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1、日用品公司倉庫材料與單據(jù)管理制度編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 一、總 則1.1 為了加強(qiáng)公司倉庫管理，提高倉庫工作效率，合理控制倉庫庫存，滿足生產(chǎn)、銷售等部門的需求，健全材料物資的收發(fā)、保管、盤存制度，做到帳實(shí)相符，明確倉庫人員崗位管理職責(zé)，特制定本管理辦法。1.2 本倉庫物料管理制度適用于原料、成品、組件、輔料。二、倉庫保管內(nèi)部管理2.1 倉庫區(qū)域劃分：材料區(qū)；外協(xié)件區(qū)；成品區(qū)；待處理品區(qū)。2.2 非倉庫人員不得隨意進(jìn)入倉庫場地，相關(guān)人員（領(lǐng)料、入庫）在指定區(qū)域辦理相關(guān)事宜。倉庫的物料出庫、入庫必須由倉管員辦理2、。2.3物料卡的記錄，物料卡上數(shù)量必須與實(shí)物數(shù)量一致，所有的收入發(fā)出(包括借用)數(shù)量均在物料卡上登記。物料卡的登記必須及時(shí)，要做到即時(shí)清。 2.4倉管員在配料時(shí)發(fā)現(xiàn)常用材料低于最低庫存量應(yīng)及時(shí)向主管反映。2.5倉庫記賬，倉庫記賬人員根據(jù)保管員交來的單據(jù)進(jìn)行記賬，要做到認(rèn)真仔細(xì)，避免多記、少記、誤串。在錄入“外購入庫單”時(shí)注意錄入采購訂單號。除生產(chǎn)領(lǐng)料在下班后交來外，其他單據(jù)必須在當(dāng)天完成錄入，生產(chǎn)領(lǐng)料也必須在下一工作日的上午錄入完畢。記錄完成的單據(jù)第二天中午前交給相關(guān)部門。2.6倉庫記賬員負(fù)責(zé)倉庫資料的歸集保管，以及發(fā)票等其他資料的暫時(shí)保管。資料應(yīng)按類別和重要級別進(jìn)行分類存放，不可隨意放置，特3、別是對重要的原始憑證及發(fā)票嚴(yán)防丟失。2.7 倉庫場地、貨架、材料應(yīng)保持整潔，將存貨按大類、用途歸類整齊擺放。加強(qiáng)庫區(qū)規(guī)劃和產(chǎn)品標(biāo)識管理，材料標(biāo)識清晰，防止材料混放現(xiàn)象發(fā)生。定期打掃衛(wèi)生，注意材料堆放的環(huán)境和有包裝要求的外包裝質(zhì)量，防止重壓、受潮而變質(zhì)。加強(qiáng)安全意識，無人時(shí)關(guān)好門窗，下班后關(guān)閉門窗電閘，確保倉庫安全。三、采購、外協(xié)加工的協(xié)助與實(shí)施3.1采購計(jì)劃由生產(chǎn)部根據(jù)生產(chǎn)需求、庫存報(bào)警量和倉庫場地容納情況合理編制采購計(jì)劃，倉庫予以協(xié)助。3.2采購部門應(yīng)告知供應(yīng)商在送貨單上注明采購訂單號，如多個(gè)采購訂單號對應(yīng)一次送貨，應(yīng)一一列明，不可合并填列。如一個(gè)采購訂單號對應(yīng)多次送貨，應(yīng)在送貨單上注明采購4、訂單號及該訂單號下第幾次送貨。3.3外購入庫及外協(xié)加工入庫，倉庫必須查閱采購訂單，并與實(shí)物及送貨單進(jìn)行核對，入庫單上必須注明采購訂單號碼及送貨單號碼，以備查詢。為規(guī)范入庫單的填開，需在“物料編碼”欄填具該物料的統(tǒng)一編碼，物料名稱需規(guī)范填列，不許隨意取名或填列物品“小名”，入庫單日期按實(shí)際入庫日期填列。3.4外購材料及外協(xié)加工入庫前必須由檢驗(yàn)部門進(jìn)行檢驗(yàn)，如合格則馬上開具檢驗(yàn)合格證明，檢驗(yàn)不合格物料不準(zhǔn)入庫，并由檢驗(yàn)人員通知采購部門及時(shí)處理物品。