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1、礦業公司文件材料檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 檔案管理制度第一節 總則 第一條 對公司部門處理完畢或批存的文件材料的立卷歸檔，依照此規定執行。 第二條 公司各部門應根據本部門的業務范圍及當年工作任務，編制平時文件材料歸卷使用的“案卷類目”。 “案卷類目”的條款必須簡明確切，并編上條款號。 第三條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員保存的文件材料搜集齊全，加以整理，送交本部門專（兼）職文書歸卷。 第四條 專（兼）職文書人員應及時將已歸卷的文件材料，按照“案卷類目”條款“對號入座”，放入平時保存文件2、卷宗內，并在收發文登記簿上注明。 第五條 為統一立卷規范，保證案卷質量，立卷工作由相關部室兼職檔案員配合，檔案室文書檔案員負責組卷、編目。 第六條 案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區別不同的價值，便于保管和利用。 第七條 歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。 第八條 在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開。文電應合一立卷，絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文電有密切聯系，也可隨同絕密文電立卷。 第九條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，3、但跨年度的請示與批復，放在復文年立卷；沒有復文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃在第一年立卷；跨年度的總結放在最后一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年立卷，其他文件的立卷按照有關規定執行。 第十條 卷內文件材料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即：批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其他文件材料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯系并進行系統的排列。 第十一條 卷內文件材料應按排列順序，依次編寫頁號。裝訂的案卷應統一在有文字的每頁正面的右上角、背面的左上角打印頁號。 第十二條 永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填4、寫的字跡要工整。卷內目錄放在卷首。 第十三條 有關卷內文件材料的情況說明，都應逐項填寫在備考內。若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和日期填上以示負責。備考表應置卷尾。 第十四條 案卷封面，應逐項按規定用毛筆或鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。第二節 檔案管理辦法 第十五條 依據中華人民共和國檔案法，結合公司實際情況，特制訂本辦法。 第十六條 公司檔案工作的基本原則是：集中管理與分散管理相結合，以集中管理為主，即公司文書、科技檔案、由辦公室集中統一管理，檔案（已交辦公室的除外）分別由有關部門管理，以便于及時利用，維護檔案的完整與安全。公司各部門在各項活動中形成的具有參考價值的文件、材料，由承辦5、單位、主辦人負責將其中已辦完的文件、資料應及時歸檔。 第十七條 公司辦公室設立專門的檔案室，接受上級部門檔案處的業務指導、監督和檢查，負責管理公司的文書、科技（部份）檔案，其任務是： 1、搜集、整理、立卷、鑒定、保管公司的文書檔案； 2、積極開展檔案的提供利用工作； 3、進行檔案鑒定； 4、進行檔案統計； 5、保管科技檔案； 6、認真學習中華人民共和國檔案法有關規定和檔案工作理論、技術和業務知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質量。 