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1、醫院材料物資管理規定（倉庫、定額配送、計劃領用等）編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 醫院材料物資管理規定為規范醫院的庫存管理、保證庫存物資不流失不浪費，減少積壓，控制成本，提高周轉及材料物資的利用率。根據醫院財務管理制度規定，結合醫院實情，特制訂本規定。一、材料物資定義1、材料物資分類：（1）醫用材料物資：一次性衛生材料、試劑用品、醫用低值易耗品、固定資產、特殊醫用材料（高值材料）、美容材料。（2）后勤材料物資：辦公用品、生活用品、食品飲料、辦公用低值易耗品、維修用品、五金用品、布料用品、印刷品 、食堂用品、贈送用品2、廣告用品、書籍、固定資產、回收品。 2、名稱解釋： （1）醫用材料物資，指醫療用直接或間接用于病人材料物資，包括一次性衛生材料、試劑用品、醫用低值易耗品、固定資產、特殊醫用材料（高值材料）、美容材料。一次性衛生材料：指一次使用并要按規定進行銷毀的材料，一般都有嚴格的消毒與使用規定。試劑用品：指用于檢驗的各類實際，以及圍繞檢驗，用來承載各類生物標本的一次消耗的材料。如各類化驗試劑、各類采血管、采血針等。醫用低值易耗品：指醫療用的各類價格較低，但能反復使用，損壞后實物形態基本不發生改變的物品。包括各類手術刀、剪等器械，各類器皿、工具等。固定資產：指臨床、護理及醫技等輔助部門使用的，價值在500元3、以上，使用期限在一年以上的設備、設施等。特殊醫用材料：指植入人體的，價值很高的各類材料，包括假牙、假體、鋼板等。美容材料：指專門為美容整形所用的材料，包括化妝品、矯正用的材料等。 （2）后勤材料物資：有別于醫用材料的物資，指直接由員工使用的辦公、生活用品，圍繞行政后勤使用的各類其他物資，包括食品飲料、辦公用低值易耗品、維修用品、五金用品、布料用品、印刷品 、食堂用品、贈送用品、廣告用品、書籍、固定資產。 3、編碼規則： （1）醫院材料物資 一次性衛生材料 021 醫用低值易耗品 022 醫用固定資產 026 化驗試劑及用品 016 醫用美容材料 034 母嬰用品 017 （2）后勤材料物資 辦4、公用品 012 辦公用低值易耗品 011 布料用品 013 后勤用固定資產 014 廣告用品 015 生活用品 018 食品飲料 019 維修材料 020 贈送用品 027 裝修材料 028 五金材料 029 書籍類 030 食堂用品 031 回收品 032 二、庫房的分類與管理。（一）、庫房的分類： 一級庫房醫用物資庫、后勤物資庫、藥庫；二級庫房藥房、供應室；三級庫房，各科室小藥房。1、后勤材料物資庫，分別為辦公用品庫、生活用品庫、食堂飲料庫、印刷品庫，布料用品庫、五金維修品庫、贈送用品庫、食堂用品庫、回收庫。后勤物資庫不再設二級庫房。2、醫用物資庫，分別為衛生材料、試劑庫。衛生材料的三級庫5、房為科室小庫房，由本科室護士長管理。醫院暫不設二級庫。3、藥庫，歸藥劑科管理，業務與藥房合并。藥品的二級庫房為門診藥房和住院藥房，藥品的發放全部由二級庫房發放，確保藥品的使用安全。（二）、倉庫的管理。1、驗收入庫管理（1）、所有物資均應當天驗收入庫，不得拖延。驗收入庫時，須由采購部門和庫房管理人員同時驗收，采購部門負責物資的質量、規格和型號等質量指標，庫房管理人員應檢查物資是否“三證”齊全，清單、發票、數量是否正確，品種、數量以實物為主。所有貨物必須到現場驗收，遵循先驗收后入庫的原則，驗收后雙方在送貨清單上簽字確認。（2）、驗收后填制包括供應商名稱（全稱）、收貨日期、貨物名稱（商品名）、數量和6、質量等內容的“入庫單”，由采購部門驗收人和庫房管理人員共同在入庫單上簽字確認，最后由會計審簽。