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1、環保科技公司文件資料歸檔及保管管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: xx環保科技有限公司文件編號xx5-2公司文件資料管理制度版本/修訂B/0頁碼1/8總則1.目的為加強公司文書檔案、音像資料的管理工作，保證文件資料的及時歸檔和妥善保管，特制定本制度。2.適用范圍本辦法適用于公司所有文件資料的管理。3.制定、修改、廢除本辦法之制定、修訂、廢止須經總經理核決后實施。4.管理權責綜合管理中心企管部負責公司所有文件資料的歸檔督促和日常管理工作。作業規定1文件資料的分類1.1文件資料的分類1.1.1公司文件資料是指公司在2、生產、經營、管理、社會和政治活動中形成的各種形式的文件和有關合同、協議、決議以及報表、圖書、照片與其他有保存價值的資料。1.1.2公司的文件、資料分為行政管理類、經營業務類、技術資料類、人力資源類、政府行業類、財務會計類、企業形象類、實物展示類、后勤保障類、音像圖書類。1.2文件資料的歸類范圍1.2.1行政管理類公司對內和對外已行文的管理體系文件（管理手冊、程序文件、作業文件、記錄文件）；部門內部文件（部門工作列表、崗位說明書、關鍵工作流程、管理制度）；公司決定、決議、通知、通報、請示、報告、批復、函件、會議紀要；xx環保科技有限公司文件編號xx5-2公司文件資料管理制度版本/修訂B/0頁碼23、/8公司各類證照資質及相關資料。1.2.2經營業務類公司規劃、年度計劃、經營情況等相關資料；公司各類工作計劃、工作總結、工作日志、統計報表等；委托書、協議書、標書、合同、項目方案等。1.2.3技術資料類基礎資料（原始資料、技術報告、新工藝、新材料試生產報告、質量總結、設備記錄、技術檔案、技術規范及質量統計報表等）；項目資料（工藝設計資料、設備平面布置圖、設計說明書、工藝及儀表自動控制流程圖、工藝及儀表安裝圖、動力系統流程圖、生產技術報表等）；受控的技術文件（與工程、服務、產品有關的技術特性、管理標準、規程、規范、工藝卡作業指導書、客戶提供的技術文件、圖紙等）。1.2.4人力資源類：勞動合同、勞4、動人事檔案、勞動工資檔案、培訓檔案等。1.2.5財務會計類：各種財務票證、票據，財務審計檔案，會計檔案，統計資料等。1.2.6政府行業類：政府下發至公司的各類文件；企業執行的行業、地區、國家、國際標準；與企業有關的法律事務的相關資料。1.2.7企業形象類企業VI相關資料；網站及其他平臺相關資料；企業內刊及周年慶等企業活動相關資料；xx環保科技有限公司文件編號xx5-2公司文件資料管理制度版本/修訂B/0頁碼3/8公司參與的各類展會、社會活動、公益活動等相關資料；公司所獲得的獎杯、獎狀、錦旗、榮譽證書、成果展示品等榮譽成果。1.2.8實物展示類公司重要的產品樣品及其他外來產品樣品；公司具有紀念意5、義及保存價值的各類禮品等；由于機構變更或撤銷、合并而失效的印章，包括鋼印、銅印、膠印、木印等經公安機關審批后制作的印章。1.2.9后勤保障類：垃圾清理、保潔保安、工服、綠化、食堂、水電氣等合作協議。1.2.10音像圖書類：公司具有保存價值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像、圖書等。2文件資料的格式2.1對于有公司明確規定格式的按照規定的格式編寫，詳見管理體系文件文件和資料控制程序、作業文件管理文件編寫規定。可以是WORD版本可以是EXCEL版本。2.2沒有明確格式的文件的編寫正文均采用宋體五號字，眉和頁腳均使用宋體小五號字并且加黑。文件序號統一使用阿拉數字序號1. 1.1 1.1.1三層序，號第四6、層采用第六層采用分隔。