檢驗(yàn)合格，檢驗(yàn)部門應(yīng)馬上通知倉庫，倉庫應(yīng)盡快辦理入庫手續(xù)并將物品歸位存放。3.5退料，退料時(shí)倉庫開具退料單，記賬員以紅字入庫單沖銷。退料發(fā)生時(shí)必須通知采5、購部門，以便將來結(jié)算。四、材料驗(yàn)收與入庫4.1 入庫類別：外購入庫、產(chǎn)品入庫、成品入庫、外協(xié)成品入庫、退貨入庫等。4.2 所有進(jìn)倉庫的材料均必須經(jīng)質(zhì)檢組質(zhì)量檢測合格后憑質(zhì)檢合格單辦理入庫手續(xù)。4.3 外購材料到貨后，由采購部門根據(jù)供貨商送貨單（送貨單應(yīng)包括送貨單位名稱、物料代碼、材料名稱、數(shù)量、單價(jià)、金額、訂單號等）核對采購訂單，采購確認(rèn)后通知倉庫人員點(diǎn)數(shù)，倉庫人員清點(diǎn)確認(rèn)后在送貨單上簽字認(rèn)可，通知檢驗(yàn)部門檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格后，倉庫人員根據(jù)其送貨單、質(zhì)檢單及發(fā)票填制入庫單，交給記帳員記帳。未取得發(fā)票的，按訂單單價(jià)開具入庫單。4.4 倉管員在清點(diǎn)到貨后，辦理完相關(guān)單證將到貨清理并擺上貨架，及時(shí)登記材6、料卡片。質(zhì)檢不合格的材料不得入庫。4.5外協(xié)加工成品應(yīng)該在質(zhì)檢合格后憑質(zhì)檢合格單、送貨單（送貨單應(yīng)包括送貨單位名稱、物料代碼、材料名稱、數(shù)量、單價(jià)、金額、訂單號等）辦理入庫手續(xù)。輔助班繳庫的組件經(jīng)質(zhì)檢合格后，憑質(zhì)檢合格單辦理入庫手續(xù)。4.6成品繳庫，成品繳庫時(shí)，各班組必須確保成品的包裝及堆放整齊，且不可同一產(chǎn)品同一生產(chǎn)批次有多個(gè)未滿包裝，未滿包裝堆放時(shí)必須置放于最上面并告知倉庫人員。倉庫人員點(diǎn)數(shù)后辦理繳庫手續(xù)，繳庫單上須填明生產(chǎn)任務(wù)號，不同生產(chǎn)批次下產(chǎn)品分開入庫。待檢成品按不同品種分區(qū)堆放，不可混淆，并在醒目位置做標(biāo)記。4.7待檢成品交由檢驗(yàn)部門檢驗(yàn)時(shí)，生產(chǎn)車間以物料轉(zhuǎn)移的形式記錄，。如有檢驗(yàn)7、不合格成品，檢驗(yàn)開具返工通知單交由車間返工，返工通知單一式三份，車間、倉庫及檢驗(yàn)留底各一份，倉庫登記臺(tái)賬。車間應(yīng)盡快進(jìn)行返工，返工完成后交給檢驗(yàn)，如檢驗(yàn)合格，由檢驗(yàn)部門出具返工合格證明，返工合格證明一式三份，車間、倉庫、檢驗(yàn)留底各一份，生產(chǎn)車間登記臺(tái)賬。檢驗(yàn)、封裝完畢后，交由由倉庫人員進(jìn)行清點(diǎn)入庫。4.8退庫材料應(yīng)由質(zhì)檢組質(zhì)檢后憑質(zhì)檢單、退貨單辦理退庫手續(xù)。五、材料出庫5.1出庫類別：生產(chǎn)領(lǐng)料、研發(fā)領(lǐng)料、材料銷售、維修領(lǐng)料、成品發(fā)貨等。5.2生產(chǎn)材料領(lǐng)用。領(lǐng)料人提前（正常計(jì)劃生產(chǎn)提前1天、臨時(shí)生產(chǎn)提前2小時(shí)）將備料清單（領(lǐng)料清單）提交倉庫，倉管員在規(guī)定時(shí)間前將相應(yīng)材料配齊、發(fā)出。領(lǐng)料人應(yīng)當(dāng)面驗(yàn)8、收材料品名、數(shù)量，并簽字確認(rèn)。