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1、公司銷售業務內部控制制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 銷售業務內部控制制度第一章 總 則第一條 為了加強公司對銷售業務的內部控制，規范銷售行為，防范銷售過程中的差錯和舞弊，根據國家有關法律法規和企業內部控制基本規范，制定本制度。第二條 本制度所稱銷售，主要是指公司銷售商品并取得貨款的行為。公司提供服務并收取價款，可以參照本制度的規定執行。第三條 公司在銷售過程中，至少應關注涉及銷售業務的下列風險：1、銷售行為違反國家法律法規，可能遭受外部處罰、經濟損失和信譽損失。2、銷售未經適當審批或超越授權審批，可能因重大差錯2、舞弊、欺詐而導致損失。3、銷售政策和信用政策管理不規范、不科學，可能導致銷售不暢、庫存積壓、資產運營效率低下、經營難以為繼。4、合同協議簽訂未經正確授權，可能導致資產損失、舞弊和法律訴訟。5、應收賬款和應收票據管理不善，賬齡分析不準確，可能由于未能收回或未能及時收回欠款而導致收入流失和法律訴訟。第四條 公司在建立與實施銷售內部控制過程中，至少應強化對下列關鍵方面或關鍵環節的控制：1、職責分工、權限范圍和審批程序應明確規范，機構設置和人員配備應科學合理。2、銷售政策和信用管理應科學合理，銷售與發貨控制流程應規范嚴密。3、應收賬款應有效管理，及時催收；往來款項應定期核對，如有差錯,及時改正。4、3、銷售的確認、計量和報告應符合企業會計準則和企業會計準則應用指南的規定。第二章 職責分工與授權批準第五條 不相容崗位分離1、銷售部門的銷售業務與發貨業務分離；2、銷售業務、發貨業務與會計業務分離；3、發運員與倉庫保管員分離；4、銷售政策和信用政策的制定人員與執行人員分離，信用管理崗位與銷售收款崗位分設；5、銷售業務人員與發票開具人員分離；6、公司不由同一部門或個人辦理銷售與收款業務的全過程。第六條 業務歸口辦理1、銷售業務部門主要負責處理訂單、簽定合同、執行銷售政策和信用政策、催收貨款；2、發貨業務部門主要負責審核發貨單據是否齊全并辦理發貨的具體事宜；3、財務部門主要負責銷售款項的結算和記錄、監4、督管理貨款回收；4、銷售收據和發票由財務部門指定專人負責開具；5、嚴禁未經授權的部門和人員經辦銷售業務。第七條 崗位定期輪換辦理銷售業務的人員定期進行崗位輪換。第八條 經辦銷售業務人員的素質要求1、具備良好的職業道德和業務素質；2、熟悉公司產品的生產工藝和流程；3、熟悉國家有關的法律法規，國際慣例以及對外貿易知識；4、符合公司規定的崗位規范要求。第九條 授權批準1、授權方式（1）銷售業務除公司另有規定，需經股東大會或董事會批準的銷售事項外，由公司總經理審批；（2）公司總經理對各級人員的銷售業務授權，以文件的方式明確。2、審批權限3、審批方式（1）銷售政策和信用政策、銷售價格目錄和折扣權限控制表5、等政策性事項，由總經理召開總經理辦公會議或授權總經理決定，并以文件或其他形式下達執行；（2）銷售業務的其他事項審批，在業務單或公司設定的審批單上簽批。4、批準和越權批準處理（1）審批人根據公司對銷售業務授權批準制度的規定，在授權范圍內進行審批，不得超越審批權限；（2）經辦人在職責范圍內，按照審批人的批準意見辦理銷售業務；（3）對于審批人超越授權范圍審批的銷售業務，經辦人有權拒絕并應當拒絕，并及時向審批人的上一級授權部門報告。第三章 銷售和發貨控制第十條 政策控制1、公司對銷售業務制定明確銷售目標，列入年度預算，確立銷售管理責任制；2、公司對銷售進行定價控制，由公司制定產品銷售價目表，折扣政策、6、付款政策等并督促執行人員嚴格執行；3、公司對客戶進行信用控制，在選擇客戶時，由銷售部門的信用管理人員對客戶進行信用評價，充分了解和考慮客戶的信譽、財務狀況等情況，降低貨款壞賬風險。第十一條 客戶信用管理1、銷售部負責進行客戶信用調查，填寫“客戶調查表”，建立客戶信用檔案；根據客戶信用，確定客戶信用額度、信用期限、折扣期限與現金折扣比率；2、銷售部門確定的客戶信用額度，必須經公司授權審批人批準后方可執行；3、對客戶信用進行動態管理，每年至少對其復查一次，出現大的變動，要及時進行調整，調整結果經公司授權審批人批準；4、對于超過信用額度的發貨，必須按公司授權進行審批。