第十八條 歸檔 歸檔的文書包括： 1、公司與有關單位的來往信件、各種協議書、合同等； 2、公司會議原始記錄、紀要和決定（包括發布的通知、通報、機構調整、任免、獎懲以6、及全公司的規章制度）； 3、公司制訂的計劃、統計、預決算、工作總結； 4、公司主持召開的各種專業會議形成的領導講話、文件和會議總結紀要； 5、公司各部門的發文； 6、其他具有保存價值的文件材料、重要的工作經驗材料； 7、外單位直接發送給公司各部門的抄送信件。 第十九條 歸檔要求 1、歸檔的文件材料，應按照自然形成、保持歷史聯系的原則和歸檔要求特征及文件內容進行歸檔。 2、在一卷內要按問題或文件形成的時間，系統地排列。 3、案卷標題要簡明準確，整理好的案卷要確定案卷的保管期限，原則上分為永久、長期、短期三種。 4、按歸檔要求進行裝訂、編號、填寫卷內目錄備考表。 5、全部案卷組成后，要對案卷作統一7、排列并編寫檔號，然后逐卷登記，填寫案卷目錄。 第二十條 管理部門 1、文書結案后，原稿由各文書管理部門歸檔，經辦部門根據實際需要留存影本。如因業務處理需要，原稿須由經辦部門保管，應經文書管理部門主管同意后妥善保存，文書管理部門以影本歸檔。 2、各分公司檔案分類目錄及編號原則由各公司總經理辦公室統一制定。 第二十一條、文件點收 1、檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應立即追查歸檔人； 2、文件經過抽查，應有管理部門主管的簽認； 3、文件的處理手續必須完備，如有遺漏，應立即退回經辦科室； 4、與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應立即退回經辦部門； 5、有價證券或其他貴重物品，應退回經辦部8、門，經辦部門送指定保管部門簽收后，將文件歸檔處理。 調卷單類別調卷部門調卷人文件內容摘要調閱用途調閱期限自 年 月 日起至 年 月 日止計 日原收入編號借出日期檔號歸還日期年 月 日備注保管人簽字第六節 電子檔案管理制度 一、總則 第五十六條、對電子文件的形成、積累、鑒定、歸檔及電子檔案的保管實行全過程管理，應由辦公室統一協調，指定專門機構或人員負責，保證管理工作的連續性。 第五十七條、電子文件形成部門負責電子文件的積累、保管和整理工作，檔案部門要進行指導與監督。 第五十八條、電子文件的管理由辦公室負責，電子文件形成部門要提供協助和支持。 第五十九條、應明確規定歸檔時間、歸檔范圍、技術環境、相9、關軟件、版本、數據類型、格式、被操作數據、檢測數據等，以保證電子檔案的質量。 第六十條、為保證電子檔案的可利用性，從電子文件形成就應有嚴格的管理制度和技術施，確保其信息的真實性、安全性和完整性。 第六十一條、 歸檔電子文件同時存在相應的紙質或其他載體形式的文件時，則應在內容、相關說明及描述上保持一致。 第六十二條 具有保存價值的電子文件，必須適時生成紙質文件等硬拷貝。進行歸檔時，必須將電子文件與相應的紙質文件等硬拷貝一并歸檔。 二 、電子文件的收集與積累 第六十三條、收集范圍。電子文件的收集范圍，按國家關于文件歸檔的現行有關規定執行。 第六十四條、 收集積累要求 第六十五條、 記錄了重要文件的10、主要修改過程，有查考價值的電子文件應被保留。當正式文件是紙質時，如果保管部門已開始進行向計算機全文處理的轉換工作，則與正式文件定稿內容相同的草稿性電子文件應當保留，否則可根據實際條件或需要，確定是否保留。 第六十六條、 保存與紙質等文件內容相同的電子文件時，要與紙質等文件之間，相互建立準確、可靠的標識關系。 第六十七條、 在“無紙化”計算機辦公或事務系統中產生的電子文件，應采取更嚴格的安全措施，保證電子文件不被非正常改動。同時必須隨時備份，存儲于能夠脫機保存的載體上，井對有檔案價值的電子文件制作紙質或縮微膠片拷貝件保留。 第六十八條、 用文字處理技術形成的電子文件，收集時應注明文件存儲格式和屬11、性。 