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1、公司辦公設(shè)備日常、分類管理制度度附常用表格編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: ESZAQDGF001 編 制： 審 核： 批 準(zhǔn)： 版 本 號: 辦公設(shè)備日常管理制度第一章 總則一、目的。為了保證公司辦公設(shè)備正常的運(yùn)轉(zhuǎn)，提高辦公設(shè)備的工作效率和使用壽命，特制定本制度。二、適用范圍。本制度所指辦公設(shè)備主要包括臺式電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、電話、傳真機(jī)、路由器、交換機(jī)、投影儀、筆記本電腦、音響、麥克風(fēng)、功放、對講機(jī)等。三、相關(guān)部門職責(zé)。1、人力資源及行政管理部，主要負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的采購申請受理、采購、保管、配發(fā)、維修保養(yǎng)、設(shè)備調(diào)換等事宜。2、設(shè)備使用部門，主要負(fù)責(zé)辦公設(shè)備的申購、使用、保管、維修2、保養(yǎng)等事宜。第二章 辦公設(shè)備日常管理一、辦公設(shè)備的申請和購買。1、工作人員根據(jù)需要提出辦公設(shè)備的購買申請，并填寫辦公設(shè)備需求單，報部門負(fù)責(zé)人、人力資源及行政管理部負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理批準(zhǔn)；購買設(shè)備金額大于3000元的需董事會批準(zhǔn)。2、經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及董事會審批后由人力資源及行政管理部專人購買。3、采購應(yīng)盡量滿足部門采購的時間要求，并遵循質(zhì)優(yōu)價廉的原則，合理采購。4、辦公設(shè)施、設(shè)備采購部采購到位后至公司行政辦理入庫手續(xù)，行政根據(jù)入庫單，并登記建冊。二、辦公設(shè)備的領(lǐng)用。1、登記后的辦公設(shè)施，設(shè)備需求部門根據(jù)審批的辦公設(shè)備需求單由庫房（人力資源及行政管理部負(fù)責(zé)）通知領(lǐng)取。2、對部門領(lǐng)取的設(shè)備進(jìn)行編號，設(shè)備需貼3、上標(biāo)簽，以便盤點。三、辦公設(shè)備的使用和保養(yǎng)。1、使用設(shè)備前應(yīng)詳細(xì)閱讀操作手冊，嚴(yán)格按照操作規(guī)范操作使用，各部門主管負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查。2、公司各類設(shè)備的保養(yǎng)和維修。由各部門參照規(guī)范，正確使用，注重平時保養(yǎng)，使用人有責(zé)任保持設(shè)施、設(shè)備的清潔。3、人力資源及行政管理部對辦公設(shè)備運(yùn)行、保養(yǎng)情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，對設(shè)備的維修，更換零件要進(jìn)行登記備案。4、辦公設(shè)施、設(shè)備需明確使用人，由專人負(fù)責(zé)，一般部門不得隨意更換使用人，需要更換，需提出申請，由人力資源及行政管理部調(diào)配，并記錄在案。四、辦公設(shè)備維修管理1、設(shè)備發(fā)生故障無法使用時，設(shè)備使用人應(yīng)報人力資源及行政管理部管理員處理；管理員無法處理的，由人力資源及行政管理4、部聯(lián)系供應(yīng)商統(tǒng)一報修。2、在保修期內(nèi)的設(shè)備，人力資源及行政管理部應(yīng)聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行維修；保修期外的設(shè)備，按照最經(jīng)濟(jì)可行的報修方案進(jìn)行維修，包括委托維修商來完成任務(wù)，由部門主管按照維修的真實情況，填寫設(shè)備維修單中的“維修記錄”。