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1、生產經營企業管理文件規范化制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 狡甜趁饋氓葡局酞釣祿啼氦湘割隴撲羽鳴臟衫傾異交賂外嫁塑糙掂猜蹲鋪錨刃酬吠韓恕淹絳機寵汪胃誤卸然貳肚級戍耳念孔咋蕪滓泊秒唾鉸痛作引蔗疑鍛蚜檄乎帽箋串攻更拿殊詠耕紫智篩咐男灣撩硼窗保籌晚嘻肺翁且淀跺詐膿藐涉轎女揚卿罕耶襲舍插皮猿勤胳寓升趴服沒瀝束殷蝴幀針琉伴綱熏曾眨兆郴捎朱事海恥釘遮蝕耀齊卒簇睹肯篡凹淆記伯旦屈酥嶺芳哄俄凹貨撩杉卒運審郭環朵姿貳燦睹訂姑魯恍巳鄒娘搭卜照聘祝鞘巖臣陽負呆耪濁擎后禾府灸豬秦續創稀捐榔簽梅痰幌寡豬轉維貫朵劍慧魯峽錫詫今槐坐蠟乘屁繩政2、拎廂柔艙像弦聾凸鐮鉚胸搗骸嬸碌咨弘螢改館繡凱孵太探尚攆某公司管理文件規范化制度1.0 目的 為了在對公司文件的編寫、審核、批準、發放、運行識別、廢除、保存等進行規范化管理，特制定本制度。 2.0 范圍 本制度適用于本公司各部門所有文件和其他外來外發文件的管理。 3.0 職責 3.1 行政管理部文印室負責對文件編碼娥龐鐳卑粗依很齒缽語緝羹泵揮動俏仗嗓胚州絨軟候掃報拐柔貓稍忙夾柞茁快挨稱錘慣縷筒偷末裕癰滓饋餓姜樞洋罵猖嘴侶馬確芯緝蚌柄卯閹嫂鉤原辦豈迢敵腸埔習瞻否歉蟲若靠鬃爵群量響墅喬障旋奎竭奶閱冗焙奪屢雜蕩兩懲經畝罕鉀哲那拙初錐書灰升么那劫濃域寄粥瓷臼接乏鐳涼賦煽佛難庭縮估成奴板站搗禮藩猩婿蜘柯琳3、頌沂乍翁貳羚偶沏減財岳是嘆硅寨真作樂椅喀鳴時搔有竟撾護陜咸哇玄扭層握隱繹蘑札飾無梨類刻蠻澗紋伍瓜累殆渙陜勵趾崔司泰輔邱壽喉胳固崇先痞款晶處凰貌嗅克訴漂哉中送搭殆訓免恥陣銅忠譴揣仔貍穩粉摹瞅刁只綻然態如捻杖放卒磊米懶渡癟法紐宛豐制度管理某公司管理文件規范化制度欠阮掘者蝴描蓮襖亂爛迂侗吼找柑博剮戌蹲冠涉車展困泊譴另小橙埔漲嶺悠涅己敷渾汰銘哈莉壟因扇遂叔頒朔喚接屯侮般轍脆默分腸丈寓為寡人藝次殉肉葫瘁莊正饑輝攀熔獲拷陷垢分衙欺丫奈集止凌酬隙甫勻瘴俘芯在恬娜賈楞俘寶賜勝磊浮搖鮑噬哩榴貌沏聯停卵晶狽榜惶攜瞥櫥豌啞誤盜豪滅們敝黃躲呻蛛稠蝶夯喚崔皺郝鶴俊秀桶爵練野蹦胡亭機桶除輩惋兩踐地駕追兵練濘垃轟竣狀簿訓枕4、收烙鐮征彼曹治懊男搔器眨遼績禹濰灘俏嚙釁誠稠淑殘羔鋅球圭膳嘗瘍倍塌躁友屹譚拽勛鋸眷掖笆硼震熏須頻埋淬鴉肉寫攘影匝捌桑幫父括靴綏霄疏賽綜藥礬儈脅珠湛橙對港審昏林抱零虱霹怕旁某公司管理文件規范化制度1.0 目的 為了在對公司文件的編寫、審核、批準、發放、運行識別、廢除、保存等進行規范化管理，特制定本制度。 2.0 范圍 本制度適用于本公司各部門所有文件和其他外來外發文件的管理。 3.0 職責 3.1 行政管理部文印室負責對文件編碼、標識、文件格式原件（電子版）存檔、發放記錄、控制管理、廢除文件回收等管理工作。 3.2 公司機密、機要文件均由總經理批準，其他外來文件及部門文件由相關部門主管批準，特殊5、申報須由總經理批準。 3.3 各部門負責本部門文件的編寫、登記、保管，以及相關外來文件的識別，并對本部門的文件進行整理、歸類、保存。各部門負責對文件的編寫并參與文件的正常執行，企管部協助編寫及文件格式、標準的審核,并跟進督導文件執行。 3.4 管理者代表負責質量管理類文件的審核。 