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1、企業經營管理公司檔案安全管理制度及工作人員職責編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 一、貫徹執行檔案法和中華人民共和國檔案法實施辦法, 提高全單位干部職工的檔案意識和法制觀念。二、把檔案工作納入議事日程和工作計劃，定期召開工作會議，監督、 檢查檔案管理工作。三、加強檔案業務建設，負責組織我辦專（兼）職檔案人員的培訓, 協調業務關系。四、布置我辦檔案材料的收集、整理、保管工作，負責對各類檔案的 鑒定、檢查。五、及時幫助解決綜合檔案室人力、財力、物力和檔案存在的實施問 題。六、做好專（兼）職檔案人員的思想政治工作和業務考核工2、作，根據 不同情況給予獎勵或懲罰。檔案員崗位職責一、認真學習宣傳貫徹檔案法、檔案法實施辦法、歸檔文件整 理規則、山西省機關檔案工作業務建設規范、山西省機關檔案工 作規范化管理標準沢國家檔案局8號令及有關法規文件，鉆研業務 知識，提高業務水平。二、負責文件材料的收集、整理、立卷、歸檔工作并編制檢索工具。三、搞好檔案的保管、利用、統計和匯編工作，熟悉保管檔案的內容， 積極提供檔案利用，并做好檔案利用登記等各種記錄。四、嚴格執行檔案管理各項制度和保密守則，維護檔案的完整和安全。五、配合有關部門進行檔案的鑒定工作，對超過保管期限的檔案提出 存毀意見，做好銷毀工作。六、做好檔案“九防”工作，每季度至少要3、對檔案進行一次全面檢查， 發現問題及時處理并做好記錄。兼職檔案工作人員職責一、認真學習貫徹、執行檔案法和中華人民共和國檔案法 實施辦法，遵守檔案工作的各項規章制度。二、執行保密法規，杜絕檔案泄密事件發生。三、負責收集、整理本科室業務工作中形成的各類文件材料，按要求 及時向綜合檔案室移交，并辦好交接手續。四、認真做好“九防”工作，確保檔案、材料的安全。五、協助專職檔案員做好利用工作，充分發揮檔案的作用。文件歸檔制度一、歸檔范圍：本單位從事政治、經濟、文化等活動中形成的有保存 價值的文字、圖表、聲像等不同形式和載體的歷史記錄均屬歸檔范圍。二、歸檔時間：1、文書材料于次年三月底前立卷歸檔；2、會計文4、件材料在會計年度終了后，由會計人員立卷歸檔，于 次年三月底前移交進檔案室；3、照片（底片）、錄音、錄像材料在拍攝（制作）完畢后一個月 內向檔案人員移交歸檔；4、其它門類和載體的文件材料，也應于完成工作后一個月內向 檔案人員移交或按檔案部門有關規定辦理。三、歸檔要求：1、應歸檔的文件材料應為已結束的工作（或項目）的所有文件 材料，并做到打印件與底稿，正件與附件，不同形式和載體的文件材 料齊全完整；2、歸檔文件材料應保持它們之間的歷史聯系，按照檔案管理的 規范分類、填寫各類目錄。微機管理制度一、微機工作人員，要努力學習微機知識，熟悉各科室微機填制業務， 為檔案的查詢、利用創造有利條件。二、自覺遵守5、單位各項規章制度，嚴格按照機器的操作程序進行，用完機器后，應檢查電源、設備是否關好。三、非本室工作人員不得擅自操作，因工作需要上機人員，在上機前， 應征得微機管理人員的同意方可上機，在使用中應愛護設備。四、未經微機管理人員同意不準私自將微機里的數據拷貝出來，不得 將任何軟件安裝進機器中使用。五、損壞微機室內的公共財物，應酌情賠償。六、努力完成單位領導下達的各項任務，積極指導、幫助本單位各科 室檔案材料運用微機管理工作。七、自覺維護和保持室內衛生，不準吸煙和隨地吐痰。檔案收集整理制度一、凡是我辦在工作活動中形成的具有查考利用價值的文件、材料、 報表、照片、錄像等必須收集整理。二、收集文件材料（含6、電子文檔）必須齊全完整，做到分門別類存放。三、整理檔案要按照文件材料形成的自然規律，保持它們之間的有機 聯系，區分價值，分類整理，做到無積存零散文件，案卷質量符合業 務規范要求。檔案保管制度、本單位所有的各種門類和載體的檔案材料，由檔案人員在檔案室 集中統一管理，任何個人不得私自保存和任意銷毀。二、檔案保管應采用專用柜架，檔案庫房應當堅固可靠、清潔通風, 有防火、防盜、防鼠、防潮、防光、防塵、防蟲、防高溫、防有害氣 體等設施。