入庫單后附送貨清單、發票或收據。“白色聯”做倉庫存根聯，留存備查；“黃色聯”及發票、收據交采購部作為申請付款、報銷的依據。“紅色聯”及送貨清單月末隨報表一并交財務部。與采購交接單據時應做好登記，雙方簽字確認，以免丟失。（3）、入庫時應仔細核對供應商名、商品的名稱、商品名、規格、價格是否與采購單、送貨清單是否一致，并比對上次進貨價格。價格明顯過高的要及時與采購部溝通，查明原因后方可入庫。（4）、對無清單，或清單內容不健全的（如沒有規格、商品名、有效期等），應將貨物退還采購部，由采購補充清單后再入庫（5）7、對于不符合采購要求的，如規格不符、質量明顯缺陷、數量超過采購量的，以及發現系錯誤采購等原因需要退貨的，倉庫部門應及時與采購部門溝通，采購部門應及時與供應商聯系退貨，避免損失。（6）、因驗收不仔細，造成規格不符、質量問題、數量超量、采購錯誤，以及無用途商品的，造成損失的，由由采購部、倉庫雙方具體驗收人承擔損失。（7）、對臨床急需的物品，應立即驗收入庫后，立即出庫，并即可電話通知科室領取，或配送至科室，不得延誤，更不得不入庫直接送入科室。（8）、月末應分類統計當月入庫匯總表報，由倉儲部門負責人簽字后，并附上當月所有入庫單，入庫單金額應與報表相符，交財務科。2、出庫的管理（1）、倉儲部門只有經授權8、批準的人方能進入。對所有入庫物資的接觸應嚴格地限制在指定工作人員之間。（2）、材料物資出庫，實行定額配送與計劃領用兩種方式。A、定額配送名詞解釋：指材料物品定期消耗量具有較強的規律性，而且在業務量相同的情況下，消耗量變化很小的材料。再按一定規則計算出來后，在規定時間配送規定數量的配送方式。包括：一次性衛生材料、不可回收的其他材料物資等。定額配送方式、核定量的計算，前三個月耗用量總和除以90天，計算出日消耗量，作為核定配送量。、定額配送品種的確定：一次性消耗，消耗量具備較強規律性，在業務量相同的情況下，消耗量變化很小，且每周都會消耗使用的，納入定額配送范圍。、定額配送周期，以一個星期作為周期配送9、。、科室庫存基數的計算，庫存基數 = 盤點日至周天的天數日定額量 當前庫存量 。即在配送前，盤點科室小倉庫，補充消耗至周日的完整定量。、配送時間：每周五進行配送。因每科室小庫消耗量為周一至周天，周五配送，科室小庫存余兩天的用量，可以防止周六、周天業務量增加而斷貨。、配送方式，倉庫每周五前根據定額單進行配料，分別以不同科室設立周轉箱，周五配送至科室，由科室在領料單上簽名。、配送范圍：各臨床科室、醫技部門、護理部門，以及其他一線部門。行政、后勤部門不再實行配送，由科室做好領用計劃，至倉庫領取。定額配送的管理、倉庫部門要跟蹤定額數據的準確額性，定期對數據進行修正。、每月25日應對科室小倉庫進行清點，10、發現所存物資材料超過一周用量的要收回，做退庫處理。、因業務發生變化，定額不足、或新增品種的的要及時補充。、倉庫部門每月應針對實際發生數量與定額數量的偏差進行分析，超定額的找出原因，是否存在浪費。、超定額，且無必要原因的，超出部分從科室獎金中扣除。 B、計劃領用名詞解釋：指材料物資消耗量存在不確定性，與工作量大小不存在較強的關系，在相同的情況下耗用量不一定相同的材料。這類物質需要科室通過實際情況進行請領。包括：各類低值易耗品，以及可以回收的物品等。計劃領用的方式、計劃領用量的計算：除定額配送之外的物資材料，科室一般以一個星期的耗用量作為計劃領用量。、計劃領用品種的確定：除定額配送之外的物資材料。11、領用時間：每周二，由科室至倉庫領取，必要時可由倉庫配送。情況特別緊急的可不受時間限制。、領取方式：以舊換新的方式領取，凡屬于可回收的材料物資，須持舊件領新品。