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1、工廠工人工資、材料設備采購與付款管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 采購與付款管理制度（討論稿）1. 目的1.1 規范并加強采購訂購、付款行為，做好采購結算工作，確保按合同（訂單）付款，防范采購付款過程中的差錯和舞弊，維護公司利益，特制定本制度。2. 適用范圍2.1 本制度適用于包括（班組）工人工資、材料、設備、機械臺班、零星采購等的所有采購與付款的行為。3. 釋義 3.1 采購的分類 3.1.1 A類，包括工程材料（地材、主材）、人工費、機械臺班等工程直接費。 3.1.2 B類，包括為完成工程項目而必須投入的2、應急零星物質與用品等，每批次金額在500元以下。 3.1.3 除上述物資外，其它物資的采購管理另文規定。 3.2 與采購付款管理相關聯的單位和領導3.2.1 需求使用單位3.2.2 采購部門：成本控制部 3.2.3 財務部門：財務部3.2.4 公司領導 3.3 物資需求（采購）計劃的分類 3.3.1 月度物資需求計劃 3.3.2 緊急物資需求計劃 3.3.3 零星物質申請單3.4 采購的方式分類 3.4.1 固定廠商、長期報價采購 3.4.2 即時詢價采購 3.5 采購部門和計劃部門的劃分 3.5.1 A類物資的計劃部門為工程管理部/分公司，采購部門為成本控制部。 3.5.2 B類物資的計劃部3、門為工程管理部/分公司，由工程管理部/分公司就近自行采購。3.6 采購物資付款方式3.6.1 預付款3.6.1.1 預付部分款項，貨到付清。3.6.1.2 款到發貨。 3.6.2 按月份結算付款3.6.3 貨到憑發票報銷付款。 3.6.4 貨到后分期付款。 3.6.5 以上方式的結合。 4. 職責 4.1 公司總經理負責 4.1.1 審議批準采購申請表、采購報告表。 4.1.2 采購合同的批準、簽訂。 4.1.3 結算單、付款計劃、付款通知單的批準4.2 分管領導負責 4.2.1 A、B類物資需求（采購）的批準。 4.2.2 結算單、付款計劃、付款通知單的審核。4.2.3 采購申請表、采購合同4、的審核。 4.2.4 長期物資供應廠家的選定。 4.3 財務部負責：采購合同、結算單、計量單、付款計劃、付款通知單的審核。 4.4 成本控制部負責：4.4.1 審核采購申請表。4.4.2 制寫結算單、計量單、付款通知單4.4.3 負責填寫采購報告表。 4.4.4 負責采購A類采購物資。 4.4.5 申報付款計劃。4.5 工程管理部/分公司負責 4.5.1 提報物資需求（采購）計劃、采購申請表。 4.5.2 A、B類采購物資的入庫檢驗或驗證。4.5.3 參加物資領導小組會議，審議采購工作相關事宜。 5. 程序 5.1 物資需求計劃及發放程序 5.1.1 需求使用單位根據生產經營管理需求每月20日5、前填寫月度物資需求（采購）計劃。對于確實急需不能列入月度物資需求（采購）計劃的物資，物資需求使用單位可隨時及時填寫物資緊急需求計劃。5.1.2 月度物資需求計劃或物資緊急需求計劃經本單位負責人審核，所需物資主管部門的審查，公司分管領導批準后，提報至需求物資的采購部門。 5.2 工程管理部/分公司材料員根據所需物資的庫存情況出庫發放物資。 5.2.1 庫存數量充足的，先行部分發放或隨時發放。 5.2.2 庫存數量不足的，執行物資采購審批程序后發放。 5.2.3 庫存數量充足但發放后庫存數量不符合物資基準庫存量明細規定的庫存基準量的，先行全部或部分發放后執行物資采購審批程序。 6. 物資采購審批程6、序 6.1 成本控制部根據按照物資需求及發放程序匯總的月度物資需求計劃或物資緊急需求（采購）計劃，結合物資基準庫存量明細和目前物資庫存情況，確定應采購物資的品名、數量和擬采取的采購方式，填寫物資采購審批表，經成本控制部負責人審查，分管領導審核，總經理批準后實施物資采購實施程序。 7. 物資采購實施程序 7.1 物資采購部門采購人員接到經批準的材料采購申請表，先核對采購內容，查閱物資供應商登記臺帳和其他有關資料后，根據采購物資的緩急程度，參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，除經批準的緊急特殊情況外，必須精選三家以上的供應商進行詢價。 7.2 對于廠商的報價資料進行整理后，采購經辦人員應深7、入分析，擬訂議價方式及各種有利條件，和經批準的采購方式向廠商議價。 7.3 采購經辦人員詢價、議價以及對有關物資的質量、付款方式等內容洽談完成后填寫采購報告表，經成本控制部負責人審核后，進行采購。必要時與供應商簽訂購貨合同，按合同審批程序各級審批后再進行采購。 8. 采購物資驗收入庫工作程序 8.1 采購物資到工地后，成本控制部提請采購物資的工程管理部/分公司材料員對采購物資進行檢驗或驗證。 9. 