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1、公司行政管理工作流程（會議、辦公設備、發文等）編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 1、 會議管理流程編號：行政-01-步驟表/流程圖 編制日期：程 序詳 細 步 驟備 注步驟 1相關部門內勤填寫會議申請單并草擬會議通知，上報綜合管理部審核相關部門、綜合部步驟 2綜合管理部審核通過，上報總經理審批；審批通過，下發會議通知。綜合部、總經理室步驟 3相關部門做出會議預算、組織計劃，上報總經理審批。步驟4相關部門的會前準備、召開、承辦及會議紀要總結。相關部門、綜合部步驟 5總結交由上級領導或總經理審定，相關部門、綜合部、總經理2、室步驟 6審批通過，由綜合部向公司各部門下發會議紀要綜合部、總經理室此處會議性質為：招商會、展會、聯誼會、客戶答謝會等大型會議。辦公會議流程在“另注”中。撰寫會議紀要、決議領導、部門提出另注：公司內部辦公會議流程： 確立議題安排會議議程會場布置會議記錄上級審閱、簽批印發有關部門、人員資料歸檔綜合部收集發出會議通知時間、地點、與會人員、議題、議程場地布置、座次、簽到、設備筆記、攝像、錄音議題順序、發言順序、準備文件具體會議管理工作流程圖如下：流程圖：相關部門 綜合部 相關領導是開始會議申請草擬通知受理審核總經理審批會議通知費用預算會前準備費用預算會議總結會議承辦會議承辦會前準備總經理審批部門審定3、紀要發文結束會議紀要是否2、 固定資產管理流程編號：行政-02-步驟表/流程圖 編制日期：程 序詳 細 步 驟備 注步驟 1各部門于每季度第一個月的5日前編寫固定資產需求計劃,并提交綜合管理部門匯總；并上交總經理審核。急采購不受此限制。申請部門、綜合部、總經理室步驟 2綜合部詢價做出預算，交由申請部門；申請部門上交財務部審核。綜合部、申請部門、財務部步驟 3財務審核通過上報總經理審批；綜合部負責采購、入庫。綜合部、財務部、總經理室步驟4各部門領取，形成固定資產登記、領用清單，并在季末進行清點。申請部門、綜合部流程圖： 申請部門 綜合部 相關領導開始制定年度/季度需求計劃匯總年度/季度需求 總經4、理審核采購申請選定供應商采購財務經理審核編制計劃、預算市場調查、詢價總經理審批入固定資產清單庫簽字領用固定資產領用清單歸 還季度固定資產清點結束3、 客戶招待管理工作流程編號：行政-03-步驟表/流程圖 編制日期：-12-09 程 序詳細步驟備 注步 驟 1接待部門到綜合部領取并填寫客戶招待申請單接待部門步 驟 2根據要求，接待部門安排就餐地點、規格。步 驟 3接待部門明確費用預算，報送財務審核，總經理審批財務部、總經理室流程圖：接待部門 財務部門 相關領導客戶招待安排開始結束填寫招待申請單總經理/部門經理審批審核明確費用預算用餐招待費用匯總報送財務部總經理/部門經理審批4、 辦公用品/物料管5、理流程編號：行政-04-步驟表/流程圖 編制日期：-12-09程 序詳 細 步 驟備 注步驟 1各部門內勤于每月二十五日前編寫采購計劃,并提出辦公用品采購申請。新進人員或特殊用品文具的申領不受此限制步驟 2綜合部文員將各部門采購計劃匯總，上交綜合部經理、財務經理審核。綜合部、總經理室步驟 3審核完成后，遞交給采購文員，進行采購步驟4通知各部門內勤統一領取，并簽字記錄。綜合部、申請使用部門流程圖： 申請部門 綜合部 相關領導開始提交采購需求匯總需求 綜合部經理審核選定供應商采 購財務經理審核編制計劃、預算市場調查、詢價入辦公用品清單庫簽字領用辦公用品領用清單歸 還月度辦公用品清點結束是5、 辦公6、設備管理流程編號：行政-05-步驟表/流程圖 編制日期：-12-11程 序詳 細 步 驟備 注步驟 1各部門內勤于每月二十五日前編寫采購計劃,并提出辦公用品采購申請。營銷中心、綜合部步驟 2綜合部文員將各部門采購計劃匯總，上交綜合部經理、財務經理審核。綜合部、總經理室步驟 3審核完成后，遞交給采購文員，進行采購步驟4通知各部門內勤統一領取，并簽字記錄。