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1、集團檔案、物品借閱管理制度及流程編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 檔案、物品借閱管理制度及流程集團的各項檔案資料是集團行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。為配合集團檔案管理工作并保證基建工程事業部檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。一、檔案借閱管理制度1、凡借閱本部門檔案室檔案資料，須經本部門分管領導簽字批準后到檔案管理員處辦理借閱手續。2、嚴格履行檔案管理手續，并應在檔案借閱登記表上注明借閱文件名稱、編號、借閱人、借閱日期等。3、查閱檔案資料，必須在基建辦公室內，不得帶出室2、外，不得轉借他人傳閱，隨意摘錄和復制；因特殊情況必須將檔案資料帶出室外，必須經相關領導簽字批準。4、借閱人必須按借閱期限及時歸還所借閱資料。5、借閱人員要強化保密意識，嚴禁擅自翻閱、抄錄和復印秘密文件資料要愛護所借閱檔案資料，確保檔案資料的完整與安全，不準折疊、勾畫、涂改、抽撕、拆卷，不準在查閱檔案時抽煙、喝水。6、對于招標人員暫規定：每份招標文件交押金100元（不退），每份圖紙交押金2000元（交到財務由財務出具收條）。開標后，未中標者在未損壞圖紙的情況下退還全部押金；中標者從工程押金中扣除。對于工程押金規定：10萬-50萬的工程交押金5萬；50-100萬的工程交押金20萬；100萬以上的工3、程交押金40萬。7.對于損壞圖紙的人員，按圖紙損壞程度進行扣款：損壞不嚴重、可修復的，給與批評；損壞10%-50%的，扣除押金的1%；損壞50%，扣除押金的5%；損壞60%，扣除押金的10%；損壞70%，扣除押金的15%；損壞80%以上的，扣除押金的20%。8.對于外部人員借閱圖紙需經部門領導批示簽字并填寫借閱單后方可出借。二、檔案借閱流程：檔案管理人員向總裁請示是否同意借出及借閱單位找到擔保人擔保外來人員填寫借閱表。驗收合格的在檔案內做好歸還記錄。不合格的按照檔案借閱制度給予罰款并上交財務。檔案管理人員將借閱表登記。將借閱表交基建部部檔案管理人員總裁同意以及借閱單位找到擔保人后，辦理借檔手續4、借檔單位用完歸還。管理人員審核檢查，驗收。規定日期內未歸還的，檔案管理人員追要。三、物品借用管理制度1、需借用基建部物品時候，必須經基建工程事業部領導同意后方可到倉庫管理員處辦理出借手續。2、嚴格履行物品借用手續，在借閱統計臺賬上登記，并在物品借閱清單上簽字，此單一式兩份，一份存檔一份借用人保管，歸還物品時一并上交。3、基建物品只限借用人使用，不得轉借他人，轉借他人造成損失的由借用人負全部責任。4、使用期間應愛護基建物品，使用不當造成的損壞按損壞程度賠償相應損失，不能及時賠償或不能及時歸還的，由基建部將借閱單轉交財務從工程款、工資等其它款項中扣除；5、損壞程度由公司監察部、審計部、基建部一起鑒5、定。6、工程結束后應立即歸還所借物品，不及時歸還的由倉庫保管員催促歸還。四、物品借用流程向基建部部長請示是否出借部長同意后找倉儲管理員填寫借閱清單基建部長在借閱單上簽字借閱單一式兩份，部門存檔一份，借閱人一份用完后倉庫保管員驗收發現有損壞的按照上述規定賠償工程完工后仍未歸還的由倉庫保管員催促歸還附表一：基建部檔案借閱登記表 部門: 檔案管理員： 第頁 共頁編號文件（資料）名稱借閱人借閱日期歸還日期借用部門批準人驗收人是否復印是否續借是否屬于機密性文件附表二：基建部檔案銷毀清單序號文件類別銷毀文件名稱所屬年度歸屬區域實際保存年限案編號起止時間備 注附表三： 基建部圖紙檔案存檔登記表 部門: 檔案6、管理員：第頁 共頁編號文件（資料）名稱存檔日期存檔經辦人存檔1套張數存檔批準人存入部門接收人是否屬于機密性文件注：1、從6月22日起接到所有的圖紙后在24小時內必須完成存檔備案程序：2、檔案室接收人收到后簽字有效，及時完成電子檔案記錄：3、變更增加圖紙按照：例如1-02-03編號，一個工程必須是一個號碼編，負號往后排列，同時也要存入檔案室備案；4、外部人員圖紙借閱必須由部門負責人及總裁簽字審批，本部門人員借閱及時完成借閱記錄由部門負責人審批后方可；5、招標圖紙按照招標文件計價收取圖紙招標金額繳納財務室6、圖紙遺失、損毀、霉變按照集團公司檔案管理制度給予處罰：7、由部門負責人不定期對圖紙、書籍的完整性進行抽查。附表四：基建部圖紙統計表年6月22日起編號年項目名稱轉部門/轉交人圖紙套數圖紙是否完整移交檔案室套經辦人批準人總平面圖結構設計說明圖碎石樁布置圖糧倉板配筋圖預埋布置圖件基礎平法施工圖梁配筋圖模板圖預埋件布局圖JJ-1-01999999999完整1