生產(chǎn)領(lǐng)料必須填列該次領(lǐng)料對應(yīng)的成品名稱及生產(chǎn)計(jì)劃號(或生產(chǎn)批次)。生產(chǎn)主管在開具生產(chǎn)領(lǐng)料單時(shí)應(yīng)在“生產(chǎn)線”欄填寫，倉庫根據(jù)該欄所填明的生產(chǎn)線進(jìn)行送料。車間領(lǐng)料后，必須嚴(yán)格按照“哪組領(lǐng)料哪組生產(chǎn)”進(jìn)行操作，如生產(chǎn)過程中確實(shí)需要將物料轉(zhuǎn)移給其他班組，應(yīng)清點(diǎn)數(shù)量并及時(shí)通知倉庫辦理退庫手續(xù)并按調(diào)整后的班組重新開具領(lǐng)料單。領(lǐng)料人應(yīng)根據(jù)實(shí)際需求量領(lǐng)用材料，不得囤積材料。5.3準(zhǔn)備班領(lǐng)料，也必須由生產(chǎn)主管及領(lǐng)料人簽字，領(lǐng)料單上填明填實(shí)物料的名稱、編碼、請領(lǐng)數(shù)量及生產(chǎn)的組(部)件名稱。每份領(lǐng)料單只能請領(lǐng)一種組件的物料，如同時(shí)請領(lǐng)多種組件的物料，必須開具多張領(lǐng)料單領(lǐng)料。5.4外協(xié)加9、工領(lǐng)料，外協(xié)加工單位憑采購部門提供的外協(xié)加工訂單到倉庫填開領(lǐng)料單領(lǐng)料，領(lǐng)料單上注明外協(xié)加工訂單號及銷售訂單號，不可一個(gè)領(lǐng)料數(shù)量對應(yīng)多個(gè)訂單號，如有此情況應(yīng)分行填列，如在一個(gè)訂單號下分次領(lǐng)料，除應(yīng)填列訂單號之外還應(yīng)注明該次領(lǐng)料為第幾次。外協(xié)加工單位領(lǐng)料后，倉庫應(yīng)在外協(xié)加工訂單上做應(yīng)相的記錄。5.5技術(shù)部領(lǐng)料，需要由技術(shù)部主管及領(lǐng)料人簽字，并由倉庫人員進(jìn)行物料的給付。5.6借用物料，其他部門借用物料，應(yīng)出具借條并由主管及領(lǐng)料人簽字，由倉庫以臺(tái)賬形式記錄備查。借用的物料必須及時(shí)歸還。5.7車間生產(chǎn)中發(fā)現(xiàn)材料不合格，應(yīng)在規(guī)定時(shí)間集中換料，換料前必須有驗(yàn)檢出具的證明。換料單填寫必須清晰，并且每天交于倉庫10、，一張換料單不可使用一天以上。換料后，倉庫做相應(yīng)記錄，減少正品材料數(shù)量，并增加待退材料或廢料的數(shù)量。5.8其他領(lǐng)料，倉庫內(nèi)其他雜項(xiàng)物品的領(lǐng)取同樣必須由倉庫經(jīng)辦，其他人員不可擅自取用。5.9成品發(fā)貨，成品發(fā)貨必須收到銷售部門出具的發(fā)貨通知單方可辦理。送貨單填制時(shí)必須注明銷售訂單號，如非賣品無銷售訂單號，則填列發(fā)貨通知單號并注明非賣品。客戶自提送貨單應(yīng)有客戶或其授權(quán)人簽字確認(rèn)，。5.10售后維修，維修的退回的物品必須先通過倉庫，不可生產(chǎn)部門直接處理，以免造成混亂。維修領(lǐng)用材料，應(yīng)在領(lǐng)料單上注明用于售后維修。5.11售后換貨，倉庫根據(jù)換貨單辦理換貨，并開具送貨單，注明換貨單號。客戶退回的產(chǎn)品，售后服11、務(wù)部門應(yīng)盡快退回倉庫，倉庫在收到退回的產(chǎn)品后開具紅字送貨單，并注明對應(yīng)的換貨單號。5.12補(bǔ)貨，供應(yīng)商反映數(shù)量短缺需要補(bǔ)貨的，銷售部門應(yīng)出具書面補(bǔ)貨通知通知倉庫發(fā)貨。倉庫送貨單上注明補(bǔ)貨。