第六十九條、用掃描儀等設備獲得的圖象電子文件，如果采用非標準壓縮算法，則應將相關軟件一并收集。 第七十條、用計算機輔助設計或繪圖等獲得的圖形電子文件，收集時應注意其對設備的依賴性，以及易修改性等問題，不可遺漏相關軟件和各種數據。 第七十條 用視頻設備獲得的動態圖象文件，收集時應注意收集其壓縮算法和軟件。 第七十一條、用音頻設備獲得的文件，收集時應注意收集其屬性標識和相關軟件。 第七十二條、由計算機多媒體技術制作的文件，其中包含前面所示的兩種以上的信息形式，收集時應注意參數準確、數據完整。 第七十三條、 通用軟件產生的電子文件，收集時應注意收集其軟件型號和相關參數。專用軟件產生的電子文件，12、收集時必須連同專用軟件一并收集。 第七十四條、 計算機系統運行和信息處理等過程中涉及的各類參數、管理數據等應與電子文件一同收集。 第七十四條、收集、積累方法 1、 及時按照要求制作電子文件備份。 2、 每份電子文件均需在電子文件登記表中登記。 3、 電子文件登記表應與電子文件的備份一同保存。 4、 電子文件登記表如果制成電子表格，應與備份文件一同保存，并附有紙張打印件。 5、 電子文件性質代碼：r草稿性電子文件；u非正式電子文件；o正式電子文件； n無紙電子文件；t文本文件；i一圖象文件；g圖形文件；v一影像文件；a聲音文件；m多媒體文件；p計算機程序；d數據文件。 三、電子文件的整理 第七十13、五條、 電子文件的整理，應按內容、保管期限、密級等因素相對集中。 第七十六條、 電子文件應按檔案著錄規則著錄，并制成機讀目錄。 第七十七條、 歸檔電子文件應填寫登記表。 四、 電子文件的歸檔。 應定期把符合歸檔條件的電子文件，按檔案管理要求的格式存儲到可長期保存的脫機載體。 第七十八條、 歸檔范圍 電子文件的歸檔范圍的劃分，可參照國家關于文件的現行有關規定執行。 第七十九條、歸檔時間 邏輯歸檔應實時進行，物理歸檔應定期完成。 第八十條、 檢測在進行電子文件歸檔工作時，應按其基本技術條件進行檢測。其內容包括：硬件環境的有效性、軟件環境有效性及其信息記錄格式等。 第八十一條歸檔前的鑒定 電子文件的14、歸檔鑒定工作，參照國家關于文件的現行有關規定執主，鑒定結果，在電子文件的機讀目錄上制作相應的標識。 1、有效性和完整性鑒定。歸檔前應由文件形成單位對電子文件的有效性和完整性進行審核，并由負責人簽署意見。如果文件形成單位采用了某些技術方法保證電子文牛的有效性和完整性則應把其技術方法和相關軟件一同移交給接收單位。 2、 保管期限的劃分。電子文件保管期限的劃分，參照國家關于文件的現行有關規定執行。 第八十二條、 歸檔要求 1、 把帶有歸檔標識的電子文件集中，制成歸檔數據集，拷貝至耐久性的載體上，至少一式2套，一套封存保管，一套供查閱使用。必要時，復制第3套，異地保存。對于加密電子文件，則應解密后再完15、成上述工作， 2、本標準推薦采用的載體按優先順序分別是：只讀光盤、一次寫光盤、可擦寫光盤、磁帶等。禁用軟磁盤作為歸檔電子文牛長期保存的載體。 3、 存儲電子文件的載體或包裝盒上應貼有標簽，標簽內填寫編號、名稱、密級、保管期限、硬件及軟件環境 4、 將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其他說明等一同歸檔并附歸檔電子文件登記表。 5、需要長期保存的電子文件應當把歸檔電子文件與相應的機讀目錄存在同一載體上如果是自行開發的應用軟件，也應將軟件及相關數據存在同一載體上。 6、原電子文件數據集載體在完成電子文件歸檔后，保留時間至少1年。 7、 在網絡中進行了邏輯歸檔操作的電子文件應按上述歸檔過程完成物理歸16、檔。 五、 電子檔案的移交與保管。 電子文件歸檔后按有關規定移交至檔案保管部門，作為電子檔案進行保管。 第八十三條、檢驗 1、 檔案保管部門應配備相應的處理設備，以保證完成電子檔案的檢驗工作。歸檔的每套載體均應接受檢驗，合格率應達到100%。與紙質檔案同時保存的電子檔案可采取抽樣檢驗的方法樣本數不少于總數的20合格率應達到100%。 2、檢驗項目。 a、 載體有劃痕，是否清潔。 b、有無病毒。 c、 核實電子檔案的完整性和有效性審核手續。 d、核實登記表、軟件、說明資料等是否齊全。 3、將檢驗結果填人電子檔案人庫登記表。