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公司辦公設(shè)備使用日常維護(hù)與保養(yǎng)管理制度
公司辦公設(shè)備使用日常維護(hù)與保養(yǎng)管理制度.doc
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設(shè)施設(shè)備
上傳人:職z****i 編號(hào):1154617 2024-09-08 8頁(yè) 23.54KB

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1、公司辦公設(shè)備使用、日常維護(hù)與保養(yǎng)管理制度編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號(hào): ESZAQDGF001 編 制: 審 核: 批 準(zhǔn): 版 本 號(hào): 辦公設(shè)備管理制度1.0、目的為了更有效地管理和使用公司的計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)等辦公設(shè)備,使現(xiàn)代辦公設(shè)備在本公司生產(chǎn)和管理中充分發(fā)揮作用,并進(jìn)一步提高員工的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平,把企業(yè)計(jì)算機(jī)信息管理提到公司戰(zhàn)略管理日程,特制定本制度。2.0、范圍計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備,包括計(jì)算機(jī)及附屬設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施、電話機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、音響及附屬設(shè)備、投影儀等專用于公司辦公、開會(huì)及培訓(xùn)所用的資訊設(shè)備。3.0、職責(zé)3.1、計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備使用人負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備的正確使用和日2、常維護(hù)與保養(yǎng)。3.2、信息管理課負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備的采購(gòu)、維修與故障排除、報(bào)廢判定、日常管理等工作。3.3、公司資材管理部負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備的報(bào)廢處理工作。3.4、集團(tuán)公司行政管理部為本制度的歸口部門,負(fù)責(zé)本制度的編制、培訓(xùn)及落實(shí)執(zhí)行工作。3.5、集團(tuán)公司企業(yè)管理委員會(huì)負(fù)責(zé)本制度的審議及授權(quán)主管人簽核,總裁負(fù)責(zé)本制度的批準(zhǔn)執(zhí)行。4.0、作業(yè)內(nèi)容4.1、相關(guān)作業(yè)流程圖和責(zé)任人、配合人。(詳見流程圖)4.2、流程圖相關(guān)事項(xiàng)說(shuō)明4.2.1、辦公設(shè)備請(qǐng)購(gòu)4.2.1.1、辦公設(shè)備請(qǐng)購(gòu),由使用人提出申請(qǐng),填寫“計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備請(qǐng)購(gòu)單”,經(jīng)部門部長(zhǎng)審核確認(rèn)后提交信息管理課(若同一部門多個(gè)員工均須請(qǐng)購(gòu),則3、由部門匯總、部長(zhǎng)簽字,統(tǒng)一提交信息管理課)。信息管理課根據(jù)具體情況進(jìn)行審核,填寫意見(包括預(yù)計(jì)費(fèi)用),依照審批權(quán)限報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批。在信息管理課課長(zhǎng)審核權(quán)限之內(nèi)的,由課長(zhǎng)確認(rèn)簽字直接安排采購(gòu)(若有庫(kù)存貨,則直接按領(lǐng)用程序領(lǐng)用);在信息管理課長(zhǎng)審核權(quán)限之外的,報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,由信息管理課安排采購(gòu)(若有庫(kù)存貨,則直接按領(lǐng)用程序領(lǐng)用)。采購(gòu)審批權(quán)限參照財(cái)務(wù)審批制度。