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1、電器公司技術研發中心檔案管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 技術研發中心檔案管理制度 一、適用范圍 本制度規定了技術研發中心檔案管理人員的職責,以及技術檔案的建立、維護要求，規定了公司技術擋案的審查、批準、復審、借閱及消毀的程序與規則。 本制度適用于技術研發中心關于技術檔案管理工作。 二、檔案管理崗位責任制 1、分管領導(技術研發中心)職責 1.1、組織宣傳、貫徹、執行中華人民共和國檔案法和公司關于檔案工作各項規章制度。 1.2、加強對公司檔案工作的領導，將檔案工作納入整體發展計劃，列入議事日程，督促各相關技術2、研發項目組按要求做好應做的工作。 1.3、關心檔案工作和檔案(室)的建設與發展，及時解決工作中的重大問題和困難，改善工作條件，使檔案工作與公司各項工作協調發展。 2、檔案員職責 2.1、貫徹實施檔案法等檔案工作的法律、法規，貫徹公司檔案管理制度。 2.2、對技術研發中心工作過程形成的各種擋案材料,負責收集、整理、立卷和歸檔,同時負責進行指導和監督。 2.3、負責維護檔案的完整、準確與安全，并為技術研發中心的各項工作需要提供服務。 2.4、按年度向公司擋案部門報送完整且備于查詢的各類檔案統計材料。 3、技術研發項目（小組）分管領導職責 3.1、 技術研發項目確定后，負責配備兼職檔案管理人員，用于3、技術研發執行過程中，各類檔案的收集、整理與立卷工作。 3.2、幫助兼職檔案人員解決工作中的實際困難,并不定期進行抽查。 3.3、 組織項目小組人員學習檔案法規，執行公司檔案工作的規章制度。 3.4、積極配合兼職檔案人員做好項目檔案的歸檔工作,對歸擋材料的完整性、正確性與及時性負責。 3.5、協同兼職檔案人員監督、檢查項目執行過程各類文件材料的立卷、整理組卷與歸檔驗收等工作。 3.6、負責檢查本項項兼職檔案人員履行檔案崗位職責。 4、技術研發項目兼職檔案人員職責 4.1、根據項目不同種類文件材料的形成特征，制定案卷類目，合理分類存放，同時便于日常應用,堅持日常整理。 4.2、負責項目文件材料的形4、成、積累、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準確、系統。 4.3、需要歸檔的項目案卷，做到組卷合理，頁號編寫準確，案卷目錄清楚，案卷標題簡明扼要。 4.4、保管好項目應歸檔的案卷，注意文件材料的安全和保密。 4.5、主動接受公司檔案人員對項目擋案的業務指導和督促檢查，按規定時間向公司檔案室移交相關檔案材料。 4.6、積極參加業務學習，不斷提高檔案工作水平。 4.7、按公司檔案室的要求，對項目檔案歸擋時再次整理，并編制檢索工具。 三、 檔案文件材料收集與歸檔制度 收集歸檔范圍:本公司在技術研發過程中,形成的具有保存價值的，與本公司關系密切的各類文件材料(包括公文、書信、會議記錄、圖紙、登5、記表、獎品(獎狀)、照片、錄音帶與錄像資料等),都屬于技術研發中心工作過程應收集歸檔的材料范圍。 1、項目研發中心文件材料 1.1、各種技術研發項目的專業會議記錄或會議紀要。 1.2、技術研發項目工作計劃、規定、方案、總結與匯報材料。 1.3、針對技術研發工作形成的各種調查、檢查、考察報告。 1.4、向公司請示工作形成的文書。 1.5、各項決定、決議、規定、標準、規范、制度、守則等。 1.6、科研設備、技術/工藝原圖、藍圖及文字材料。 1.7、技術研發過程中重要活動的照片、錄音/錄像資料。 1.8、上級針對公司技術研發而頒發的獎狀、獎旗及獎品等。 1.9、電報與重要的研發工作日記。 3、上級文6、件材料 3.1、有關單位與本公司針對技術研發共同進行工作、聯合召開會議等共同署名的文件材料。 3.2、有關單位與本公司針對技術研發而簽訂的合同、合約與協議。 