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1、運業公司材料、配件及工具庫存管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1 目 的 保證庫存管理按規定的標準在受控狀態下進行。2 適用范圍適用于XX運業有限公司材料、配件及工具等的庫存管理。3 引用文件3.1 中國第二重型機械集團公司對全資、控股子公司的財務管理辦法。3.2 中國第二重型機械集團公司子公司財務管理細則。3.3 XX運業有限公司財務制度。3.4 萬通物資有限公司材料系統倉庫管理工作規范。3.5 XX運業有限公司設備維修備品、配件采購及倉儲管理制度。4 管理原則4.1 財產物資安全完整原則。4.2 購進物資2、性價比最優原則。4.3 分級負責制原則4.4 從采購、入庫、保管保養到出庫、歸檔全過程管理原則。4.5 及時、準確提供財產物資變動狀況信息原則。5 管理部門、實施單位職責5.1 公司設備工程部為材料、配件、工具等的采購計劃和庫房實物監督管理的歸口部門。 負責采購和庫房實物管理制度的制定、報表格式的設計。 負責督促分公司編制年度采購計劃、匯總編制公司年度采購計劃。 負責對分公司的物資采購和存儲規范管理進行業務指導、監督和檢查。 負責庫存管理的檔案資料歸口管理，定期進行檢查。 負責組織全公司物資的盤點工作。5.2 公司財務部為材料、配件、工具等庫存價值管理的歸口部門。 負責根據庫房實物管理的要求，3、設計相關的帳冊、出入庫單據。負責在庫存管理制度制定中提出價值管理的相關條款。 負責檢查采購計劃的執行情況。 負責定期對庫存物資價值進行審核，或指導審核。 負責定期對因采購材料、配件、工具等發生的應收應付帳的清理或指導清理。 負責提出檔案資料中價值管理資料相關管理的建議。 負責全公司財產物資的盤點價值匯總審核工作。 負責對倉儲人員給予記帳和憑證的業務指導。5.3 分公司（廠）為材料、配件、工具等的采購和庫房管理的具體實施單位。 負責編制本單位的年度采購計劃，報設備工程部批準后實施。 負責按制度規定辦理物資出入庫手續，登記帳冊。 負責采購和庫房管理的檔案資料保管。 負責按制度規定定期進行庫房盤點工4、作。 負責定期提供采購和庫存狀況信息。 負責庫存物資的安全、完整和規范管理。 負責庫房人員的定崗定員和維持庫房崗位人員的穩定性。6 管理人員職責6.1 設備工程部倉儲管理人員職責。 負責庫房實物管理制度的制定和庫存物資狀況報表格式的設計。 負責對分公司（廠）的庫存規范管理進行業務指導、監督和檢查。 負責庫存管理的檔案資料歸口管理，定期進行檢查、反饋庫房管理信息。 參與全公司物資的盤點工作。6.2 設備工程部物資計劃管理人員職責。 負責庫房實物采購制度的制定和采購計劃的審查、核實。 負責對分公司的物資采購工作進行業務指導和監督。6.3 財務部材料會計職責。 負責根據庫房實物管理的要求，設計相關的5、帳冊，出入庫單據。負責在庫房實物管理制度制定中提出價值管理的相關條款。 負責定期對因采購材料、配件、工具等發生的應收應付帳的清理或指導清理。 負責提出檔案資料中價值管理資料相關管理的建議。 負責組織公司財產物資的半年、年終盤點價值匯總審核工作。 負責對倉儲人員的記帳給予業務指導和定期進行帳目檢查。6.4 分公司（廠）分管行政負責人職責。 負責領導本單位的年度采購計劃的編制，報設備工程部批準后實施。 負責庫房人員的定崗定員和維持庫房崗位人員的穩定性。 對庫房物資的安全、完整、規范管理負全責。6.5 材料技術員職責 材料技術員負責材料、配件、工具等到庫后的質量檢驗和庫存報廢物資的鑒定，嚴格把好質量6、關。對入庫后的材料、配件、工具等的質量負全責。 當必須采用材料（或配件）代用品時，負責保證代用材料（或配件）的性能和質量滿足使用要求。6.6 材料組長（兼材料計劃）職責 負責制定本單位各倉庫保管員崗位工作職責、制定材料（或配件、工具等）采購計劃。 負責采購和庫房管理的檔案資料保管，保證歸檔資料的真實完整。 負責按制度規定定期進行庫房盤點工作。 對倉儲物資的安全、完整、規范管理負責。6.7 采購人員職責 嚴格按上級主管批準的物資采購計劃進行采購，遵循貨比三家、降低采購成本的原則，對所采購物資的質量負責。 