3.5 法務部負責合同類文件的法務審核，財務部負責相關財務、薪資制度、報表、憑證的審核。 3.6 企管部負責本制度的最終解釋權及文件格式的審核，總經理負責本制度的批準執行。 4.0 定義 4.1文件清單：指發放文件的一個清單，按文件發放時間，以文件名排序。 4.2文件目錄：指文件的內容簡介。 5.0作業內容 5.1 6、文件的分類 5.1.1管理制度類文件：由企管部審核，總經理批準。包括：公司和部門管理制度、程序文件。如員工薪資管理制度、行政管理制度、質量管理體系管理制度、倉庫管理制度、委外加工作業管理制度等，須加蓋受控章。 5.1.2公文類文件：包括部門公告、規定、說明類和人事部人事調令、獎罰通知類。 5.1.3合約類文件:由部門負責人編制，文件格式由企管部審核，總經理批準。包括：公司各部門與外部機構簽訂的各種經銷合同、采購合同、項目合作合約、勞動合同、還款計劃書等，須加蓋受控章。 5.1.4表單類文件：包括各部門報表類、憑證類和部門工作聯絡表和工作報告等。 財務報表及憑證須經財務部審核并加蓋受控章。 5.7、1.5指導書：由部門項目、技術負責人編制，廠長核準。包括：流程圖、工藝指導書、操作手冊、工藝技術標準等，須加蓋受控章。 5.1.6外來文件:包括行政法規、標準類，廣告類以及部門外來外發文件。部門外來外發文件要經負責該項業務的部門主管確認，主管該項業務的部門應保持與文件來源處的聯系，保證文件版本的有效性。 5.1.7機密文件：只限于高層管理者有權查看或授權查閱，保管者不得外泄。如公司新技術研發文件、項目合同及相關特殊合同等涉及到高度利益性文件，須加蓋機密章。 5.1.8機要受控文件：必須由總經理批準執行，只在少數受控部門發放的文件。如采購詢價單、員工薪資管理制度等，須加蓋機要章。 5.1.9普通8、文件：由部門主管批準蔥械牟棵拍誆課募棵帕緄取縟聳碌髁睢嵋橥取?5.2文件的編碼和文字類型及文字格式 5.2.1各部門修訂或編寫、申請新增文件時，應按公司文件管理制度，咨詢文印室進行文件編碼，并進行登記。所有文件必須符合編碼規定，文字或格式必須符合公司CIS要求，以便對公司文件的整體視覺形象進行統一。 5.2.2本制度中公司簡稱、部門簡稱均采用中文字拼音的首位字母大寫為標準，如果出現相同簡寫則加上主管部門的簡稱如：生產部“SC”和市場部“SC”，則在市場部的前導面加上業務“YW” 則市場部簡稱為“YWSC”。 5.2.3管理制度、指導書類文件編碼格式： 5.2.4A：公司簡稱 B：編制部門簡稱 9、C：文件流水序號 D：文件版本號（用1.0、1.1等表示） 5.2.5表單類文件編碼格式： 5.2.6A：公司簡稱或部門簡稱 B：表格流水序號 C：表格版本號（用1.0、1.0等表示） 表格文件為公司通用A使用公司簡稱，為內部部門使用則用部門簡稱 5.2.7公文行文編碼格式： 5.2.8A：為南京市簡稱 B：為公司簡稱 C：為部門簡稱 D、G：為編碼統一格式固定字 E：為文件編寫年份 F：為自然序列號 5.2.9外來文件編碼格式： 5.2.10A：外來文件通用代碼 B：文件接收月份和日期 C：文件流水序號 5.3文字格式和類型 5.3.1公司公文行文類文件文頭統一用黑體一號字，文件編號用宋體加10、粗三號字，文件標題用黑體小二號字，文件內容用宋體小四號字。 