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1、通訊產品開發企業分公司費用管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 分公司費用管理制度為使公司各項費用的使用和報銷能夠嚴格按照總公司營銷管理財務大綱的要求執行，杜絕奢侈浪費，發揚勤儉節約的作風，特制定本制度。第一章 費用管理辦法分公司本部費用包括：分公司本部人員的工資及獎金、房租、通訊費、交通費、稅金、廣告促銷費、客服日常費用、差旅費、辦公費用、招待費、運費（不包括由辦事處到終端所發生的運費）、車輛費及其它由本部發生的費用。 一、通訊費用管理第一條： 通訊費是各部門、各辦事處因工作需要而發生的電話費和手機費。第二條：2、 凡享受通訊費報銷的人員須確保24小時全天候開機或提供有效的通訊方式，如發現無法聯系，取消當月通訊費報銷，并罰款20元；員工須將有效通訊方式報本部門及公司綜合部，變更號碼須2日內通知綜合部，否則不予報銷當月話費。第三條： 通訊費在限額內據實報銷，超出部分自理；話費報銷單以備案號碼為準。第四條： 通訊費報銷時間為次月15日以前，逾期不再報銷。若確有需要在15日以后報銷的，需說明原因并在財務部費用會計處備案。第五條： 各部門、辦事處話費實行每月清算，固定話費超過部分由行為責任人承擔，無責任人的，從部門和辦事處獎金中扣除（公司本部可查記錄，從私人電話的話費中扣除）。通訊費使用標準部門職務座機費標準手3、機費標準備注分公司經理500800分公司財務總監300400檢察審計部部門200經理150財務部部門600對帳主辦會計150市場部部門350經理400推廣經理150客服部門1000回訪、投訴處理經理150綜合部部門400經理150駕駛員50企劃部部門300經理150辦事處部門200主任150業務經理50業務主管50客服350客服主管100二、業務招待費管理第一條： 業務招待費是指公司各部門、各辦事處因業務工作需要而發生的餐費、禮品費等。第二條： 業務招待費的發生必須是因業務工作需要，且發生后對改進和完善工作有一定積極作用。第三條： 業務招待費必須是單位行為而非個人行為。 第四條： 業務招待費在4、發生前必須先填寫業務招待費申請表，經部門經理、財務總監和分公司經理批準后才可執行，特殊情況可預先電話報告分公司經理和財務總監后補申請。第五條： 除網絡商、大客戶、工商、稅務等特殊合作伙伴外，原則上平均每人每餐不得超過50元，特殊情況需報經總經理批準。第六條： 各辦事處招待費用應在辦事處費用限額以內控制使用。 招待費審批表客戶名稱:預期招待日期:主賓姓名:費用預算：預定招待場所:本公司出席人員:其他客人:招待事由:本次招待目的:總經理:財務總監:部門經理：經辦人：三、廣告費管理第一條： 各辦事處廣告費用均按照權責發生制的原則核算分公司的廣告費用。第二條： 單項5000元以下（不含5000元）的廣5、告合同須有分公司經理和財務總監批準的廣告活動審批表后方可簽定合同。合同均要求一式三份，財務、企劃、對方單位各執一份。第三條： 單項或同一事項累計5000元以上（含5000元）50000元以下的合同須有由大區批準的廣告活動審批表后方可簽訂合同；合同均要求一式三份，財務、企劃、對方單位各執一份。第四條： 廣告公司在按合同內容制作好廣告物料后，由企劃部負責到庫房辦理入庫手續；由庫管核實數量、開具入庫單并登記物料臺帳。第五條： 向辦事處下發宣傳物料時，企劃部必須提供廣告物料簽收單隨同貨物一同前往。第六條： 辦事處在核對所收物料同簽收單無誤后，由辦事處主任和財務主管簽字確認后隨同當月費用報銷單一同寄到分6、公司費用會計、由費用會計進行登記后轉交企劃員統一整理。第七條： 各辦事處在申報由本辦事處自己制作的宣傳物料、門頭、燈箱及形象店的專用品時，須上報詳細的費用預算表。第八條： 辦事處發生的所有廣告宣傳促銷費用，不得從自己的日常費用中支付，全部由公司統一撥往制作單位。第九條： 辦事處必須建立物料臺帳，用以登記公司下發的本辦事處要求制作的各種物料的收發存。第十條： 辦事處申請制作的燈箱門頭，須將照片上報企劃部或由企劃部實地驗收，否則對辦事處主任一次處以罰款500元，并限期一周內補齊手續，否則加倍處罰。第十一條： 分公司統一制作的宣傳物料和通過媒體投放的新聞稿按實際使用量計入該辦事處費用。第十二條： 公7、司企劃要求辦事處上報的專柜進程匯總表、設立專柜申請表、設立專柜協議等表格的責任人為辦事處主任。