年歸檔一次，其他記錄文件每年歸檔一次。7、 批記5、錄文件按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)。8、 未按要求及時歸檔而造成損失的，由當(dāng)事人承擔(dān)全部責(zé)任，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。五、歸檔份數(shù)1、原件全部歸檔，并注明份數(shù)、出處。 2、使用頻繁的檔案，各使用部門應(yīng)復(fù)印留存自用。六、檔案要求1、 由檔案室和各部門指定派一名專人負責(zé)歸檔事宜。2、 對已經(jīng)破損或模糊的文件必須先修復(fù)再歸檔。3、 文件必須通過系統(tǒng)整理后再歸檔。4、 文件須經(jīng)歸檔部門主管或部門以上領(lǐng)導(dǎo)簽字確認后方可歸檔。5、 案卷封面,應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。6、 檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,6、請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點,應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。7、 在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應(yīng)合一歸檔。8、 檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。9、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。七、歸檔手續(xù)各類文件歸檔時，歸檔部門應(yīng)填寫文件歸檔單一式二份，由歸檔部門負責(zé)人和總經(jīng)辦審批，歸檔部門和檔案室各留一份，以備查考。由檔案員填寫文件歸檔登記簿，貴當(dāng)然和檔案員共同簽7、字確認。第三章 檔案的收集與整理八、檔案的收集1、 由各部門指派專人，每周一對其本部門需要歸檔的文件進行收集，并進行分類、排列、編目后移交檔案室。2、 由檔案管理人員定期到各部門對零散的文件進行收集，再進行系統(tǒng)的、全面的整理。 收集時要保證檔案的質(zhì)量，如不完整，需進行進一步的收集，對收集不全的檔案，要做好記錄。九、檔案的整理1、 檔案采用按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利用。2、 檔案嚴(yán)格按照分類、排列、組卷、編目的整理步驟進行系統(tǒng)、全面的整理，并做電子目錄方便日后檢索。第四章 檔案建檔十、分類梳理歸檔的資料，由檔案員分類、編號、于文件歸檔的當(dāng)天入庫，并建立檔案明細臺賬十一、檔案專用8、章所有歸檔的復(fù)印件及歸檔原件產(chǎn)生的復(fù)印件，每頁紙加蓋藍色檔案專用章，加蓋檔案專用章的復(fù)印件視同原件使用，檔案專用章置于檔案室，由檔案員保管。十二、 檔案編號章檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號章，編號手寫，檔案編號章置于檔案室，由檔案員保管，對已歸檔編號檔案做出的任何調(diào)整須登記備查。十三、 檢索目錄所有歸檔文件，由檔案員建立對應(yīng)關(guān)系的電子版檢索目錄，并定期核對。十四、 電子備份重要資料的原件須通過掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應(yīng)一并建檔備份。第五章 檔案使用和歸還十五、檔案使用1、 文件復(fù)印：由使用人填寫檔案復(fù)印件登記簿，一般性文件經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)，重要文件同時報分管副總批準(zhǔn)9、，由檔案員復(fù)印、提供。 借出已加蓋檔案專用章的復(fù)印件：由使用人填寫檔案借出登記簿，經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)，最長不超過十個工作日，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準(zhǔn)；十日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)。2、 借閱原始文件：由使用人填寫檔案借閱登記簿，經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)，于檔案室制定的地點查閱，不得帶離檔案室，重要文件及特殊情況同時報分管副總批準(zhǔn)。3、 外單位借出檔案時，由使用人填寫檔案借出登記簿，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可使用。4、 按規(guī)定審批，由當(dāng)事人和檔案員在相應(yīng)登記簿上登記并簽字確認方可使用檔案；違者一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，對檔案員處以200-1000元/人/件的罰款；造成損失的，由檔案員全額承擔(dān)，并10、根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。十六、檔案歸還1、 檔案使用者應(yīng)愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、裁剪、抽取、拆散或損毀。借出的各類檔案文件在歸還時，經(jīng)檢查無誤后，應(yīng)在檔案借出登記簿登記，并由使用人和檔案員分別簽字確認。2、 發(fā)生損壞、丟失的，對使用人處以200-100元/人/件的罰款；造成損失的，由使用人全部承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。3、 檔案歸還時內(nèi)容發(fā)生變更的，使用人應(yīng)及時知會檔案員進行更新，以保持檔案的準(zhǔn)確性。十七、檔案保管與檢查1、 公司各類應(yīng)歸檔文件應(yīng)集中于檔案室管理，任何部門或個人不得私自保存，更不得擅自銷毀或據(jù)為己有，造成損失的，由當(dāng)事人全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重11、予以相應(yīng)處理。2、 每月底，由綜合部負責(zé)人將對檔案室的資料進行抽查；每三個月與檔案元共同對檔案室的所有資料進行一次徹查，并填寫檔案清查記錄。3、 檔案管理應(yīng)賬實相符，檔案損毀或丟失的，由檔案員全額承擔(dān)，并根據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。十八、檔案的銷毀1、 對需要進行銷毀處理的檔案，由檔案室填寫檔案銷毀申請表，并制作檔案銷毀清冊，包括：本單位和卷宗的簡短的歷史情況、銷毀檔案所屬年代、保管期限及其數(shù)量和詳細內(nèi)容、鑒定的情況和銷毀的理由等內(nèi)容的書面報告，經(jīng)相關(guān)部門負責(zé)人和總經(jīng)理審核簽字同意后，方可銷毀。2、 檔案員進行檔案銷毀，QA和檔案歸檔部門各指派一人進行監(jiān)銷，檔案銷毀須協(xié)同保衛(wèi)部門共同處理。3、 12、檔案銷毀時檔案員要在銷毀清冊上“銷毀情況”一欄注明“已銷毀”字樣和日期，監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽字確認。十九、檔案管理人員職責(zé)1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時歸檔。3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守,努力維護公司檔案的完整與安全。二十、檔案的利用1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫借閱單,報主管人員批準(zhǔn)后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn),受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。2、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫出書面報告,報總經(jīng)理處理。 3、必須嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報,追求責(zé)任。4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。5、必須愛護檔案,保持整潔,不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。 6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借,必須專人專用。 7、用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。- 9 -