3.3、有關單位與本公司涉及技術研發形成的重要來往文書。 3.4、有關單位針對技術研發下達的方針、政策性文件。 4、下級文件材料 4.1、技術研發項目執行過程中年/季度工作總結、重要的專題工作總結。 4.2、重要的調查/檢查報告、典型材料、重要的請示等文件。 4.3、重要的技術/工藝原圖、藍圖及文字材料等。 四、歸檔份數 文字類檔案一式兩份，其中:正文與原簽發稿件各一份作為存檔使用，一份用于文件的匯編。 五、歸檔方法和時間 1、凡技術研發7、過程各研發項目形成的各類文件，由各項目專職人員負責收集，交由綜合檔案室歸檔。 2、一項工作完成時(包括一個項目/一個會議/一個問題的解決等)，由各項目專職人員負責收集，交由綜合檔案室歸檔。 3、外出開會、考察、學習、參觀形成或帶回應歸檔的文件材料，在該項活動結束時,應即時交檔案員歸檔。 4、每年一月底前,由技術研發中心負責人負責對全年形成的各類文件，進行全面、徹底的歸檔檢查，把上年度應歸檔的全部文件材料移交公司檔案室。 六、歸檔要求 1、應歸檔的文件材料應由各項目負責人或兼職檔案員收集。 2、正文與底稿(簽發稿),主件或附件、請示與批復均一起歸檔。 3、歸檔文件材料檢查注意事項與要求：檢查應蓋8、公章/檢查應有（責任）簽字/文件的標題、內容/文件簽.收.發日期等。 4、歸檔的文件材料應是原稿/原件，不得使用復制件替存。 5、歸檔的照片、錄音/錄像材料要有文字說明。 6、凡是歸檔的文件材料,必須經過初步整理，把同一個具體問題的文件材料,集中在一起，按文件的先后順序, 排列形成好完整的文擋。 六、檔案鑒定 1、技術研發項目完成后形成的各類檔案,歸擋前的鑒定工作由技術研發中心配合公司檔案室共同進行。 2、經確定“存毀”的檔案,由技術研發中心與公司檔案室負責人共同簽字記錄,現場予以“存毀”。 3、凡是經過認真的鑒定，判定為保存或銷毀的檔案，必須按照規定的程序，辦好鑒定手續。 七、檔案借閱管理 9、檔案的借閱,應遵守以下規定: 1、公司各相關部門借閱技術研發中心檔案，按照公司制定的檔案借閱管理標準辦理借閱手續。 2、外單位來人查閱技術研發中心檔案，需公司總經理簽發意見，否則不得抄錄或借出。 3、機密、絕密檔案借閱一律需公司總經理簽發。 4、現場查閱各門類檔案,嚴禁查閱人在檔案文件材料上劃道/涂改/折卷/裁剪/拍照/撕毀等。 5、經批準借閱的檔案材料，借出時間不得超過一周，并不得轉借他人。需繼續使用時,借閱人要辦續借手續，并確保檔案的完整與安全。 6、公司珍貴的實物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等一律不借出。 7、凡私自抄錄、攝/描繪、折散、刪刮、撕毀公司檔案等行為者,公司將嚴格按照國家10、檔案法/保密法予以追究法律責任。 8、按期返還借閱的檔案材料，歸擋時要認真檢查核對，發現問題及時追查。 9、絕密、機密檔案以及引進技術資料、科研成果、發明創造、專利、新產品、新工藝等技術文件材料，須嚴格履行審批手續，未經批準的，嚴禁提供利用。 10、發現有泄密擋案的事件，應立即報告，及時追查。 11、嚴禁將機密檔案文件帶回家中或在領導辦公室隨意翻閱檔案文件。 八、現場（室）檔案管理 1、按專業類別對檔案材料進行保管，做到檔案存放條理化、系統化、科學化，以利于檔案的完全性保護。 2、堅持防治結合方針，切實做好檔案的防盜/防水/防火/防潮/防鼠/防蟲/防泄密等工作，確保檔案完整安全。 3、保持清潔干凈，做到無塵、無蟲、無鼠、無有害氣體污染。 4、擋案管理人員要做到天天打掃衛生，每天上/下班各檢查一次檔案的周邊環境，每月清理二次檔案柜，發現有紙張破損的案卷，及時進行搶救。 5、接收的新檔案，要認真清點，履行簽字接交手續。 6、檔案外借，要認真清點，履行批準手續，并保證按期督還。 7、借閱/查閱黃檔案時嚴禁吸煙,嚴禁水源物（如茶水、飲料等）接近檔案材料以防意外。