企業生產經營項目OA系統運行管理規定.doc
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上傳人:職z****i
編號:1151962
2024-09-08
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1、企業生產經營項目OA系統運行管理規定編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 1. 目的:為使公司辦公自動化系統安全穩定運行,加快公司辦公業務透明、規范、高效的運行,加快公文、請示等業務流轉,達到管理科學,提高工作效率的目的。2. 適用范圍:適用于_公司所有各二級單位、部室、子公司。公司內部流轉的各種文體的公文、各類請示、價格審批、合同評審等辦公業務,本系統預設協同模板和表單見附表1,均屬本系統管理業務范圍。3. 管理職責3.1 信息評價部負責本系統的運行維護管理,包括用戶管理、權限管理,表單制作、流程配置和系統運行參數調整2、等工作內容。3.2 公司辦公室負責本系統各業務及管理流程的制定。3.3 各二級單位、部室負責按照本規定正確使用本系統,將在使用中出現的問題及時反饋給信息評價部,屬業務流程變動或新增的,需要先提交公司辦公室審核確認。3.4 公司系統管理員負責本系統的日常維護。3.5 各二級單位、部室管理員負責本部門人員的培訓并接受公司系統管理員的指導和工作安排。4. 術語4.1 OA系統:本管理制度所說的OA系統指某某有限責任公司應用的用友致遠OA系統。4.2 協同:泛指組織中多人完成一個或多個事務的行為方式和過程,協同工作是組織行為的基本模式和狀態。4.3 表單:表單指由系統管理人員根據業務要求在系統內定制固3、定表樣,并將表樣與流程捆綁在一起供用戶調用的應用模式。5. 過程流程圖 無6. 過程要求6.1 使用要求 OA終端用戶必須保證每天登錄OA系統,查看是否有本人相關的業務需要處理,保證業務處理及時性和準確性。 OA終端用戶要保證OA系統上相關事項的處理時間不超過24小時,因出差、請假等原因不能及時處理時,要求通過設置代理人員代為辦理。 OA在線用戶如果長時間不從事OA相關業務處理時(時間超過15分鐘)應退出OA系統,以便OA系統釋放空間可供其他人員登錄使用,信息評價部不定期進行抽查與公示。 被授權用戶對自己享用的資源負有保護責任,應使用好密碼并不得泄露給他人;因密碼泄露或更新不及時等引起的損失由4、用戶本人承擔,給公司造成重大損失的要追究法律責任,并按公司相關規定辦理。 各終端用戶要保證通過OA系統發布、流轉的信息和文件的內容完整準確,并對所發布的內容負責。不得發布權限范圍之外的內容和與工作無關的垃圾信息。 除公司收文模塊可在收文表單意欄中見中輸入“已閱”外,其他簽報文件或表單領導閱后必須輸入意見,只能選擇同意、不同意,并可輸入其他意見。如果只選擇“已閱” 并無其它意見,則一律視為“同意”。 要充分利用A6精靈功能,要求各單位領導、公文收發員、機要秘書等重要崗位必須保證公文快速傳輸。重要崗位及關鍵用戶要設開機密碼,保證計算機安全,因登錄密碼被盜用造成的損失由用戶本人承擔。 流程表中的責任5、部門負責流程業務建立與執行過程的監督,并對各單位是否按流程進行業務處理進行管理,信息評價部負責對流程的責任部門進行評價與監督。