4.2.2、辦公設(shè)備入庫(kù)、驗(yàn)收4.2.2.1、采購(gòu)回來(lái)的辦公設(shè)備須辦理入庫(kù)、驗(yàn)收手續(xù),信息管理課負(fù)責(zé)設(shè)備質(zhì)量的驗(yàn)收,驗(yàn)收合格后,保管員根據(jù)實(shí)際入庫(kù)數(shù)量填寫“計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備入庫(kù)單”入庫(kù)。4.2.3、辦公設(shè)備領(lǐng)用與配置4.2.2.1、計(jì)算機(jī)4、等辦公設(shè)備專用于員工辦公使用,不得挪于非工作之外其它用途。員工領(lǐng)用、配置標(biāo)準(zhǔn)依照崗位職務(wù)說(shuō)明書中辦公設(shè)備配置要求,填寫“計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備領(lǐng)用單”,按照財(cái)務(wù)審批制度審批權(quán)限要求進(jìn)行審批后,到信息管理課領(lǐng)用。4.2.2.2、電話機(jī)、傳真機(jī)的領(lǐng)用與配置,各部門根據(jù)實(shí)際工作需要,確定要安裝、及須增加的電話機(jī)和傳真機(jī)。安裝內(nèi)線電話須填寫“電話、傳真服務(wù)聯(lián)系單”,由本部門部長(zhǎng)簽字后,提交到信息管理課直接安排人員安裝。安裝長(zhǎng)途電話、傳真,須填寫“電話、傳真服務(wù)聯(lián)系單”,由本部門部長(zhǎng)、分管總監(jiān)簽字,提交人力資源總監(jiān)審核,報(bào)總裁批準(zhǔn)后,交信息管理課負(fù)責(zé)辦理。4.2.3、辦公設(shè)備使用與維護(hù)4.2.3.1、計(jì)算機(jī)及5、附屬設(shè)備的使用與維護(hù)4.2.3.1.1、計(jì)算機(jī)及附屬設(shè)備由使用人負(fù)責(zé)保管,除電腦工程師外,任何人不得私自拆開計(jì)算機(jī)及附屬設(shè)備、更換配置、隨意搬離辦公地點(diǎn)。若出現(xiàn)人事變動(dòng)(調(diào)崗、離職等),辦公設(shè)備交接參照公司員工異動(dòng)、移交管理制度執(zhí)行。4.2.3.1.2、計(jì)算機(jī)使用人要負(fù)責(zé)所使用的計(jì)算機(jī)及相關(guān)設(shè)備始終處于整潔、無(wú)灰塵的狀態(tài)。4.2.3.1.3、規(guī)定在工作時(shí)間內(nèi)不得做與工作無(wú)關(guān)事情,禁止在計(jì)算機(jī)上安裝各種游戲。違反者按公司獎(jiǎng)懲管理制度執(zhí)行,信息管理課對(duì)上述違紀(jì)現(xiàn)象須作定期或不定期抽查,并對(duì)違紀(jì)行為作出處罰建議,交主管部門執(zhí)行。4.2.3.1.4、接收E-MAIL的時(shí),須使用殺毒軟件徹底查收郵件無(wú)病6、毒后,才能打開郵件以免帶入病毒影響公司計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)。4.2.3.1.5、禁止私自更改計(jì)算機(jī)的IP地址,以免影響網(wǎng)絡(luò)上其他計(jì)算機(jī)的正常工作。4.2.3.1.6、電腦使用人在利用網(wǎng)絡(luò)給其他員工共享文件須設(shè)置密碼,以免被他人給破壞。4.2.3.1.7、電腦使用人須遵守公司的保密規(guī)定,電腦信息屬公司機(jī)密,不得向公司外部人員泄露。4.2.3.1.8、電腦使用人不得有意破壞電腦硬件設(shè)備,若經(jīng)發(fā)現(xiàn)、核實(shí)后,照原價(jià)3倍進(jìn)行賠償。4.2.3.1.9、電腦使用人在關(guān)機(jī)時(shí),不得強(qiáng)行切斷電源進(jìn)行關(guān)機(jī),應(yīng)按操作規(guī)范進(jìn)行關(guān)機(jī)。4.2.3.1.10、電腦使用人須經(jīng)信息管理課確認(rèn)上崗資級(jí),不具備操作資格者,須經(jīng)事先培訓(xùn)上崗(參7、見員工培訓(xùn)管理制度)。非計(jì)算機(jī)使用人不得上機(jī)操作,如有發(fā)現(xiàn)或造成計(jì)算機(jī)無(wú)法正常使用者,按制度處罰外,一切后果自負(fù)。4.2.3.1.11、計(jì)算機(jī)使用人要做好日常數(shù)據(jù)備份工作,堅(jiān)持做到數(shù)據(jù)雙備份,重要文件資料可以備份到軟盤。如有特殊要求,可以把季度或年度的資料匯總做成光盤作永久性保存。4.2.3.1.12、打印機(jī)的日常使用中,色帶、墨合用完需及時(shí)更換,更換時(shí)須嚴(yán)格按操作說(shuō)明操作。