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1、生物科技公司營銷中心工作流程及文書檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 目 錄第一章 營銷管理中心及分公司人員結構03第2章 營銷管理中心工作流程及管理制度03第1節 營銷管理中心表格上報管理規定及規范05第2節 收發文管理規定及規范08第3節 營銷管理中心文書檔案管理辦法08第4節 試用裝發放管理辦法10第5節 特殊用途產品發放管理辦法10第6節 要（發）貨申請流程/規定（適用于代理市場）.11第7節 要（發）貨申請流程/規定（適用于自營市場）.12第8節 分公司經營費用申請流程及規定14第9節 分公司廣告2、宣傳費用申請流程及規定14第3章 分公司檔案資料的上報管理規定16第1章 營銷管理中心及分公司人員結構一、營銷管理中心人員編制共計 5人；（一）中心主任人（二）內勤1人（三）計調1人（四）交流1人（兼）（五）商務1人（兼）二、分公司人員編制管理人員固定編制7人，業務人員人數編制應市場所需待定，促銷人員的編制根據專柜的數量和銷售淡旺季而定，促銷人員上崗前簽訂促銷員聘用合同，公司其他人員的招聘，除上報營銷中心批準的人員外均為臨時人員聘用，臨時人員上崗前簽訂臨時聘用人員合同。公司招聘人員細則，遵照營銷中心人力資源部相關文件要求。（1） 公司經理1人；（2） 分公司副經理1人；（3） 會計1人；（4）3、 出納兼任庫管1人；（5） 業務主管1人；（6） 專業咨詢老師1人；（7） 前臺文員兼任內勤1人；（8） 業務員若干人； （9） 專柜促銷員（待定）人/專柜；（機動編制）（10） 臨時性員工若干人；（不（11） 計入固定編制）第二章 營銷管理中心工作流程及管理制度（見下頁）上海xx生物科技有限公司營銷管理中心工作流程圖第一節 營銷管理中心表格上報管理規定及規范為了更好地規范各分公司系統表格上報情況，特制定以下規定：一、系統表格的填寫規定（1） 計劃性表格：需要分公司經理于每月25日制定好如實填具在各項表格上，（2） 且具體執行。（3） 匯總性表格：需由營銷管理中心在各項工作完成后，（4） 對數4、據進行分類匯總，（5） 如實填寫在各項表格上。（6） 匯報性表格：由各分公司經理或營銷管理中心主任結合上月實際工作重點及員工表現情況，（7） 客觀實際地給予評定，（8） 并如實填寫。（9） 通知性表格：在終端用戶或客戶有異動后如實填寫各項內容并于24小時內回傳營銷管理中心。（10） 申請性表格：在發生要申請事項時及時打申請，（11） 堅決杜絕先斬后湊現象。二、系統表格上報方式的規定（1） 根據各類表格所報資料的數量，（2） 制定以下三種上報方式：傳真、郵寄和E-mail（具體方式見后營銷管理中心作業表格匯總表），（3） 要求：1、 所傳資料必須附發文確認單，2、 并索回簽收回單，3、 否則出現5、問題營銷管理中心不4、 負責任。5、 所郵寄報表必須分類整理，6、 且附上資料清單。7、 郵寄當日必須電話通知營銷管理中心，8、 以便查收。9、 E-mail文件必須在發完郵件后落實是否收到，10、 否則出現問題營銷管理中心不11、 負責任。（4） 系統表格上報時間的規定1、 各項表格必須嚴格按照所規定時間上報，2、 特殊情況需與總部及時溝通。遲報或未報，3、 將按具體情況處理。（具體時間詳見后營銷管理中心作業表格匯總表）。三、以上規定請各分公司能予以配合遵照執行，方能使系統化管理能真正落到實處，發揮其重要作用。