如該辦事處不能按時上報將按公司具體規定對其進行處罰。四、出差費用管理第一條： 出差是指公司在職人員依照公司安排離開日常辦公區域外出辦理業務、開會、學習等因公事項。第二條： 凡公司人員因公出差，應本著事前審批的原則，出差前將自己出差理由、地點、時間報直接上級批準，并填寫出差申請表，由主管上級簽字后方能出差。未經批準的，外出所產生的一切費用由個人自理，外出期間按曠工處理。第三條： 公司任何人不得乘坐飛機，特殊情況經報大區市場總監和財務專員批準方可乘坐，同時，公司人員一律不得乘坐火車軟臥及豪華游輪。第四條：8、 市內交通費指公司工作人員因公外出離開本職工作崗位，但仍在本職工作區域內辦理相關事宜而乘座出租車、公交車產生的交通費用。第五條： 部門經理實行限額交通費補助額度為50元/月，如無特殊情況，不得再報交通費。第六條： 辦事處主任、業務經理和流動促銷員在所轄區域內辦事，每人每月以150元的額度限額實報。業務人員離開所轄區出差的實報實銷，但需在票據上背書注明日期及出差事由，并在返回后三個工作日內報銷完畢。辦事處財務主管、客服主管在轄區內辦事、離開所在轄區出差的實報實銷，但需在票據上背書注明日期及事由，并在返回后三個工作日內報銷完畢。第七條： 其他人員在市區因公辦事，原則上不得報銷出租車費，確有特殊情況9、，需經嚴格審批，并在票據上背書注明日期及原因。第八條： 如工作區域內需帶貨而增加的費用，需寫明原因并由直接上級簽字，按貨運費報銷。第九條： 出差住宿費標準一、 分公司本部人員原則上辦事處有住宿條件的應住在辦事處，不得發生住宿費用，如有特殊情況，在發生住宿費用之前要向分公司經理或財務總監電話申請。額度：1、部門經理住宿費平均每晚不得超過80元，省內無出差補貼，省外每人每天補助30元。2、其他人員住宿費平均每晚不得超過40元，省內無出差補貼，省外每人每天補助30元。二、 辦事處人員1、辦事處所在地一律不得發生住宿費用。 2、辦事處主任住宿費平均每晚不得超過65元，省內無出差補貼，省外每人每天補助310、0元。 3、其他人員住宿費平均每晚不得超過40元，省內無出差補貼，省外每人每天補助30元。出差申請表申請人：所屬部門：始發地部門領導簽字目的地擬訂出差日期 年 月 日- 年 月 日出差目的： 所屬部門：綜合部：總經理：五、辦公用品及固定資產等申購管理第一條： 辦公用品是指與工作有關的在日常使用中會逐漸消耗的或單位價值較小（一般為50元以下）各類日常用品。第二條： 辦公用品一律不得自行購買。若因特殊情況需臨時購買，需經綜合部審批。第三條： 各部門每月預先統計下月所需的辦公用品，按部門匯總報綜合部，由綜合部統一采購，再由各部門填寫辦公用品領用單統一到綜合部領用。第四條： 固定資產及低值易耗品是指單11、位價值在50元以上且使用期限較長（一般在兩年以上），在使用過程中不會被損耗的物品。第五條： 固定資產及低值易耗品必須先申請并填寫固定資產申購表，由分公司經理及財務總監批準后報大區及總公司審核。第六條： 所有的辦公用品及固定資產和低值易耗品每個部門每月只能申購一次，且必須于每8日前將匯總表交至綜合部，否則不予采購。六、水電費限額管理第一條： 本著既要防暑降溫，保障員工的身體健康，又要節約公司的費用成本的原則，特核定各辦事處的水電費額度：月份辦事處名稱7月、8月、9月1月、6月、12月2月、3月、4月、5月、10月、11月市區辦550500350市郊辦200150100鎮北辦500450400慈溪12、辦500450250余姚辦500450250奉化辦200150100舟山辦500450400第二條： 各辦事處在此額度內所用的水電費根據正規的水電費發票實報實銷，超過該額度的水電費由各辦事處分清責任人自行承擔。第二條： 辦事處的水電費，包括辦事處所在地及辦事處客服。七、住房補貼限額管理第一條： 房貼補助對象需符合下列條件：1.戶口不在XX市區2.在XX市區無自購房，且租房居住3.公司本部正式員工（不包括促銷員）第二條： 符合房貼發放條件的員工需到綜合部備案，憑租房發票在限定額度內報銷，超過額度部分自理，限額內實報實銷，節約部分不予補貼現金。如房租是一季度或幾個月一付的，應于期末一次報銷，不得提13、前報銷。 第三條： 房貼發放標準：部門經理300元/月，XX辦事處主任200元/月，其他員工150元/月。第二章 費用報銷管理一、報銷管理（一）報銷規定第一條： 在實現費用報銷時，須按財務規定粘貼報銷單與有效單據，經本部門經理、費用會計審核、財務總監、公司經理審核后，費用會計方可制單。