6.2 人員及權限管理 人員權限管理.1 OA用戶分為:系統管理員、部門管理員、公文收發員、一般用戶。.2 因工作需要新增公司信息管理系統用戶時,由所在單位通過OA系統“信息系統用戶申請表”流程進行用戶及權限申請。.3 人員調動、部門更名或取消等引起用戶變動,各單位應在事件發生后2小時內通過“信息系統用戶申請表”流程上報,以便系統管理員能夠及時針對具體情況進行參數及權限調整。.4 各終端用戶不得隨意發布與工作無關的信息,對自已的行為負責,造成不良后果的追究相關責任。.56、 OA“電子印章”和“手寫簽名”均設置單獨的密碼,具備相應權限的用戶應妥善保管好單獨的密碼,因密碼被盜用等引起的行政或法律糾紛由用戶本人承擔。 節點權限.1 公司發文流程節點對應節點策略擬文繼續并提交封發繼續并提交、后續節點審批回退、撤銷、知會、加簽、減簽、修改文單、當前會簽、督辦、修改正文、態度、暫存待辦、添加附件、意見隱藏、常用語、意見、后續節點、繼續并提交審核回退、撤銷、知會、加簽、減簽、修改文單、修改正文、態度、暫存待辦、添加附件、常用語、意見、后續節點、繼續并提交提交回退、知會、加簽、減簽、常用語、意見、后續節點、繼續并提交批示修改正文、暫存待辦、常用語、意見、后續節點、繼續并提交清7、稿回退、修改正文、后續節點、繼續并提交復核回退、修改文單、督辦、修改正文、態度、常用語、意見、后續節點、繼續并提交會簽回退、加簽、減簽、態度、常用語、意見、后續節點、繼續并提交歸檔修改文單、調整文號、歸檔、意見、后續節點、繼續并提交編號、套紅回退、修改文單、調整文號、套紅、后續節點、繼續并提交簽發修改正文、暫存待辦、常用語、意見、后續節點、繼續并提交蓋章修改文單、蓋章、后續節點、繼續并提交承辦回退、知會、態度、常用語、意見、添加附件、暫存待辦、后續節點、繼續并提交辦理回退、知會、加簽、減簽、當前會簽、態度、暫存待辦、常用語、意見、后續節點、繼續并提交.2 公司收文流程節點對應節點策略登記繼續并8、提交歸檔歸檔、繼續并提交、后續節點擬辦回退、撤銷、終止、知會、加簽、當前會簽、暫存待辦、添加附件、意見隱藏、常用語、意見、后續節點、繼續并提交知會暫存待辦、添加附件、意見隱藏、態度、常用語、意見、后續節點、繼續并提交閱辦加簽、減簽、態度、常用語、意見、后續節點、繼續并提交審批回退、撤銷、知會、加簽、減簽、修改文單、當前會簽、督辦、修改正文、態度、暫存待辦、添加附件、意見隱藏、常用語、意見、后續節點、繼續并提交審核回退、撤銷、知會、加簽、減簽、修改文單、修改正文、態度、暫存待辦、添加附件、常用語、意見、后續節點、繼續并提交提交回退、知會、加簽、減簽、常用語、意見、后續節點、繼續并提交批示修改正文9、暫存待辦、常用語、意見、后續節點、繼續并提交會簽回退、加簽、減簽、態度、常用語、意見、后續節點、繼續并提交歸檔修改文單、調整文號、歸檔、意見、后續節點、繼續并提交承辦回退、知會、態度、常用語、意見、添加附件、暫存待辦、后續節點、繼續并提交辦理回退、知會、加簽、減簽、當前會簽、態度、暫存待辦、常用語、意見、后續節點、繼續并提交.3 協同節點權限: 協同常用語、當前會簽、轉發、回退、終止、知會、加簽、態度、修改正文、意見、意見隱藏、跟蹤、添加附件、暫存待辦、后續節點、繼續并提交、繼續并歸檔、繼續并刪除知會常用語、當前會簽、轉發、回退、終止、知會、加簽、態度、意見、意見隱藏、跟蹤、添加附件、暫存待10、辦、后續節點、繼續并提交發起常用語、當前會簽、轉發、回退、終止、知會、加簽、態度、修改正文、意見、意見隱藏、跟蹤、添加附件、暫存待辦、后續節點、繼續并提交、繼續并歸檔、繼續并刪除歸檔知會、后續節點、繼續并提交、繼續并歸檔提交常用語、當前會簽、轉發、回退、知會、加簽、減簽、撤銷、修改正文、意見、意見隱藏、添加附件、后續節點、繼續并提交批示常用語、當前會簽、回退、知會、態度、意見、意見隱藏、跟蹤、添加附件、暫存待辦、后續節點、繼續并提交審批常用語、當前會簽、轉發、回退、知會、加簽、態度、修改正文、意見、意見隱藏、跟蹤、添加附件、暫存待辦、后續節點、繼續并提交審核常用語、轉發、回退、知會、加簽、態度11、修改正文、意見、意見隱藏、跟蹤、添加附件、暫存待辦、后續節點、繼續并提交承辦常用語、回退、知會、態度、意見、添加附件、后續節點、繼續并提交終止終止、后續節點、繼續并提交6.3 