上海xx生物科技有限公司營銷管理中心作業表格匯總 序號 類別 表格名稱 表格使用部6、門 上報部門 上報內容 上報日期 受理部門 建檔部門 方式 1 日例行 日銷量匯報 分公司 銷管中心 當日銷量及銷額數 次日10：00前 營銷管理中心 銷管中心 電話報數 2 周 例 行 業務周清表 分公司 銷管中心 1、周銷量統計報數 2、已完成/未完成/需支持工作項 周一10：00前 營銷管理中心 銷管中心 傳真 3 財務周報表 分公司 財務中心 周各項款額的發生記錄 周一10：00前 財務中心 財務中心 傳真 4 終端消費者數據庫 分公司 銷管中心 每周消費者情況更改詳細內容 周一10：00前 營銷管理中心 分公司/銷管中心 e-mail 5 月 例 行 月工作總結 分公司 銷管中心 17、已完成/未完成工作項總結 2、存在問題及需支持工作項 25日/月12：00前 銷管中心/總經理 分公司/銷管中心 傳真 6 月工作計劃/必須附具體時間進度 分公司 銷管中心 一月內重點工作計劃及實施進度 25日/月12：00前 銷管中心/總經理 分公司/銷管中心 傳真 7 月度費用預算提報表 分公司/銷管中心 銷管中心/總經辦 1、分公司各類費用預算統計 2、部門內日常開支及特殊費用 25日/月12：00前 銷管中心/總經理 財務中心/銷管中心 傳真 8 月度訂貨單 分公司 銷管中心 分公司次月訂貨量 25日/月12：00前 銷管中心/總經理 銷管中心 傳真 9 全國訂貨單匯總表 銷管中心 8、總經理 各分公司次月訂貨量匯總/報北京用 28日/月12：00前 總經理/北京 銷管中心 傳真 10 月度各分公司銷量匯總及分析表 銷管中心 總經理 各分公司銷量匯總排名及圖表分析 3日/月12：00前 總經理 銷管中心 11 月度各分公司庫存匯總及分析表 銷管中心 總經理 各分公司庫存匯總及圖表分析 3日/月12：00前 總經理 銷管中心 12 人事月報 人力中心 銷管中心/平行 各分公司人員一月內變化詳述 3日/月12：00前 銷管中心/平行 銷管中心/人力中心 平行傳遞 13 各分公司人員月動態花名冊 人力中心 銷管中心/平行 各分公司月最新人員花名冊 3日/月12：00前 銷管中心/平9、行 銷管中心/人力中心 平行傳遞 14 通 用 簽呈單 分公司 銷管中心 所需批示辦理的具體事宜 機動 銷管中心/相關部門 銷管中心 傳真 15 廣告報審表 分公司 銷管中心 當地所做媒體、制作等報審 排期/機動 銷管中心 分公司 傳真 16 發貨通知單/收貨確認單 分公司 銷管中心 所有貨物/宣傳品等兩地運輸 機動 銷管中心 銷管中心 傳真 注：1、所有工作時間均以表格所列日期為考核標準。 2、該作業內容將隨市場開拓進展，將適時變化，界時另行通知！ 3、所有傳真件各分公司都必須電腦打印后相關責任人簽字再傳，否則不予受理。 第2節 收發文管理規定及規范一、傳真及電話是各分公司與營銷管理中心、營10、銷管理中心與各相關單位及部門聯系溝通的一個重要途徑。二、為了更好地銜接營銷管理中心與相關單位及部門和各分公司的各項工作，做到及時準確、不延誤，特針對收發文管理做出以下規定：（1） 發文必須設專人管理，（2） 以便落實責任。（3） 任何傳真收發文，（4） 必須配合使用收發文確認單。收文人必須在收文后依發文類別不同，（5） 于24小時內給予回復（6） （緊急事務于1小時內回復（7） ），（8） 若實在無法回復，（9） 應及時電話通知相關責任人。發文人在24小時（或1小時）內未收到確認單應及時追蹤。（10） 任何傳真收發文，（11） 必須做好書面記錄，（12） 且需存檔，（13） 以備（14） 查找11、。（15） 收文人必須將各類文件依類別不同（16） 及時交給責任人處理，（17） 且需做好傳遞記錄。（18） 傳真大量文件時（十頁以上），（19） 應先電話通知對方，（20） 相互溝通后方可傳真，（21） 以節省傳真機費用。（22） 收發文工作簡單卻繁瑣，（23） 必須要以積極、細心、耐心的態度去對待。配套使用收發文確認單、營銷管理中心收文索引及營銷管理中心發文索引。（24） 各分公司可參照此條例在公司內部做好該項工作。見附表行政類。第3節 營銷管理中心文書檔案管理辦法文書檔案管理工作是內勤工作中重要的工作之一，它承載著公司內部重要事項的歷史記錄，起著承前啟后的作用。