負責定期提供采購計劃執行信息。6.8 庫房保管人員職責 負責按制度規定辦理物資出入庫手續，登7、記帳冊。 負責按制度規定對庫房物資做好保管保養工作。 熟悉庫存物資動態變化狀況（包括數量變化和質量變化），定期提供庫存狀況信息。 負責按制度規定定期進行庫房盤點工作。 對所保管物資的安全、完整、規范管理負責。7 定義7.1 “四號定位”：按照材料、配件及工具分類、品種、規格進行統一規劃，確定各種材料、配件及工具存放的庫（區）號、架號、層號、位號，統一編號，建立標牌或貨卡，定位存放。7.2 “五五化”：根據材料的不同品種、規格、形狀和要求，以五、十為基數，分別擺成五、十成行、成方、成堆、成串，定量裝箱，過目知數。7.3 月結：月末在本月法定結帳日期最后一筆帳務記錄下面，劃一通欄紅單線，結算出本月8、發生數額和結存數額，在摘要欄內加蓋“月結”字樣，劃一通欄紅單線。如當月只發生了一筆帳，可以不做月結。7.4 季結：季末在法定結帳日（本季末月20日），將本季三個月的收、發數額分別累計，得出當季度發生的數額和季度最后一月末的結余額即季結數額，在摘要欄內加蓋“季結”字樣，并在下面劃通欄紅色單線。如當季末只發生一個月收發數額，可不做季結，當月數額相當于季結數額時，應在月結下劃紅色單線，以示季結。7.5 年結：在摘要欄內加蓋“年結”字樣，將四個季度的收、發數額分別匯總，得出全年發生的合計總數，最后一個季度數額即為本年末的結余額，并于下面劃紅色雙線。7.6 上年結轉：年終盤點后，應將余額轉下年，在下年帳9、內第一行余額欄內填寫上年結轉余額，并在摘要欄內加蓋紅色“上年結轉”字樣。8 具體操作內容及程序8.1 材料、配件、工具等的采購。 設備工程部、財務部有關人員嚴格遵循“XX運業有限公司設備維修備品配件采購管理制度（WL/GW09.10-1999）”進行材料、配件、工具等的采購計劃管理。 材料組長嚴格遵循“XX運業有限公司設備維修備品配件采購管理制度（WL/GW09.10-1999）”，根據本單位的實際生產需要，制定物資采購計劃。8.1.3 采購部門嚴格按上級主管批準的物資采購計劃進行采購，遵循貨比三家，比價采購的原則，大宗物資采購可以實行招標的方法進行采購，對所采購物質的質量負責。若所購材料、配10、件、工具等在使用中出現質量問題，由采購人員負責與供應商協調質量三包、經濟補償的具體實施，以盡量減少材料、配件、工具等質量缺陷的直接經濟損失。8.2 材料、配件、工具等的驗收入庫。 經XX運業有限公司設備工程部備案的材料、配件、工具等的供應商所供應的材料、配件、工具等，經質量檢驗合格，清點數量準確，憑證（含發貨憑證和質量合格證明書）齊全，保管人員應及時驗收，辦理入庫手續。對零星采購的小量、特殊的材料、配件和工具等，應有供應商作出的質量承諾。 質量檢驗標準A、生產廠家提供的產品合格證、產品的有關技術資料。B、國家頒布的產品技術標準。C、外觀目視檢查，D、使用單位技術人員的質量鑒定書。 材料、配件及11、工具等到庫后，其所在單位材料技術員應在2日內檢驗完畢，保管人員在5日內辦完入庫手續。若檢驗不合格，材料技術員應開據不合格材料（或配件、工具等）通知單交采購人員。不合格材料、配件、工具等不準入庫，應進行隔離控制，同時應立即報告領導處理。 配件、材料及工具等入庫后應及時進行詳細登記（登記欄目應設材料、配件、工具等生產廠家、產品合格證、產品技術標準、產品標識、出廠日期等內容，按欄目要求登記齊全，金額保留小數點后兩位），并確保入庫單日期和記帳日期一致。8.3 材料、配件、工具等的出庫。 對材料，保管人員必須憑證發放；對配件和工具，保管人員必須堅持憑證、交舊的原則進行發放。做好詳細發放記錄。 當現有材料12、配件的材質和規格不能滿足供應需要而必須采用代用品時，在滿足使用要求、保證質量的前提下，由材料計劃員填寫材料、配件代用許可單，經單位材料技術員（或材料組長）和主管技術領導會簽，手續齊全，給予發放。 對經技術鑒定已批準的積壓的報廢材料、配件、工具等，保管人員應設定明顯標志，隔離堆放，禁止其流入生產現場。8.4 保管保養 對所有材料、配件、工具等，應按種類、性能特點、使用要求與保管要求分類，再按名稱、規格、型號、順序分別存放，因地制宜地做到“四號定位”、“五五化”，擺放方式（橫放或豎放）因物而異，標志朝外，便于識別。 