檢驗有合的，應退回形成單位，重新制作。 4、 移交手續 驗收合格后，檔案保17、管部門在電子檔案人庫登記表上簽字蓋章。一式2份，一份交電子文件形成單位一份自存。 5、 保管要求 電子檔案保管除應具備紙質檔案一般的要求外，還應符合下列條件。 6、 歸檔載體應作防寫處理。不得擦、劃、觸摸記錄涂層。載體應直立存放，做到防塵、防變形。 7、 每滿1年，對電子檔案涉及的形成單位和檔案保管部門的設備更新情況進行一次檢查登記。 8、 每滿2年進行一次抽樣機讀檢驗。抽樣率不低于10%如發現問題應及時采取恢復措施。 9、 設備環境更新時應確認庫存載體與新設備的兼容性，如不兼容，應進行電子檔案的載體轉換工作，原載體同時保留時間不少于3年。 10、 磁性載體上的電子檔案，每4年轉存一次。原載體18、同時保留時間不少于4年。 11、 定期檢驗結果應填人電子檔案管理登記表。 第八十四條、利用 1、 電子檔案的封存載體不得外借。 2、 利用時使用拷貝件。 3、 利用時要遵守保密規定。 4、 利用者對電子檔案的使用應在權限規定范圍之內。 5、具有保密要求的電子檔案上網時必須符合國家或部門有關保密的規定，要有穩妥的安全保密措施。第八十五條、 電子檔案的銷毀鑒定。 1、電子檔案的銷毀鑒定，按國家現行有關規定執行。 2、電子檔案的銷毀，應在辦理審批手續后，方可實施。 3、非保密電子檔案可進行邏輯刪除。屬于保密范圍的電子檔案被銷毀時，如存儲在不可擦除載體上，須連同存儲載體一起銷毀并在網絡中徹底清除。 第19、八十六條、 統計 檔案保管部門應及時按年度對電子檔案的保管，利用等情況進行統計。第二十二條、文件整理 1、中文直寫出文件以右方裝訂為原則，中文寫或外文文件則以左方裝訂為原則； 2、右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角、理齊釘牢； 3、文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先補整、裁切、折疊，使其整齊劃一。 第二十三條、 檔案分類 1、檔案分類應視案件內容、部門組織、業務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門區分，然后依案件性質分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。 2、檔案分類應力求切合實用。如果因案件較多、三級分類不夠應用時，須在第三級之后增設第四級“細類”20、。如案件不多，也可公使用“部門”及“大類”或“小類”二級。 3、同一“小類”的案件以裝訂于一個檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不夠使用時，可分為兩個以上檔類裝訂，并于小類之后增設“卷次”編號，以便查考。 4、每一檔夾封面內首頁應設“目次表”案件歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個“目次”編號為原則。 5、檔號的表示方式如下： A1A2B1B2C1C2D1 E1E2 其中A1A2為經辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號。D1為檔案卷次，E1E2為檔案目次。 第二十四條、檔案名稱 1、檔案各級分類應賦予統一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并且要有一定范疇，不能籠統含21、糊。 2、各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數字表示；其位數使用視案件多少及增長情形斟酌決定。 3、檔案分類各級名稱經確定后，應編制“檔案分類編號表”，將所有分類各級名稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。 4、檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業務增多時，隨時增補之用。 