為建立健全營銷管理中心文書12、檔案工作，加強文檔工作的科學管理，積極服務于市場，做到適時了解掌控一線市場情況，及時記錄并保存資料信息，方便公司領導隨時查閱知曉一線情況，提供真實有價值的參考資料，營銷管理中心特擬定本條例。一、營銷管理中心文書檔案是市場運用的真實歷史記錄，是公司的寶貴財富，對工作查考，總結經驗等具有重要作用，營銷管理中心文書檔案由部門內勤統一管理，如需查閱，必須辦理相關手續。二、營銷管理中心文書檔案的歸檔范圍（1） 公司針對本部門的重要指（2） 示、批復（3） 、批轉、通報、通知等貫徹執行的指（4） 導性文件。（5） 本部門在工作中形成的指（6） 示、批示、批復（7） 、批轉、命令、決議、通報、通知、工作計劃13、總結、財務預決算、會議記錄、規定、規章制度及重要請示、報告等文件材料，（8） 重要會議全過程形成的文件材料，（9） 各種活動中形成的文件材料，（10） 反映工作中重要活動的簡報、錄音、錄像、照片等，（11） 匯總的各種統計報表和統計資料以及規劃、各種合同（12） 、協議書、獎勵、處分等文件材料。（13） 本部門召開的各種重要會議文件和參加上級召開和重要會議上的講話材料等。（14） 本部門具有參考價值的一般性文件和分公司往來業務的重要文（函）件等。（15） 重要事項領導批示辦理情況材料。三、本部門在各項工作中形成的全部文書檔案，作為一個全宗進行管理。全宗內的案卷要按照時間、組織結構、問題進行分14、類。四、立卷的原則是保持文件的歷史聯系，區分不同保存價值，使案卷能真實地反映本部門各項工作的歷史面貌，便于保管、查找和利用。五、若為幾個部門合辦的文件，由主辦部門立卷；跨年度的文件放在行文最后一年立卷；長遠計劃、規劃放在開始一年立卷；請示和批復，正文和附件合并立卷。六、做好平時文件積累工作（1） 內勤應做好平時文件積累工作，（2） 有收文、發文、借閱登記本；（3） 對收集到的文件按問題、按年度裝載，（4） 并標（5） 明目錄內容。做到用時拿得出，（6） 歸檔時材料齊全、配套、完整。七、做好預立卷工作。案卷歸檔前要做好以下事項：（1） 要簡明扼要的擬寫案卷標（2） 題，（3） 包括文件制發機關、15、內容、文種三個部分，（4） 標（5） 題要反映案卷的內容。（6） 根據檔案保管期限的規定，（7） 注明每一案卷的保管期限永久、長期、短期。（8） 填寫卷內目錄、備（9） 考表及案卷皮、編號，（10） 裝訂成卷。八、內勤對檔案的收進、移出、銷毀、管理、借閱利用等情況要進行登記。九、檔案存放地要堅固、安全，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防高溫、防潮、通風等項工作。定期檢查清點，如發現檔案破損、變質時要及時修補復制；按公司規定將部門檔案按時移交公司檔案室，并做好移交目錄，雙方簽字。十、對保管的檔案要積極提供利用，嚴格執行借閱制度。外部門查閱檔案必須經營銷管理中心負責人或營銷中心主任或總經理批準簽字后方16、可到本部門查閱。十一、利用檔案的人員應當愛護檔案，嚴禁對檔案拆卷、涂改、污損、轉借和擅自翻印。對檔案的利用情況要進行登記。十二、以上管理辦法各分公司在內部亦可參照執行。第4節 試用裝發放管理辦法1、 為了實施管理好試用裝發放事項，2、 特制定本辦法。3、 所有試用裝發放出去，4、 都要做好出庫記錄，5、 必須要有經理簽批及領用人簽收；特殊情況，6、 經理可做授權業務主管簽批，7、 但必須備8、 案財務，9、 進行監控。10、 若為內部員工個人領用必須做好簽收臺帳；若為目標11、 消費者試用，12、 必須有試用人員跟蹤表進行跟蹤，13、 并詳細登記使用情況錄入數據庫中等。14、 所有簽收都需備117、5、 案，16、 作為總公司核查依據。業務部門每周匯總一張新增試用人群登記表傳真反饋至總部營銷管理中心，17、 做抽查回訪。18、 原則上每個目標19、 消費者只有一次試用機會，20、 即只贈送一套試用裝。若為特殊情況需各分公司經理酌情給予批準。