對同種材料、配件、工具等實行批次管理，分批編號、入庫，存放必須遵循先進先出推陳儲13、新的原則。 庫房應保持干燥，應有由材料組長制定的保管崗位工作職責，保管崗位工作職責標牌和物品標牌應懸掛在明顯位置，排架行路一條線，物品按大小堆碼，正面齊，架上無灰塵，庫區通道暢通，無雜物。 對不同的材料，應采取不同的維護措施；對配件和工具，應分批進行有效保養。經保養的材料、配件和工具，要達到不銹、不潮、不腐、不霉等，保持原有質量水平，并做好記錄。 對庫房材料、配件、工具等每半年進行一次全面盤點、檢查。如發現變質劣化，不能保證正常使用的，應填報報廢報表，經主管領導和有關部門審批后，放入廢品區隔離存放，并有明顯標志，等待處理；如發現倉儲物質年損耗率大于規定標準或其它異常情況，倉庫人員應及時書面上報14、公司設備工程部、財務部及物主單位主要負責人，查明原因，及時采取措施給予處理。 認真執行安全、消防制度，杜絕違章行為。非本倉庫人員進出易燃、易爆、貴重等重要庫房必須辦理登記手續，并嚴格執行有關制度，對搬運、裝卸時發生損壞、溢出的物資要及時處理，防止留下不安全隱患。 對于保管有特殊要求的材料或配件（如焊條焊劑、有精度要求的配套件），必須實行質量動態移交。8.5 帳務處理 材料、配件、工具等入庫必須分類按明細建帳（積壓、報廢的材料、配件、工具等單獨建帳），登記其收、支、存動態情況，堅持日清月結，配合、接受財務人員的稽核監督。 憑證填寫嚴禁涂改、挖補、亂擦，嚴禁用鉛筆和圓珠筆單聯填寫憑證，發生誤筆時，15、應將錯誤文字或數字處劃一道橫線，并加蓋責任者私章，然后在劃線上方寫上正確的文字或數量，如果金額發生錯誤，此張憑證應作廢，重新填寫。多聯憑證應用復寫紙填寫。8.5.3 記帳要依據憑證進行登記，填寫準確、全面、帳面整潔。保管人員要對自己填寫的帳、物、卡等原始資料的真實準確承擔全部責任。 嚴格遵守帳務規范，進行帳務月結（每月20日）、季結（本季末月20日）、年結（本年12月20日）、上年結轉。 在帳務處理中的具體要求.1 記帳相符：憑證和帳面日期、名稱、規格型號、計量單位、數量相符，收、支對應關系相符。.2 凡結帳數字不平衡，數字計算錯誤或紅字應用不當，均視為數字不準確。帳面運用紅字，表示藍字數額的16、減少或負數余額。材料、配件、工具等退庫應在發生欄內用紅字沖減。.3 摘要欄內應填明“供”、“發”、“退”的流向，單位名稱可簡寫為：廠（公司）供、發、退，當余額金額只到“元”位，而沒有“角、分”時，則應填寫“00”（不含單位）。 帳、物、卡三一致。 驗收單、銷售單（含內銷和外銷）均應按材料、配件、工具等的下帳日期順序分門別類進行裝訂。所有憑證份數不漏、不缺，應按月裝訂整齊，封面應填寫清楚月份和張數。8.6 檔案資料的管理 所有憑證和記錄，保管員應于年終結帳后轉交給材料組長建檔保管，在五年內不得銷毀，不得隨意轉讓，不得因各種變動（如工作變動）而私自處理，處理時必須寫出處理報告按檔案管理制度規定程序17、報批后處理。 歸檔的憑證和記錄，應保持干凈、完整、齊全、查閱方便。8.7 統計報表 統計報表分采購計劃執行報表和庫存物質狀況報表，用以反映相關項目變化信息。 采購計劃執行報表由采購員編制，每月20日結帳后進行報表編制，經單位負責人審核后報設備工程部和財務部各一份。 庫存物資狀況表由庫房保管員編制，每月20日結帳后，經材料會計稽核后進行編制，報表分別報本單位負責人、設備工程部、財務部。 設備工程部將下屬各單位上報的采購計劃執行報表和庫存物資狀況表匯總后報公司主管領導。8.8 檢查、督促和指導 每月不定時，設工部有關人員到各單位檢查庫存管理制度執行情況，同時給予倉儲管理業務指導。對執行制度較差的倉庫，提出存在問題，并督促整改，若經屢次整改后仍不符規定，則設工部有權建議領導給予有關人員處分。 每年年底所有憑證和記錄歸檔后，設工部有關人員到各單位對檔案資料管理情況進行檢查。 每月從20日開始，公司財務部材料會計到各單位對庫存物資價值進行審核，或指導審核，同時給予記帳和憑證的業務指導。 在每年5月、11月財務部材料會計分別對采購材料、配件、工具等發生的應收應付帳進行一次清理或指導清理。9 附則9.1 本規范由設備工程部和財務部聯合起草并歸口。9.2 本規范由設備工程部和財務部解釋。