第十二條 賒銷控制2、控制要求（7、1）銷售人員嚴格遵循規定的銷售政策和信用政策；（2）對符合賒銷條件的客戶，按公司授權，經審批人批準方可辦理賒銷業務；（3）超過銷售政策和信用政策規定的賒銷業務，按公司權限集體決策審批。第十三條 銷售和發貨業務流程第十四條 接單和簽約控制1、接單和銷售談判（1）銷售業務員負責客戶訂貨的管理，收到每一份購貨訂單必須在“購貨訂貨登記薄”上登記；（2）在銷售合同訂立前，由公司業務員就銷售價格，信用政策、發貨及收款方式等具體事項與客戶進行談判；（3）重大合同的談判，談判人員至少有兩人以上；（4）銷售談判的全過程應有完整的書面記錄。2、合同訂立（1）合同訂立前，信用額度由信用管理人員經信用評估后確定；（28、）超過信用額度的合同，必須按公司授權，事前進行審批，未經審批，合同不得簽訂；（3）合同簽訂按公司授權，由經授權的有關人員與客戶簽訂銷售合同，金額重大的銷售合同的訂立，應當征詢法律顧問或專家的意見；（4）合同條款應符合中華人民共和國合同法。3、合同審批（1）銷售部門內勤人員應當對合同進行審核，主要審核銷售價格，信用政策、發貨及收款方式等項目是否違反公司規定；（2）公司簽訂的銷售合同按公司授權進行審批，合同未經審批程序，不得將合同交予客戶。第十五條 發貨控制1、發貨期的確定業務員在接受訂貨、簽訂合同時，根據產品庫存情況，和公司生產周期確定交貨期限：（1）全部有庫存的客戶訂貨，按客戶要求確定交貨期；9、（2）庫存不足的訂貨，根據產品生產周期和生產能力與客戶協商確定交貨期。2、產品生產和開發（1）庫存不足的訂單，由銷售內勤人員與生產部門協調，發出生產任務單，由生產部門組織生產；（2）業務員在接到用戶提出的新產品開發意向后，要向用戶全面收集產品使用的條件及有關技術參數，由業務員填寫“新產品開發建議書”，經公司有關部門會簽后交技術中心或事業部組織開發。3、發貨通知（1）發貨通知單由銷售部內勤人員根據客戶訂單或合同填寫；（2）發貨通知單一式六聯；（3）發貨通知由發運組負責辦理發貨和運輸事宜。4、發貨控制（1）倉儲部門根據“發貨通知單”組織備貨、發貨，倉儲部門發貨后，按實填寫實發數，并蓋章注明“已發貨10、”字樣，以免重復發貨；（2）由專人不定期對出庫通知單與裝箱進行核對檢查。5、發運控制（1）發運組對發貨通知單與發貨實物進行核對相符；（2）發運組根據合同要求組織運輸或代辦運輸；（3）發運組必須要求承運人在發貨通知單上簽名，并向承運人取得相關運輸憑證；并及時交內勤人員送財務部門。第十六條 銷售發票開具控制1、銷貨發票由財務部門指定的專人負責開具。2、開票人員必須以客戶的購貨合同和業務員開出的發貨通知單、運單為依據。3、開票人員按稅務部門的規定開具銷售發票。4、開具的發票必須從主管稅務部門購買或經主管稅務部門批準印制的稅務發票。5、財務部定期對銷售發票開具進行檢查。第四章 銷售貨款收取控制第十七條11、 貨款催收和辦理1、催收（1）貨款催收由銷售部門辦理，財務部門督促銷售部門加緊催收，并協助辦理；（2）對催收無效的逾期應收賬款，由銷售部門會同財務部門申請，經財務總監審核，總經理批準，通過法律程序予以解決。2、催收記錄（1）銷售部門在向客戶催收貨款時，應做好催收記錄，并盡可能取得客戶的簽證；（2）公司銷售部門會同財務部門定期或不定期向客戶發出催收函，并將發函憑證保存，作為催收記錄的依據。3、收款業務辦理（1）公司財務部門應當按照內控6號資金等規定，及時辦理銷售收款業務；2）財務部門應將銷售收入及時入賬，不得賬外設賬，不得擅自坐支現金。銷售人員除事先經財務部門授權外，應當避免接觸銷售現款。第十八12、條 應收貨款管理1、應收賬款臺賬（1）公司銷售部門內勤組、業務員按責任范圍建立應收賬款臺賬，及時登記每一客戶應收賬款余額的增減變動情況和信用額度使用情況；（2）財務部門按客戶進行應收賬款核算，對長期往來客戶的應收賬款，按客戶設立臺賬登記其余額的增減變動情況；（3）銷售部門內勤人員、業務員定期與財務部門核對應收賬款余額和發生額，發現不符，及時查明原因，并進行處理；（4）銷售部門信用管理人員應對長期往來客戶建立完善的客戶資料，并對客戶資料實行動態管理，及時更新。