21、 若為促銷月贈送活動等，22、 則以當月市場推廣中心活動方案或者當地分公司提前報批并獲準的活動方案為依據做調整，23、 活動結束則自動恢復24、 原贈送標25、 準。26、 以上規定請各分公司務必遵照嚴格執行。第5節 特殊用途產品發放管理辦法1、 各分公司（職能中心）在業務開展的時候，2、 很多時候會有各方面渠道疏通的需要，3、 可能會用到產品（18、包括試用裝和正品裝）作為媒介，4、 就此現象做出相關規定。5、 所有特殊用途產品必須有簽呈報批及批復，6、 方可依據出庫，7、 否則視為私自出庫。8、 審批權限如下（超權限部分需逐級上報，9、 所用報批格式為簽呈單）：品名 審批權限 備注 分公司經理 公司總經理助理 試用裝 10套 20套 正品裝 5 10 會員裝 5 10 禮品裝 3 5 10、 所有該部分支出的物品，11、 當地分公司必須做好備12、 案記錄，13、 隨時待查。14、 財務開票專員必須在見到有效的審批手續后方可辦理開票出庫（否則可以拒開），15、 一票一簽呈，16、 若發現無手續私自出庫現象，17、 則追究經理及開票發貨人19、責任。第六節 要（發）貨申請流程/規定（適用于代理市場）為了各代理市場能及時提報月度訂單，并有效反饋回代理市場，落實具體貨源量，營銷管理中心特制定如下文件，以規范訂貨程序，保證市場貨源充足。1、 所有貨源的申請必須通過營銷管理中心統一調配；不2、 得以個人名3、 義向上級或平級單位私自調貨，4、 否則視為違規操作。5、 代理市場申請貨源，6、 必須使用營銷管理中心統一制發的代理商訂貨申請單，7、 并于每月25日提交下月度訂貨單 ，8、 必須有代理市場負責人簽字并蓋章方視為有效訂單，9、 否則不10、 予接收。11、 營銷管理中心在每月28日匯總全國代理市場訂單，12、 統一提報北京生產基地進行20、生產確認，13、 北京生產基地于30日確認反饋上海銷管中心，同14、 時上海將最終確認量反饋回代理市場。15、 代理商在收到訂單確認量后5個工作日內將足額訂貨款打至我公司指16、 定賬戶，17、 款到后我公司安排北京于15個工作日內發貨。18、 北京在發出貨物后第一時間將有效發貨明細簽收單傳真至上海營銷管理中心，19、 在確認各類市場收貨完畢后，20、 上海營銷中心做簽收回傳北京生產基地。21、 營銷管理中心在北京發出貨物的同22、 時會傳真一份發貨通知單/收貨確認單到要貨代理市場，23、 請代理市場相關負責人在收到貨24小時內簽字回傳營銷管理中心相關人員。如有異樣，24、 必須詳細注明，2521、 必要時寫情況報告單反饋至營銷管理中心備26、 案處理。27、 代理市場都應根據當月市場銷售情況盡量準確的提報下月訂單，28、 一般在訂單確認反饋后不29、 再做調整（特殊情況除外），30、 請代理市場詳細分解月度銷售計劃，31、 做好訂單計劃。32、 若遇重大業務購買者，33、 當地存貨量不34、 足時，35、 或者優惠條件超出正常額定量時，36、 必須及時與營銷管理中心取得聯系，37、 確定具體交貨日期及優惠政策，38、 再做答復，39、 不40、 得隨意亂承諾，41、 讓我公司信譽掃地。否則將追究相關責任人責任。42、 以上程序文件各類市場財務及物流人員做好相關備43、 檔，44、 并22、嚴格把關。 第七節 要（發）貨申請流程/規定（適用于自營市場）為了各分公司及時提報月度訂單，并有效反饋回各分公司，落實具體貨源量，營銷管中心特制定如下文件，以規范訂貨程序，保證市場貨源充足。一、所有貨源的申請必須通過營銷管理中心統一調配；不得以個人名義向上級或平級單位私自調貨，否則視為違規操作。二、分公司申請貨源，必須使用營銷管理中心統一制發的分公司訂貨申請單，并于每月25日提交下月度訂貨單 ，必須要有分公司經理簽字并蓋章方視為有效訂單，否則不予接收。三、分公司在提交下月訂單時，必須同時附上當月最新準確的庫存報表，以供營銷管理中心做好調配工作。