公文管理: 公文格式要求:參照國資辦200652號文關于省政府國資委系統公文處理規劃化有關要求的通知中公文格式要求。1.1.1 公司發文:發起人擬文發起者部門主管審核相關部門領導會簽行政機要秘書提交辦公室主任審批公司領導簽發辦公室主任提交行政機要秘書編號、套紅行政機要秘書清稿辦公室主任復核行政機要秘書蓋章行政機要秘書封發1.1.2 公司收文:行政機要秘書登記辦公室主任擬辦公司領導批示辦公室主任提交公司領導批示辦公室主任12、提交行政機要秘書提交相關部門領導閱辦行政機要秘書歸檔1.1.3 部門發文:發起人擬文發起者部門主管審批(發起者部門)部門一把手領導審批發起者部門公文收發員編號、套紅發起者部門公文收發員清稿發起者部門公文收發員封發1.1.4 部門收文:發起者部門公文收發員登記發起者部門主管審批發起者部門公文收發員提交(發起者部門)承辦人閱辦發起者部門公文收發員歸檔1.1.5 黨委發文:(授權黨委工作部)發起人擬文黨委工作部主任審批公司領導簽發黨委工作部主任提交黨委機要秘書編號、套紅黨委機要秘書清稿黨委工作部主任復核黨委機要秘書蓋章黨委機要秘書封發1.1.6 黨委收文:黨委機要秘書登記黨委工作部主任擬辦公司領導批13、示黨委工作部主任提交公司領導批示黨委工作部主任提交黨委機要秘書提交相關部門領導閱辦黨委機要秘書歸檔6.4 表單管理 在OA內設置表單的功能,將業務中的固定表格、固定流程設置在系統中,由發起人調用,進行事務的發起。 已經在OA系統中設置表單模板的業務,均要求通過OA表單管理功能進行業務處理,如有特殊原因,經公司主管領導同意方可辦理。 舉例:(文件評審記錄應用流程)發起人發起發起者部門主管審批公司辦公室文件管理員審核(公司)承辦人審核公司辦公室行政管理員審核相關部門領導審批辦公室主任審。6.5 協同模板6.5.1 OA系統內預設協同模板,將固定流程處理的辦公或其它事務固化在系統中,由發起人直接調用14、,進行事務的發起; 已設置協同模板的業務,均要求通過OA協同模板管理功能進行業務處理。舉例:(電子公告審批流程)發起人發起發起者部門主管審批公司領導批示公告管理員組承辦6.6 簽報管理 簽報管理適用于公司各部門間或向公司提出的各類申請,請示、函等文件。 簽報管理由簽報發起人直接調用模板來完成,不允許通過新建個人協同事務來發起簽報。 簽報管理流程:發起人擬文發起者部門主管審批相關部門領導會簽發起者部門公文收發員提交(發起者部門)部門一把手領導審批辦公室主任辦理公司領導批示辦公室主任提交發起者部門主管承辦發起者部門公文收發員編號、套紅發起者部門公文收發員清稿發起者部門公文收發員封發。6.7 項目管15、理 由固定人員組成,能夠持續一定時間的事項,視為項目管理,要求在OA系統內通過項目管理能來管理項目計劃,項目會議紀要,項目重要事項處理等工作; 項目的創建授權二級單位領導,由二級單位領導進行項目創建; 項目負責人、項目領導、項目成員均由項目創建者負責建立完成,建立完成后,項目涉及人員可以查詢所有項目工作內容; 所有涉及項目的工作,必須通過新建項目協同來完成工作創建,以利于項目工作統一歸檔管理;如有需要使用協同模板或表單模板的,在調用模板后應選擇關聯項目。 