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1、實業公司營銷系統銷售及合同管理制度匯編編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目 錄第一章 通則1第二章 銷售計劃1第三章 訂貨與交貨3第四章 貨款的處理5第五章 合同管理6第六章 客戶檔案管理制度8附件 銷售管理流程10第一章 通則第一條 目的為了建立以市場為導向、以客戶為中心、以水泵產業為特點的營銷運作模式，牢固樹立鯨龍品牌戰略意識，充分發揮營銷管理的決策作用，調動廣大營銷人員的積極性，規范營銷行為，控制營銷風險，提高鯨龍產品市場占有率，保障產品銷售收入達到行業應有的水平，根據公司章程的有關規定，特制定本制度。第二條 2、適用范圍本規則的適用范圍除直接從事銷售工作者外，凡與此有關聯者，一概包含在內。第三條 銷售活動銷售活動須積極進行，務使其結果能推動企業業務的發展。第四條 銷售人員須知從事銷售工作的人員，除應經過企業所規定的組織，在所屬主管的監督指導下，與同事彼此親和、互相協助，維持工作部門的秩序之外，對外方面不可有失企業形象。第五條 制度執行 本制度自公布之日起，立即生效。原有制度與本制度規定的條款發生沖突，以本制度為準。第二章 銷售計劃第六條 目的和依據銷售計劃是現有產品及新開發產品營銷方案的具體規劃和安排，是企業其他職能部門擬訂工作計劃方案的基礎，是企業經營活動中具有指導性的綱領性文件，企業決策者必須予以3、高度重視。銷售計劃的擬定必須以市場研究、預測、分析為前提，以企業的即定目標和策略為依據。第七條 負責人銷售管理部部長是該計劃擬定的責任人，應事前設定計劃工作的步驟及時間表，并做好必要的準備資料，以確保計劃的合理性與可行性。第八條 原則1、制定銷售計劃的必要準備工作：l 各區域市場的市場容量及市場勢態分析。l 各區域市場的市場特性、客戶行為（對產品的贊許、抱怨、更換新產品技術的欲望）。l 本企業產品的市場定位，包括市場占有率、市場供需情況。l 本企業產品的營銷條件（含：品質、價格定位、市場規劃、過程規劃及營銷推廣）。l 往年各月銷售比重。l 根據企業內部條件（人力、物力、財力、技術水平、設備條件4、等）綜合考慮產品生產能力和新品種的開發能力。 2、計劃的內容：l 本期目標：銷售量（臺）： （其中：a系列型號 b系列型號 c系列型號 ）；銷售總額（萬元）： （其中：a系列型號 b系列型號 c系列型號 ）；l 銷售成本；l 其他重要考核指標的計劃；3、計劃要包括業務員、各地區辦事處、省級辦事處、公司本部和代理商部分的計劃；4、銷售管理部門每月、每季、每年根據銷售計劃考核各級辦事處，并根據銷售訂單或用戶需求的實際情況，將具體供貨的時間、品種、數量與計劃對照，把每月的變動情況盡量在月前提出書面的追補計劃，銷售副總審批后交給各級辦事處執行。第九條 銷售計劃編制步驟1、每年12月1日前，各地區辦事處5、根據自己區域的市場情況和銷售狀況，對該區域次年的銷售情況進行預測，形成銷售計劃，上報省級辦事處。2、省級辦事處對所有計劃進行審核，如需要修改，退回地區辦事處重新制定，如果合格，匯總后在12月5日前上報銷售管理部審核。3、銷售管理部根據第八條規定的資料進行分析研究，如果需要修改，退回省級辦事處重新制定，如果合格，在12月15日前上報銷售副總經理審批。 4、銷售副總經理根據公司的戰略目標對計劃審批。5、銷售副總經理將審批過的計劃上報公司總經理審批，通過后執行。 