四、營銷管理中心在每月28日匯總全國訂單（附表3）23、，統一提報北京生產基地進行生產確認，北京生產基地于30日確認反饋上海銷管中心，同時上海將最終確認量反饋回各分公司。五、北京生產基地于每月10日前直接將本月確認訂單數量發貨至各分公司指定地點。六、北京在發出貨物后第一時間將有效發貨明細簽收單（附表4）傳真至上海營銷管理中心，在確認各分公司收貨完畢后，上海營銷中心做簽收回傳北京生產基地。七、營銷管理中心在北京發出貨物的同時會傳真一份發貨通知單/收貨確認單（附表5）到各要貨分公司，請各經理及庫管員在收到貨24小時內簽字回傳營銷管理中心相關人員。如有異樣，必須詳細注明，必要時寫情況報告單反饋至營銷管理中心備案處理。27、 分公司都應根據當月市場銷售情況24、盡量準確的提報下月訂單，28、 一般在訂單確認反饋后不29、 再做調整（特殊情況除外），30、 請各分公司詳細分解月度銷售計劃，31、 做好訂單計劃。32、 若遇重大業務購買者，33、 當地存貨量不34、 足時，35、 或者優惠條件超出正常額定量時，36、 必須及時與營銷管理中心取得聯系，37、 確定具體交貨日期及優惠政策，38、 再做答復，39、 不40、 得隨意亂承諾，41、 讓公司信譽掃地。否則將追究相關責任人責任。42、 以上程序文件各類市場財務及物流人員做好相關備43、 檔，44、 并嚴格把關。 附表物流類上海xx生物科技有限公司發貨流程圖注：1、各環節負責人應該認真填寫營銷管理中心25、設計的相關表格，及時以傳真方式通知相關各方；2、代理商、分公司、北京密云生產基地、上海xx營銷管理中心之間的溝通應以書面為準，特殊情況除外；3、圖中“特殊情況反饋”指生產基地庫存不足或無法按營銷管理中心要求發貨，應該及時以電話形式與營銷管理中心溝通，不應擅自改動發貨計劃；4、圖中“發貨特殊情況反饋”指收到的貨品質量、數量上有問題，由營銷管理中心協調解決；5、圖中虛線指或有事件的處理流程。第8節 分公司經營費用申請流程及規定1、 分公司經營費用是指2、 ：工資、房租、水電費、協作費、購置費、郵寄費、通訊費、辦公費、差旅費、運雜費、業務招待費、促銷傭金等。3、 分公司在每月25日前，4、 填報下月26、經營費用計劃表，5、 傳真至營銷管理中心，同6、 時附后下個月份公司工作計劃。7、 分公司日常經營費用的申請標8、 準參照財務管理中心制度執行。9、 營銷管理中心審核后，10、 報子公司總經理批準，11、 通知財務中心按計劃撥付款項。12、 營銷管理中心審核后，13、 如有調整，14、 報公司總經理批準，15、 將調整后的內容傳真至分公司確認后，16、 通知財務管理中心按計劃撥付款項。見附表月例行第9節 分公司廣告宣傳費用申請流程及規定1、 廣告宣傳用費包括：電視、廣播、報紙、戶外、終端、各種宣傳品的發放和張貼費用，2、 各類促銷費用等。3、 分公司在每月25日前，4、 填報下月廣告費用計劃表27、，5、 傳導真至營銷管理中心，同6、 時附傳下月地區分工作計劃。7、 營銷管理中心審核后，8、 報公司總經理批準，9、 通知財務管理中心按計劃撥付款項。10、 營銷管理中心審核后，11、 如有調整，12、 報公司總經理批準，13、 將調整后的內容傳真至分公司確認后，14、 通知財務管理中心按計劃撥付款項。見附表通用類上海xx生物科技有限公司分公司費用預算申請流程圖第三章 分公司檔案資料的上報管理規定為了加強對分公司的規范管理，保證分公司資料完整性，保證所轄地區及市場資料的完整性，特制定以下規定：1、 營銷管理中心對所有成立的分公司都分別建立檔案（檔案目錄附后）。2、 各分公司負責人到位后，3、 完成房屋租賃、人員招聘、市場及責任人劃分、銷售指4、 標5、 制訂等工作后，6、 必須將以下書面資料傳真或寄回營銷管理中心：（1） 分公司營業執照復（2） 印件；（3） 分公司房屋租賃合同（4） （5） 分公司組織架構圖、分公司人員花名（6） 冊及其檔案（7） 終端開發目標（8） 設定表（9） 分公司月、季、年市場開拓計劃書（10） 分公司市場調研報告