無理由不以舊換新，否則視為短少由科室照價承擔損失。領用單須經本部門負責人簽名方可。計劃領用的管理、領用單須所在部門負責人簽名。、凡屬以舊換新范疇的物品，須用舊的換取新的領用。不能提交舊件的，按原價格從科室獎金或個人績效中扣除。、除特別緊急的，直接造成工作不能開展的，其他不按規定時間領用的，一律不給領用和配送。、因計劃領用數量不當，造成浪費的，經查實確認的，從科室獎金、或個人績效中扣除。 （3）、工服管理。、新入職員工辦理入職后，憑人事部12、出具的憑據，可以領用工衣及鞋子。、員工離職前須獎工衣退還倉庫，并由倉庫在離職單上簽名，財務部門才能結算工資。、員工工衣發放標準：夏裝2件/人、冬裝2件/人，護士鞋2雙/人，每三年更新一次，更換時以舊換新，沒有舊件的按原值賠償。、倉庫應建立工衣領用登記表，記錄領用時間、數量、新舊程度、更換時間、數量，以及歸還情況。（4）、倉儲部門應仔細檢查“物資領用單”中申請領用物資部門的負責人和職能部門領導簽字批準后，方能發放各類物資。物資發放后，應要求領用人簽名。 (5)、嚴格遵循先進選出的原則。（6）、月末倉儲部門通過倉庫管理系統生成當月出庫報表，當月實際“物資出庫單”或“物資領用單”總金額應與報表相符，13、由倉儲部門負責人簽字后，交財務科審核。3、庫房管理（1）、經驗收合格的物資，庫房員應及時按分類類別放入庫房或貨架。根據庫存物資的性質和用途，分門別類合理安排存放，確保安全，做到防潮、防盜、防震、防變質、防毀損。（2）、嚴格按照7S進行管理，即整理、整頓、清掃、清潔、素養、安全、節約。每天下班前1小時要對物品進行整理、對庫房進行清掃，進行安全檢查、以及存儲環境檢查。（3）、設立固定的廢品回收區，定期進行報廢處理。（4）、未驗收入庫的物品一律不得進入倉庫鐵門范圍內。（5）、嚴格管控物品的存量、有效期。杜絕積壓、防止斷檔，以及物品失效。應充分利用計算機系統做最低庫存、最高庫存、以及有效期的管理，提高14、倉庫管理效率，提高倉庫周轉次數。（6）、始終保持賬物相符，確保系統數據的真實與準確。(7)、加強舊物的利用，尤其回收的低值易耗品、家具用具、固定資產的再利用，努力降低消耗成本。(8)、辦公室、過道等非庫房內，一律不得堆放已經驗收入庫的物品，或科室退回的物品。4、盤點管理（1）、每月最后一天（遇節假日提前至節假日前一天）組織庫房相關人員和財務人員對所有材料物資庫進行盤點。（2）、由財務科從庫房管理系統中打印出庫存物資盤點表，與庫房管理人員對當月庫存物資進行實地盤點，財務人員負責監盤。盤點后，由庫房管理人員和財務人員在原件上共同簽字確認，再錄入盤點系統，審核后打印盤點表，生成損益單，報主財務主任審15、核。（3）、盤點損溢比例，按金額不得超過2%，按數量不得超過3%。超過按核定標準的，查清原因，屬人為原因造成損失的，要落實責任人。并出具“盤點報告書”，由庫房管理人員、財務監盤人員、主管部門負責人簽字。（4）、對非正常物資損溢，在3%以上的須財務負責人簽字批準方可進行帳務處理，對損溢比例在4%以上的須總經理簽字批準方可進行帳務處理。 （5）、報廢物品的處理，報廢物品通過系統進行報廢，打出報廢單，倉庫負責人簽字，會計核實后交財務負責人簽字入賬。如屬于人為管理不當造成報廢的，由相關責任人存擔損失。 三、采購計劃管理（一）、采購計劃的分類1、按類型分類：（1）醫療物資類：一次性衛生材料 、 醫用低值16、易耗品、醫用固定資產、化驗試劑及用品 、 醫用美容材料、 母嬰用品。 （2）后勤材料物資 辦公用品、布料用品 、后勤用固定資產、 廣告用品、生活用品（包括食品、食堂用品）、維修材料（包括五金、裝修材料）、 贈送用品2、按業務分類（1）正常周轉業務用采購計劃，指醫院正常業務，經常所需的材料物資，由倉庫直接根據實際消耗量制定采購計劃。