采購物資付款工作程序 9.1 采取預付款方式的采購物資，由采購人員憑采購合同或采購物資詢議價報告表，填寫付款通知書，經財務部負責人審核，總經理批準后辦理預付款手續。 10. 工作時限要求 10.1 8、A類物資/事務工作時限要求序號工作內容表單工程管理部/分公司成控部財務部分管領導總經理1選商家/詢價/商務談判合同評審表3天2采購合同/協議1天1天1天1天3結算計量單/結算單5日前10日前4排款計劃排款計劃表2天1天1天1天5付款申請付款通知書1天0.5天0.5天0.5天6付款支票/網銀2天7歸檔會計憑計/合同登記目錄每月每月10.2 特殊/簡易采購與付款業務工作時限要求序號工作內容表單工程管理部/分公司成控部財務部分管領導總經理1申購申購單1天2付款申請付款通知書1天0.5天0.5天0.5天3付款支票/網銀1天4補辦手續合同評審表1天5歸檔會計憑計每月每月11. 規定與標準 11.1 物資9、需求（采購）信息傳遞規定 11.1.1 物資需求使用單位必須在月度物資需求（采購）計劃或緊急物資需求（采購）計劃上將所需物資的相關要求說明，特別是品種、規格、型號、供貨日期以及對采購物資的其它特殊要求。 11.1.2 所需物資需試用后方能結算付款的，物資需求單位應在月度物資需求（采購）計劃或緊急物資需求（采購）計劃上注明相關事項。 11.1.3 物資需求使用單位需要對所需物資的規格或數量進行變更時，必須立即通知成本控制部，雙方協商積極配合處理好有關事宜。 11.2 物資采購規定 11.2.1 物資采購部門必須按照“質量第一”和“公開、公正、公平”的原則，以“降低成本、保障生產經營”為目的，切實10、做好物資的采購供應工作。 11.2.2 供應部要嚴格遵守供貨商評價制度，通過“同等條件，質優優選、價低優選、近處單位優選、老供貨單位優選、直接生產單位優選、信譽好單位優選”的方式，綜合考慮“質量、價格、交貨期、售后服務”四個方面的內容，在“重質量、遵合同、守信用、看服務”的前提下，做好物資供應商的考察選擇工作。公司主要采購物資必須保證各有3-5家“資質完備、質量可靠、誠信度高、服務周道”的備選供貨商。 11.2.3 對于采購單位提出的供貨商、供貨價格有疑義的物資需求使用單位，應在召開的物資采購領導小組會議上提出，并由會議做出決定。 11.2.4 若廠商報價的采購物資規格與材料采購申請表所列的規11、格略有不同或屬代用品者，采購經辦人員應列出資料在材料采購申請表上，經主管審核后，物資需求使用單位或物資主管部門簽字同意后方可采購。 11.2.5 若因缺貨等原因無法按需貨日期完成物資采購，采購部門應及時通知物資需求使用單位，雙方積極協商處理好有關事宜。 11.3 采購物資驗收入庫、出規定 11.3.1 采購物資到項目部工地后，必須經工程管理部/分公司材料員檢驗或驗證合格后方可入庫。 11.3.2 對于經檢驗或驗證不合格的采購物資，采購部門必須與供貨商進行協商，采取退貨、換貨或索賠措施。 11.3.3 各類物資主管部門要對所有采購物資的質量標準和檢驗驗證方式方法進行規范和明確。 11.3.4 各12、需求單位在物資驗收合格后按需求單位使用情況辦理出庫手續。 11.4 采購物資付款規定 11.4.1 下列情況財務科應拒絕支付采購款項： 11.4.2 與采購合同或采購物資詢議價報告表規定的付款方式或付款金額不一致的款項。 11.4.3 物資所需物資需試用后方能結算付款的，物資需求單位應月度物資需求（采購）計劃或緊急物資需求（采購）計劃上注明相關事項。 11.5 采購紀律規定 11.5.1 各物資需求使用單位應根據生產經營管理需要，本著“節約、降本”的原則提報物資需求（采購）計劃，對任何亂報計劃、鋪張浪費甚至違規違紀提報物資需求（采購）計劃的行為進行嚴肅處理。 11.5.2 物資采購經辦人員必須13、牢固樹立企業主人翁思想，盡職盡責，堅持原則，秉公辦事，切實維護公司的利益，保障公司采購成本的最低化、采購質量的最優化、采購效率的最快化。 11.5.3 采購人員都必須遵守公司規章制度的規定，按照規定的程序和標準采購，任何人不得私自訂購和盲目進貨。 11.5.4 采購人員必須做到廉潔自律，秉公辦事，不謀私利。11.5.5 采購人員必須樹立服務意識，急生產經營所急，想生產經營所想，任何人不得無故積壓或拖延采購及相關工作。 11.5.6 為掌握瞬息萬變的市場經濟商品信息，如價格行情等，采購人員必須經常自覺學習業務知識，提高業務工作的能力，以保證及時、保質、保量地做好物資供應工作。 11.6 售后服務 11.6.1 對于采購物資，成本控制部在簽訂購買合同時，要明確服務約定。 11.6.2 采購物資在投用前需廠家進行現場指導的，由成本控制部負責聯系。 11.6.3 對于在使用過程中（保質期內、正常使用條件下）出現的質量問題，由成本控制部在規定時間內協調解決。11.7 附則11.7.1 本標準由成本控制部、財務部負責解釋。11.7.2 本標準自發布之日起執行。