有的文件可以前面再增加一層“一、二、”大寫序號。1.5倍行距。2.3部門代碼XS銷售中心：XS1-銷售一部，XS2-銷售二部，XS3-銷售三部；JS技術中心 ：JSKJ-科技部，JSZJ-質檢部，JSJS-技術部，JSYF-研發部；GC工程中心：GCXM-工程項目部，GCZC-工程資材部，GCSJ工程設計部；YY運營中心：YYSW-商務部，YYFW-生產服務；ZH-綜合管理中心：ZHHR-人事部，ZHXZ-行政部，ZHQG-企管部，ZHCW財務部；WZ物資中心：WZCG-采購部；WZSC-生產部；WZCK-倉庫；ZJB總經理辦公室。xx環保科技有限公司文件編號xx5-2公7、司文件資料管理制度版本/修訂B/0頁碼4/83文件資料的處理3.1發文3.1.1內部發文擬稿人起草核稿人所在部門負責人審核修改公司總經理核準打印、蓋章（總經理簽字）企管部備案發出部門負責發放3.1.2對外發文擬稿人起草核稿人所在部門負責人審核修改公司總經理核準打印、蓋章（總經理簽字）企管部備案發出部門負責發放3.1.3公司所有發文企管部均要備份，并統一記錄在公司發文登記表，然后由發出部門負責發放到各相關部門：銷售中心、技術中心、工程中心、運營中心、綜合管理中心、物資中心、財務部。文件發布以電子版形式公布于公網的文件和公共群中，或直接以郵件形式發給相關部門領導，相關部門如果需要自行打印。發放部門8、張貼紙質通知。發布的電子版文件PDF格式有效版，有效編碼在通知中體現。3.2收文3.2.1公司經營業務類（特別是合同原件）、政府行業類（特別是適用于公司的法律、法規、行標和其他外來文件）、公司各類證照資質等文件資料由企管部負責收取，并記錄在公司收文登記表。3.2.2各職能部門不得對需送至企管部的文件資料積壓遲誤，應即時報送。3.3.文件資料的處理3.3.1企管部負責公司所有文件資料的發文、收文以及登記、保存。3.3.2文件的更改。更改文件需由更改的部門編寫文件更改通知單，并由企管部統一張貼發布。文件更改后由文件原審批人審批，如不能由原審批人審批時，接替審批人應在了解文件審批的背景資料后進行審批9、，并在文件中備注說明。文件更改審批后，應對所有受控發放的文件進行相應修改。xx環保科技有限公司文件編號xx5-2公司文件資料管理制度版本/修訂B/0頁碼5/83.3.3每年3月份，企管部對現有體系文件進行評審，填寫文件評審記錄。各部門結合平時使用情況適時進行評審，必要時予以修改。審核后的修改體系文件以膠裝的格式裝訂成冊，每部門兩本，一本發放到相應部門，一本在企管部備存，并對舊版本予以回收。3.3.4公司各職能部門負責本部門文件資料的管理。部門文件資料的管理，要求實行分類管理，文件夾側面標題設置為4個字，即分別為行政管理、經營業務、技術資料、人力資源、政府行業、財務會計、企業形象、實物展示、后勤10、保障、音像圖書，標題前要添加公司LOGO和中英文簡稱。文件夾內設目錄便于查找。3.3.5各部門指定具體負責人（資料員）負責本部門文件、資料的整理和管理。如果資料員離職需要進行文件交接。3.3.6每年10月企管部對各部門文件保管情況進行檢查，填寫文件保管情況檢查記錄。4文件資料的歸檔4.1文件資料的整理4.1.1每年3月份，各職能部門對上一年度的文件資料做年度整理，對于需要歸檔的文件資料，由各部門填寫歸檔交接表，將資料分類裝訂或打包，打印統一的檔案封面（檔案號由行政部填寫），最后交由行政部歸入檔案室保管。4.1.2程序文件、作業文件本部門永久保存；原始記錄文件在本部門保存兩年。兩年以上記錄文件，11、需交由行政部歸檔管理。4.1.3對于電子版文件，由行政部網絡管理員刻盤或拷貝在移動硬盤中，建檔保管。