第二條： 有借款者，應主動告知所借款項，由出納開具收款收據直接沖帳；需付現金的，由費用會計將憑證交與出納作為付款依據。 第三條： 報銷人員憑費用會計打印的憑證及附件到出納處報銷領款后，必須在現金支付憑證上簽字確認。第四條： 現金報銷時間為平常為將審核無誤的報銷單據交于費用會計的三個工作日內，由出納統一支付。月末結14、帳日前4天不予報銷現金。第五條： 市內交通費原則上不予報銷，如確需報銷時必須每張票據后面注明時間、去向及事由。第六條： 市內交通費用須當月報清，以公司每月月底最后一天為當月截至封帳日期，逾期不再報銷。第七條： 通訊費報銷時間為次月15日以前，逾期不在報銷。第八條： 出差費用報銷時限為返回后3日內，持相關票據至財務辦理報銷手續，逾期報銷者只報費用的50%。第九條： 出差費用須每返回一次立即報銷，不允許多次累計報銷。第十條： 各項費用報銷時經辦人必須提供符合財務要求的正規票據，不能提供者，一律不予報銷，其借款將從個人工資、獎金中扣除。第十一條： 所報銷的票據不得涂改，必須有收款單位蓋章，付款人必須15、為公司全稱或簡稱，不得以一種票據替代另一種票據。第十二條： 各部門、辦事處當月固定電話費如果超標，則從責任人的工資中扣除，若無責任人的，則從該部門或辦事處當月獎金中扣除。（二）報銷細則第一條： 報銷票據粘貼必須符合財務規范要求，整齊劃一，以利于裝訂，報銷單內不得有訂書針、大頭針之類的金屬物，否則財務有權拒絕報銷。第二條： 報銷金額應在費用申請表中所列申請金額以內，超額部分不予報銷。第三條： 報銷業務招待費票據須與業務招待費申請表中填寫的招待地點、時間相一致，并將經批準的業務招待費申請表附于報銷單據后面。第四條： 差旅費報銷單上車票的日期與時間必須與出差申請表中填寫的出差地點、時間相一致，并將批16、準的出差申請表附于報銷單據后面。第五條： 當月費用必須當月報清；以公司每月25日為當月截至封帳日期，逾期不再報銷。第六條： 費用票據須分類列清各項發費用發生金額，例如車輛發生的費用報銷時須將油料費、過路費、住宿費等分三張票據粘貼。(三)報銷流程辦事處主任審批費用報銷單辦事處財務主管審核費用報銷單責任會計復核費用報銷單報銷人填制按財務部統一要求制作的報銷單 財務總監審核費用報銷單分公司經理審批費用報銷單會計填制付款憑證出納付款并登記現金日記賬第三章 費用審核管理根據內部控制制度要求，結合本公司實際情況，現將費用報銷單據審核操作細則規定如下：1. 報銷人填單要求：必須按財務部關于報銷時限要求及時報17、銷；報銷單據必須是稅務或財政部門認可的正規合法單據；必須按費用發生明細分類填列時間、地點、事由，報銷人（須證明的必須有證明人）；必須按財務部單據粘貼要求粘貼；業務實際發生人為報銷人和填單人，填單人與業務實際發生人不一致的按貪污處理。因單據違規或未按財務部要求填制的報銷單，不得報銷，責任由報銷人承擔。2. 辦事處財務主管審核要求：業務是否真實發生；單據是否符合稅務要求；時間、地點、事由、報銷人，填列是否完整（須證明的必須有證明人）；單據粘貼是否合規；數量加計是否正確；是否符合報銷標準；是否符合關于報銷事宜的有關規定。3. 辦事處主任審核要求：是否經財務主管審核；業務是否真實發生；是否符合報銷標準18、。4. 費用會計復核要求：是否經辦事處主任和財務主管審核；單據是否符合稅務要求；單據粘貼是否合規；數量金額加計是否正確；報銷時限及項目是否合規。5. 財務總監審批要求：相關人員是否已審核；業務是否真實發生；報銷人與業務發生實際支出人是否一致；單據是否符合稅務要求；時間、地點、事由，或證明人填列是否完整；是否符合報銷標準；報銷時限及項目是否合規。6. 分公司經理審批要求：相關人員是否已審核；業務是否真實發生；報銷人與業務發生實際支出人是否一致；是否符合報銷標準。第四章 借款管理第一條： 公司員工在辦理公司領導同意的各種業務時，可到財務借款。第二條： 需借款的員工應填寫借款申請單，經部門經理批準后報分公司經理和財務總監審核，5000元以上的還需報大區審核。第三條： 差旅費借款一律支取現金；辦公用品、固定資產及促銷禮品等不在現金支出范圍內的一律登記支票領用本。第四條： 借款實行前帳不清，后帳不立原則。跨月借款不清者將從當月工資中全額扣除。第五條： 支票必須在3個工作日內到財務部核銷，超過一天罰款50元。第五章 其他規定第一條： 以上各條例由各部門經理及辦事處負責人監督本部員工執行，發現違規對責任人及直接上級一并處罰（最低50元）。 第二條： 本制度解釋權最終歸屬XXXX明州電子有限公司總經理辦公會議。