同時(shí)應(yīng)通知相關(guān)部門查清短缺原因，對責(zé)任人進(jìn)行適當(dāng)之處罰。六、清庫盤存及報(bào)廢6.1 堅(jiān)持收發(fā)盤點(diǎn)、輪番盤點(diǎn)、全面盤點(diǎn)相結(jié)合，倉管員收發(fā)隨時(shí)盤點(diǎn)。A、收發(fā)盤點(diǎn)，是指倉管員在日常收發(fā)工作中對相應(yīng)物資進(jìn)行清點(diǎn)，與物料卡片記錄不一致的必須及時(shí)查清原因并報(bào)相關(guān)部門處理。B、輪番盤點(diǎn)，是指在一定周期內(nèi)，對物資進(jìn)行輪流的盤點(diǎn)。具體操作可以每天從倉庫賬提取部份物資的存量數(shù)據(jù)，再與物料卡及相應(yīng)實(shí)物進(jìn)行比對，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)處理并報(bào)相12、關(guān)部門。C、全面盤點(diǎn)，是指年中或年末，一次性的對所有庫存物資進(jìn)行盤點(diǎn)。日常盤點(diǎn)由倉庫自行組織實(shí)施，做到在日常工作中及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理問題，年中及年末進(jìn)行全面盤點(diǎn)，全面盤點(diǎn)由財(cái)務(wù)人員監(jiān)督及抽查，全面盤點(diǎn)是對倉庫工作的檢驗(yàn)。6.2 盤點(diǎn)后發(fā)生盈虧，倉管員應(yīng)查明原因，填制盤盈、盤虧調(diào)整單及其說明，經(jīng)倉庫簽章、主管領(lǐng)導(dǎo)審核、報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可處理。6.3 因技術(shù)過時(shí)、產(chǎn)品停產(chǎn)而造成的庫存呆滯材料無生產(chǎn)利用價(jià)值，應(yīng)定期清查，填制呆滯品處理單經(jīng)生產(chǎn)、技術(shù)部門確認(rèn)后報(bào)主管審核、經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行核銷處理。因保管不善造成材料變質(zhì)或損壞，要查明原因、明確責(zé)任后填寫材料報(bào)廢申請單，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核、報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后13、進(jìn)行核銷處理，對相關(guān)責(zé)任人根據(jù)情節(jié)給予批評教育或應(yīng)處罰。經(jīng)呆滯品核銷處理、報(bào)廢核銷處理后的材料轉(zhuǎn)入廢舊倉庫登記備查帳管理。七、廢舊物資管理7.1廢舊物資包括：a 經(jīng)呆滯品處理后形成的物資b 經(jīng)材料報(bào)廢處理后形成的物資 c 報(bào)廢的固定資產(chǎn)和低值易耗品d 其他原因形成的無帳物資7.2 廢舊物資應(yīng)放置在專用區(qū)域，應(yīng)有明顯標(biāo)貼及標(biāo)識。無帳物資、廢舊物資等在相關(guān)人員辦理入庫后，出入庫憑相關(guān)手續(xù)辦理，并登記備查帳薄。7.3 相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)組織人力對其進(jìn)行整理，能繼續(xù)利用的盡快使用，無利用價(jià)值的要盡快出售。八、單據(jù)處理及報(bào)表報(bào)送8.1 倉庫記帳員應(yīng)及時(shí)將采購入庫單、材料出庫單、調(diào)撥單、其他出、入庫單錄入系統(tǒng)14、，及時(shí)將采購入庫單與采購發(fā)票進(jìn)行核對結(jié)算。