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1、機械公司倉庫物品借用賬務管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、目的：1、為加強庫存及在借物品管理、明確物品出、入庫手續及流程，提高公司資金、物品使用率，保證倉庫安全，特制定以下管理制度。2、制度中所指的物品是因銷售、生產、工程及研發所需而儲存的各種成品、半成品及原材料。二、程序：1、入庫管理：1.1所有物品購入、退回、測試、樣品、借用、歸還及生產完工成品等，均應經質量部檢驗合格后入庫。1.2物品入庫單為：外購入庫單由采購部、綜合部部等相關部門辦理物品入庫手續時負責填寫；成品入庫單由綜合部部辦理物品入庫手續時負2、責填寫。1.3倉庫人員根據質量部出具的驗收合格后的物品入庫單及時核對物品編號、名稱、規格型號、數量，最長不超過一個工作日核對完畢，如相符，填寫物品入庫單實收欄，根據物品入庫單登記物料卡及臺帳；如不符，則倉庫人員予以拒收并立即告知質量部。1.4外購入庫單第一聯由倉庫存檔，第二聯送財務部報賬，第三聯由質量部存檔，第四聯由采購部門存檔；成品入庫單第一聯由倉庫存檔，第二聯由倉庫交遞財務部，第三聯由綜合部部經辦人存檔。2、物品出庫、發貨管理：2.1物品出庫：持有物品最終使用部門經理或主管部門領導審批后和綜合部經理核準后的相關單據方可提貨（領導授權亦可），相關單據上必須說明領貨原因；套料發放應附生產通知單3、或生產計劃單和（套料清單），倉庫人員按單的緊急程度及時發料，最長不得超過2個工作日。2.2物品發貨（正式合同）：發貨通知單必須經合同執行部門經理和主管部門領導審批后、綜合部經理核準后（領導授權亦可），倉庫人員復核上述手續后方可發貨。2.3物品發貨（非正式合同）：發貨通知單必須經合同執行部門經理和主管部門領導審批后并經財務管理部經理、綜合部經理核準后（領導授權亦可），倉庫人員復核上述手續后方可發貨。2.4物品發貨（個人借用、返修）：發貨通知單必須經所需部門經理、主管部門領導審批、綜合部經理核準后（領導授權亦可），倉庫人員復核上述手續后方可發貨。2.5所有物品發貨由倉庫人員負責發出、跟蹤至用戶手中4、，并負責跟貨運公司核對相關貨運資料，發貨所產生的費用由相關部門承擔。2.6生產、維修、開發及相關人員：領用物品應辦理物料申領單；合同出貨應辦理成品出庫單；上述均為一式三聯，第一聯倉庫存檔，第二聯交財務入賬，第三聯由經辦人存檔。2.7倉庫人員嚴格按照發貨單上擬定的日期組織物品出庫，并遵循先進先出的原則，物品上標有生產流水號應記入物料卡，以防止領出物品的隨意調換；物品不全應及時通知相關部門人員。2.8物品發貨：必須檢查物品的性能、外觀及附件，各項無誤后，并經質量部人員在相關單據確認后，由倉庫人員發貨；倉庫人員均于出庫當日將相關資料準確錄入電腦臺賬，不得隔日作業，以利于物品存量的精確。2.9因特殊情5、況，由供應商直接發貨給用戶的物品，由相關部門、人員及時辦理入庫、出庫、發貨手續；同類事項未及時補辦手續，原則不準再由供應商直接發物品給用戶。3、借用物品管理：3.1內部人員借用物品時，應填寫物品內部借用單，該單據均需經過相關部門經理審核、主管領導批準、綜合部經理核準方可借用（領導授權亦可）。3.2出差在外的人員借用物品時，應填寫借用設備（委托）申請表并簽字確認，該單據均需經過相關部門經理審核、主管領導批準、綜合部經理核準方可借用（領導授權亦可）；特殊情況可由他人代填，但要部門領導確定其借用人身份（本表在鍵橋社區下載）。3.3倉庫每季度將在借用物品情況統計表于下季度首月5個工作日內發出，相關部門6、經理或指定專人在收到統計表后，根據統計表上所規定的事項及時核對在借物品情況，并在8個工作日內按要求以書面或電子郵件形式反饋到倉庫主管處；未按規定及時反饋將通知財務部門從次月起開始從工資中扣除相關部門經理和指定專人或當事人各100元作為罰款； 3.4借用物品期限從發貨之日起為三個月，所借物品經質量部檢驗合格后，方可核銷借用賬；三個月未能歸還，借用人應提出書面申請，經相關領導同意后，可延續再借用三個月；如仍無法歸還，由借用部門或當事人按比例承擔該物品使用年限的折舊費，若所借物品轉為銷售合同將返還所扣折舊費。