第三章 訂貨與交貨第十條 原則 1、 銷售價格表銷售價格表須隨身攜帶，但不可借給或流傳到第三者手中，另外，經過企業許可借出的圖表等資料，也6、應迅速設法回收。 2、注明新舊客戶：l 合同是公司新客戶或已有往來的客戶須注明清楚；l 如果是老客戶，應依據交貨日期記明目前未匯款項余額。新客戶則重新處理，舊客戶如曾有不良記錄者予以標示。 3、在受理訂貨或訂立協議書時，應依照下列四項條件選擇交易單位，締結付款條件：l 于以往一向忠實履行付款條件的客戶，可依照慣例認可本交易，但仍必須規定在2個月內收回貨款；l 與新客戶的交易，原則上為現款現貨交易；l 即使是老客戶，仍應按照其付款能力的好壞，決定貨款結算辦法；l 招投標項目按招投標文件及合同條款規定結算； 第十一條 事前調查如果有銷售信息，該地區辦事處從事銷售業務人員，對于對方的付款能力等，應做7、事前調查，形成調查報告，并衡量本企業的生產能力是否能依對方的訂購內容作配合，再行決定是否受理訂貨。調查事項的內容：1、 預定下訂單的客戶概況；2、 調查與下訂單者有交易關系、并為本企業競爭對象的同業者；3、 下訂單的對方與本企業的關系及以往的訂貨實績、付款情況；第十二條 草擬合同在經過充分的調查基礎上，與客戶進行洽談，并草擬合同，合同書采用公司的標準文本，如果沒有標準文本，合同內容至少包含如下內容：1、 品名、規格、數量及契約金額；2、具體的付款條件：付款日期、付款地點、現金或支票、支票日期、收款方式；3、除特殊情況以外，以訂貨受理到交貨之間的期限；4、交貨地點、運送方式、距最近的車站等交貨條8、件。第十三條 合同書的審批如前述條件已具備，將草擬的合同并附帶調查報告上報省級辦事處經理審核，合格后報銷售管理部審批。如果水泵是標準型號并在允許價格范圍內，上報銷售管理部批準后執行；否則，該協議由銷售、技術生產和財務部聯合審批，一致通過后方可執行。第十四條 合同的簽訂審批通過后，銷售管理部在規范的合同文本上簽字，蓋合同專用章，由業務經辦人或地區經理完成與客戶的合同簽訂工作。簽訂完的合同要給財務部復印件備份。第十五條 付款1、合同簽訂后，客戶要在發貨前付款，財務按照規定收款。2、如果付完所有款項，財務部要給銷售管理部發完款通知；3、如果按照合同要求，以交納達到發貨要求的款項，財務部要給銷售管理部9、已達到發貨要求款項通知。第十六條 訂貨確認、變更的通知1、生產部門針對生產能力進行評估，再依據銷售合同中的條件及內容，做好確認之后，迅速發出訂貨確認的通知或變更通知給銷售管理部；銷售管理部直接通知省級辦事處和訂貨人員。2、 負責受理訂貨人員在收到前項變更通知后，須立即與訂貨者聯絡，并努力與訂貨人交涉，使訂貨條件符合規定；3、 銷售管理部銷售主管應針對訂貨受理及交貨等狀況加以跟蹤，并負責督促交貨事宜。第十七條 交貨1、 銷售管理部在銷售合同批準簽訂后，給生產部遞交生產任務書，生產部安排生產，銷售管理部銷售主管隨時監督生產進度。2、 生產部生產完產品后，通知銷售管理部。銷售管理部通知地區辦事處經理10、或銷售人員。3、 地區辦事處在收到定貨人的發貨通知后，通知銷售管理部，銷售管理部和地區銷售人員根據完款通知或已達到發貨要求款項通知決定是否發貨。4、 如果有特殊情況，款未到還需要發貨的，由銷售管理部經理到財務簽字掛帳或不予發貨。5、 銷售管理部將發貨通知單（多聯）交財務，生產，倉庫，保衛等部門安排發貨。整個發貨過程銷售管理部要全程跟蹤。6、 銷售管理部在發貨前通知安裝售后服務部安排安裝人員上門安裝調試。 第四章 貨款的處理第十八條 貨款的回收銷售業務員應對貨款回收事宜負責。