4.1.4歸檔交接表要注明文件名稱、歸檔周期、密級、存檔年限、歸檔日期、銷毀日期、歸檔數量并交由總經理審批，審批后交檔人、檔案接收人分別在對應處簽字確認。歸檔交接表一式兩份，雙方各留一份備查。4.2檔案的保存4.2.1行政部指定專人對檔案進行管理，收到各部門歸檔交接表及歸檔文件后，及xx環保科技有限公司文件編號xx5-2公司文件資料管理制度版本/修訂B/0頁碼6/8時計入檔案目錄，并將各部門資料分柜管理，各柜及每柜各格標號管理。4.2.2檔案目錄必須顯示部門、時間、檔案名稱、檔案存放地、保存年限12、銷毀日期等信息，便于迅速查找。4.3檔案的級別4.3.1檔案的保密等級由總經理直接確認。保密等級分為A(絕密)、B(機密)、C(秘密)、D(普通)四種。A級檔案(絕密)：指最重要的公司文件資料，一旦泄露會使公司權益受到重大損害的文件資料。B級檔案(機密)：指重要的公司文件資料，一旦泄露會使公司權益受到損害的文件資料。C級檔案(秘密)：指不為公眾所知悉能為企業帶來經濟利益具有實用性并經企業采取保密措施的技術信息和經營信息。一旦泄密會使企業受到一定程度的危害和損失。D級檔案(普通)：指一般性的可以提供給所有員工查考利用的文件資料。4.4檔案的存檔期4.4.1永久保存： 公司章程 組織及業務規章 13、財務報表 政府機關核準文件 不動產所有權及其它債權憑證 工程設計圖 其它經核定須永久保存之文書4.4.2保存10年：xx環保科技有限公司文件編號xx5-2公司文件資料管理制度版本/修訂B/0頁碼7/8 預算決算書 事業計劃數據 其它經核定須保存10年之文書4.4.3保存5年 期滿或解除之合約 其它經核定須保存5年之文書4.4.4保存1年： 使用后無長期保存必要者4.4.5其他檔案由部門確定，總經理批準其存檔期限。4.5檔案的借閱、復制4.5.1 D級檔案查（借）閱在行政部借閱登記表登記后，由行政部專人帶到檔案室查（借）閱。4.5.2 A、B、C級檔案查（借）閱必須經部門經理及總經理審批后方可查14、（借）閱。4.5.3 公司檔案僅限公司內部人員查（借）閱，如外部人員需查（借）閱須由公司內部相應對口人員依據公司規定查（借）閱，外部人員如需對公司檔案進行復印或摘抄，須經總經理批準后方可進行。原則上外部人員不得進入公司檔案室。4.5.4 公司檔案借閱時間一般不超過五個工作日，如需延期必須重新補辦相應手續。行政部專人負責超期借閱檔案的催還。4.5.5 財務檔案柜鑰匙由財務主管/經理及總經理保管，檔案室門鑰匙由行政部保管。查看財務資料時須由總經理簽字批準，行政人員陪同查閱。4.6文件的作廢與銷毀4.6.1如新文件下發，舊版本作廢，則應在新文件下發后立即廢止舊文件，且廢止的舊文件須由企管部收回，并填15、寫作廢文件回收記錄，加蓋作廢章予以存檔或銷毀。xx環保科技有限公司文件編號xx5-2公司文件資料管理制度版本/修訂B/0頁碼8/84.6.2每年初整理上年度文件資料檔案時，須查看資料的時效性，如確實不需要的資料及保存期到的資料，可由各部門填寫失效/作廢（銷毀）文件登記表，經部門主管審核，總經理批準后銷毀。4.6.3 銷毀程序重要的紙質文件檔案級別為ABC的由文件使用單位2名以上成員共同見證，使用碎紙機粉碎，或在有金屬圍檔的固定地點焚燒。普通的文件加蓋作廢章簡單處理掉。電子版文件，由文件使用部門及行政部專人粉碎光盤或進行徹底刪除，刪除公網或者工作群中的文件在相關目錄或檔案目錄上刪除該文件資料。4.7檔案的管理監察4.7.1 企管部負責對行政部檔案管理情況的監督管理；4.7.2 每年4月份，企管部對檔案管理情況進行全面檢查，含：抽查各檔案保管、放置情況，是否按照檔案管理目錄擺放；檢查檔案查閱記錄、檔案銷毀等相關記錄是否全面；若不全面，責令行政部整改。4.8檔案的統計行政部每年年底對檔案、資料的數量及其它的基本情況進行一次統計，及時報送統計報表。