相關資料由內勤人員，業務員和財務部門提供。2、與客戶核對應收賬款（1）銷售部門業務員或內勤人員每半年與客戶核對應收貨款余額和發生額，發現不13、符，及時查明原因，向財務部門報告，并進行處理；（2）財務部門每年至少一次向客戶寄發對賬函，對金額重大的客戶，財務部門認為必要時或銷售部門提出申請時派員與客戶對賬，發現不符，及時向上級報告，會同相關部門及時查明原因，并進行處理。3、 賬齡分析和壞賬處理（1）財務部門定期對應收賬款齡進行分析，編制賬齡分析表，對逾期賬款進行提示，并建議相關部門采取加緊催收措施或其他解決措施；（2）對可能成為壞賬的應收賬款，按內部19號資產減值準備壞賬損失處理的規定辦理；（3）公司財務部門對已核銷的壞賬，應當進行備查登記，做到賬銷案存，已注銷的壞賬又收回時，應當及時入賬，防止形成賬外款。4、應收票據管理（1）公司應收14、票據的取得和貼現必須由保管票據以外的主管的書面批準；（2）公司由出納保管應收票據，對于即將到期的應收票據，應及時向付款人提示付款；已貼現票據應在備查簿中登記，以便日后追蹤管理；（3）對逾期未能實現的應收票據，經財務經理批準，轉為應收賬款，并通知相關責任人員及時催收。第五章 銷售記錄控制第十九條 銷售過程記錄公司在銷售與發貨各環節設置相關的記錄，填制相應的憑證，對銷售過程進行完整登記。第二十條 銷售臺賬（1）銷售部門應設置銷售臺賬，及時反映各種商品、勞務等銷售的開單、發貨、收款情況；（2）銷售臺賬應當記載有客戶訂單、銷售合同、客戶簽收回執等相關購貨單據資料；（3）銷售部門的銷售臺賬定期與財務部門15、核對。第二十一條 銷售檔案管理銷售部門應定期對銷售合同、銷售計劃、銷售通知單、發貨憑證、運貨憑證、銷售發票、客戶簽收回執等文件和憑證進行相互核對，并整理存檔。第六章 銷售退貨第二十二條 控制目標1、防止銷售退貨業務中的差錯和舞弊；2、減少退貨損失；3、規范銷售退貨業務行為。第二十三條 銷售退貨條件公司售出的產品出現下列情況應該允許退貨：1、由于產品本身缺陷，如質量問題、貯運、損壞；2、產品品種、規格、型號與合同不符；3、經授權批準人批準的其他原因。第二十四條 銷售退貨程序第二十五條 退貨審批內控要求第二十六條 退貨、換貨處理（1）公司對退貨一般采用退貨返貨制即換貨制（合同明確應退款的除外）；（16、2）授權審批人審批后，方可執行退貨業務；（3）貨物退回公司或公司指定地點后，須經質檢人員檢驗和倉庫人員清點后，辦理入庫手續。（4）需要辦理退款的退貨，財務部門應對檢驗報告、退貨接收報告以及退貨方出具的退貨憑證等進行審核后，方可以辦理退款手續，支付退貨款須經授權審批人審批。第七章 監督檢查第二十七條 監督檢查主體（1）公司監事會。依據公司章程對公司銷售與收款管理進行檢查監督。（2） 公司審計部門。依據公司授權和部門職能描述，對公司銷售管理進行審計監督。（3） 公司財務部門。依據公司授權，對公司銷售管理進行財務監督。（4）上級對下級進行日常工作監督檢查。第二十八條 監督檢查內容：（1）銷售與收款業17、務相關崗位及人員的設置情況。重點檢查是否存在銷售與收款業務不相容職務混崗的現象；（2）銷售與收款業務授權批準制度的執行情況。重點檢查授權批準手續是否健全，是否存在越權審批行為；（3）銷售的管理情況。重點檢查信用政策、銷售政策的執行是否符合規定；（4）收款的管理情況。重點檢查銷售收入是否及時入賬，應收賬款的催收是否有效，壞賬核銷和應收票據的管理是否符合規定；（5）銷售退回的管理情況。重點檢查銷售退回手續是否齊全、退回貨物是否及時入庫。第二十九條 監督檢查結果處理：對監督檢查過程中發現的銷售與收款內部控制中的薄弱環節，公司有關責任部門和責任人應當采取措施，及時加以糾正和完善。第八章 附 則第三十條 本制度適用于公司及所屬公司，包括公司總部、各分公司及全資子公司、控股子公司。第三十一條 公司及所屬公司可以參照本制度制定相關實施細則或具體執行辦法，實施細則或執行辦法不得違反本制度相關規定。實施細則或執行辦法經公司總經理辦公會批準后執行，并上報公司備案。第三十二條 本制度由公司董事會負責解釋和修訂。第三十三條 本制度自公司董事會審議批準之日起執行。