7 考核7.1 OA系統用戶的人員編碼、用戶名稱和登錄名稱均是某某員工在系統內進行操作的標識,用戶要妥善保管用戶密碼并不定期更新,禁止將用戶16、賬號提供外來人員登錄系統進行操作,發現一次考核責任單位1000元;同時建議由公司給予其它處分。7.2 所有OA用戶應按本管理規定完成協同模板、表單模板、公文、簽報、項目管理,未按時間或業務處理要求完成的,每項業務考核責任單位500元。7.3 流程中的上一節點處理人員有催辦的義務,下一節點處理人員有審核是否按本流程執行的義務,并應互相監督,出現問題兩者負相同責任,同時考核。8 績效指標 無9 相關程序、支持文件冀國資辦200652號文10 記錄無更改狀態日 期章 節更改內容版本號更改人批準人新訂2006/0王良臣袁世臻全部更新2007/0陳沁華附1:OA系統流程表及責任單位流程分類分類序號流程名17、稱責任單位招待類1_(處室)客飯申請單公司辦公室2_(分廠)客飯申請單公司辦公室3_客飯報銷單公司辦公室4免費住宿申請單公司辦公室5用車使用申請單公司辦公室6_(處室)招待費使用申請單(非新光酒店就餐)公司辦公室7_(分廠)招待費使用申請單(非新光酒店就餐)公司辦公室8招待費用月結審批(分公司、子公司)公司辦公室行政類1_(個人)小車進廠出入證申請單物業治安科2印章使用申請單公司辦公室3進廠考察參觀審批表公司辦公室4出差申請單公司辦公室5請假單人力資源部6科技單項獎審批技術中心7每月新光物業公司包干費用情況反饋卡安全生產部8辦公樓物業綜合服務工作考核表安全生產部9檔案查/閱審批單公司辦公室1018、復印曬圖審批單公司辦公室11外委實驗費用審批北京科技中心12小汽車行車任務結算單銷售部13小汽車費用報銷單銷售部14標準審批技術中心15電子公告審批信息評價部16新聞發布審批公司辦公室17檔案查/閱審批單(分公司檔案館)北京焊網審計監察類1效能監察立項表(臨時立項)紀委審計監察部2效能監察立項表(報國資委)紀委審計監察部3效能監察終結表(報國資委,一年一次)紀委審計監察部4財務審計立項審批表紀委審計監察部 5對*(人員)審計報告紀委審計監察部6對*(部門)審計報告紀委審計監察部7對*(工程)審計報告紀委審計監察部8監察建議書紀委審計監察部9月度資金計劃審批表紀委審計監察部10調查報告(對應臨時19、立項效能監察立項表)紀委審計監察部群團類1某某慈善基金會關于為_獻愛心的請示群團工作部2群團工作部發起的通知(請示、函)群團工作部3群團工作部發起的通知(需相關部門會簽)(請示、函)群團工作部4群團工作部發起的通知(需公司領導批示)(請示)群團工作部5女工計生普查審批單群團工作部財務類1借款單(OA流程和紙制單據并存,紙制借款單據和報銷單據財務走賬時簽名為實際借款人,OA表單中借款人為實際借款人,要求發起人填寫,不是與發起人綁定)財務部2付款單(要求有付款計劃單可查)(OA流程和紙制現金支付憑證并存)財務部3月付款計劃審批單財務部4追加月付款計劃審批單財務部5日付款單財務部6全面預算管理財務部20、7采購質保金支付申請財務部8月度資金計劃審批表北京焊網9*年*月月度資金支付計劃審批單北京焊網10檢定費請示財務部11專項費用請示質量控制部人力資源類1月度工資總額審批人力資源部2臨時用工審批表人力資源部3_工資發放單(包括分類匯總表)人力資源部4_(單位)處級人員考勤表人力資源部5_(單位)員工考勤表人力資源部6員工月度培訓計劃人力資源部文件類1體系文件多功能小組評審表公司辦公室2三體系績效指標報表公