三、檔案管理員要定期檢查檔案，作好檢查記錄，發現問題及時采取 有效措施，確保檔案完整和安全。四、檔案如有破損或字跡模糊，應及時修補或復制。五、檔案人員調動工作時，應在離職7、前辦理移交，移交檔案時，雙方 應根據移交目錄清點核實，并履行簽字手續。檔案保密制度一、認真貫徹保密法，遵守保密制度，保守檔案機密，維護檔案 秘密的安全。二、檔案室保管的涉密檔案，要根據國家規定確定保密項目和密級, 不得擅自擴大使用和接觸的人員范圍。三、檔案室是機要部門，無關人員未經許可不得入內。任何人不得擅 自翻印、復制、摘抄和向外傳播檔案內容。經批準翻印、復制的保密 材料要按正式文件進行登記和清退。四、檔案移交、接收和查（借）閱必須辦理登記手續，歸還時要清點 注銷。五、需銷毀的檔案材料，應造具清冊，寫出銷毀報告，經鑒定小組審 批后，在指定地點銷毀。平時辦公廢紙、廢件及時銷毀，不得隨意丟棄。檔8、案查、借閱制度一、本單位職工利用檔案，須經辦公室主任同意后方可查（借）閱; 外來人員利用檔案，須持單位介紹信，經分管領導同意后方可查（借） 閱。二、利用者必須愛護檔案，不得在文件材料上畫圈、勾線和作任何記 號，不得涂改拆散、抽頁、污染和損壞檔案。三、利用者必須嚴格遵守保密制度，只能查閱相關內容，不得隨意傳 播和擴散檔案內容。四、利用者需摘抄（復制）檔案內容，須經檔案管理人員同意，所摘抄 （復制）的內容經檔案人員校對并加蓋我辦公章后方為有效。五、利用檔案一般只能在指定地點查閱，不得隨意帶走。本單位工作 人員確因工作需要，在辦理借閱手續后，可以借出檔案室。六、借閱期限不超過一周，確需延期者，經辦公9、室主任同意并另行辦 理借閱手續。七、利用檔案須填寫查（借）閱登記簿和檔案利用效果登記簿。檔案統計制度一、檔案統計工作是檔案基礎工作的重要組成部分，檔案工作必須加 強政治責任心，認真做好此項工作。二、對室藏的各種門類、載體的檔案資料利用情況，必須建立齊全的 登記，統計注冊。三、對當年形成的歸檔案卷（包括接受、移交）和檔案借閱、鑒定情 況應隨時登記。四、每年年終形成的各類檔案資源和編寫的檔案工具，科研材料（包 括案卷目錄、歸檔文件目錄、全引目錄、字號、索引、人物卡片、專 題目錄、大事記、組織、各項規章制度）統計一次。五、檔案資料的查閱、供閱情況，每年統計兩次（六月和十二月）。六、每年十二月前，填寫10、檔案工作統計年報表一式兩份，一份上 報上級機關，一份存檔。檔案鑒定銷毀制度一、檔案室要根據國家檔案局關于檔案保管期限的規定、原則、標準， 結合本單位制定的檔案保管期限，確定檔案價值，劃分保管期限，剔 除確無保存價值的檔案，以便銷毀。二、檔案的鑒定工作由辦檔案鑒定銷毀領導小組負責，鑒定工作結束 后，附上需要銷毀的檔案登記清冊，由鑒定小組負責人簽字，經批準 后方可銷毀。并及時向主管檔案工作的領導寫檔案鑒定報告和說明。三、實行定期鑒定，力求準確無誤，做到不留錯，也不錯毀檔案材料， 凡鑒定剔除的檔案，應保存1 2年后確認無保存價值，方可銷毀。四、銷毀檔案時必須注意保密，并指定專人（二人）以上監銷。業務11、書刊（資料）管理制度一、本單位內各類業務書刊（資料）的保管工作，由檔案人員負責收 集管理。二、凡各科室需訂購的業務書刊，應由單位領導審批后方可征訂或購 買，并送檔案室統一管理。三、凡借閱業務書刊（資料），必須按期歸還。需繼續使用的應補辦 手續。四、借閱書刊須辦理借閱手續，愛護書籍，不得涂改、圈劃。如丟損， 照價賠償。歸檔材料控制措施和驗收制度一、檔案分管領導必須參加本單位重要會議，檔案管理人員必須了解 本單位有關的重大事項，做好材料收集歸檔工作。二、按照檔案法的有關規定，對國家規定應當立卷歸檔的材料, 必須定期向檔案室移交，集中管理。任何人不得據為己有。三、檔案管理人員必須檔案材料的評審、鑒定，設備的開箱等工作并 有紀錄。四、專項活動與建檔工作實行同步：即下達計劃任務同時提出文件材 料形式情況；工作結束同時驗收檔案材料的完整、準確、歸檔情況。五、對外出人員獲得的各類文件和引進設備、技術的各種材料必須全 部上交給檔案管理人員，由檔案管理人員把關驗收。