4、物品退回與歸還管理：4.1合同退回、合同更換、個人借用（出差在外人員）、試用退回的物品由7、倉庫人員負責接收、記錄、處理或再分發給相關人員處理。4.2合同退回的物品：由相關人員填寫物料退倉申請單和在備注欄填寫客戶名稱及退回原因、合同號，經部門經理核實確認后，由質量部檢驗合格后并經綜合部經理核準，方可給予辦理退庫手續；4.3合同更換物品：先借用物品，由相關部門人員辦理物品內部借用單手續；待更換物品退回時持物料退倉申請單辦理合同退庫手續，并將辦理完畢的單據轉給相關部門，由相關部門同時出具發貨通知單（即更換物品）和出庫單，同時填寫物料退倉申請單，注明對應出庫單據號并給質量部簽字確認，以沖減借用人的借用帳；4.4個人退回借用物品：由經辦人出具物料退倉申請單，標明借用時間，借用單號等，將質量部8、檢驗結果轉交本部門經理確認，并經綜合部經理核準后辦理退庫手續、并銷賬。5、物品報廢：5.1物品報廢原因：倉庫1）變質的（生銹、霉變、蟲啃、鼠咬等）；2）超過使用壽命的；3）已不再使用的；4）在承擔運輸中損壞的。生產部1）因無法維修或無維修價值的；2）生產過程中損壞的。 采購部1）生產在途時，顧客取消合同；2）因技術更改升級而造成報廢的；3）已購買，但開發、銷售、生產更改滯后，經協調無法退回的；4）合同發貨后，因系統無法升級而退回的；5）己購物品，在生產時發現為不良，經采購人員與供應商協商不可退換的；6）借用/試用后，經質量部判定為無法再修品； 7）因計劃失誤導致采購引起的。5.2物品報廢流程：9、 1）倉庫人員統計庫存所需報廢的物品，由相關責任部門出具報廢申請單，由質量部和相關部門出具檢測結果、財務管理部出具報廢物品的價值、相關責任部門和綜合部核準后，予以報廢，價值在一萬元以上的呈報公司領導審批；2）相關責任部門人員憑具審批后的報廢申請單和物料申領單到倉庫辦理報廢手續。5.3物品報廢注意事項：1）所有已辦理報廢手續的物品歸倉庫保管；2）生產部負責將報廢半成品、成品上仍可用的元器件拆除（如單板上的IC、電阻、電容等），送質量部IQC檢驗，合格品辦理退倉手續。6、賬務管理：6.1所有入庫、出庫均應按照單據所規定內容，詳細填寫，不得涂改，成品發貨必須附有發貨通知單，否則倉庫人員拒絕入賬及發貨10、；6.2物品入庫和退倉，該單據必須經質量部檢驗合格，相關領導簽字確認后方可入賬；6.3物品帳必須與單據一致，每月底自查，發現操作錯誤及時更改，若隔月則需查明原因，并由經辦人寫明調整單，報物控主管審核、綜合部經理審批后方可調整并通知財務部；6.4經辦人月底將當月發生單據裝訂成冊，由倉庫專人負責保管；6.5倉庫人員每周及時將單據交于財務部，以便財務入賬。7、倉庫管理:7.1按現有倉庫面積，規劃平面圖，分別按料號次序擺放，并將各物品型號、規格用標簽紙列示于物品前，各項物品對應陳列其后。7.2倉管員對于所經管物品的排列以利于先進先出的作業原則分別決定儲存方式及位置。7.3遵循7S原則（整理、整頓、清潔11、清掃、素養、安全、節約）。 7.4未經檢驗的物品，擺放在指定區域。7.5檢驗合格的物品，及時入庫貯存。7.6換貨、報損的物品，區分存放，并單獨記賬。7.7非貨架貯放的物品，不可超高、壓線、倒置、重壓。7.8禁潮物品應做好防潮措施。7.9保持適宜的倉貯溫、濕度條件：溫度控制在535之間，濕度控制在4085%之間，由倉管員負責將每日點檢結果記錄于倉庫溫、濕度點檢表中。7.9易燃、易爆、易腐蝕的物品應分開貯存，并加以明顯的警告標識。7.10倉庫內嚴禁煙火，不得使用過分發熱而可能造成火災、危險的電器。7.11物品貯放，龐大、笨重物品放下方；輕便、小件物品放上方。7.12物品堆放不宜過于緊密，保留間隙12、及庫房進出通道順暢。7.13易碎、易破物品須輕取輕放。7.14配套物品應成套存放，以防混亂。7.15每月28號前結賬，并發送當月物品庫存情況給相關部門。7.14年中、年末，倉庫會同財務部、質量部對物品進行盤點，查實物品的料號、品名、規格及型號，核對物品數量是否與賬面一致，并隨時接受主管部門及財務部稽查人員的抽查；7.15出具盤點報告，出現盤盈或不可避免的盤虧情況，由倉庫主管呈報部門領導、公司領導核準后調整，若為保管不善引起則由保管人員承擔相應賠償責任。三、附則 1、本制度由綜合部起草，公司領導核準，解釋權屬綜合部；2、凡公司以前之制度、規定與本制度相抵觸的，以本制度為準；3、本制度由綜合部負責修訂，修訂周期為半年，報公司領導審批后頒布執行。