司辦公是3職能處室月份專業考核結果通知單人力資源部4各部門月度履責情況報告公司辦公室5專業考核落實表人力資源部采購類1供應商業績評價表采購部2采購質量異議處理審批單(綜合類物資)采購部3緊急采購21、計劃流程采購部4采購計劃問題反饋采購部5大宗類日報表(原燃料日進統計表、欠款臺帳、付款明細表、付款匯總表)采購部進/出廠類1出廠物資報表物業公司3_進廠原料統計匯總表、進廠原料明細統計表信息評價部4進出廠物資匯總表公司辦公室合同價格類1合同條款變更申請北京焊網2價格審批表北京焊網3銷售合同審批北京焊網4綜合類價格審批單采購部5某某合同(協議)會簽/審批表投資管理部6大宗原燃料價格審批表采購部7大宗原燃料合同管理投資管理部8綜合類物資合同管理投資管理部9價格變動申報表銷售部10(出口線材)價格申請表(帶附表)、合同審批表銷售部11出口合同更改銷售部12鋼材買賣合同銷售部13線材精制廠_年_月價格22、審批單線材精制廠14合同(協議)簽訂投資管理部15采購合同采購部16組價價格申請表采購部17物資采購價格調整申請表采購部18北方區域精制線材合同簽訂價格表線材精制廠19南方區域精制線材合同簽訂價格表線材精制廠20_(項目/工程)招標申請采購部21招標結果請示采購部22出口合同(根據訂單評審表、價格申請表(帶附表)、合同審批表鏈接)銷售部客商編碼類1供應商退出審批表信息評價部2客商系統服務協議審批信息評價部3物資編碼申請信息評價部質量類1_質量異議檢查報告質量控制部2關于_質量異議賠付的請示(合并后)銷售部3質量/數量異議處理北京焊網4化驗用品月計劃審批質量控制部5質量控制部化玻比價表質量控制部23、銷售類1訂單評審表銷售部2發貨通知單北京焊網投資管理類1招標文件會簽投資管理部2招標計劃會簽投資管理部3工程項目招(議)標評價意見表/評標報告投資管理部4非招標工程施工安排意見表投資管理部5項目立項通知投資管理部6工程預付款投資管理部 7技改工程項目投資預算計劃表投資管理部8工程項目開工通知單投資管理部9土建(預算價)價差分析表物業公司生產類1關于剔除調整_設備維護費用的申請安全生產部2生產進度跟蹤單北京焊網3工程圖紙轉化、設計審批北京焊網4生產任務通知單北京焊網5單體設備、備件外委維修申報表(生產部確定)安全生產部6_部門維修費用請示表 安全生產部7耐材、合金使用報告財務部8工藝變更(優化)24、報告技術中心9_廠生產技術專業月報報表(表格制式)技術中心10生產服務協議仲裁補償申請表及輔助計算表、新光實業公司業務合同反饋表報表安全生產部11臨時敷設電纜審批表安全生產部12重點防火部位動火申請安全生產部13臨時用電審批表安全生產部14月零星工程備案表安全生產部15檢修停電申請(動力廠、安全生產部確定表格格式)安全生產部16特種勞動保護費用審批安全生產部17氣瓶缺陷考核制氧廠18記錄表(本)印刷流程制氧廠環安類1環保設施停機申請表安全生產部2占路、占地報告安全生產部3施工破路申請表安全生產部4施工移栽花木申請表安全生產部5排污報告安全生產部6針對物業服務合同的考核通知單(綠化、保潔等)(生產部確定)安全生產部需求計劃類1物資需求計劃請示配送中心2專控物資需求計劃申請配送中心3合金、耐材、鋼鐵料及輔料需求計劃請示配送中心4 _(項目名稱)工程物資需求計劃臨時申請配送中心5材料代用單采購部6測量設備采購計劃質量控制部配送類1配送中心庫齡分析績效薪酬考核報表(與其它部門績效考核表不同)物資配送中心2廢舊物資外銷的月度、季匯總報表配送中心3貴重物資欠交舊憑證配送中心4關于處理廢舊物資外銷招標的請示物資配送中心 1退款申請北京焊網