上傳人:職z****i
編號:1153562
2024-09-08
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1、公司辦公設施管理規定編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準: 版 本 號: 公司辦公設施管理規定第一章 總則一、目的。為了保證公司辦公設備正常的運轉,提高辦公設備的工作 效率和使用壽命,特制定本規定。 二、適用范圍。本規定所指的辦公設施包含公司所有辦公設備及辦公家具。 第二章 職責l 使用部門:負責設備日常使用保養及設備的及時報修,發現辦公設備及設施存在故障時,應及時填寫辦公設備維修申請單向行政部提出維修申請;l 行政部:負責辦公設施采購的統一申請,設備的日常檢查及設備的簡單維護,并及時處理有關申請,如簡單維護仍不能解決問題,協調科技信息2、部進行設備維修或發外維修;l 物資管理部:負責辦公設施及設施維修所需部件的采購;l 科技信息部:接到協調工作申請后,由科技信息部負責協調完成工作;l 計劃財務部:對辦公設施的采購、維修費用進行審核批準,及需報廢物品的殘值核算工作;l 總經理:負責辦公設施的采購、規模較大維修等費用的審批。第三章 辦公設施管理第一節 辦公設施日常管理一、辦公設施分類:(一)辦公設備:包括電腦、打印機、掃描儀、復印機、傳真機、電話機、相機、服務器、軟件等物品。(二)辦公家具:包括辦公桌、椅、文件柜、會議桌、會客桌等物品。二、辦公設施采購:(一)各使用部門如需添置辦公設施需提出書面報告,報告中需特別說明購置的理由,經3、分管副總批準后報行政部,行政部根據公司整體需求提出相應意見,報總經理助理審核,總經理批準后方可實施采購。(二)按上述流程完成采購申請的審批手續后,由物資管理部負責統一購買。辦公設施采購到貨后由行政部辦理登記、建賬、發放等手續。三、日常管理:(一)辦公設施編號 1、辦公設施實行編號管理,由行政部在辦公設施交付使用的當天,進行登記并統一編號。 2、編號辦法:編號形式為:公司名稱縮寫 + 分類符號 + 數字代碼。 (1)辦公設備編號(QQ-SB-XXX;包括:電腦,打印機,掃描儀,復印機,傳真機等物品)。 (2)辦公家具編號(QQ -JJ-XXX;包括:辦公桌椅,會議臺,洽談臺, 文件柜等物品)。 4、(二)辦公設施的標牌:為即時貼,辦公室在辦公設施交付使用的當天,進行登記并貼上標牌。 使用權屬各部門,各部門負責人及辦公設施的使用人對辦公設施的完好性負責。 (三)臺賬管理 所有辦公設施的管理應登記造冊建立臺賬、規范管理。四、辦公設施的異動管理:(一)辦公設施的出租、出借、報廢等,必須由使用部門提出書面報告,經分管副總批準,辦公室根據公司整體情況提出相應意見,報總經理助理審批,方可辦理相關手續。(二)辦公設施的內部轉移,由使用部門或使用人提出書面報告,報經行政部審核同意后,辦理移交手續。(三)按規定程序發生的辦公設施異動,行政部應在手續完成后的當天作相應的登記,行政部應在三天內將情況上報財務部5、作相應的賬務處理。五、辦公設施的維修:1、發現辦公設備及設施存在問題時,由使用部門到人事行政部填寫辦公設備維修申請單(見附件);2、行政部接到申請單后,由部門經理進行審批,如屬于本公司辦公區域內的設備立即派人進行檢查維修,如屬于物業公司管理,立即聯系物業公司處理;3、 如果待維修設備有部分零件破損需要更換,人事行政部應協調物資部進行采購;4、簡單維修未能解決問題,由行政部協調科技信息部進行檢修,或聯系外部專業公司進行維修;5、 聯系外部公司所需費用需由行政部做出預算,報計劃財務部及總經理審批;6、 達到報廢年限和無法進行維修的設備可由使用部門申請報廢;7、如設備是人為原因損壞,人事行政部核查后6、將進行報廢處理及處罰相關責任人,設備按評估后價值按價賠償;8、屬于物業公司負責的辦公設備維修由人事行政部聯系物業公司解決。六、辦公設施的原始發票復印件、保修卡、說明書等由行政部妥善保管。七、因管理或使用不當造成辦公設施毀損、丟失的,由直接責任人承擔直接經濟損失。八、行政部會同財務部門每年對辦公設施進行一次全面的核對清理,清理時應做到標牌與清單相符、清單與明細賬相符、明細賬與總賬相符,對于不符的,應查明原因,并在次月15日前,將辦公設施清理情況報告公司領導,同時對辦公設施的變動情況提出處理意見或建議。第二節 電腦管理一、日常管理(一)公司辦公電腦的安裝、調試、維護、保養由公司企劃部指定專人負責。7、(二)公司電腦由各使用人負責保管。三、注意事項(一)公司電腦原則上專人專用(未配備電腦人員,不是使用他人電腦),使用人應妥善設置和保管好開機、屏保密碼,不得將密碼泄露他人。(二)不得在辦公電腦上玩游戲,無特殊需要上下班必須將電腦關閉。(三)不得私自將公司電腦外借或交外單位人員使用。(四)電腦內存儲的涉及公司信息的資料均需公司財產,員工必須保證資料的完整性,嚴禁隨意刪除。四、其他公司電腦因人為因素造成損壞的,由使用人負責賠償,特殊情況以書面形式報公司領導,視原因酌情處理。第三節 復印機、打印機管理一、日常使用管理(一)復印機由行政部負責管理。(二)復印機統一由行政部指定人員負責操作、保管,其他人8、員無故不得進入文印室自行操作復印機。(三)各部門需復印的文件資料必須經登記、簽名,登記表內載明使用部門、內容、數量等主要內容。文員有權阻止非公司資料的復印。(四)各部門文字資料打印連接前臺打印機,圖紙或特殊規格打印連接文印室打印機,打印資料同樣需要登記,簽字后方可拿取。(五)其他各部門內部打印機由各使用人自覺做好管理工作,禁止打印私人文件。二、注意事項:(一)文員應嚴格遵守保密制度,不得將文件材料的內容向外泄露。廢紙應及時收集、銷毀。(二)文員要定期檢查、保養設備。出現故障要及時通知維修,保證設備處于良好狀態。(三)保持文印室的衛生、整潔,自覺維護文印室良好的工作環境。第四節 傳真機管理傳真機的使用注意事項:(不得把下列稿件傳入傳真機)1、涂改液未干或稿件有涂層;2、稿件有皺紋、折縫或嚴重卷曲;3、破裂的稿件或稿件過厚;第五節 其他設備管理所有設備均是公司的財產,各使用人必須保管好使用的設備,有問題應及時通知行政部協助解決。