5、檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審查討論，并擬定新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。 第二十五條、 檔案編號 1、新檔案，應以“檔案分類編號表”查明該檔案所屬類別及其卷次、目次順序，以此來編列檔號。 2、檔案如何歸屬前案，應查明前案的檔號并予以22、同號編列。 3、檔號以一案一號為原則，遇有一檔案件敘述數事或一案歸入多類者，應先確定其主要類別，再編列檔號。 4、檔號應自左而右編列，右方裝訂的檔案，應將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂者則填寫于右上角。 第二十六條、檔案整理 1、歸檔文件，應依目次號順序以活面方式裝訂于相關類別的檔夾內，并視實際需要使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。 2、檔夾的背脊應標明檔夾內所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。 第二十七條 保存期限 文件保存期限除政府有關法令或本企業其他規章特定者外，依下列規定辦理： 1、永久保存：（1）公司章程（2）股東名冊；（3）組織規程及辦事細則；（4）董事會及股東會紀錄；（23、5）年終決算財務報表；（6）政府機關核準文件；（7）不動產所有權及其他債權憑證；（8）工程設計圖；（9）其他經核定須永久保存的文書。 2、15年保存（1）預算、決算書類；（2）會計憑證（由財務部管理）；（3）事業計劃資料；（4）其他經核定保存15年的文書。 3、5年保存：（1）期滿或解除之合約；（5）其他經核定保存5年的文書。 4、1年保存：結案后無長期保存必要者。 5、各種規章由規章管理部門永久保存，使用部門視其有效期予以保存。 二十八條 檔案清理 1、檔案管理人員應隨時擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年更換時，依規定清理一次，已到保存期限者，給予銷毀。銷毀前應造冊呈總經理核準，并24、于目錄表附注欄內注明銷毀日期。 2、保管期限屆滿的文件中，部分經核定仍有保存參考價值者，管檔人員應將“收（發）文登記單”第五聯附注在其保留文件上，并在第五聯上注明部分銷毀的日期。 第二十九條 調卷程序 1、各部門經辦人員因業務需要調閱檔案時，應填寫“調卷單”，經其部門主管核準后向管檔人員調閱。 2、檔案管理人員接到“調卷單”，經核查后，取出該項檔案，并于“調卷單”上填注借出日期，然后將檔案交與調卷人員。“調卷單”例按歸還日期先后整理，以備催還。 3、在檔案室當場借閱者，免填“調卷單”。 4、檔案歸還時，經檔案管理人員核查無誤后，檔案即歸入檔夾。“調卷單”由檔案管理人員留存備查。 第三十條 調卷25、管理 1、“調卷單”以一單一案為原則，借閱時間以一周為限，如有特殊情形需延長調閱期限時，應按調閱程序重新辦理。 2、調卷人員對于所調檔案，不得抽換增損，如有拆開必要時，變須報明原因，請管檔人員負責處理。 3、調卷人員調閱檔案，應于規定期限內歸還，如有其他人員調閱同一檔案時，應變更調卷登記，不得私自授受。 4、調閱的檔案應與經辦業務有關，如調閱與經辦業務無關之案件，應經文書管理部門主管同意。第三節 公司檔案管理規定 第三十一條 檔案是指本公司過去和現在，在從事經營管理、科學技術、文化等活動中形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄。 第三十二條 遵循公司檔案分類方法，采取年度問題分26、類法。有行政管理、經營管理、計劃財務、人事勞資、工程技術、法律工作、廣告策劃七大類。 第三十三條 案卷質量按國家標準執行。 1、案卷必須遵循文件形成規律和特點，保持文件之間的聯系，區分保管價值。 2、卷內文件材料按照批復在前、請示在后，正件在前、附件在后，印件在前、定稿在后，重要法規性文件的歷次稿件排列在定稿之后，非訴訟案件的結論、決定、判決性文件在前、依據材料在后的順序排列； 3、跨年度的請示與批復，有批復的在批復年立卷，沒有批復的放在請示年立卷；跨年度會議文件放在會議開幕年立卷；跨年度的規劃放在第一年立卷；跨年度總結放在最后一年立卷；案件文件應放在結案年立卷； 4、卷內文件材料按時間順序排27、列。