第十九條 負責回收貨款時的注意事項：1、 在受理訂貨或提出合同時，應與對方談妥付款條件；2、 在交完貨后應立即提出清款單，11、到付款日須親往收款，或寄出出繳款委托函給對方；3、 經常與訂貨者保護密切聯絡，不斷設法使對方如期付款。第二十條 不良帳款的確認交貨后6個月內，對方仍賒欠貨款時，由銷售管理部和省級辦事處共同聯系購買方確認沒有付款后，一般視為不良賬款。第二十一條 不良帳款的處理確認為不良帳款后，由相關責任人賠償給公司不良款項的 %。第二十二條 退貨的處理因特殊情況而必須接受客戶退貨時，應迅速將合同及對方的退貨傳票交給所屬主管。如果事情的責任須歸屬該負責人，則須從該負責人的薪資中扣除運費、包裝費等必要的相關費用，以作為對企業賠償。第五章 合同管理第二十三條 目的 為強化營銷系統合同管理制度，維護公司合法權益，避免合12、同風險。 第二十四條 原則1. 營銷系統各部門對外進行銷售等業務活動，除涉及金額小（5000元人民幣以下），可以即時清結的情況外，都應當以書面形式簽訂合同；2. 即時清結是指合同的協商、簽訂、履行、終止都在同一時間完成；3. 書面形式是指合同書、 協議書等；4. 合同的簽訂必須依照國家的有關法律，主要有：中華人民共和國合同法、中華人民共和國民法通則、中華人民共和國仲裁法、中華人民共和國民事訴訟法等，營銷系統各部門與合同管理相關的人員須積極學習有關的法律法規；5. 合同的簽訂程序必須嚴格遵照相應的審核審批程序，經有職權的領導簽字同意后簽署，并須加蓋公司的合同專用章。6. 對于已簽訂的合同必須有專13、人建檔保存，對合同進行編號、統計，并妥善保管合同及相關文件的原件，以備必要時提供，對于因保管不善造成文件遺失，而導致公司損失的，將予以嚴厲的處罰。7. 合同簽訂后，相關的職能部門須有專人對合同的履行情況進行跟蹤，發現對方或自身不能完全履行合同或出現其他情況時，應及時向有關領導匯報，以便公司快速、積極地采取措施，避免損失。第二十五條 合同的內容對外簽訂合同必須按照自愿、合法的原則，合同的條款應當盡量完善、齊備，并應以本公司的標準格式簽訂，如沒有標準格式的，一般應當必須具有以下條款：1. 合同對方的全稱、地址、法定代表人、開戶銀行及帳號等；2. 合同的標的，應當具體、清楚地寫明合同所指向的實物或勞14、務，以及數量、質量、包裝等，避免歧義，有特殊要求的，應當寫明；3. 合同的價款及結算條款，包括標的物的單價及合同的總價款，及采取種方式、何時付款；4. 合同的履行時間、地點和方式，一般以交貨的時間、地點為合同的履行時間和地點，以明確雙方的風險及法律責任的承擔，履行方式的描述應當準確、明白、無歧義；5. 合同的違約責任條款，明確的違約責任將有利于保護公司的合法權益，督促對方嚴格按合同的約定履行合同，同時嚴禁在合同中約定公司承擔明顯過高的違約責任，保護公司利益；6. 解決糾紛的約定，糾紛的最終解決方式有訴訟和仲裁兩種，采取仲裁方式解決糾紛的，則排除了法院的訴訟管轄權（勞動合同除外），應在合同中寫明15、要求提交仲裁的事項，仲裁機構的名稱，否則將被視為無效條款，選擇訴訟解決糾紛的，一般情況下應當寫明是由本公司所在地的法院受理，以避免外地法院的地方保護。7. 合同的相關文件是指與合同有關聯的各類法律文書，包括合同附件、各種確認書、對帳函、變更合同的文書等，這些法律文書與合同具有相同的法律效力，或對合同的效力做出補充或修正。