（2）新增業務采購計劃，指醫院或科室新增的業務，需要購進新的材料物資，并且倉庫以前沒有購入過該類物品的。新增材料的，由科室填寫“采購申請單”報部門負責人簽字，金額在1000元以上的，報財務審批，總經理簽字后，交倉庫編制采購計劃；新增固定資產的，應填寫固定資產申購單，并17、對該固定資產效益進行分析，由部門負責人簽字，報財務審核，最終由總經理簽字后，交倉庫編制采購計劃。 倉庫在編制計劃時，發現倉庫有替代品的，應及時與申請科室溝通取消該物品。（3）應急性臨時采購，因情況特殊，或倉庫不予備庫的物資，可以實行應急性臨時采購，由倉庫通知采購部臨時采購，再集中制定臨時采購計劃單。即先購買再申報，但應嚴格控制該類業務發生，減少臨時采購頻率。（二）、采購計劃的制定1、正常業務采購計劃的制定，采購周期為每月2次，個別批量定制的可適當加大采購量，但要結合倉儲條件制定。倉庫日常最低備庫量為10天。按以下公式進行制定采購：l 某類物品計劃采購量 = （采購用量天數 + 最低備庫天數）日18、均消耗量 當前庫存l 某類物品最低備庫量 = 日均消耗量 安全用量天數說明：采購用量天數，指所要采購物品將來可以耗用多少天。 安全用量天數：也叫最低庫存量，指發起采購計劃開始，至貨物到庫日止，倉庫庫存量足以滿足醫院各科室的耗用，稱之為安全用量。2、新增業務采購計劃，按申購量制定新增業務采購計劃。3、臨時性采購計劃，先口頭申請采購部采購，再按到貨后入庫單申報臨時性采購計劃。4、倉庫制定采購計劃，無論正常業務、新增業務、或臨時急用，必須仔細核對倉庫現有品種、數量、及其性能，堅決杜絕重復采購造成的浪費。重復采購，并不能退貨的，一經查實，相關責任人應承擔損失。5、采購計劃應提前三天制定。（三）、采購計19、劃的審批1、倉庫負責人制定采購計劃并簽名后，交采購部核實并填寫報價負責人簽名，報財務部負責人審核后，最后由總經理審批后，方可實施采購。2、各審批部門應盡職盡責的審核，如因審核不力造成損失的，由相關責任人存擔損失。四、票據、資料的管理(一)、定義1、票據，本處所指票據包括所有送貨清單、發票、收據、出入庫單、領料單、申購單等一起以數量、金額進行計量的，統稱票據。2、資料，指包括“三證”、保修卡、使用說明書、本部門的各類報表報告、以及醫院下發各類文件表單等資料。（二）、管理1、各類票據必須先分類后保管，票據應整理有序，合理分類，并由查找與統計匯總，存放于柜子中，并上鎖保管。2、入庫單后必須附有送貨清20、單、發票或收據。對無清單，或清單內容不健全的，應將貨物退還采購部，由采購補充清單后再入庫。3、出庫單必須要有領用部門負責人簽名、經辦人簽名，定額配送除外。4、個別供應商款到后提供發票的，應專門建立臺賬登記管理。月末將未到發票的供應商名稱、到貨日期、金額統計成報表，隨進銷存報表一并報給會計。5、各類數據報表、醫院下發的文件利用文件夾應妥善分類保管，既要便于查閱又要注意保密。6、各類三證、保修卡、說明書，分門別類，用文件盒妥善保管。7、次月4日前，倉庫負責人應整理好入庫單及送貨清單、出庫單及領料單，與進銷存報表核對一致，并在報表上簽名后報會計入賬。五、數據安全管理1、倉庫人員應使用各自的用戶名及密碼登錄系統，不得將數據私自拷貝或泄露。2、實行分級分權審核制，制單人與審核人不得相同。3、基礎信息設定，必須嚴格遵循編碼規則，不得隨意編寫。規定設立的信息內容必須按照規定的要求設置，不得隨意敷衍，或缺項。4、不得使用外網。六、附則（一）、以上規定下發之日起執行。之前相關倉庫管理制度、規定同時終止執行。（二）、凡違反規定的，依次警告、扣發績效獎金直至辭退，造成損失的由相關責任人承擔。（三）、本規定由財務部負責解釋。