綜合部、申請使用部門流程圖： 綜合部 綜合部經理 總經理辦公設備登記開始結束設備使用情況表設備建檔設備維修設備報廢審批審核6、 文書檔案管理流程編號：行政-06-步驟表/流程圖 編制日期：-12-11程 序詳 細 步 驟備 注步驟 1各部門內勤于7、每月5日前整理出本部門需要存檔備份得文件資料。新進人員或特殊用品文具的申領不受此限制步驟 2綜合部匯總需要存檔備份得資料，并分類、編號，進行歸檔保管。綜合部步驟 3每季度或年度對存檔資料進行鑒定、篩選，提出檔案銷毀建議清單。綜合部、總經理室步驟4根據審批進行銷毀或重新分類、編號，以便存查。匯總人：綜合部行政文員 審核人：綜合部經理 審批人：總經理開始流程圖： 相關部門 綜合部 相關領導收集、整理文書結案分類、編號保 管檔案鑒定綜合部經理審核議銷毀建議總經理審批銷毀7、 檔案借閱管理流程編號：行政-07-步驟表/流程圖 編制日期：-12-12程 序詳 細 步 驟備 注步驟 1申請人填寫借閱登記表8、，綜合部經理審批。申請部門、綜合部步驟 2保管文員調出文件，申請人查閱并即使歸還。步驟 3保管文員做好借閱資料歸位工作，并監督查閱人登記簽字。查閱人：各部門申請人 審批人：綜合部經理、總經理 保管人：綜合部文員流程圖： 申請部門 綜合部 相關領導開始普通文件重要文件填寫借閱表總經理審批經理審批查 閱調出文件歸 還 登記、歸檔結束8、 收文管理工作流程編號：行政-08-流程圖 編制日期：-12-12流程圖： 相關部門 綜合部 相關領導開始收到文件收文信息整理整理收文否審核文件處理文件分發是收集資料否整理分類審核文件移交是文件查閱 定期整理結束9、 發文管理工作流程編號：行政-09-流程圖 編制日9、期：-12-12流程圖： 相關部門 綜合部 相關領導開始起草文件審查編號匯總文件文件打印文件執行定期整理文件儲存文件下發文件執行結束總經理審批否是10、 名片印刷管理流程編號：行政-10-步驟表/流程圖 編制日期：-12-13程 序詳細步驟備 注步 驟 1印制名片申請者填寫，由綜合部文員于每月月底之前統計，交由總經理審批。 申請部門、綜合部、總經理室步 驟 2名片印制前，行政文員需和申請人確認名片職務、職稱、部門是否相符，姓名、聯系方式、數量等需確認無誤。 企劃部需提供設計方案步 驟 3確認完畢之后，聯系印刷業務者。申請部門、綜合部步 驟 4自確認名片內容起，三日后到綜合部領取。審批人：總經理10、 制作人:行政文員 流程圖： 申請部門 綜合部 相關領導填寫名片制作申請單開始統計、匯總確認名片信息提供名片信息聯系印刷、制作通知領取簽字、確認登記結束企劃部提供方案總經理審批11、 宣傳物料制作管理流程編號：行政-11-步驟表/流程圖 編制日期：-12-13 程 序詳細步驟備 注步 驟 1宣傳物料申請者填寫，經綜合部經理簽字后交給制作文員。申請部門、綜合部步 驟 2物品制作前，企劃確定設計方案，行政文員需和申請人確認物品名稱、數量、規格，交由時間等，需確認無誤。企劃部、綜合部協作步 驟 3確認完畢后，聯系相關制作單位。綜合部、對外制作單位步 驟 4根據物料制作時間不同，領取時間等待通知。綜合11、部、申請部門流程圖： 申請部門 綜合部 相關領導總經理審批填寫宣傳制作申請單開始統計、匯總確認物料信息企劃部提供方案聯系制作公司通知領取簽字、確認登記、備案結束大額制作普通 物料貨到登記入庫12、 宣傳品/方案設計工作流程編號：行政-12-步驟表/流程圖 編制日期：-12-14 程 序詳細步驟備 注步 驟 1宣傳品/方案需求部門提議，企劃部匯總信息，上報總經理。企劃部、總經理室步 驟 2審批通過，與提議部門溝通設計內容、要求，出設計方案。企劃部、申請部門步 驟 3總經理審批通過，設計方案編號、存檔、備案、存查。企劃部、總經理室流程圖： 相關部門 企劃設計部 相關領導申請/需求提議開始統計、匯總確認設計要求申請人提出要求出設計方案結束存檔、備案總經理審批確認方案總經理審批13、 印章使用管理流程編號：行政-13-步驟表/流程圖 編制日期：-12-15 程 序詳細步驟備 注步 驟 1申請人填寫印章使用登記表，印章保管人審核。用印部門、綜合部步 驟 2登記備案、通知用印。步 驟 3印章歸還，登記存檔。審批人：總經理、綜合部經理 制作人：行政文員流程圖： 用印部門 綜合部 相關領導填寫印章使用表開始通知用印登記、存檔印章使用登記、備案印章歸還審核審核結束重要文件用印普通 用印