3、維修部門在維修時需進(jìn)行故障原因分析，如屬個人原因?qū)е聯(lián)p壞，需要求使用人按規(guī)定分?jǐn)偩S修費(fèi)用。五、建立維修檔案1、所有設(shè)備的維修都必須建立完整的維修檔案，由人力資源及行政管理部統(tǒng)一管理，主要包括設(shè)備名稱、維修日期、故障現(xiàn)象、故障原因、維修內(nèi)容、維修費(fèi)用、維修單位等。2、人力資源及行政管理部應(yīng)定期統(tǒng)計、匯總維修情況，針對各類故障產(chǎn)生的原因提出預(yù)防與克服的措施，通知使用部門加以5、防范。六、辦公設(shè)備使用監(jiān)督1、人力資源及行政管理部負(fù)責(zé)對辦公設(shè)備的使用進(jìn)行不定期的檢查。2、人力資源及行政管理部對違規(guī)使用辦公設(shè)備人員有提請?zhí)幜P的權(quán)力。七、辦公設(shè)備的盤點及賠償1、人力資源及行政管理部負(fù)責(zé)對公司所有辦公設(shè)備進(jìn)行分類，并建立辦公設(shè)備管理臺帳，每半年盤點清查一次，作到賬物相符。2、在規(guī)定的使用年限期間，因個人原因造成辦公設(shè)備毀損、丟失、被盜等，所造成的經(jīng)濟(jì)損失由個人承擔(dān)。八、辦公設(shè)備的報廢處理1、報廢審核。對于各部門提交的報廢物品清單，要認(rèn)真審核，確認(rèn)不能再次利用后，經(jīng)人力資源及行政管理部、總經(jīng)理簽字后方可作報廢處理。2、對決定報廢的辦公設(shè)備，人力資源及行政管理部應(yīng)做好登記，在報廢6、處理冊上寫清用品名稱、價格、數(shù)量、及報廢處理的其他有關(guān)事項。3、報廢品由人力資源及行政管理部集中存放、集中處理，不得隨意丟棄。第三章 辦公設(shè)備分類管理一、電腦的使用管理（一）專人收管1每臺電腦指定專人上機(jī)，負(fù)責(zé)日常操作，其他人員不得隨意使用。2電腦使用人員設(shè)密碼管理，密碼屬公司機(jī)密，未經(jīng)批準(zhǔn)不得向任何人泄露。（二）電腦的操作規(guī)定1不得使用未經(jīng)病毒檢查的U盤，防止病毒入侵。2嚴(yán)禁私自拷貝、泄露涉及公司有關(guān)機(jī)密的文件資料。（三）病毒防護(hù)1、對于聯(lián)網(wǎng)的計算機(jī)，任何人在未經(jīng)批準(zhǔn)的情況下，不得從網(wǎng)絡(luò)復(fù)制軟件或文檔。2、對于計算機(jī)軟件的安裝（院限制安裝軟件除外）由使用部門自主決定。3、軟件使用前要確保無病7、毒。（四）硬件保護(hù)1、未經(jīng)人力資源及行政管理部批準(zhǔn)，任何人不得拆卸所使用的電腦設(shè)備。2、拆卸電腦設(shè)備時，必須采取防靜電措施。3、硬件維護(hù)后，必須將所有設(shè)備復(fù)原。4、各部門負(fù)責(zé)人必須認(rèn)真落實本部門電腦以及配套設(shè)備的使用和保養(yǎng)責(zé)任。5、各部門負(fù)責(zé)人必須采取必要措施，確保本部門的電腦以及配套設(shè)備始終處于整潔和良好的狀態(tài)。6、對于關(guān)鍵的電腦設(shè)備應(yīng)配備必要的斷電、繼電設(shè)施以保護(hù)電源。（五）電腦的保養(yǎng)1、保持電腦的清潔，嚴(yán)禁用手、銳物觸摸屏幕，使用人在離開前應(yīng)退出系統(tǒng)并關(guān)閉電源。2、定期對電腦內(nèi)的資料進(jìn)行整理，做好備份并刪除不需要的文件，保證電腦運(yùn)行的速度和存儲。二、電話的使用管理1、電話由人力資源及行政8、管理部統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理，各部門主管負(fù)責(zé)監(jiān)督并控制使用。2、每次通話應(yīng)簡潔扼要，以免耗時占線、浪費(fèi)資金。3、電話飛機(jī)號碼編排由人力資源及行政管理部管理設(shè)定，其他部門不可任意更改。4、電話出現(xiàn)故障的可報人力資源及行政管理部進(jìn)行維修。三、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)的管理1、為確保復(fù)印機(jī)的安全運(yùn)轉(zhuǎn)，每天開機(jī)的時間不宜過長。