8.2 每日單據(jù)必須在當(dāng)天及時(shí)錄入，做好日清月結(jié)。原始單據(jù)經(jīng)辦人員必須各具其名，系統(tǒng)所錄入單據(jù)必須根據(jù)原始單據(jù)，不允許無依據(jù)調(diào)帳。入庫單據(jù)必須填寫供應(yīng)商名稱、部門、序號、入庫類型、倉庫名稱、人員、品名、批次、數(shù)量等。出庫單據(jù)必須填寫部門、人員、品名、編碼、數(shù)量、等。8.3 倉庫結(jié)賬日期為每月25日，30日前完成當(dāng)月所有收發(fā)存報(bào)表。8.4 倉庫每月向財(cái)務(wù)部報(bào)送原材料匯總表、完工產(chǎn)品報(bào)表、加協(xié)加工材料發(fā)出匯總表、外協(xié)加工入庫匯總表、組件入庫匯總表及其他財(cái)務(wù)需要的資料，向生產(chǎn)部報(bào)送產(chǎn)成品報(bào)表、原材料匯總表，向銷售部報(bào)送產(chǎn)品發(fā)出明細(xì)表。九、單據(jù)記錄9.1采購訂15、單送貨單入庫單9.2 備料單領(lǐng)料單發(fā)貨通知單發(fā)貨單9.3 材料卡盤點(diǎn)表 十、本規(guī)定自 xx 年 x 月 x 日起執(zhí)行。單據(jù)完整、及時(shí)傳遞改進(jìn)方案質(zhì)量目標(biāo)： 單據(jù)完好、及時(shí)傳遞，確保信息暢通。存在的問題：由于公司運(yùn)用K3系統(tǒng)，對單據(jù)上報(bào)的及時(shí)性要求很強(qiáng)，現(xiàn)在從送貨單交倉庫記帳處、倉庫單據(jù)報(bào)送采購、銷售、財(cái)務(wù)處存在不及時(shí)，檢驗(yàn)單發(fā)生丟單現(xiàn)象，這樣嚴(yán)重影響單據(jù)辦理進(jìn)程。產(chǎn)生問題因素：1、送貨單在收料處清點(diǎn)完后交倉庫發(fā)料組核對，發(fā)料組接到單后由于忙于配料或其它原因等，拖沿了入庫時(shí)間，而ERP系統(tǒng)在庫存為零時(shí)又打不出領(lǐng)料單，核對不及時(shí)導(dǎo)致輸單不及時(shí)，從而又導(dǎo)致備料不及時(shí)。 2、因檢驗(yàn)合格單附在送貨單一起16、，發(fā)料員核對時(shí)很容易因清點(diǎn)動(dòng)手而造成附在后的檢驗(yàn)單脫手疏忽丟失，接下影響到入庫。 3、因?yàn)閱螕?jù)在傳遞中沒有嚴(yán)格的交接過程，造成丟單后相互扯皮現(xiàn)象。 4、缺乏監(jiān)督考核制度。解決方案：改進(jìn)單據(jù)傳遞流程，建立責(zé)任監(jiān)督考核制度。1改變原來由發(fā)料組先確認(rèn)后入庫的流程，由收料組清點(diǎn)簽字后直接交倉庫記帳處入庫，根據(jù)倉庫入庫單交發(fā)料組核對，如不符發(fā)料組在入庫單上簽收實(shí)收數(shù)后交記帳處修正單據(jù)。這樣既保證入庫的準(zhǔn)確性又保證各環(huán)節(jié)的監(jiān)督性，同時(shí)各單據(jù)相互印證各負(fù)其責(zé)。2單據(jù)傳遞過程中實(shí)行簽收制，誰接收誰簽字。這樣拿到單據(jù)的人既有緊迫感又有責(zé)任感。3附流程表一份、簽收單一份。 預(yù)計(jì)進(jìn)程：兩天內(nèi)有改觀，三天內(nèi)有根本性轉(zhuǎn)變，五天內(nèi)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。收料組發(fā)料組倉庫主管倉庫記帳處采購財(cái)務(wù)供應(yīng)商