收文時公文處理用紙在前、收文在后；內部制發文件，發文正稿在前，依次為公文處理用紙、發文底稿。 5、案卷封面題名應能準確地反映出卷內文件材料的內容。 6、案卷卷首為“卷內文件目錄”。卷內文件沒有題名的，由檔案人員根據內容擬寫標題；會議記錄應填寫主要內容。 7、卷內文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復寫紙，破損的文件要進行裱糊。 8、案卷各考表應寫出明立卷人、審核人姓名，時間、以示負責。 第三十四條 每年的3月末前，行政管理部門根據公司制定的歸檔范圍將上一年度的文件歸檔，任何人不得將資料據為已有。 第三十五條 嚴格執行檔案借閱制度。借閱檔案者不準翻閱或抄寫與查檔無關的檔案內容；不準對檔案內容涂抹拆散；28、注意保守秘密；借閱檔案必須及時歸還。 第三十六條 失去保存價值的檔案經由公司檔案鑒定小組批準后方可銷毀。銷毀由兩名以上檔案管理人員共同進行。 第三十七條 按照規定使用集團內部單據，不得違規對單據進行涂改，填寫單據不得字跡潦草或出現填寫錯誤。部門設立專人對本部門單據進行管理；保證存放整齊有序、齊全完整，并按照有關規定進行歸檔。第四節 檔案管理準則 第三十八條 檔案管理員每天都要對預存檔的資料進行清理歸檔，以免資料堆積要熟悉自己管理的檔案，了解各部門的歸檔制度； 第三十九條 檔案每年 清理一次。檔案管理員要準確地做好文件索引，以便于查找。 第四十條 歸檔要注意整潔。歸檔前要先把資料進行分類，再把材29、料按類別分組裝入一個待辦卷宗，以便歸檔時所有材料都能隨手而得，避免盲目的查找。 第四十一條 立卷按永久、長期、短期分別組卷。卷內文件要把正文和底稿、文件和附件、請示和批復放在一起，卷內頁號一律在右角，案卷目錄打印4份，卷內目錄打印5份。 第四十二條 案卷厚度一般在1.5厘米至2厘米為宜。裝訂前要拆除金屬物，做好文件材料的檢查，如有破損或褪色的材料，應當進行修補和復制；裝訂部位過窄或有字跡的材料，要用紙加以襯邊、紙面過大的書寫材料，要按卷宗大小折疊整齊，對字跡難以辨認的材料，應當附上抄件，案卷標題要標明作者、問題或名稱，文字要簡練、確切，用筆或鋼筆書寫，字跡端正。 第四十三條 根據卷內文件之間的30、聯系，還要進行系統排列、編組號、擬寫案卷標題、填寫案卷封面、確定保管期限、裝訂案卷排列、編制案卷目錄等，檔案目錄主要由封面、卷宗說明、案卷目錄、卷內目錄組合而成。 第四十四條 案卷按年代、機構排列，永久與長、短期案卷分開保管，要編上順序號及注明存放案卷年號與卷號。 第四十五條 注意做好保密工作，檔案室的房門窗要堅固，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等措施。 第四十六條 每年對檔案的數量、保管等情況進行一次檢查，發現問題及時采取補救措施，確保檔案的安全。 第四十七條 對于已失去作用的檔案要進行銷毀或用碎紙機進行處理。銷毀檔案材料要經過認真鑒定，確定銷毀的檔案材料必須列冊登31、記，送領導審批后銷毀。 第四十八條 銷毀檔案材料時，必須指派專人監銷，防止失密。第五節 檔案借閱制度 第四十九條 借閱檔案（包括文件、資料）必須在檔案借閱登記簿登記，秘密級以上的檔案文件須經經理級領導批準后方能借閱。 第五十條 案卷不許借出，只供在檔案室外查閱，未歸檔的文件及資料可借出。 第五十一條 借閱期限不得超過兩星期，到期必須歸還，如需再借應辦理續借手續。 第五十二條 借閱檔案的人員必須愛護檔案，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、擴散、摘抄、復印、攝影，不得轉借或損壞。否則，按違反保密法追究當事人責任。 第五十三條 借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發現遺失或損壞，應當立即報告領導。 第五十四條 外單位借閱檔案，應持單位介紹信，并經總經理批準后方能借閱，但不能獎檔案帶離檔案室。 第五十五條 外單位借閱檔案，應經總經理同意，對摘抄的材料要進行審查、簽章。