2、打印或者復(fù)印完成后，必須及時取走文件，防止失密。3、若打印非正式文件可以節(jié)約用紙的，則可以用有一面空白的舊廢紙張。四、傳真機(jī)使用管理1、傳真機(jī)放置于人力資源及行政管理部辦公室，其他部門若需使用時至此處使用。2、每天下班后，傳真設(shè)置成自動接收，防止遺漏重要文件。五、投影儀使用管理1、投影儀安置于公9、司會議室，需要使用部門向人力資源及行政管理部負(fù)責(zé)人申請。2、投影儀用于公司、部門會議以及培訓(xùn)。六、筆記本電腦1、筆記本電腦放置于人力資源及行政管理部辦公室，其他部門若需使用時至此處借用。2、筆記本電腦用于公司、部門會議以及培訓(xùn)。3、因工作需要，以個人名義借用筆記本電腦的需填寫筆記本電腦借用單。七、對講機(jī)的使用管理1、對講機(jī)主要用于安全護(hù)衛(wèi)部。2、在上班期間，不得用對講機(jī)聊天。3、對講機(jī)專人專用，不得借給無關(guān)人員使用。八、網(wǎng)絡(luò)及其設(shè)備的使用管理1、機(jī)房的日常管理、維護(hù)工作以及各種設(shè)備的妥善管理、維護(hù)由專職人員負(fù)責(zé)。2、為保證機(jī)房設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)，未經(jīng)專職人員允許，不得改動或移動機(jī)房內(nèi)的電源、機(jī)柜、服務(wù)器10、交換機(jī)、收發(fā)器、雙絞線等。3、未經(jīng)專職人員授權(quán)，嚴(yán)禁他人開關(guān)、操作服務(wù)器、交換機(jī)等各種網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。4、公司的局域網(wǎng)對全公司開放，由專職人員負(fù)責(zé)公司局域網(wǎng)的連通和權(quán)限設(shè)置。5、嚴(yán)禁使用公司網(wǎng)絡(luò)將公司保密信息上網(wǎng)傳播。6、網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)故障，及時報專職人員處理。嚴(yán)禁任何部門和個人擅自更改IP地址或者路由器設(shè)置。7、需要斷網(wǎng)進(jìn)行維護(hù)、修改設(shè)置的，需要提前1個小時通知各部門。九、其他辦公設(shè)備的使用管理1、專管專用，公司所有辦公設(shè)備都要指定專人管理，其他人員使用必須經(jīng)設(shè)備負(fù)責(zé)人同意。2、辦公設(shè)備要定期進(jìn)行養(yǎng)護(hù)，以免老化影響使用。3、辦公設(shè)備的使用人員要保證設(shè)備的安全，如果因使用人員的過失造成丟失，要追究責(zé)任。11、 第四章 總則一、本制度由人力資源及行政管理部制定，解釋權(quán)歸辦公室所有。二、本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。附件1 辦公設(shè)備需求單部門申請人申請日期設(shè)備名稱單位單價數(shù)量金額備注合計部門主管人行部負(fù)責(zé)人總經(jīng)理 附件2 維修登記表設(shè)備名稱設(shè)備使用人故障現(xiàn)象故障原因維修內(nèi)容維修費(fèi)用維修單位維修日期附件3 報廢物品清單物品編號物品名稱數(shù)量單價購買時間使用時間報廢原因以上物品本部門申請報廢處理意見 部門主管：人行部意見 同意報廢處理 不同意報廢處理人行部部長：總經(jīng)理意見 同意報廢處理 不同意報廢處理 總經(jīng)理：附件4 辦公設(shè)備盤點情況統(tǒng)計 日期：20年月日 部門使用人原始設(shè)備名稱及數(shù)量現(xiàn)有設(shè)備及數(shù)量附件5 筆記本電腦借用單部門申請人申請日期用途部門領(lǐng)導(dǎo)人行部領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理附件6辦公設(shè)備領(lǐng)用記錄卡領(lǐng)用日期設(shè)備名稱規(guī)格數(shù)量領(lǐng)用部門領(lǐng)用人簽字備注