第二十六條 合同管理部門銷售管理部是營銷系統的合同管理的職能部門，負責草擬各類合同管理制度，發布各類合同的標準格式，提供法律意見，以法律手段解決合同糾紛，并對各部門及辦事處執行合同管理制度的情況進行監督等，其他部門依照自身的職權對本部門發生的合同進行管理，并協助銷售管理部進行合16、同管理工作。第二十七條 合同審批程序1、 銷售人員確認購買信息后，地區辦事處經理和銷售人員與客戶達成協議，草擬合同，將草擬的合同和客戶信息遞交給省級辦事處。2、 省級辦事處經理對合同和客戶信譽度和其他事項進行初審，初審期限為一天，合格后上交銷售管理部評審，不合格退回重新審議。3、 銷售管理部部長在一天內對該合同進行評審，如果合格后上交銷售副總經理審批，否則退回重新審議。4、 對于水泵銷售合同，如果型號在標準以內并且價格在允許范圍內，則銷售管理部經理最后批準合同執行；如屬特供合同則由銷售管理部經理、技術部經理，生產部經理聯合審批，一致通過后才能執行。5、 合同審批通過后，由區域辦事處經理一同和客17、戶簽訂。6、 審批后的合同應統一編號，按時間、地區、人員存檔，由銷售管理部統一管理，財務部備份復印的文本，未經銷售部經理批準，任何人不得私自查閱。已執行的合同與未執行的合同應分別存放，空白合同領用應登記。第六章 客戶檔案管理制度第二十八條 目的 客戶檔案管理是企業營銷管理的重要內容，是營銷管理的重要基礎。而不能把它僅僅理解為是客戶資料的收集、整理和存檔。建立完善的客戶檔案管理系統和客戶檔案管理規程，對于提高營銷效率，擴大市場占有率，與交易伙伴建立長期穩定的業務聯系，具有重要的意義。第二十九條 客戶檔案管理對象客戶檔案管理的對象就是客戶，即企業的過去、現在和未來的直接客戶與間接客戶，它們都應納入18、企業的客戶檔案管理系統。客戶檔案管理的對象包括：1. 從交易過程劃分：包括曾經有過交易業務的客戶、正在進行交易的客戶和即將進行交易的客戶。 2. 從客戶性質來劃分：礦務局及其它工礦企業、個人、代理商、合作伙伴等。 3. 從交易數量和市場地位來劃分：包括大客戶（交易時間長、交易量大等），一般客戶和零散客戶。 第三十條 客戶管理內容1. 客戶基礎資料。 客戶基礎資料主要包括客戶的名稱、地址、電話；所有者、經營管理者、法人（這三項應包括其個人性格、嗜好、家庭、學歷、年齡、能力等）；與本公司交易時間、企業組織形式等方面。2. 客戶特征。主營業務、發展潛力、經營觀念、企業規模、與其他競爭公司的關系等。319、. 交易活動現狀。主要包括客戶購買的數量及時間；企業信譽與形象、信用狀況、以往出現的信用問題等。第三十一條 客戶檔案獲取的途徑客戶檔案卡主要記載各客戶的基礎資料，這種基礎資料的取得，主要有四種形式：1、銷售業務員進行市場調查和客戶訪問時整理匯總；2、和客戶簽訂合同時獲得；3、安裝售后服務部在進行安裝及售后服務時收集的信息；4、市場開發部在市場調研和市場開發時所獲得的。5. 銷售管理部在業務管理過程中獲得的。第三十二條 客戶檔案管理應注意問題在客戶檔案管理過程中，需注意下列問題：1. 客戶檔案管理應保持動態性。客戶檔案管理不同于一般的檔案管理。如果一經建立，即置之不顧，就失去了其意義。需要根據客戶情況的變化，不斷地加以調整，消除過舊資料；及時地補充新資料，不斷地對客戶的變化，進行跟蹤記錄。2. 客戶檔案管理的重點不僅應放在現有客戶上，而且還應更多地關注未來客戶或潛在客戶，為企業選擇新客戶，開拓新市場提供資料。第三十三條 客戶管理客戶管理的負責部門是銷售管理部，具體管理流程參照信息管理制度。市場管理部在每月5日前將收集到客戶信息提供給銷售管理部參考使用。附件 銷售管理流程