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1、公司營銷事務處管理制度編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準： 版 本 號: 公司營銷事務處管理制度一、銷售事務處理制度(I)交貨、檢查、配送(一)對于已接受訂單的工程,工務科就在做好相關(guān)的生產(chǎn)日報,使工程的進行程序得以明確,并就感動適當?shù)臋C會,通知給發(fā)出訂單的客戶知道。(二)當生產(chǎn)接近完成時,應與工務科協(xié)議,選擇指定交貨日前的適當時日,通知交貨對象。如交貨有遲延的顧慮時,也應事先通知對方,求得其諒解。(三)在進行產(chǎn)品的檢查時,應將結(jié)果做成測試成績表等等的有關(guān)資料。(四)產(chǎn)品的發(fā)送是依據(jù)出貨傳票來進行的,另外,每次發(fā)送貨品時,應將其要項記2、入發(fā)送登記簿中。銷售額的計算及收款(一)在繳交產(chǎn)品時,應將交貨單的副本交給會計科。會計科再將這些資料記入銷售帳中。(二)如已經(jīng)從客戶處先收取訂金或預付金時,應將此內(nèi)容也記入銷售帳中。(三)財會部門于每月的25日,依據(jù)銷售帳的資料算出每位客戶的未付款項明細表(包括前月余額、本月銷售額、應收帳款),送交營業(yè)經(jīng)理。(四)營業(yè)經(jīng)理得命令各負責人員在應付款項明細表的收款欄中記入預付金,經(jīng)過調(diào)整后,再決定營業(yè)部的收款預定額,然后呈報常務董事簽核。(五)常務董事應先查閱營業(yè)部所呈的收款預定表,如有必要征求經(jīng)管經(jīng)理的意見,則由營業(yè)經(jīng)理作說明后,裁定收款的預定計劃。(六)收款業(yè)務原則上是由營業(yè)部門負責,但有時也3、可委托經(jīng)管(財會)部門的人員去進行。(七)有關(guān)款項的催收是由銷售科負責督促,銷售科必須把相關(guān)資料記入收款預定表中,通知給各有關(guān)人員。(八)財務科應將每月收款收據(jù)副本制作成表,在各冊、各頁上打上編號。并要求有關(guān)人員于每日業(yè)務終了時,交回這些單據(jù)證明。收據(jù)上蓋有公司印章者,會計科應加以保管,并加蓋部門印章。(九)款項進來時,負責收款或處理款項人中應制作收帳傳票,并連同現(xiàn)金、收據(jù)副本,提交給財務科。(十)根據(jù)上述的應收帳款傳票,將收得的款項記入銷售帳目中。記入內(nèi)容除包括金額外,須再記入負責人員的名字。書信的制作及資料整理(一)營業(yè)書信資料通常包括下列六項:1.書信、電報(發(fā)文、訂單)。2.估價單、訂4、購單、請講單、規(guī)格明細單。3.交貨單。4.請款單。5.收據(jù)。6.備忘錄。(二)交易上的發(fā)文資料,原則上都須復印并制成副本保存。另外,發(fā)文資料上應蓋契印或負責人的印章。(三)所有的書信資料,都應編列收受號碼,并記入受信簿中,蓋上收受日期印章。(四)處理中的文件,應依照下列方式加以分類、歸檔。1.估價文件資料將交易客戶與自己公司方面的估價資料,依照發(fā)生的順序,歸類或存檔。2.訂購資料依照順序?qū)⒑贤瑫⒄埧顔螝w檔。3.存檔資料。(五)參考方面的資料,可按下列分類方式加以整理:1.市場資料。2.成本計算。3.同業(yè)的目錄。4.交易資料。報告及會議(一)營業(yè)部必須將每日的活動及業(yè)務處理狀況記入日報表,經(jīng)由5、科長、經(jīng)理,向總經(jīng)理提出。(二)銷售科應根據(jù)每月及上個月的訂單量、轉(zhuǎn)撥余額、本月接受訂貨的總額、本月的交貨額、生產(chǎn)額、未收款項余額、各項接受訂貨的產(chǎn)品內(nèi)容等等制作成月報表,并經(jīng)由經(jīng)理審編后呈報告給總經(jīng)理。(三)每月或每月月初的營業(yè)部與工廠方面,應召集經(jīng)理,廠長、科長及其他負責人員,舉行生產(chǎn)、銷售聯(lián)合會議。二、銷售事務處理制度(II)銷售(一)營業(yè)科的外務負責人員在訪問或開拓新客戶時,應留意下列事項:1.透徹觀察對方在買賣上的需求及判定對方在買賣上的立場2.觀察對方進貨及銷售的意愿。3.利用談話、對應技術(shù)來引導對方購買的意愿。4.針對對方的買賣意識及對商品的認知程度,檢討它與我方計劃的合適與否。6、5.檢討對方的銷售政策與營業(yè)預算是否與本商品合適。(二)營業(yè)科的外務負責人員應致力于商品知識、銷售方法及市場知識的研究、同時須勤于調(diào)查銷售客戶的狀況,隨時以預算、效率化為基準、冷靜且親切地致力于銷售活動。(三)對客戶提示重要事項或表達意向時,須取得經(jīng)理的認可后才能執(zhí)行。(四)交易的開始有的是基于對方的申請,有的是出自我方的誘導,不管是何種方式,除了交易一開始即以現(xiàn)金往來的情況之外,都須事前對交易客戶的資產(chǎn)、銷售能力、負債、信用及其他評核事項進行調(diào)查,并向部長提出報告。(五)對于各家客戶須訂明每月性的訪問預定及收入預定,另外,對于客戶的新開拓商品也須擬定每個月的大概預定額,根據(jù)這個來開拓新市場。7、(六)不論老客戶或新交易或預估的交易,都須私下迅速打聽清楚,有了充分的調(diào)查,才能盡早與對方進行交涉。(七)對于同業(yè)者的預估內(nèi)容及交貨實績,須經(jīng)常調(diào)查探聽清楚,如此才能檢討自己在接受訂貨上的難易,另外,以于自己在預估及交貨上的損失,應究明原因,以便修正制造技術(shù)及營業(yè)方面的缺陷。(八)營業(yè)科應針對各方面的訂貨情況,進行廣泛的調(diào)查,使銷售活動的資料備齊,并傳給各相關(guān)人員參考。1.從經(jīng)濟新聞上做剪報整理。2.參考經(jīng)濟雜志及其調(diào)查記錄。3.將業(yè)界的訊息記錄下來。(九)將老客戶及預定客戶等的訂貨資料整理成卡片,并將下列十項事由記錄下來經(jīng)常做修正:1.資產(chǎn)、負債及損益。2.產(chǎn)品的種類、人員、設備、能力。3.銷售狀況及需求者狀況。4.應收帳款回收的實績、信用狀況。5.與過去客戶的關(guān)系。6.電話、往來銀行、代表者、負責人員。7.公司內(nèi)容的訂單發(fā)出手續(xù)、過程。8.付款的手續(xù)、過程。9.在業(yè)界的地位。10.組織、工資。(十)與老客戶應經(jīng)常保持密切的聯(lián)系,除了對訂貨情況及其他需求應探聽清楚之外,尚須設法斡旋,使對方下單訂貨。為達成上述目的,可于必要時邀集對方舉行研究會或是懇談會。