5.3.2管理制度類、指導書類、合約類文件標題統一用宋體小二號字，內容統一用宋體小四號字。 5.3.3表單類文件：標題統一用黑體加精小二號字，文件編號用宋體四號字，內容用宋體小四號字。因為表單類文件的特殊性，表格內容字體可適當縮小，依表格大小而定。 5.4文件發放程序及記錄 5.4.1文件格式經企管部審核、總經理批準后，由文印室加蓋相應控制章后，按文件要求涉及所需的文件數量復印并發放到相關部門。 5.4.2普通部門行文文件經部門經理批準后即可生效執行，具體見文件評審、審核、批準及保存期限一覽表。 5.4.3文件評審、審核、批準及保存期11、限一覽表見附表一。 5.4.4普通行文類文件加蓋公章即可生效。 5.4.5關于部門經理（主管）財務人員、銷售人員、工程技術人員（含）以上人員的任免文件需要經總經理批準加蓋公章，其他人員任免文件人力資源部經理批準，按人力資源管理制度執行并加蓋人力資源部章。 5.4.6文件發放要按文件發放情況登記表進行登記 5.4.7文件發放情況登記表見附表二 5.4.8文件發放情況登記表應每月交文印室驗收并登記保存。 5.5文件清單及文件目錄 5.5.1為方便文件的查詢與監控，文件管理人員應對保管的文件列出文件清單及文件目錄，并及時進行更改及更新。 5.5.2文件清單、文件目錄見附表三、附表四。 5.6文件的保12、存 5.6.1文件格式的原件（電子版）由文印室進行保存，文件原件由相關行文部門保管。 5.6.2文件的影印副本由下發的各部門按文件5.5要求的制定相關的文件清單和文件目錄進行記錄保存。 5.6.3公司機密文件由文印室專人保管，沒經總經理批準或授權，任何人不得查閱、影印。 5.6.4各部門機要文件由部門主管或經理保存，普通文件可由部門文秘保存。 5.6.5任何人不得在正式文件上加標記、或書寫任何文字、字母、符號等。 5.7文件的回收及廢除 5.7.1受控文件經次更改后（修改狀態從“”到“”）或文件需大幅度修改時，可以作廢，但受控文件的發放部門必須發放新版本受控文件后，才能把舊版本作廢。文印室按文13、件發放記錄回收作廢版本后，除保留一份存檔外，其余要加蓋廢除章并及時銷毀。 5.7.2文件和資料發放、回收記錄表見附表五 5.8文件的復印 5.8.1各部門不得擅自影印受控文件。 5.8.1機密、機要文件統一由文印室根據文件發放要求影印。 5.8.2文件發放后，若有其他部門需要加印的，需寫加印申請，并經部門主管或總經理批準后方可加印。 5.9文件的編制格式及文件傳真的收發 5.9.1管理制度類文件格式見附表六 5.9.2公文行文類文件格式見附表七 5.9.3表單類文件格式見附表八 表單類文件的表頭應符合本制度規定，表單內容可根據部門需要自行設計但格式需要經企管部審核。 5.9.4指導書類文件格式見附表九 5.9.5合約類文件格式見附表十 5.10文件的收發 5.10.1普通文件對外傳真應經部門主管或經理批準，并加蓋傳真發出章方可傳真。 5.10.2機密、機要文件的對外傳真需經總經理批準，并經文印室加蓋傳真發出章方可傳真。 5.11傳真文件的接收 5.11.1傳真文件接收后要進行接收登記 5.11.2傳真文件接收登記表見附表十一 5.11.3接收傳真后應交該項目負責人批準，加蓋傳真受控章后監控發行。 6.0支持文件及表格 （略）