4.2.3.2、電話機(jī)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、音響及附屬設(shè)備、投影儀等辦公設(shè)備的使用與維護(hù)4.2.3.2.1、以上辦公設(shè)備操作,詳見使用說(shuō)明書,出現(xiàn)故障須叫專業(yè)人員維修。4.2.3.2.2、若使用過(guò)程中出現(xiàn)人為損壞,經(jīng)發(fā)現(xiàn)、核實(shí)8、后,照原價(jià)3倍進(jìn)行賠償。4.2.4、辦公設(shè)備的維修4.2.4.1、計(jì)算機(jī)及附設(shè)備的維修:計(jì)算機(jī)使用者在使用過(guò)程中出現(xiàn)軟、硬件問(wèn)題時(shí),使用人需填寫“維修服務(wù)聯(lián)系單”提交到信息管理課,信息管理課憑“維修服務(wù)聯(lián)系單”安排技術(shù)人員進(jìn)行維修。修好后,使用人須在“維修服務(wù)聯(lián)系單”上簽字、確認(rèn)。4.2.4.2、其它辦公設(shè)備的維修:一般異常,由信息管理課技術(shù)人員排除,填寫“維修記錄表”;若涉及更換配件,使用人須填寫“維修服務(wù)聯(lián)系單”提交信息管理課報(bào)修,信息管理課根據(jù)“維修服務(wù)聯(lián)系單”安排相關(guān)技術(shù)人員維修,修好后,使用人須在“維修服務(wù)聯(lián)系單”確認(rèn)、簽字。4.2.4.3、所有辦公設(shè)備,在保修期內(nèi),參照設(shè)備保修協(xié)議9、執(zhí)行,保修期外,由信息管理課依實(shí)際情況安排相關(guān)技術(shù)人員(可以外請(qǐng),涉及費(fèi)用須事先上報(bào)核準(zhǔn))進(jìn)行維修。4.2.5、辦公設(shè)備的報(bào)廢認(rèn)定與處理4.2.5.1、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)等辦公用品,由于故障而無(wú)法修復(fù)或無(wú)維修價(jià)值需要報(bào)廢的,設(shè)備使用部門須填寫“計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備報(bào)廢單”,交信息管理課進(jìn)行審核,按審批權(quán)限報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,將“計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備報(bào)廢單”及待報(bào)廢辦公設(shè)備交公司資材管理部處置。4.2.5.2、資材管理部確認(rèn)無(wú)誤后,填寫“待報(bào)廢物品入庫(kù)單”入庫(kù)。資材管理部出售或報(bào)廢處理物品時(shí),須填寫“報(bào)廢物品處理確認(rèn)單”。附上“計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備報(bào)廢單”一起交給信息管理課進(jìn)行審核,按審批權(quán)限報(bào)主10、管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,進(jìn)行出售或報(bào)廢處理。4.2.5.3、資材管理部出售或報(bào)廢處理的辦公設(shè)備,其現(xiàn)金上交財(cái)務(wù)部入帳,同時(shí),財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)對(duì)出售或報(bào)廢處理的辦公設(shè)備進(jìn)行銷帳。 5、本制度相關(guān)支持文件及表單(1)、財(cái)務(wù)審批制度(2)、采購(gòu)物資驗(yàn)收入庫(kù)管理制度(3)、員工異動(dòng)、移交管理制度(4)、公司獎(jiǎng)懲管理制度(5)、員工培訓(xùn)管理制度(6)、辦公設(shè)備操作說(shuō)明書(7)、設(shè)備保修協(xié)議(8)、報(bào)廢物品處理管理制度(9)、計(jì)算機(jī)相關(guān)操作教材6、記錄與表式(1)、計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備申請(qǐng)單(2)、計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備入庫(kù)單(3)、報(bào)廢物品入庫(kù)單(4)、報(bào)廢物品出庫(kù)單(5)、維修服務(wù)聯(lián)系單(6)、計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備領(lǐng)用單(7)、計(jì)算機(jī)等辦公設(shè)備報(bào)廢單(8)、計(jì)算機(jī)維修記錄單
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